Gerenciamento de Projetos Tecnológicos

Transcrição

1 Gerenciamento de Projetos Tecnológicos Prof. Carlos Henrique Santos da Silva, MSc PMP, PMI-RMP, CSM, ITIL & CobiT Certified Carlos Henrique Santos da Silva, MSc Mestre em Informática em Sistemas de Informação UFRJ/IM Pós-Graduado em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas PUC Pós-Graduado em Engenharia de Sistemas de Computação UNESA Pós-Graduado em Gerência de Sistemas Cliente/Servidor UFRJ/NCE Pós-Graduado em Projeto de Software Orientado a Componentes PUC Pós-Graduado em Gestão Executiva (PCRJ) UFRJ/COPPEAD Certificado em Project Management Professional (PMP) PMI Certificado em Risk Management Professional (PMI-RMP) PMI Certificado em Scrum Master (CSM) pela Star Alliance Certificado em IT Services Management ITIL Foundations Exin Certificado em ISO/IEC Foundations Exin Certificado em COBIT Foundations pelo ISACA Membro do Project Management Institute (PMI) Membro da Sociedade Brasileira de Computação (SBC) Coordenador Acadêmico e Instrutor dos cursos de GP da Projectlab Professor de Cursos de MBA / Pós-Graduação da UFRJ Assessor-chefe do Escritório de Projetos da IplanRio (Prefeitura do Rio) Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 2 1

2 Gerenciamento de Projetos (PMI) PMBOK Guide Grupo de Processo: Execução Gerenciamento da Integração Processo: Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Definição: É o processo de realização do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os objetivos. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 4 2

3 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento da Integração Processo: Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Entradas.1 Plano de Gerenciamento do projeto.2 Solicitações de Mudanças Aprovadas.3 Fatores Ambientais da Empresa.4 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Opinião Especializada.2 Sistema de informações do gerenciamento do projeto Saídas.1 Entregas.2 Informações sobre o desempenho do trabalho.3 Solicitações de Mudança.4 Atualizações do plano de gerenciamento do projeto.5 Atualizações dos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 5 Gerenciamento da Integração Grupo de Processo: Execução Processo: Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Algumas atividades realizadas nesse processo Executar as atividades para realizar os objetivos do projeto; Criar as entregas do projeto; Emitir solicitações de mudanças, ações corretivas e preventivas; Informar o desempenho do trabalho; Facilitar o trabalho dos membros da equipe; Integrar as atividades do projeto. O principal foco é seguir o plano de gerenciamento do projeto! Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 6 3

4 Processo: Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Saídas Gerenciamento da Integração Grupo de Processo: Execução Entregas Informações sobre o desempenho do trabalho Situação das entregas; Progresso do cronograma e Custos incorridos. Solicitações de Mudança Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 7 Gerenciamento da Qualidade Grupo de Processo: Execução Processo: Realizar a Garantia da Qualidade Definição: É o processo de auditoria dos requisitos de qualidade e o resultado das medições de controle da qualidade para garantir que sejam usados os padrões de qualidade e as definições operacionais apropriadas. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 8 4

5 Gerenciamento da Qualidade Grupo de Processo: Execução Processo: Realizar a Garantia da Qualidade Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto.2 Métricas da Qualidade.3 Informações sobre o desempenho do trabalho.4 Medições de controle da qualidade Ferramentas e técnicas.1 Ferramentas de Planejar e Realizar o controle da qualidade.2 Auditoria da Qualidade.3 Análise de processos Saídas.1 Atualizações em ativos de processos organizacionais.2 Solicitações de mudanças.3 Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto.4 Atualizações nos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 9 Gerenciamento da Qualidade Grupo de Processo: Execução Processo: Realizar a Garantia da Qualidade O principal objetivo é verificar se os processos estão sendo seguidos, tanto os de gerenciamento de projeto, quanto os de desenvolvimento do produto O foco é no processo, não no produto ou entregas! Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 10 5

6 Gerenciamento da Qualidade Grupo de Processo: Execução Processo: Realizar a Garantia da Qualidade Ferramentas e Técnicas Análise de Processos Análise de processo segue as etapas descritas no Plano de melhoria de processos para identificar as melhorias necessárias. Essa análise também examina os problemas ocorridos, as restrições encontradas e as atividades sem valor agregado identificadas durante a operação dos processos. Visa identificar melhorias organizacionais e técnicas para reduzir desperdício e eliminar atividades que não agregam valor. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 11 Gerenciamento da Qualidade Grupo de Processo: Execução Processo: Realizar a Garantia da Qualidade Ferramentas e Técnicas Auditoria da Qualidade Principais objetivos Identificar todas as boas práticas que estão sendo implementadas; Identificar as lacunas e deficiências; Compartilhar as boas práticas utilizadas em projetos similares na organização; Oferecer apoio proativo de forma positiva para melhorar a implementação de processos, a fim de ajudar a equipe a aumentar a produtividade; Destacar as contribuições de cada auditoria no repositório de lições aprendidas da organização. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 12 6

