Gestão de Projetos. Treinamento dos APGE s. Weslei Gomes de Sousa, PMP Coordenador de Gestão de Projetos AMGE/SG/MPF Escritório de Projetos do MPF

Transcrição

1 2014 Gestão de Projetos Treinamento dos APGE s Procuradoria Geral da República PGR Weslei Gomes de Sousa, PMP Coordenador de Gestão de Projetos AMGE/SG/MPF Escritório de Projetos do MPF Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica AMGE/MPF

2 Objetivos Entender a origem da necessidade de atuar por projetos no MPF Equalizar o conhecimento sobre projetos Curso de Gestão de Projetos EaD Vagas garantidas para APGE s Período (previsão): 05/05/2014 a 13/06/2014 Entender a atuação do APGE em projetos Conhecer o processo no MPF Conhecer as ferramentas de gestão do Escritório de Projetos

3 A ingestão de projetos Atraso nas entregas: as atividades não são bem planejadas e os fatores que podem afetar as ações não são identificados; Gasto excessivo: a estimativa dos custos não reflete o executado, e ainda ocorre sem o comprometimento das partes; Mudanças sem impacto conhecido ou totalmente imprevistas: quase sempre, os riscos são ignorados; Excesso de conflitos e dificuldade na definição de escopo: nem todos os envolvidos são identificados ou seus interesses tratados; Desconhecimento sobre alocação de recursos.

4 A ingestão de projetos Dificuldade para tratar novas ações: ausência de padronização de processos; Ações redundantes: falta de integração e comunicação entre as áreas; Dificuldade de entendimento de algumas ações: não há um formato e um padrão de documentos e manuais; Falta de visibilidade das ações na organização (Transparência): ausência de um meio comum de veiculação e armazenagem das informações; Perda de conhecimento: não há cultura de registro histórico do fatos e das lições aprendidas.

5 Projeto Empreendimento temporário para criar um produto ou serviço exclusivo. Trabalhar por projeto é essencialmente um trabalho em equipe que facilita a mensuração de resultados e a execução da estratégia, mediante a gestão das restrições de prazo, custo, escopo, recursos, qualidade e riscos.

6 Linha do Tempo Criação da AMGE Implantação do SIGE (criação do SCP) (PT 733/2011) PEI Delegação da competência para designação da Gratificação de Projeto (PT 562/2012) Criação do SPF e tratativa para os Projetos Finalísticos Projeto Básico da Modernização Implantação do Sistema Channel Revisão da cartilha Básica de Projetos Implantação da Gestão por Projetos no MPF (PT 734/2011) Cartilha Básica de Projetos Atualização dos formulários de projetos (PT SG 454/2013)

7 Linha do Tempo Foco nas ações Finalísticas!

8 Atuação do PMO/APGE s PMO - Project Management Office, sigla do inglês, mundialmente conhecida para: Escritório de Projetos Referência: Escritório de gerenciamento de projetos, Nelson Rosamilha

9 Estrutura de Atuação do PMO Atuação Descentralizada

10 Estrutura de Atuação do PMO Gerenciamento Matricial Gerente Equipe

11 Estrutura de Atuação do PMO/APGE s Interlocutor: - APGE s; - Secretário Executivo/Assessor de Coordenação. Interlocutor Interlocutor

12 Balanceamento da atuação dos APGE s Controle de Projetos Referência: Escritório de gerenciamento de projetos, Nelson Rosamilha

13 Atuação do PMO/APGE s PMO Estabelecer políticas de gerenciamento de projetos; Estabelecer processos e padronização de ferramentas de trabalho; Competências comuns Fonte de orientação, documentação e métricas; APGE s Dar suporte e fornecer insumos para a elaboração e definição de: políticas de gerenciamento de projetos, processos e padronização de ferramentas de trabalho; Pode envolver-se em tarefas relacionadas ao projeto e acompanhar as suas atividades até a sua conclusão; Informar o andamento, os problemas e as necessidades de gestão executiva; Atuar estrategicamente para manter os executores e tomadores de decisão se movendo em direção consistente, com metas e objetivos alinhados ao planejamento estratégico.

14 Balanceamento da atuação dos APGE s Equalização dos fatores para atuação

15 Colaboração PMO/APGE s Parceria! Reporte de iniciativas prioritárias com potencial de abrangência nacional; Compartilhamento de recursos, práticas e experiências; Feedback sobre os principais eventos acerca dos projetos nas unidades; Sensibilização de membros e servidores para atuação por projetos.

16 Fluxo das informações dos projetos Sociedade MPF Unidade PGR

17 Ciclo de Vida do Projeto no MPF Aprovação PGR Homologação PGR Proposição de projeto Homologação pelos clientes e pelo patrocinador Planejamento de projeto Execução e controle Acompanhamento pelo PMO Referência Monitoramento dos resultados Encerramento Homologação pelos clientes, patrocinador, PGR

18 Metodologia de Projetos Formulários 1. Proposta de projeto 2. Termo de abertura 3. Plano do projeto 4. Glossário do projeto 5. Termo de aceite 6. Solicitação de mudança 6.1 Matriz de Escalonamento 7. Relatório de acompanhamento 8. Termo de encerramento 9. Ata de Reunião Checklist de projeto

19 Matriz de Classificação Matriz de Classificação Estruturantes Estratégicos Finalísticos Nacionais Regionais Administrativos

20 Sistema de Incentivos Gratificação de Projeto (Lei nº /2006) Percebida apenas pelos analistas; 35% do vencimento básico; Aprovada pelo SG (Proj. Administrativos) e PGR (Proj. Finalísticos); É criado um PA paralelo ao projeto somente para pagamento, controlado pela SGP; Não acumula com gratificação de perícia ou função/cargo em comissão; A continuidade do pagamento depende do andamento do projeto. Apresentação da Proposta Autorização do Projeto e da Gratificação de Projeto Homologação do Plano do Projeto Realização do Pagamento 30 dias Vida do projeto

21 Relatórios de Projetos RT RT RT RT/RA JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC Legenda RC: Relatório Consolidado de Projetos RT: Relatório Trimestral Analítico de Projetos RA: Relatório Anual de Projetos

22 Relatório Consolidado de Projetos

23 Relatório Consolidado de Projetos

24 Relatório Analítico de Projetos

25 Relatório Analítico de Projetos

26 Relatório Analítico de Projetos

27 Ferramentas Sistema Channel: acompanhamento da execução do projeto, envolvendo custo, escopo, documentação e cronograma. WBSTool: ferramenta web para elaboração de EAP. Texto - BROffice/Word: formulários, despachos e pareceres; Powerpoint: apresentações e elaboração do quadro quantitativo de projetos. Excel: elaboração do quadro-resumo de projeto. Google Spreadsheet (Planilha): relatório consolidado e relatório analítico. Google Agenda: agendamento e alerta sobre prazos para entrega de documentação de projetos ao PMO.

28 Sistema Channel

29 Sistema Channel Ações curtas ou simples: cadastrar como iniciativa. Ações longas ou complexas: cadastrar como projeto.

30 Sistema Channel

31 Endereço:

32 Iniciando um projeto

33 1º Passo: Brainstorming

34 2º Passo: EAP Estrutura básica

35 2º Passo: EAP Exemplo 2

36 3º Passo: Proposição de projeto nacional

37 Escritório de Projetos PMO/MPF Weslei Gomes de Sousa, PMP Coordenador de Gestão de Projetos Contato Obrigado! Telefones: (61) / Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica AMGE/MPF