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1 Gestão de Projetos Profa. Tatiana Maia Iniciamos as Etapas de Planejamento... Trabalhamos na aula passada: 1. Declaração de Escopo 2. Definição de atividades 1

2 Para que serve a Declaração de Escopo? Para definir para todos o que vai e o que não vai ser feito no projeto...! Para que serve a Definição de Atividades? Para sabermos todas as atividades e tarefas a serem feitas Para podermos fazer o cronograma e o orçamento 2

3 Quais são os próximos itens na preparação do projeto? Etapas de Planejamento 1. Declaração de Escopo 2. Definição de atividades e seqüenciamento 3. Estimativa de Tempo, Recursos e Custos 4. Elaboração do Cronograma Físico e Financeiro 5. Planos de: Aquisições, Comunicações, Responsabilidades, Riscos, Qualidade 6. Plano de Gerenciamento do Projeto 3

4 Estimativa de Tempo, Recursos e Custos Faz-se a partir da análise de cada atividade relacionada no WBS ou Estrutura Analítica do Projeto Estimativa de Tempo, Recursos e Custos Envolve determinar o tempo que cada atividade consome para ser executada no projeto 4

5 Estimativa de Tempo Atividade ou tarefa Duração Estimada (horas) Atividade precedente 1. Levantamento preliminar do terreno 8 horas 0 2. Ante-Projeto 100 horas 1 Etc.. Etc.. Estimativa de Tempo Sequenciamento de atividades Envolve o estabelecimento das dependências e da ordem em que as atividades devem ser realizadas 5

6 Sequenciamento de atividades Método tradicional Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3 Método de superposição de etapas Tarefa 1 Quando as tarefas permitem superposição... Tarefa 2 Tarefa 3 Economia de tempo Desenvolvimento do Cronograma Físico Tempo T1 T2 T3 A T I V I D A D E S Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3 6

7 Planejamento de Recursos Envolve o levantamento de todos os recursos que serão necessários para a execução do projeto Compõe-se de verificação de recursos físicos e financeiros, elaboração de orçamentos, memória de cálculo, cotação e análise de propostas. Estimativa de Recursos e Custos Atividade ou tarefa Horas de Recursos Humanos Valor Hora R$ (a) Total RH R$ Materiais necessários (b) Total Custo de materiais R$ (a+ b) Custo total da atividade R$ 1. Levantamento preliminar do terreno 8 horas 100,00 800,00 20 fotos 10 impressões, etc Ante-Projeto 100 horas 120, ,00 Etc.. Etc.. 7

8 Usando o WBS para estimar Custos Neste caso utilizamos o WBSpara estimativa de custos das fases do projeto e até de todo o projeto. O custo da fase (grupo de tarefas) é a soma dos custos das atividades a ela pertencente. O custo total do projeto é a soma dos custos das fases. 40,00 16,00 24,00 6,00 10,00 7,00 17,00 2,0 4,0 3,0 7,0 4,0 3,0 9,0 8,0 Desenvolvimento do Cronograma Financeiro Tempo T1 T2 T3 R$ X R$ Y R$ Z Desembolsos 8

9 Estimativa de Tempo, Recursos e Custos Atenção: O nível de detalhamento é aquele que o gestor do projeto e o cliente acharem adequado ao grau de complexidade da obra que estão fazendo! As planilhas podem ser adaptadas Planos de: Aquisições Comunicações Responsabilidades Riscos Qualidade 9

10 Elaboração da Matriz de Responsabilidades Quem faz o que no projeto? ATIVIDADE Controlar Cronograma Avaliar Satisfação dos Clientes, Levantar Ocorrências Gerente de Projeto X Gerente de Atendimento ao Cliente X Administrador de Convênios Suporte de Sistemas Reavaliar os Contratos Instalar Sistema de Aprovação On-Line X X Elaboração do Plano de Comunicação O Plano de comunicação é a estratégia para dar as informações certas para as pessoas certas no tempo certo. Participante Gerente de Projeto Gerente de Atendimento ao Cliente Administrador de Convênios Suporte de Sistemas De que informações precisam? Gastos, Horas de Equipe, Atividades Realizadas Satisfação dos Clientes, Ocorrências Meio Freqüência Resposta Relatório Financeiro, Relatório apontamentos RH Relatório atendimento, Relatório de Qualidade Semanal Diária 3 dias 1 dia Custos, Coberturas Contratos Quinzenal 3 dias Sistema de Aprovações do Convênio Procedimentos operacionais do convênio Diária T=0 : On-line 10

