Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Custos

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1 Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Custos Metodologia Aula Teórica Exemplos e Exercícios práticos Questões de concursos anteriores Metodologia e Bibliografia Bibliografia PMBOK, Project Management Body of Knowledge, 2004 Edition. Project Management Institute, Heldman, Kim. Gerência de Projetos, 3ª edição. Mucahy, Rita. Preparatório para o Exame do PMP. Provas de concursos anteriores. Internet. 2 1

2 Programa 1. Conceitos básicos do PMBOK. 2. Gerenciamento do ciclo de vida do sistema: determinação dos requisitos, projeto lógico, projeto físico, teste, implementação. 3. Diagrama de rede, caminho crítico, folgas, estrutura analítica do projeto. 4. O conceito e os objetivos da gerência de projetos. 5. Abertura e definição do escopo de um projeto. Planejamento de um projeto. 6. Execução, acompanhamento e controle de um projeto, revisão e avaliação de um projeto. 7. Fechamento de um projeto. 8. Metodologias, técnicas e ferramentas da gerência de projetos. 9. Alocação de recursos. 10. Gerenciamento do custo. 3 Abordagem do Gerenciamento de Custos Técnica do Valor Agregado (TVA) Índices de Desempenho Previsões 4 2

3 Estimativa de custos É o processo onde as estimativas para cada atividade são calculadas. A etapa seguinte, orçamentação, é o processo de combinar todas as estimativas em um orçamento de custos. O que deve ser estimado, mas normalmente é esquecido... Esforços para obter qualidade Esforços para lidar com riscos O tempo e os custos das atividades de gerenciamento de projetos As despesas dos escritórios usados diretamente para o projeto Tipos de custos Variáveis ou Fixos Diretos ou Indiretos 5 Estimativa de custos: Entradas Fatores ambientais da empresa: Condições do mercado, Bancos de dados comerciais Ativos de processos organizacionais: Políticas de estimativa de custos, Modelos de estimativa de custos, Informações históricas, Arquivos do projeto, Conhecimento da equipe do projeto, Lições aprendidas. Declaração do escopo do projeto, EAP e Dicionário da EAP Plano de gerenciamento do projeto: Plano de gerenciamento do cronograma, Plano de gerenciamento de pessoal, Registro de riscos 6 3

4 Estimativa de custos: Ferramentas e Técnicas Estimativa análoga Usa o custo real dos projetos anteriores semelhantes Usada para estimar custos quando existe uma quantidade limitada de informações Freqüentemente usa uma opinião especializada Determinar os valores de custo de recursos Recursos podem ser tanto de pessoal quanto de material Coleta de cotações como base Estimativa bottom-up Envolve a estimativa dos custos de pacotes de trabalho individuais ou de atividades individuais com o nível mais baixo de detalhes Estimativa paramétrica Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis Exemplo: metros quadrados em construção, linhas de código em desenvolvimento de software, horas de mão-de-obra necessárias 7 Estimativa de custos: Ferramentas e Técnicas Software de gerenciamento de projetos Planilhas computadorizadas, ferramentas estatísticas e de simulação Análise de proposta de fornecedor Quando os projetos são obtidos através de processos competitivos, a equipe do projeto talvez precise realizar um trabalho adicional de estimativa de custos para examinar o preço de entregas individuais e obter um custo que dê suporte ao custo final total do projeto. Análise das reservas Provisões para contingências Alternativamente, inclui-se uma atividade do cronograma como buffer no método da cadeia crítica, que é intencionalmente colocada no final do caminho de rede desse grupo de atividades, onde seja possível ajustar a reserva para contingências Custo da qualidade O trabalho adicionado ao projeto para incluir o planejamento da qualidade deve ser acrescentado à estimativa do projeto. 8 4

5 Estimativa de custos: Saídas Estimativas de custos da atividade Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade: base para estimativas e intervalo de confiança, premissas e restrições Mudanças solicitadas Plano de gerenciamento de custos (atualizações) 9 Orçamentação Um orçamento é simplesmente uma compilação das estimativas de custos individuais. 8. Orçamento final 7. Reserva de gerenciamento 6. Linha de base de custos 5. Reserva de contingência 4. Projeto R$1.423 R$68 R$1.355 R$105 R$ Contas de Controle R$850 R$ Pacotes de Trabalho R$100 R$250 R$ Atividades R$25 R$25 R$25 R$

