Gerenciamento de Projeto: Criando a Declaração de Escopo II. Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI

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1 Gerenciamento de Projeto: Criando a Declaração de Escopo II Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI

2 Sumário Definindo escopo. Criando EAP.

3 Definindo o Escopo Escopo é coletivamente o produto, serviço ou resultado do projeto. O processo definir o escopo consiste na preparação de uma declaração do escopo detalhada. É essencial para o sucesso do projeto.

4 Definindo o Escopo Baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições documentadas na iniciação do projeto ou fase. Durante o planejamento, o escopo do projeto é refinado porque se conhecem mais informações sobre o projeto.

5 Definindo o Escopo As entradas deste processo são: Termo de abertura do Projeto; Documentação dos requisitos; Ativos de processos organizacionais. As ferramentas e técnicas do processo são: Opinião especializada; Análise de produto; Identificação de Alternativas; Oficinas. A saídas do processo são: Declaração do escopo do projeto; Atualização de documentos do projeto.

6 Termo de abertura do projeto Os elementos importantes do termo de abertura que devem ser revisitados são os objetivos do projeto. Os objetivos são critérios quantificáveis utilizados para mensurar o sucesso do projeto. Deve-se incluir no mínimo prazos, custos e medidas de qualidade.

7 Análise de Produto Trata-se de um método para conversão da descrição do produto e dos objetivos do projeto em entregas e requisitos. Segundo o PMBOK, a análise de produto pode incluir análise de valor, análise funcional, análise de requisitos, técnicas de engenharia de sistemas, análise de sistemas e técnicas de engenharia de valor.

8 Identificação de Alternativas É uma técnica usada para descobrir diferentes possibilidades de execução do projeto. Por exemplo, pode-se fazer um brainstorming para indicar formas de se contornar restrições de orçamento. Uma outra forma de se fazer identificação de alternativas é por meio de pensamento lateral.

9 Pensamento Lateral É o processo de separação do problema - no nosso caso, dos componentes do escopo do projeto e a sua apreciação a partir de ângulos diferentes. Desta forma incentiva-se a observar o escopo de formas menos óbvias. Mais informações sobre pensamento lateral em

10 Exemplo 1 Pergunta: Como um cachorro poderia cair de um edifício de 18 andares e sobreviver? Resposta: A pergunta não afirma que o cachorro caiu do 18º andar. Desta forma, o cachorro pode ter caído da janela do térreo!

11 Declaração do Escopo do Projeto O objetivo da declaração é documentar os objetivos do projeto, as entregas e o trabalho necessário para produzir as entregas. Tal declaração consiste em um acordo entre o projeto e o cliente, especificando com precisão quais serão os frutos das atividades do projeto.

12 Declaração do Escopo do Projeto Segundo o guia PMBOK, a declaração de escopo deve conter: Descrição do escopo do projeto; Critérios de aceitação do produto; Entregas do projeto; Exclusões do projeto; Restrições do projeto; Premissas do projeto.

13 Descrição do escopo Descreve as características do produto ou serviço do projeto e deve ser documentada. Se o escopo do produto estiver no termo de abertura, pode-se referenciar o termo ou copiar os dados contidos no termo para a declaração do escopo.

14 Critérios de aceitação do produto Incluem o processo e o critério a ser utilizado para verificar se são aceitáveis e satisfatórios entregas e produto final do projeto. Esses critérios podem incluir qualquer quantidade de elementos, tais como critérios de qualidade e avaliação e adequação para o uso. Esse componente também deve descrever o processo que as partes interessadas utilizarão para indicar sua aceitação em relação às entregas.

15 Entregas do projeto As entregas são resultados mensuráveis ou itens específicos que devem ser produzidos para que o projeto ou fase do projeto seja considerado finalizado. Entregas devem ser específicas e verificáveis. A entrega de um projeto costuma ser a realização de um produto, serviço ou resultado único e verificável.

16 Exclusões do projeto Constituem-se em qualquer coisa que não está incluída como uma entrega ou trabalho do projeto. Deve-se anotar as exclusões do projeto na declaração do escopo para poder se continuar a gerenciar as expectativas dos stakeholders ao longo do projeto.

17 Restrições do projeto As restrições compreendem tudo que limitar ou determinar os atos da equipe de projeto. Elas delimitam o raio de ação do gerente de projeto, o que às vezes exige criatividade do gerente.

18 Restrições do projeto As seguintes restrições poderão ser encontradas: Restrições de tempo; Restrições orçamentárias; Restrições de escopo; Restrições de qualidade; Restrições de cronograma; Restrições de recurso; Restrições tecnológicas; Restrições administrativas;

19 Premissas do projeto As premissas são informações consideradas verdadeiras e reais. Premissas podem envolver: Prazos de entrega de fornecedores; Disponibilidade de produtos; Disponibilidade dos contratados; Exatidão do plano do projeto; Datas de início e fim do projeto; Desempenho exemplar da equipe do projeto.

20 Atualização dos documentos do projeto Quando se está no meio da definição das entregas, muitas vezes se descobre a necessidade de mudanças nos objetivos, requisitos ou no registro das partes interessadas. Isso pode exigir atualizações no registro das partes interessadas, na documentação dos requisitos, na matriz de rastreabilidade dos requisitos e na declaração de escopo do projeto.