7 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Mobilizar a Equipe do Projeto Definição: É o processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para concluir as designações do projeto; Foca na mobilização da equipe que irá executar as atividades do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto foi alocada no início do planejamento. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 13 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Mobilizar a Equipe do Projeto Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto.2 Fatores ambientais da empresa.3 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Pré-designação.2 Negociação.3 Contratação.4 Equipes Virtuais Saídas.1 Designações de pessoal do projeto.2 Calendário de recursos.3 Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 14 7

8 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Desenvolver a Equipe do Projeto Definição: É o processo de melhoria de competências, interação da equipe e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 15 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Desenvolver a Equipe do Projeto Entradas.1 Designações do pessoal do projeto.2 Plano de gerenciamento do projeto.3 Calendário de recursos Ferramentas e técnicas.1 Habilidades interpessoais.2 Treinamento.3 Atividades de construção da equipe.4 Regras Básicas.5 - Agrupamento.6 Reconhecimento e recompensas Saídas.1 Avaliação do desempenho da equipe.2 Atualizações nos fatores ambientais da empresa Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 16 8

9 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Gerenciar a Equipe do Projeto Definição: É o processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 17 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Gerenciar a Equipe do Projeto Entradas.1 Designações do pessoal do projeto.2 Plano de gerenciamento do projeto.3 Avaliação do desempenho da equipe.4 Relatórios de desempenho.5 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Observações e conversas.2 Avaliação do desempenho do projeto.3 Gerenciamento de conflitos.4 Registro de questões.5 Habilidades interpessoais Saídas.1 Atualizações nos fatores ambientais da empresa.2 Atualizações nos ativos de processos organizacionais.3 Solicitação de mudanças.4 Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 18 9

10 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Gerenciar a Equipe do Projeto Ciclo de vida de uma equipe: Formação Conflito Acordo Desempenho Dispersão Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 19 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Gerenciar a Equipe do Projeto Gerenciamento de Conflitos CONFRONTO Tratar o conflito como um problema que deve ser solucionado com exame de alternativas; Requer troca de diálogo aberto. NEGOCIAÇÃO Encontrar soluções que trazem algum grau de satisfação para todas as partes; RETIRADA Recuar de uma situação de conflito efetivo ou potencial; PANOS QUENTES/ACOMODAÇÃO Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças; COLABORAÇÃO Resulta em consenso e compromisso; FORÇA Forçar um ponto de vista; oferece apenas soluções GANHA-PERDE. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 20 10

11 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento dos Recursos Humanos Processo: Gerenciar a Equipe do Projeto Origem dos conflitos em ambiente de projetos 1 - Cronograma 2 Prioridades do projeto 3 - Recursos 4 Opiniões técnicas 5 Procedimentos administrativos 6 - Custos 7- Personalidade Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 21 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Comunicações Processo: Distribuir as Informações Definição: É o processo de coletar informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 22 11

12 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Comunicações Processo: Distribuir as Informações Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto.2 Relatórios de desempenho.3 Ativos de Processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação.2 Ferramentas de distribuição de informações Saídas.1 Atualizações nos documentos do projetos Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 23 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Comunicações Processo: Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Definição: É o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrem. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 24 12

13 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Comunicações Processo: Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Entradas.1 Registro das partes interessadas.2 Estratégias das partes interessadas.3 Plano de gerenciamento do projeto.4 Registro de questões.5 Registro das mudanças.6 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Método de comunicação.2 Habilidades interpessoais.3 Habilidades de gerenciamento Saídas.1 Atualizações nos ativos de processos organizacionais.2 Solicitações de mudanças.3 Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto.4 Atualizações nos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 25 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Comunicações Processo: Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Gerenciar expectativas não é simplesmente identificar o que o cliente quer. Gerenciar expectativas é guiar o cliente de forma tal que ele espere por aquilo que você pode oferecer. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 26 13

14 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Comunicações Processo: Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Ferramentas e Técnicas Habilidades Interpessoais Estabelecimento de confiança; Solução de conflitos; Escuta ativa; Superação da resistência à mudança. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 27 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Comunicações Processo: Gerenciar Expectativas das Partes Interessadas Ferramentas e Técnicas Habilidades de Gerenciamento Habilidades de apresentação; Negociação; Habilidade de redação e Capacidade de falar em público. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 28 14