6 Orçamentação: Entradas Declaração do escopo do projeto: Avaliar as restrições financeiras EAP e Dicionário da EAP Estimativas de custos da atividade e os detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade Cronograma do projeto Calendários de recursos Contrato Plano de gerenciamento de custos 11 Agregação de custos Orçamentação: Ferramentas e Técnicas Análise das reservas: contingência, para cobrir os riscos estimados; gerenciamento, para cobrir os riscos desconhecidos Estimativa paramétrica: muitos estimadores usam esta técnica para avaliar a coerência da estimativa, por exemplo, 10% dos custos com design, 35% com documentação, 40% com desenvolvimento, etc. Reconciliação dos limites de financiamento: verificar se o fluxo de caixa cobre os custos das atividades planejadas e quando há a necessidade de financiamento 12 6

7 Linha de base dos custos Orçamentação: Saídas Fases do orçamento que serão medidos e controlados o desempenho de custos Necessidade de financiamento do projeto Indica as fases quando serão necessárias financiamentos para o projeto Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Mudanças solicitadas 13 Controle de Custos O controle de custos do projeto inclui: Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos custos Garantir que houve um acordo em relação às mudanças solicitadas Monitorar as mudanças reais quando e conforme ocorrem Garantir que os possíveis estouros nos custos não ultrapassam o financiamento autorizado periodicamente e no total para o projeto Monitorar o desempenho de custos para detectar e compreender as variações em relação à linha de base dos custos 14 7

8 Controle de Custos: Entradas Linha de base dos custos Necessidade de financiamento do projeto Relatórios de desempenho: fornecem informações sobre desempenho de custos e de recursos como resultado do progresso do trabalho real. Informações sobre o desempenho do trabalho: Entregas terminadas e ainda não terminadas, Custos autorizados e incorridos, Estimativas para terminar as atividades do cronograma, Percentual fisicamente terminado das atividades do cronograma. Solicitações de mudança aprovadas Plano de gerenciamento do projeto 15 Controle de Custos: Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudanças nos custos: formulários, a documentação, os sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças Análise de medição de desempenho TÉCNICA DO VALOR AGREGADO (TVA) Previsão: estimativas ou prognósticos de condições futuras do projeto com base nas informações e no conhecimento disponíveis no momento da previsão Análises de desempenho do projeto: reuniões realizadas para avaliar a atividade do cronograma, o pacote de trabalho ou a situação e o progresso da conta de custos Software de gerenciamento de projetos Gerenciamento das variações 16 8

9 Controle de Custos: Saídas Estimativas de custos (atualizações) Linha de base dos custos (atualizações) Medições de desempenho Previsão de término Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendadas Ativos de processos organizacionais (atualizações nas lições aprendidas) Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) 17 Técnica do Valor Agregado (TVA) Análise de Previsão 18 9

10 Técnica do Valor Agregado Método para relato do status do projeto em termos de custo e tempo. Permite uma visão sintética do progresso do projeto. A técnica do valor agregado (TVA) compara o valor cumulativo do custo orçado do trabalho realizado (agregado) no valor de orçamento alocado original com o custo orçado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real). 19 Técnica do Valor Agregado Valor planejado (VP) O orçamento autorizado atribuído ao trabalho agendado que será realizado para a atividade do cronograma ou componente da estrutura analítica do projeto. Também chamado de custo orçado do trabalho agendado (COTA). Valor agregado (VA) O valor do trabalho terminado expresso em termos do orçamento aprovado atribuído a esse trabalho para uma atividade do cronograma ou componente da estrutura analítica do projeto. Também chamado de custo orçado do trabalho realizado (COTR). Custo real (CR) Os custos totais realmente incorridos e registrados na realização do trabalho executado durante um determinado período de tempo para uma atividade do cronograma ou um componente da estrutura analítica do projeto. Também chamado de custo real do trabalho realizado (CRTR)

11 Técnica do Valor Agregado Orçamento no término (ONT) Soma de todos os valores de orçamento estabelecidos para o trabalho a ser realizado em um projeto. O valor planejado total do projeto. 21 Técnica do Valor Agregado Os valores de VP, VA e CR são usados em conjunto para fornecer medidas de desempenho. As medidas mais usadas são: Variação de Custos (VC): VC = VA CR Variação de Prazos (VP): VP = VA VP 22 11

