Título da apresentação Curso Gestão de Projetos I (Verdana, cor branca) Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS

Transcrição

1 Título da apresentação Curso Gestão de Projetos I (Verdana, cor branca) Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS Prof. Instrutor Elton Siqueira (a) (Arial Moura preto)

2 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Gerenciamento das Comunicações do Projeto Prof. Elton Siqueira Moura

3 OBJETIVOS Compreender os principais conceitos da comunicação em projetos. Compreender a importância em se identificar as partes interessadas. Compreender a importância estratégica em gerir os interessados do projeto. Poder elaborar um bom plano de comunicação. Compreender a importância da distribuição

4 GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

5 GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Distribuir as informações Gerenciar as expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho

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7 DIMENSÃO DA COMUNICAÇÃO Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, outros projetos, os meios de comunicação, o público); Formal (relatórios, memorandos, instruções) e Informal ( s, discussões ad hoc); Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas); Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais); Escrita e oral; Verbal e não-verbal (linguagem corporal) Impacto da mensagem = Palavras (7%) + Tom de Voz (38%) + Expressões faciais (55%)

8 COMUNICAÇÃO Como está (ou foi) a divulgação do maior projeto que está ocorrendo com vocês?

9 COMO FIXAMOS? 10% do que lemos 20% do que ouvimos 30% do que lemos e ouvimos 50% do que discutimos com outros 80% do que experimentamos 90% do que ensinamos aos outros

10 5W2H WHO Quem precisa saber? WHAT/WHICH O que? WHY Por que? WHEN Quando? WHERE Onde? HOW Em que formato? HOW MUCH Quanto vai custar?

11 PLANEJAMENTO DA COMUNICAÇÃO Os gerentes de projetos iniciantes não se preocupam com as comunicações e só divulgam relatórios de situação. Os gerentes de projetos melhores talvez criem um plano de gerenciamento de comunicações e comuniquem mais do que apenas a situação. Os gerentes de projetos excelentes fazem as duas atividades anteriores, e acrescentam a seguinte: perguntam às partes interessadas o que deve ser comunicado a elas, identificam quais comunicações precisam obter das partes interessadas e frequentemente reveem as comunicações em equipe para reduzir os problemas de comunicação.

12 PLANEJAMENTO DA COMUNICAÇÃO QUANTO TEMPO VOCÊ DEDICA AO PLANEJAMENTO DAS COMUNICAÇÕES?

13 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Identificar as partes interessadas

14 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS É o processo de identificar TODAS as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses

15 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS

16 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS

17 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS Partes Interessadas Estratégia de Abordagem

18 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS Analisar as partes interessadas: 1ª Etapa: Identificar TODAS as partes interessadas e informações relevantes como: papéis, departamentos, interesses, níveis de conhecimento, expectativas e níveis de influência; Pessoas com papel gerencial ou de tomada de decisões que são afetadas pelo resultado do projeto; Para identificar outras partes interessadas basta entrevistar as primeiras identificadas;

19 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS Analisar as partes interessadas: 2ª Etapa: Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte poderia gerar e classificá-los a fim de identificar uma estratégia de abordagem; Grau de poder (autoridade) / interesse (preocupação com os resultados do projeto) Capacidade de impor sua vontade (poder), Necessidade de atenção imediata (urgência), Envolvimento apropriado (legitimidade) Grau de poder (autoridade) / envolvimento ativo (influência) no projeto

20 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS GRADE DE PODER/INTERESSE COM AS PARTES INTERESSADAS

21 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS Analisar as partes interessadas: 3ª Etapa: Avaliar como as partes interessadas vão reagir ou responder em várias situações, a fim de planejar como influenciá-las para aumentar o seu apoio e mitigar os impactos negativos em potencial;

22 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS

23 IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS

24 EXERCÍCIOS Identifique as partes interessadas da Festa de 15 anos e montar uma estratégia de comunicação

25 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Planejar as comunicações

26 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES É o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação

27 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES

28 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES

29 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Na parte inicial do projeto alguma das partes interessadas identificou um grande número de riscos para o Por que não planejar reuniões projeto? periódicas com elas durante o projeto para ver se identificam outros riscos? Algum(a) participante da equipe está ansioso(a) e receia não concluir as atividades pelas quais é Por que não planejar para responsável? encontrar e encaminhar artigos relevantes de revistas e outras publicações para ajudá-la?