15 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Comunicações Processo: Gerenciar Expectativas das Partes Interessadas Aprenda a dar más notícias Não postergue nem evite. Tipo de coisa que não vai melhorar com o tempo. Comunique a má notícia abertamente e pessoalmente. Não utilize s ou deixe recados. Prepare-se para explicar o impacto da má notícia. Por exemplo: Nunca diga que o projeto vai se atrasar sem ser capaz de explicar o porque e quando será a nova data prevista. Esteja apto para discutir alternativas. Informe ao cliente as ações tomadas para que o fato não se repita. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 29 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Aquisições Processo: Conduzir as Aquisições Definição: É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação do contrato; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 30 15

16 Grupo de Processo: Execução Gerenciamento das Aquisições Processo: Conduzir as Aquisições Entradas.1 Plano de Gerenciamento de projetos.2 Documento de aquisições.3 Critério de seleção de fontes.4 Lista de fornecedores qualificados.5 Propostas de fornecedores.6 Documentos do projeto.7 Decisões de Fazer ou Comprar.8 Acordos de cooperação.9 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Reuniões com licitantes.2 Técnicas de avaliação de propostas.3 Estimativas independentes.4 Opinião Especializada.5 - Publicidade.6 Pesquisas na Internet.7 Negociações das aquisições Saídas.1 Fornecedores Selecionados.2 Adjudicação do contrato.3 Calendário de recursos.4 Solicitações de mudanças.5 Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto.6 Atualizações nos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 31 Gerenciamento da Integração Processo: Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Definição: É o processo de acompanhamento, revisão e ajuste do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 32 16

17 Gerenciamento da Integração Processo: Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Entradas.1 Plano de Gerenciamento do projeto.2 Relatório de Desempenho.3 Fatores Ambientais da Empresa.4 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Opinião Especializada Saídas.1 Solicitações de mudanças.2 Atualizações do plano de gerenciamento do projeto.3 Atualizações dos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 33 Gerenciamento da Integração Processo: Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Entradas Relatório de desempenho VALORES DESVIOS ÍNDICE DESEMPENHO EAP VP VA CR VPR VC IDC IDP Plano do Projeto (5.000) (4.000) 0,93 0, Definição de processos ,08 1,03 TOTAL (3.000) ,00 0,97 Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 34 17

18 Gerenciamento da Integração Processo: Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Algumas atividades realizadas nesse processo Comparação do desempenho real do projeto com o plano de gerenciamento do projeto; Avaliação do desempenho para determinar se quaisquer ações corretivas ou preventivas são indicadas e então recomendá-las se necessário; Identificação, análise e acompanhamento de novos riscos e o monitoramento de riscos existentes; Fornecimento de informações para dar suporte ao relatório de andamento, medição de progresso e previsão. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 35 Gerenciamento da Integração Processo: Realizar o Controle Integrado de Mudanças Definição: É o processo de revisão de todas as solicitações, aprovação e gerenciamento de mudanças em entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do projeto e plano de gerenciamento do projeto. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 36 18

19 Gerenciamento da Integração Processo: Realizar o Controle Integrado de Mudanças Entradas.1 Plano de Gerenciamento do projeto.2 Informações sobre desempenho do trabalho.3 Solicitações de mudança.4 Fatores Ambientais da Empresa.5 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Opinião Especializada.2 Reuniões de controle de mudanças Saídas.1 Atualizações do andamento de solicitações de mudanças.2 Atualizações do plano de gerenciamento do projeto.3 Atualizações dos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 37 Gerenciamento da Integração Processo: Realizar o Controle Integrado de Mudanças Algumas atividades realizadas nesse processo Influenciar os fatores que tentam evitar o controle integrado de mudanças para que somente as mudanças aprovadas sejam implementadas; Revisar, analisar e aprovar as solicitações de mudanças essenciais imediatamente, já que uma decisão lenta pode afetar negativamente o tempo, custo ou viabilidade de uma mudança; Gerenciar as mudanças aprovadas; Manter a integridade das linhas de base liberando apenas as mudanças aprovadas para serem incorporadas ao plano de gerenciamento do projeto. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 38 19

20 Gerenciamento da Integração Solicitação de Mudanças Ações Corretivas Ações Preventivas Reparos de Defeitos Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 39 Gerenciamento do Escopo Processo: Verificar Escopo Definição: É o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto. Inclui a revisão das entregas com o cliente para assegurar que foram concluídas satisfatoriamente e obter dele a aceitação formal das mesmas. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 40 20

21 Gerenciamento do Escopo Processo: Verificar Escopo Entradas.1 Plano de Gerenciamento do projeto.2 Documentação dos requisitos.3 Matriz de rastreabilidade dos requisitos.4 Entregas Validadas Ferramentas e técnicas.1 Inspeção Saídas.1 Entregas aceitas.2 Solicitações de mudança.3 Atualizações nos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 41 Entradas Gerenciamento do Escopo Processo: Verificar Escopo Entregas Validadas Entregas Validadas é uma saída do processo Controlar a Qualidade; Orientar e Gerenciar a Execução do projeto Realizar a controle da Qualidade Verificar o Escopo Entregas Entregas Validadas Entregas Aceitas Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 42 21