12 Técnica do Valor Agregado VP, VA e CR ainda podem ser utilizados para calcular os indicadores de eficiência, que refletem o desempenho de custos e de prazos do projeto. Índice de desempenho de custos (IDC): IDC = VA/CR IDC < 1.0 ==> estouro nos custos estimados IDC > 1.0 ==> custos estimados não atingidos Índice de desempenho de prazos (IDP): IDP = VA/VP O IDP é usado, em adição ao andamento do cronograma, para prever a data de término e às vezes é usado junto com o IDC para prever as estimativas de término do projeto. 23 Técnica do Valor Agregado Exemplo: O índice de desempenho de custos (IDC) e o índice de desempenho de prazos (IDP) podem ser calculados mensalmente para mostrar as tendências do projeto. Com base no gráfico abaixo, o que nos preocuparia mais neste momento, custo ou prazo? 24 12

13 Técnica do Valor Agregado RESPOSTA: Prazo Atualmente, o IDP está um pouco abaixo de 1, enquanto o IDC está acima de Técnica do Valor Agregado Algumas fórmulas são utilizadas para fazer previsões acerca do projeto. As técnicas de previsão ajudam a avaliar os custos ou a quantidade de trabalho para terminar as atividades do cronograma, o que é denominado ENT. As técnicas de previsão também ajudam a determinar a EPT, que é a estimativa para terminar o trabalho restante de uma atividade do cronograma, um pacote de trabalho ou uma conta de controle. Um outro valor comum é a variação na conclusão (VNT), que indica o quanto acima ou abaixo do orçamento estaremos ao final do projeto

14 Resumo dos Termos Acrônimo Termo Interpretação VP Valor Planejado Qual é o valor estimado do trabalho planejado? VA Valor Agregado Qual é o valor estimado do trabalho efetivamente realizado? CR Custo Real Qual é o custo real incorrido para o trabalho realizado? ONT Orçamento No Término Quanto orçamos para o esforço total do projeto? ENT Estimativa No Término Neste momento, qual é a nossa previsão para o custo total do projeto? EPT Estimativa Para Terminar A partir deste momento, quanto mais esperamos gastar para concluir o projeto? VNC Variação Na Conclusão O quanto acima ou abaixo do orçamento esperamos estar ao final do projeto? 27 Termos Antigos Acrônimo Correlação Termo Antigo VP COTA Custo Orçado do Trabalho Agendado VA COTR Custo Orçado do Trabalho Realizado CR CRTR Custo Real do Trabalho Realizado 28 14

15 Fórmulas (VC) Variação dos Custos (VP) Variação de Prazos VA CR VA VP Se NEGATIVA, está acima do orçamento Se POSITIVA, está abaixo do orçamento Se NEGATIVA, projeto atrasado em relação ao cronograma Se POSITIVA, projeto adiantado em relação ao cronograma (IDC) Índice de Desempenho de Custos (IDP) Índice de Desempenho de Prazos (ENT) Estimativa No Término Existem várias fórmulas de calcular a ENT, dependendo das premissas adotadas. A primeira fórmula ao lado é solicitada com mais freqüência. (EPT) Estimativa Para Terminar (VNC) Variação Na Conclusão VA / CR VA / VP i) ONT / IDC ii) CR + EPT iii) CR + (ONT VA) iv) CR + (ONT VA) / IDC ENT CR ONT ENT Estou obtendo o equivalente a R$ de valor em trabalho a cada R$ 1 gasto. Estamos progredindo a % da taxa planejada originalmente. Qual é a previsão para o custo total do projeto? R$ i) Usada se não ocorrerem variações em relação ao ONT ou se você manterá a mesma taxa de gastos. ii) O custo real + uma nova estimativa para o trabalho restante. Usada quando a estimativa original tinha erros. iii) O custo real até a data + o orçamento restante. É usada quando se considera que as variações atuais são atípicas e não ocorrerão no futuro, ou seja, CR + valor restante do trabalho iv) Custo real até a data + o orçamento restante modificado com base no desempenho. É usada quando se considera que as variações atuais serão típicas no futuro. O quanto o projeto custará ainda? O quanto acima ou abaixo do orçamento estaremos ao final do projeto? 29 Técnica do Valor Agregado Cenário Hipotético de um projeto. Avalie cada uma das 6 situações a seguir