30 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Modelo de comunicação (3 elementos) Tradutora

31 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Comunicação eficaz O emissor deve codificar a mensagem com cuidado, determinar o método de comunicação usado para enviá-la e confirmar que a mensagem seja entendida Não-verbal (maneirismos físicos) Paralinguísticas (altura e tom de voz) Retorno (feedback) Você entendeu o que eu expliquei?

32 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Escuta eficaz O receptor deve decodificar a mensagem com cuidado e confirmar que foi entendida Escuta ativa (confirma o que está ouvindo, confirma que concorda ou pede esclarecimentos) Paralinguística (altura e tom de voz) Retorno (feedback) Não tenho certeza de que entendi, você pode repetir o que disse?

33 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Tecnologia das comunicações Qual método deve ser usado para comunicar Pode ser: Fax Face a Face Telefone Reuniões Memorandos,...

34 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Métodos de comunicações Método de comunicação Quando é usado Escrita formal Problemas complexos, planos de gerenciamento de projetos, termo de abertura do projeto, comunicação a grandes distâncias,... Verbal formal Apresentações, palestras Escrita informal Memorandos, , bilhetes,... Verbal informal Reuniões, conversas

35 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Reuniões Defina um limite de tempo e cumpra-o; Agende reuniões recorrentes com antecedência Reúna-se com a equipe regularmente, mas não exagere; Tenha um objetivo em cada reunião; Crie uma agenda com a participação da equipe; Distribua a agenda com antecedência; Limite-se à agenda; Informe as pessoas sobre as responsabilidades delas com antecedência;

36 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Reuniões (continuação) Reúna as pessoas certas; Presida e lidere a reunião com um conjunto de regras; Designe entregas e prazos para todos os trabalhos resultantes de reuniões; Documente e publique as atas da reunião.

37 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Reunião de partida (Kick-off) Reunião de acompanhamento (follow-up) Reunião de encerramento (end-up)

38 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Reunião de Partida: Força o planejamento no início do ciclo de vida do projeto Ajuda na formação de consenso Estimula engajamento Ajuda a quebrar a inércia normal no começo do projeto Feita em duas partes: equipe e cliente

39 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Reunião de acompanhamento: Breve relato sobre o status do projeto Apresentação de fatos e informações relevantes Propostas para solução dos problemas Pendências da reunião anterior Alocação de tarefas Atas

40 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Reunião de encerramento: Descrição resumida do projeto Síntese das fases e/ou marcos principais Certificação do cumprimento do escopo Assinatura do termo de finalização Prestação de contas e outras atividades afins Entrega formal dos produtos

41 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Canais de comunicação [N (N-1) / 2]

42 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Lista de pessoas ou grupos de pessoas que devem receber a informação , reuniões, web conferência, etc. Mensal, semanal, quinzenal, a cada reunião Nome da pessoa ou grupo que devem fornecer a informação

43 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Quais informações e documentos precisam ser comunicados em um projeto? Termo de abertura Plano de gerenciamento do projeto Impactos de/sobre outros projetos EAP Quando os recursos são necessários Cronograma de reuniões Designações de trabalho Novos riscos identificados Incertezas Problemas Sucessos

44 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Quais informações e documentos precisam ser comunicados em um projeto? Mudanças no escopo do projeto ou do produto Trabalho futuro Atrasos A data da próxima festa de conclusão de marco Relatórios de desempenho Lições aprendidas Registro de problemas Questões de gerenciamento de configurações Informações de contatos de todas as partes interessadas Quais tipos de devem ser enviados para cada parte interessada

45 PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES Informação Por que Entre quem Melhor método de comunicação Responsável Quando e com que freqüência

46 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Distribuir as informações

47 DISTRIBUIR AS INFORMAÇÕES É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, e informações que também não foram planejadas.