22 Gerenciamento do Escopo Verificar Escopo Entregas Validadas Entregas Aceitas Obtém o aceite formal do cliente. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 43 Gerenciamento do Escopo Processo: Controlar Escopo Definição: É o processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. O Controle do Escopo do projeto assegura que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas ou preventivas são processadas através do processo Controle Integrado de Mudanças. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 44 22

23 Gerenciamento do Escopo Processo: Controlar Escopo Entradas.1 Plano de Gerenciamento do projeto.2 Informações sobre o desempenho trabalho.3 Documentação dos requisitos.4 Matriz de rastreabilidade dos requisitos.5 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Análise de variação Saídas.1 Medições de desempenho do trabalho.2 Atualizações dos ativos de processos organizacionais.3 Solicitações de mudança.4 Atualizações do plano de gerenciamento do projeto.5 Atualizações nos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 45 Gerenciamento do Escopo Processo: Controlar Escopo Ferramentas e Técnicas Análise de variação Medições do desempenho do projeto são usadas para avaliar a magnitude de variação a partir da linha de base do escopo; Determina a causa e o grau de divergência relativa à linha de base do escopo e a decisão se ações corretivas ou preventivas são necessárias; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 46 23

24 Gerenciamento do Cronograma Processo: Controlar o Cronograma Definição: É o processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu progresso e do gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 47 Gerenciamento do Cronograma Processo: Controlar o Cronograma Entradas.1 Plano de Gerenciamento do projeto.2 Cronograma do projeto.3 Informações sobre o desempenho do trabalho.4 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Análise de desempenho.2 Análise da variação.3 Software de gerenciamento de projetos.4 Nivelamento de recursos.5 Análise do cenário E-se.6 Ajustes de antecipações e esperas.7 Compressão do cronograma.8 Ferramentas para desenvolvimento do cronograma Saídas.1 Medições do desempenho do trabalho.2 Linha de base do cronograma.3 Atualizações dos ativos de processos organizacionais.4 Solicitação de mudanças.5 Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto.6 Atualizações nos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 48 24

25 Gerenciamento do Cronograma Processo: Controlar o Cronograma Ferramentas e técnicas Análise do desempenho Mede, compara e analisa o desempenho do cronograma como as datas reais de início e término, porcentagem completa e duração restante para o trabalho; Se o gerenciamento do Valor agregado for utilizado, a variação de prazos (VPR) e o Índice de desempenho de prazo (IDP) são usados para avaliar a magnitude de variações do cronograma. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 49 Gerenciamento do Cronograma Processo: Controlar o Cronograma Ferramentas e técnicas Análise da variação Medições do desempenho do cronograma (VP e IDP) são usadas para avaliar a magnitude de variação da linha de base do cronograma; Inclui determinar a causa e o grau de divergências relativos à linha de base do cronograma e a decisão se ações corretivas ou preventivas são necessárias. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 50 25

26 Saídas Gerenciamento do Cronograma Processo: Controlar o Cronograma Atualizações dos ativos de processos organizacionais Causas das diferenças; Ação corretiva escolhida e as razões e; Outros tipos de lições aprendidas através do controle do cronograma; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 51 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos Definição: É o processo de monitoramento do progresso do projeto para atualização de seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base de custos. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 52 26

27 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto.2 Requisitos dos recursos financeiros do projeto.3 Informações sobre o desempenho do trabalho.4 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Gerenciamento do valor agregado.2 Previsão.3 Índice de desempenho para término.4 Análise de desempenho.5 Análise de variação.6 Software de gerenciamento de projetos Saídas.1 Medições do desempenho do trabalho.2 Previsões de orçamento.3 Atualizações em ativos de processos organizacionais.4 Solicitações de mudanças.5 Atualizações no plano de gerenciamento de projetos.6 Atualizações nos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 53 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos Ferramentas e técnicas Gerenciamento do Valor Agregado É um método comumente usado para medição do desempenho; Integra as medidas de escopo, custos e cronograma para auxiliar a equipe de gerenciamento do projeto a avaliar e medir o desempenho e progresso do cronograma. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 54 27