16 Técnica do Valor Agregado Cenário Hipotético de um projeto. Avalie cada uma das 6 situações a seguir. 31 Previsão Avalie cada uma das 6 situações a seguir, sabendo que o projeto prevê 20 meses de trabalho e está orçado em R$100 mil

17 Previsão Avalie cada uma das 6 situações a seguir, sabendo que o projeto prevê 20 meses de trabalho e está orçado em R$100 mil. 33 Atividade Prática Resolver os exercícios 1 a

18 Exercício 1 TRE/RJ 2001 Durante a primeira avaliação semestral de um projeto cuja duração prevista era de um ano, com um custo total estimado de R$50.000,00, verificou-se que: i- Custo orçado do trabalho escalonado (BCWS) = ii- Custo orçado do trabalho executado (BCWP) = iii- Custo real do trabalho executado (ACWP) = De base destes dados pode-se concluir que o projeto está: a) atrasado e abaixo do custo; b) atrasado e acima do custo; c) em dia e com o custo certo; d) adiantado e abaixo do custo; e) adiantado e acima do custo. 35 Exercício 1 TRE/RJ 2001 Durante a primeira avaliação semestral de um projeto cuja duração prevista era de um ano, com um custo total estimado de R$50.000,00, verificou-se que: i- Custo orçado do trabalho escalonado (BCWS) = ii- Custo orçado do trabalho executado (BCWP) = iii- Custo real do trabalho executado (ACWP) = De base destes dados pode-se concluir que o projeto está: a) atrasado e abaixo do custo; b) atrasado e acima do custo; c) em dia e com o custo certo; d) adiantado e abaixo do custo; e) adiantado e acima do custo. RESPOSTA: A 36 18

19 Exercício 2 Qual dos itens a seguir representa o valor estimado do trabalho efetivamente realizado? a) Valor Agregado (VA) b) Valor Planejado (VP) c) Custo Real (CR) d) Variação de custos (VC) e) Orçamento no Término (ONT) 37 Exercício 2 Qual dos itens a seguir representa o valor estimado do trabalho efetivamente realizado? a) Valor Agregado (VA) b) Valor Planejado (VP) c) Custo Real (CR) d) Variação de custos (VC) e) Orçamento no Término (ONT) RESPOSTA: A 38 19

20 Exercício 3 Que avaliação de desempenho nos indica quanto mais do orçamento será necessário para finalizar o projeto? a) EPT (Estimativa para Terminar) b) VA (Valor Agregado) c) CR (Custo Real) d) ENT (Estimativa no Término) 39 Exercício 3 Que avaliação de desempenho nos indica quanto mais do orçamento será necessário para finalizar o projeto? a) EPT (Estimativa para Terminar) b) VA (Valor Agregado) c) CR (Custo Real) d) ENT (Estimativa no Término) RESPOSTA: A A estimativa para terminar calcula quanto mais do orçamento será necessário para finalizar o projeto se tudo continuar no nível atual de desempenho

21 Exercício 4 Que avaliação de desempenho nos indica o custo total previsto do projeto em seu término? a) EPT (Estimativa para Terminar) b) IDC (Índice de Desempenho de Custos) c) IDP (Índice de Desempenho de Prazos) d) ENT (Estimativa no Término) 41 Exercício 4 Que avaliação de desempenho nos indica o custo total previsto do projeto em seu término? a) EPT (Estimativa para Terminar) b) IDC (Índice de Desempenho de Custos) c) IDP (Índice de Desempenho de Prazos) d) ENT (Estimativa no Término) RESPOSTA: D A estimativa no término prevê o custo total do projeto ao ser concluído, com base no desempenho do projeto até uma data específica