11 Plano de Aquisições e Contratações O que precisa ser adquirido ou contratado e quando? A que preço? Plano de Aquisições/Contratações Nº Projeto: Num. Item Custo Data de aquisição/contratação Total Planejamento para riscos Quais os riscos identificados previamente? Quais as estratégias para evitá-los ou minimizá-los? Se eles ocorrerem o que faremos? Existem seguros previstos? Descrever e relacionar cada risco e estratégia adotada.. 11

12 Planejamento da Qualidade Quais os padrões de qualidade a serem adotados? Existem padrões para materiais? Tolerâncias em medidas para peças ou obras? Como a qualidade vai ser conferida? Descrever e relacionar estes padrões e procedimentos de controle Plano de Gerenciamento do projeto Um documento formal e aprovado que define como o projeto será Executado, Monitorado / Controlado e Encerrado. Ele pode ser resumido ou detalhado e pode ser formado pelos documentos anteriores mais complementos. 12

13 Plano de Gerenciamento do projeto Ok, concluímos o planejamento e agora? Passamos à fase de execução e controle 13

14 Execução e Controle do Projeto Reunião de Kick-Off (pontapé inicial) 14

15 Execução atividades que o gerente tem que fazer nesta etapa... Gerenciar a equipe do projeto Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto. Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execução. Assegurar os recursos necessários dinheiro, pessoal e equipamentos para executar o projeto aprovado. Documentos de Execução e Controle do Projeto Controle das Mudanças de Escopo Controle do Cronograma Físico Controle dos Custos e Indicadores Controle das Respostas ao Risco 15

16 Controle das Mudanças de Escopo (devem ser analisadas e assinadas) Solicitação de Mudança de Escopo Nº Projeto: Solicitante: Nº Alterações Solicitadas: Justificativa: Análise de Impacto/ Riscos/ Recursos Necessários: Alteração no cronograma: Aprovação: Analista: Coordenador: Solicitante: Data: Porque é importante controlar as mudanças de escopo? Para posteriormente o cliente não reclamar que a obra saiu diferente,.. Por isto ele tem que aprovar cada mudança... Para registrarmos e podermos cobrar por estas mudanças caso se aplique... 16

17 Controle de Cronograma Controle de Indicadores Quantas horas foram orçadas? Quantas foram gastas? Excedemos o orçamento? Etc... Nº Projeto: Matriz de Indicadores Operacionais Nº Indicadores de Acompanhamento do Projeto Estimado (a) Realiza do (b) Dif. Atingimento (a/b) Horas técnicas de programação % Gastos com comunicações % Horas extras % Data elaboração: Página: 01/01 17

18 Reavaliação dos riscos Revisão dos riscos O evento ainda é possível? A probabilidade ainda é a mesma? O impacto ainda é o mesmo? A tolerância da empresa ao risco ainda é a mesma? As vezes os riscos diminuem a medida que o projeto avança, e podemos desmobilizar recursos alocados para isto Ferramentas úteis Softwares de gerenciamento de projetos 18

19 Ok, concluímos o projeto e agora? Encerramento do Projeto 19

20 Não basta entregar o produto e sair correndo... Empresas sérias param para avaliar os resultados Encerramento 1 Os Objetivos Foram Atingidos? Restaram Pendências? 2 O cliente ficou satisfeito? 3 O que aprendemos com o projeto? 20

21 Termo de encerramento Termo de Encerramento de Projeto Nº Projeto: Coordenador: Produtos concluídos: Data de conclusão: Horas Orçadas: Horas Realizadas: Atingimento: Custo Orçado: Custo Realizado: Atingimento: % de Cumprimento do Cronograma: Outros Recursos: Descrição de Recursos Excedidos: Número de mudanças de escopo/alterações solicitadas: Recursos Extras demandados: Observações: Aprovação: Mais um projeto concluído!! 21

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