28 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos SIGLA TERMO DESCRIÇÃO FÓRMULA ONT Orçamento no término Orçamento do projeto VP VA CR VPR VC IDC IDP EPT VAC Valor Planejado Valor Agregado Custo real Variação de prazos Variação de custos Índice de desempenho de custos Índice de desempenho de prazo Estimativa para Término Variação no Término Neste momento qual o valor orçado do trabalho planejado para ser realizado? Neste momento, qual o valor orçado do trabalho efetivamente realizado? Neste momento, qual o custo real incorrido do trabalho realizado? Negativo o projeto está atrasado em relação ao cronograma Positivo o projeto está adiantado em relação ao cronograma Negativo está acima do orçamento Positivo está abaixo do orçamento Menor que 1 está acima do orçamento Maior que 1 está abaixo do orçamento Menor que 1 está com cronograma atrasado Maior que 1 está com cronograma adiantado À partir desse momento, quanto esperamos que custe a mais para terminar o projeto. (Previsão) Neste momento quanto acima ou abaixo esperamos estar no fim do projeto? VA - VP VA - CR VA / CR VA / VP ENT - CR ONT - ENT Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 55 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos SIGLA TERMO DESCRIÇÃO FÓRMULA CR + EPT Estimativas originais NÃO SÃO MAIS VÁLIDAS ENT Estimativa no término Previsão dos custos mais prováveis no projeto ONT / IDC Quando não ocorreram variações no ONT ou se permanecerá a mesma taxa de despesas CR + (ONT VA) Desvios atuais são atípicos; desvios similares NÃO OCORRERÃO NO FUTURO IDPT Índice de desempenho para término Está fórmula divide o trabalho remanescente a ser realizado pelo dinheiro restante para fazê-lo. Responde a pergunta: PARA PERMANECERMOS DENTRO DO ORÇAMENTO, QUAL TAXA DEVEMOS MANTER PARA O TRABALHO RESTANTE? (ONT VA) (ONT CR) Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 56 28

29 Exercícios Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos EXERCÍCIO: Análise do Valor Agregado Você tem um projeto para construir uma nova cerca. A cerca tem 4 lados conforme mostrado. A construção de cada lado deve levar um dia e o orçamento é de R$ por lado. Os lados estão planejados para serem terminados um após o outro. Hoje é dia 3. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 57 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos Atividade Dia 1 Dia 2 Dia 3 Dia 4 Situação no fim do dia 03 Lado 1 I T Terminado, R$ 1000 gasto Lado 2 I TP ----T Terminado, R$ 1200 gasto Lado 3 IP---I TP 50% terminado, R$ 600 gasto Lado 4 IP TP Ainda não começou Legenda I = Início Real T = Término Real IP = Início Planejado TP = Término Planejado Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 58 29

30 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos O que é Cálculo Resposta Interpretação da resposta VP VA CR ONT VC IDC VPR IDP ENT EPT Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 59 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos O que é Cálculo Resposta Interpretação da resposta VP R$ Deveríamos ter concluído R$ VA R$ Na verdade, terminamos R$ CR R$ Gastamos R$ ONT R$ Orçamento do projeto é R$ VC (R$ 300,00) Excedemos o orçamento em R$ 300 IDC 2500 / ,893 Só estamos obtendo R$ 0,89 de cada Real investido VPR (R$ 500,00) Estamos atrasados no cronograma IDP / ,833 Só estamos progredindo 83% da taxa planejada ENT / 0,893 R$ O custo total do projeto passa a ser EPT R$ Precisamos gastar para terminar projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 60 30

31 Processo: Controlar os Custos QUIZZ 1. Atividades A,B,C e D estão no caminho crítico de um projeto, todas as tarefas estão estimadas em 5 dias cada uma e custos de $5.000 por atividade. 1 5 A $ B $ C $ D $5.000 Ao final do dia 11 as tarefas A e B estão completadas. Tarefa C está 50% completada e $ já foram gastos. Qual é o VA? a. $5.000 b. $ c. $ d. $ Gerenciamento dos Custos Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 61 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos QUIZZ Atividade VP CR VA ) Qual a atividade que está MAIS acima do orçamento? 2) Qual atividade está com o cronograma adiantado e abaixo do orçamento? 3) Qual a tarefa está com o cronograma em dia e uma variação de custos $0? 4) Qual tarefa tem uma MAIOR variação no cronograma? Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 62 31

32 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos QUIZZ Se o valor agregado (VA) = 350, Custo real (CR) = 400, Valor planejado (VP) = 325, Qual a variação de custos (VC)? a) 350 b) -75 c) 400 d) -50 Resposta: D Comentários: VC = VA - CR Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 63 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos QUIZZ Após a medição de desempenho de um pacote de trabalho que está no caminho crítico do projeto, você tem as seguintes informações: IDP = 0,89 CR= R$ O que isso significa? a) Não existe informações necessárias para avaliação b) O projeto está atrasado no cronograma e acima do orçamento c) O projeto está atrasado no cronograma e abaixo do orçamento d) O projeto está atrasado Resposta: D Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 64 32