22 Exercício 5 Petrobras 2006 Um gerente espera que o desempenho do seu projeto continue apresentando no futuro o mesmo tipo de variações ocorridas até então. Se o orçamento no término (ONT) = 390, o valor agregado (VA) = 375 e o custo real (CR) = 325, qual é o valor da estimativa no término (ENT)? a) 337,34 b) 338,00 c) 340,00 d) 342,31 e) 381,33 43 Exercício 5 Petrobras 2006 Um gerente espera que o desempenho do seu projeto continue apresentando no futuro o mesmo tipo de variações ocorridas até então. Se o orçamento no término (ONT) = 390, o valor agregado (VA) = 375 e o custo real (CR) = 325, qual é o valor da estimativa no término (ENT)? a) 337,34 b) 338,00 c) 340,00 d) 342,31 e) 381,33 RESPOSTA: B 44 22

23 Exercício 6 Sabe-se que Valor Planejado=470, Custo Real=430, Valor Agregado=480, Estimativa no Término=500 e Orçamento no Término=525. Qual é o valor da Variação no Término? a) 70 b) 20 c) 25 d) Exercício 6 Sabe-se que Valor Planejado=470, Custo Real=430, Valor Agregado=480, Estimativa no Término=500 e Orçamento no Término=525. Qual é o valor da Variação no Término? a) 70 b) 20 c) 25 d) 30 RESPOSTA: C A VNT é calculada da seguinte forma: ONT ENT. Portanto, =

24 Exercício 7 Você vai assumir um projeto de outro gerente de projetos e obtém as seguintes informações sobre o projeto. A atividade Z tem uma data de início mais cedo (IMC) de dia 15 e uma data de início mais tarde (IMT) de dia 20. A atividade Z é uma atividade difícil. O índice de desempenho dos custos (IDC) é 1,1. O índice de desempenho de prazos (IDP) é 0,8. Há 11 partes interessadas no projeto. Com base nestas informações, qual seria a sua MAIOR preocupação? a) Cronograma b) Folga c) Custo d) O número de recursos disponíveis 47 Exercício 7 Você vai assumir um projeto de outro gerente de projetos e obtém as seguintes informações sobre o projeto. A atividade Z tem uma data de início mais cedo (IMC) de dia 15 e uma data de início mais tarde (IMT) de dia 20. A atividade Z é uma atividade difícil. O índice de desempenho dos custos (IDC) é 1,1. O índice de desempenho de prazos (IDP) é 0,8. Há 11 partes interessadas no projeto. Com base nestas informações, qual seria a sua MAIOR preocupação? a) Cronograma b) Folga c) Custo d) O número de recursos disponíveis RESPOSTA: A Esta é uma questão que associa tópicos de várias áreas de conhecimento. Você caiu na armadilha de calcular a folga de Z? A quantidade de folga em uma atividade e o número de partes interessadas não dizem nada neste caso. Portanto, as opções B e D não podem ser as melhores respostas. O IDC é maior do que 1 e o IDP é inferior a 1. Desta forma, o item que o preocuparia mais seria o Cronograma

25 Exercício 8 BNDES 2005 Suponha que você está no mês 9 de um projeto com duração planejada de 12 meses e que tem um orçamento de R$ 200 mil. Uma análise do andamento do projeto, usando a técnica do valor agregado (EVA), mostrou os seguintes dados: Valor orçado para o trabalho previsto (BCWS) =R$150 mil Valor real do trabalho executado (ACWP) =R$160 mil Valor orçado para o trabalho executado (BCWP)=R$ 140 mil A alternativa que mostra os valores mais próximos ao custo e ao prazo estimado para o término do projeto é: a) R$200 mil e 12 meses; b) R$228 mil e 12,8 meses; c) R$175 mil e 11,2 meses; d) R$228 mil e 11,2 meses; e) R$175 mil e 12,8 meses. 49 Exercício 8 BNDES 2005 Suponha que você está no mês 9 de um projeto com duração planejada de 12 meses e que tem um orçamento de R$ 200 mil. Uma análise do andamento do projeto, usando a técnica do valor agregado (EVA), mostrou os seguintes dados: Valor orçado para o trabalho previsto (BCWS) =R$150 mil Valor real do trabalho executado (ACWP) =R$160 mil Valor orçado para o trabalho executado (BCWP)=R$ 140 mil A alternativa que mostra os valores mais próximos ao custo e ao prazo estimado para o término do projeto é: a) R$200 mil e 12 meses; b) R$228 mil e 12,8 meses; c) R$175 mil e 11,2 meses; d) R$228 mil e 11,2 meses; e) R$175 mil e 12,8 meses. RESPOSTA: B 50 25