21 Fluxo do processo

22 Criando a Estrutura Analítica do Projeto A EAP (WBS) é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto. A EAP organiza e define o escopo total do projeto. A EAP subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis.

23 Criando a Estrutura Analítica do Projeto É possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho contido nos componentes de nível mais baixo da EAP, chamados de pacotes de trabalho. Os componentes da EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar as entregas do projeto.

24 Criando a Estrutura Analítica do Projeto As entradas deste processo são: Declaração de escopo do projeto; Documentação de requisitos; Ativos de processos organizacionais. A ferramenta e técnica utilizada é a decomposição. As saídas deste processo são: EAP; Dicionário da EAP; Linhas de base do escopo; Atualizações de documentação do projeto.

25 Decomposição O processo criar EAP depende intrinsicamente de uma ferramenta e técnica chamada de decomposição. Esta técnica envolve envolve a subdivisão das entregas em componentes menores e de mais fácil administração. Cada Nível da EAP é uma definição mais detalhada do nível acima.

26 Decomposição Segundo o PMBOK, a decomposição é um processo de 5 passos: Identificação das entregas e do trabalho; Organização da EAP; Decomposição dos componentes da EAP em componentes de nível mais baixo; Atribuição de códigos de identificação; Verificação da EAP.

27 Construção da EAP Não existe um jeito único de construir a EAP, sendo que a estrutura em árvore é usada com frequência. Segundo o guia PMBOK, pode-se organizar a EAP de vários modos: Principais entregas e subprojetos; Subprojeto que poderia ser executado fora da equipe do projeto; Fases do projeto.

28 Níveis da EAP Embora o gerente tenha liberdade para especificar o número de níveis da EAP, o PMBOK defini que o nível 1 de toda EAP deve ser o próprio projeto. O primeiro nível de decomposição pode ser composto pelas entregas, fases ou subprojetos. Os níveis que se seguem mostram um número cada vez maior de detalhes e poderiam incluir mais entregas e requisitos. O nível mais baixo da EAP é chamado de nível de pacotes de trabalho.

29 Exemplo 2 Desenvolver um jogo chamado Billy Bob s Bassoon. O jogo deverá ensinar às crianças música, ritmo e iniciação à leitura musical.

30 Exemplo 2

31 Exemplo 2

32 Identificadores EAP Exclusivos Seguindo o guia PMBOK, cada elemento de cada nível da EAP deve receber um identificador único. Em geral, trata-se de um número, usado para agregar e monitorar os custos e recursos de cada componente da EAP. Esses números costumam estar associados ao plano de contas do sistema financeiro da organização, usados para monitorar os custos por categoria. O conjunto desses identificadores numéricos é denominado código de contas.

33 Exemplo 2

34 Dicionário da EAP É no dicionário que estão registradas as descrições dos componentes de trabalho. Segundo o PMBOK, esse dicionário deve conter os elementos a seguir para cada um dos elementos da EAP: Identificação do código de contas Descrição do trabalho do componente; Organização responsável pela conclusão do componente;

35 Dicionário da EAP Segundo o PMBOK, esse dicionário deve conter os elementos a seguir para cada um dos elementos da EAP: Lista do cronograma dos marcos; Cronogramas das atividades associadas ao cronograma dos marcos; Recursos necessários; Estimativas de custo;

36 Dicionário da EAP Segundo o PMBOK, esse dicionário deve conter os elementos a seguir para cada um dos elementos da EAP: Requisitos de qualidade; Critérios de aceitação; Referências técnicas; Informação de contrato.

37 Linha de base do escopo A linha de base do escopo é o composta pela declaração de escopo, EAP e o dicionário da EAP aprovados para o projeto. Esses documentos descrevem em detalhes o trabalho do projeto. A partir deles, se procede a criação do cronograma, alocação de recursos e o monitoramento e controle do trabalho do projeto.

38 Fluxo do Processo

39 Exemplo 3 Projeto de Reforma de um Edifício

40 Exemplo 3 - EAP Reforma de um Edifício 2.0 Segurança das Instalações 2.1 Sistema de sprinklers 2.2 Elevadores 2.3 Planos de Evacuação de Emergência 3.0 Redução de Amianto 3.1 Inspeção e Identificação 3.2 Planos de Remoção 4.0 Escritórios 4.1 Plantas doas andares do edifício 4.2 Planos de alocação do espaço dos escritórios 4.3 Plantas das salas de descanso 4.4 Plantas de sala de ginástica dos funcionários

41 Exemplo 3 Dicionário da EAP 3.1 Inspeção e Identificação Descrição do trabalho: Inspecionar o edifício em busca de amianto e identificar todas as áreas na qual ele foi encontrado. Atualizar os planos de remoção (EAP 2.2) com cada localização identificada. Organização responsável: Fulano, do Departamento de Instalações, irá contratar e supervisionar o responsável pela execução do serviço

42 Exemplo 3 Dicionário da EAP 3.1 Inspeção e Identificação Cronograma de marcos: A inspeção e identificação devem começar após a identificação e contratação do empreiteiro (no máximo 1º julho). O trabalho deve ser concluído no máximo até 15 de dezembro. Informação de contrato: Dois empreiteiros foram identificados como qualificados e experientes neste tipo de trabalho. O processo de contratação será encerrado até 12 de julho.

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