33 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos QUIZZ Se a variação de custos (VC) = 100, Custo real (CR) = 300, Qual é o Valor Agregado (VA)? a) 400 b) 200 c) -200 d) -50 Resposta: A Comentários: VC = VA CR 100= VA 300 VA= 400 Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 65 Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos QUIZZ Durante o monitoramento de um projeto o gerente de projetos apresenta as seguintes informações: VP= $ VA= $ CR= $ O que podemos dizer sobre esse projeto? a) O projeto está com cronograma atrasado e acima do orçamento b) O projeto está adiantado no cronograma e abaixo do orçamento c) O projeto está adiantado no cronograma e acima do orçamento d) O projeto está com cronograma atrasado e abaixo do orçamento Resposta: D Comentários: VC = VA CR = $5.000 VPR= VA VP = - $ Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 66 33

34 ATIVIDADE 1. Qual é o VC? Gerenciamento dos Custos Processo: Controlar os Custos QUIZZ DATA TÉRMINO ORÇAMENTO (MILHÕES) TRABALHO EXECUTADO (MILHÕES) 2. Qual é o VPR? 3. Qual é o IDC? 4. Qual é o IDP? 5. Qual é o ENT? 6. Qual é o EPT? CUSTO REAL (MILHÕES) A 31/ B 28/ C 31/ D 12/ E 30/ F 18/ G 30/ H 22/ I 29/ J 30/ Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 67 Grupo de Processo: 1. Qual Monitoramento é o VC? VA CR = e = Controle Qual é o VPR? VA VP = = -1 Gerenciamento dos 3. Qual Custos é o IDC? VA / CR = 55 / 67 = 0,82 Processo: Controlar os Custos QUIZZ ATIVIDADE DATA TÉRMINO ORÇAMENTO (MILHÕES) 4. Qual é o IDP? VA / VP = 55 / 56 = 0,98 5. Qual é o ENT? ONT / IDC = 137 /0,82 = Qual é o EPT? ENT CR = = 100 TRABALHO EXECUTADO (MILHÕES) CUSTO REAL (MILHÕES) A 31/ B 28/ C 31/ D 12/ E 30/ F 18/ G 30/ H 22/ I 29/ J 30/ Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 68 34

35 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Definição: É o processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 69 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto.2 Métricas da Qualidade.3 Lista de verificação da qualidade.4 Medições do desempenho do trabalho.5 Solicitações de mudanças aprovadas.6 - Entregas.7 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Diagrama de causa efeito.2 Gráfico de Controle.3 Fluxogramas.4 - Histograma.5 Diagrama de Pareto.6 Gráfico de execução.7 Diagrama de dispersão.8 Amostragem estatística.9 - Inspeção.10 Revisão de solicitações de mudanças Saídas.1 Medições de controle da qualidade.2 Mudanças validadas.3 Entregas validadas.4 Atualizações em ativos de processos organizacionais.5 Solicitações de mudanças.6 Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto.7 Atualizações nos documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 70 35

36 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Diagrama de Causa e Efeito Também conhecido como Diagrama de Ishikawa ou Espinha de Peixe; Foca na identificação da causa raiz do problema; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 71 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Diagrama de Causa e Efeito Sistemas Conflitantes Software Uso software errado Método Instalação Software Não Instala Uso equipamento errado Uso processo errado Falta de Treinamento Hardware Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 72 36

37 Defeitos encontrados Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Gráfico de Controle Limites de especificação superior Limites de controle superior Número de inspeção Limites de controle inferior Limites de especificação inferior Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 73 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Folha de Verificação Descreve em termos bem específicos um atributo do projeto ou produto e bem como o processo Controle da Qualidade irá medi-lo. SECRETARIAS Exemplo: Motivo da Reclamação SMK SMY SMZ OUTRAS TOTAL Atraso na Entrega Entrega não está sendo feita conforme especificado Impacto em outros projetos Recursos limitados Base de testes desatualizada Demora na validação das mudanças TOTAL Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 74 37

38 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Diagrama de Pareto Motivo de reclamação 1 Atraso na entrega 30 35% 35% 2 Entrega não atende ao especificado 29 34% 69% 3 Impacto em outros projetos 11 13% 82% 4 Recursos limitados 7 8% 90% 5 Base de testes desatualizada 7 5% 95% 6 Demora na validação das mudanças 4 5% 100% 69% 80% dos problemas se devem a 20% das causas. 35% 34% 90% 100% 82% 35% 13% 8% 5% 5% Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 75 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Amostragem Estatística Envolve a escolha de uma população de interesse para inspeção. Exemplo: Selecionar 1000 parafusos de uma população de Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 76 38

39 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade As Sete Ferramentas Básicas da Qualidade Diagrama de Causa e Efeito; Fluxogramas Histogramas Diagrama de Pareto Gráfico de Controle Gráfico de Execução Diagrama de Dispersão Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 77 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Gerenciamento da Qualidade no mundo real 1. O cliente determina seus requisitos; 2. A equipe do projeto esclarece esses requisitos; 3. A equipe do projeto determina qual trabalho será realizado para atender esses requisitos; 4. O gerente de projetos verifica os padrões, as políticas, os planos e os procedimentos existentes que podem estar disponíveis para o projeto. Ele pode pedir ajuda ao Depto Controle Qualidade para descobrir esses padrões; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 78 39