48 DISTRIBUIR AS INFORMAÇÕES

49 DISTRIBUIR AS INFORMAÇÕES

50 DISTRIBUIR AS INFORMAÇÕES Criar comunicações bem sucedidas Comunicador efetivo Facilitador de comunicações Evitar bloquear a comunicação Manter o time do projeto mais unido possível Ter uma sala de guerra Conduzir reuniões eficazes

51 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Gerenciar as expectativas das partes interessadas

52 GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS É o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender as suas necessidades e solucionar questões à medida que ocorrerem.

53 GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS

54 GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS

55 GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS O gerenciamento das partes interessadas se refere a gerenciar as comunicações para satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas. O gerenciamento ativo das partes interessadas aumenta a probabilidade de o projeto não se desviar do curso por causa de problemas não resolvidos das partes interessadas Aumenta a capacidade das pessoas operarem em sinergia Limita as interrupções durante o projeto

56 GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS Durante a coleta de requisitos, uma parte interessada expressou preocupação sobre o quanto o projeto teria impacto sobre o trabalho de seu departamento. O gerente de projetos entra em contato com ela e diz: Eu mantive a sua preocupação em mente ao planejar o projeto. Você sabe que há pouca probabilidade de que pudéssemos fazer esse projeto sem impacto sobre o seu departamento. Porém, como você estava tão preocupada, eu elaborei um relatório para informar quando vamos impactar o trabalho usual do seu departamento. Vou atualizar o relatório mensalmente.

57 GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS Além de usar as habilidades de gestão, gerenciar as partes interessadas tem relação com escolher o melhor método para a comunicação (Tecnologia da Comunicação)

58 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Reportar o desempenho

59 REPORTAR O DESEMPENHO Envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas. Organizam e sintetizam as informações coletadas e apresentam os resultados de qualquer análise comparados com a linha de base da medição de desempenho.

60 REPORTAR O DESEMPENHO

61 REPORTAR O DESEMPENHO

62 REPORTAR O DESEMPENHO Relatórios: Relatório de situação: como está o projeto em relação às linhas de base (escopo, custo, tempo e qualidade) Relatório de progresso: o que foi realizado Relatório de tendências: examina o resultado do projeto ao longo do tempo para ver se o desempenho está melhorando Relatório de previsão: prevê a situação e o desempenho do projeto no futuro

63 REPORTAR O DESEMPENHO Relatórios: Relatório de variação: Compara os resultados reais com as linhas de base Valor agregado: Integra medições de escopo, custo e cronograma para avaliar o desempenho do projeto Lições aprendidas

64 REPORTAR O DESEMPENHO Quando concluídas, os relatórios devem resultar em: Divulgação de relatórios de outras áreas de conhecimento Feedback das pessoas que receberam os relatórios Lições aprendidas Solicitações de mudanças Relatórios, previsões, mudanças solicitadas e documentação sobre ações corretivas e lições aprendidas

65 REPORTAR O DESEMPENHO

66 ENCERRAMENTO DO MÓDULO Compreender os principais conceitos da comunicação em projetos. Compreender a importância em se identificar as partes interessadas. Compreender a importância estratégica em gerir os interessados do projeto. Poder elaborar um bom plano de comunicação. Compreender a importância da distribuição

67 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 4ª edição PMI 2008 Mulcahy, R. Preparatório para o Exame de PMP Kerzner, H., Saladis, Frank P. Bringing the PMBOK Guide to Life: a companion for the practicing project manager. John Wiley & Sons, Inc. New Jersey USA. Heldman, K. Gerência de Projetos: Guia para o Exame Oficial do PMI, 3ª Edição. Rio de Janeiro. Elsevier PMBOK