40 Gerenciamento da Qualidade Processo: Realizar o Controle da Qualidade Gerenciamento da Qualidade no mundo real 5. O gerente de projetos cria outros padrões e processos de qualidade que podem ser necessários. 6. A qualidade se torna uma das áreas de conhecimento que o gerente de projetos deve integrar; 7. O trabalho de planejamento e a execução são iniciados pela equipe; 8. O Depto Controle da Qualidade mede o desempenho do projeto analisando a qualidade de suas entregas; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 79 Gerenciamento das Comunicações Processo: Reportar Desempenho Definição: É o processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive relatórios de andamento, medições de progresso e previsões; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 80 40

41 Gerenciamento das Comunicações Processo: Reportar Desempenho Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto.2 Informações sobre o desempenho do trabalho.3 Medições de desempenho do trabalho.4 Previsões de orçamentos Ferramentas e técnicas.1 Análise de variação.2 Métodos de previsão.3 Métodos de comunicação.4 Sistema de distribuição de informações Saídas.1 Relatórios de desempenho.2 Atualizações nos ativos de processos organizacionais.3 Solicitações de mudanças Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 81 Gerenciamento das Comunicações Processo: Reportar Desempenho Ferramentas e Técnicas Método de comunicação O gerente de projetos geralmente usa uma técnica de comunicação ativa (push) para distribuir os relatórios de desempenho; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 82 41

42 Gerenciamento das Comunicações Processo: Reportar Desempenho Relatório de desempenho VALORES DESVIOS ÍNDICE DESEMPENHO EAP VP VA CR VPR VC IDC IDP Plano do Projeto (5.000) (4.000) 0,93 0, Definição de processos ,08 1,03 TOTAL (3.000) ,00 0,97 VP = Valor Planejado VA = Valor Agregado CR = Custo Real VPR = Variação de Prazos VC = Variação de Custos IDC = Índice Desempenho Custos IDP = Índice Desempenho Prazos Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 83 Gerenciamento dos Riscos Processo: Monitorar e Controlar os riscos Definição: O processo de implementação dos planos de respostas aos riscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação de novos riscos e avaliação da eficácia do processo de riscos durante todo o projeto; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 84 42

43 Gerenciamento dos Riscos Processo: Monitorar e Controlar os riscos Entradas.1 Registro dos Riscos.2 Plano de gerenciamento do projeto.3 Informações sobre o desempenho do trabalho.4 Relatório de desempenho Ferramentas e técnicas.1 Reavaliação de riscos.2 Auditoria de riscos.3 Análise de variação e tendências.4 Medição do desempenho técnico.5 Análise de reservas.6 Reuniões de andamento Saídas.1 Atualizações no Registro de riscos.2 Atualizações dos ativos de processos organizacionais.3 Solicitações de mudanças.4 Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto.5 Atualizações documentos do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 85 Ferramentas e técnicas Reavaliação de riscos Gerenciamento dos Riscos Processo: Monitorar e Controlar os riscos Identificação de novos riscos; Reavaliação dos riscos atuais; Encerramentos dos riscos que estão desatualizados. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 86 43

44 Ferramentas e técnicas Auditoria de riscos Gerenciamento dos Riscos Processo: Monitorar e Controlar os riscos Examinam e documentam a eficácia das respostas para lidar com os riscos identificados e suas causas-raiz, bem como a eficácia do processo de gerenciamento dos riscos; As auditorias podem ser incluídas durante as reuniões rotineiras de revisão do projeto ou reuniões de auditorias separadas podem ser realizadas; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 87 Saídas Registro de riscos Gerenciamento dos Riscos Processo: Monitorar e Controlar os riscos As atualizações do registro de riscos a partir do processo Monitorar e Controlar os riscos incluem: Resultados das reavaliações de riscos; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 88 44

45 Gerenciamento das Aquisições Processo: Administrar as Aquisições Definição: É o processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanças e correções conforme necessário. A administração das aquisições também tem um componente de gerenciamento financeiro que envolver o monitoramento dos pagamentos ao fornecedor; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 89 Gerenciamento das Aquisições Processo: Administrar as Aquisições Entradas.1 Documentos de aquisição.2 Plano de gerenciamento do projeto.3 Contrato.4 Relatórios de desempenho.5 Solicitações de mudanças aprovadas.6 Informações sobre o desempenho do trabalho Ferramentas e técnicas.1 Sistema de controle de mudanças no contrato.2 Análise de desempenho das aquisições.3 Inspeções e Auditorias.4 Relatórios de desempenho.5 Sistemas de pagamento.6 Administrações de reivindicações.7 sistema de gerenciamento de registros Saídas.1 Documentação de aquisição.2 Atualizações dos ativos e processos organizacionais.3 Solicitações de mudanças.4 Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 90 45

46 Gerenciamento das Aquisições Processo: Administrar as Aquisições Ferramentas e técnicas Administração de reivindicações Modificações solicitadas em que o comprador e o fornecedor não conseguem chegar a um acordo sobre a remuneração ou não concordam que tenham ocorrido. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 91 Grupo de Processo: Encerramento Gerenciamento da Integração Processo: Encerrar Projeto ou Fase Definição: É o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou fase. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 92 46

47 Grupo de Processo: Encerramento Gerenciamento da Integração Processo: Encerrar Projeto ou Fase O gerente de projetos deve obter o aceite final do produto entregue; Lições aprendidas devem ser registradas, como por exemplo, estimativas, orçamento final, cronograma, quantidade de recursos etc. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 93 Grupo de Processo: Encerramento Gerenciamento da Integração Processo: Encerrar Projeto ou Fase Entradas.1 Plano de Gerenciamento do projeto.2 Entregas aceitas.3 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas.1 Opinião Especializada Saídas.1 Transição do produto, serviço ou resultado final.2 Atualizações nos Ativos de processos organizacionais Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 94 47

48 Grupo de Processo: Encerramento Gerenciamento da Integração Processo: Encerrar Projeto ou Fase Algumas atividades realizadas nesse processo Ações e atividades necessárias para satisfazer a conclusão ou critérios de saída para a fase ou projeto; Ações e atividades necessárias para transferir produtos, serviços ou resultados do projeto para a próxima fase ou produção e/ou operações; Atividades necessárias para coletar registros do projeto ou da fase, auditar o sucesso ou fracasso do projeto, coletar lições aprendidas e arquivar informações do projeto para o uso futuro da organização. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 95 Grupo de Processo: Encerramento Gerenciamento das Aquisições Processo: Encerrar as Aquisições Entradas.1 Plano de Gerenciamento de projetos.2 Documento de aquisições Ferramentas e técnicas.1 Auditoria de aquisições.2 Acordos negociados.3 Sistema de informações de registros Saídas.1 Aquisições encerradas.2 Atualizações de Ativos processos organizacionais Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 96 48

49 Grupo de Processo: Encerramento Gerenciamento das Aquisições Processo: Encerrar as Aquisições Ferramentas e técnicas Auditorias de aquisições É uma avaliação estruturada do processo de aquisições, desde o processo de planejamento das aquisições até a administração das aquisições. O objetivo da auditoria de aquisições é identificar êxitos e fracassos que possam ser identificados na preparação ou na administração de outros contratos de aquisições no projeto; Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 97 Grupo de Processo: Encerramento Gerenciamento das Aquisições Processo: Encerrar as Aquisições Todas as aquisições devem ser finalizadas antes do encerramento do projeto; Lições aprendidas devem ser registradas, como por exemplo, o desempenho dos fornecedores ao longo do projeto. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 98 49

50 QUIZZ AÇÕES 1 Usar a declaração do escopo para obter aprovação do escopo final das partes interessadas. 2 Determinar os requisitos, as premissas iniciais, as partes interessadas e os riscos de alto nível 3 Validar se as linhas de base de custos e cronograma precisam ser alteradas 4 Auditoria da Qualidade 5 Emitir Solicitação de Mudanças 6 Desenvolver a Equipe 7 Identificar riscos do projeto GRUPO PROCESSO PLANEJAMENTO INICIAÇÃO MONITORAMENTO CONTROLE EXECUÇÃO EXEC/MONITORAMENTO EXECUÇÃO Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 99 Abril/2013 Gerenciamento de Projetos

51 Referências Bibliográficas PMP, PMBOK - São marcas registradas do Project Management Institute (PMI) Referências Bibliográficas Project Management Institute (PMI), PMBOK Project Management Body of Knowledge, 4ª ed, Nocêra, Rosenaldo de Jesus: Gerenciamento de Projetos Teoria e Prática. 1ª ed. - Santo André, SP: Ed. do Autor, Dos Santos, Paulo Roberto Salles: Apostilas de Aula de Gerenciamento de Projetos da Pmtraining. Apostilas de Aula de Gerenciamento de Projetos da IplanRio. Abril/2013 Gerenciamento de Projetos

52 Endereços Eletrônicos - PMI - PMI Brasil - PMI Chapter Rio Abril/2013 Gerenciamento de Projetos 103 CONTATOS Carlos Henrique Santos da Silva, MSC, PMI-RMP, PMP Site: contato@carloshenrique.info Abril/2013 Gerenciamento de Projetos