Desmembrando o PMBoK através de mapas mentais (Mindmaps)

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1 PMI O Que é o PMBoK Guide 3º Edition? O PMBoK Guide 3º Edition (2004) é uma denominação que representa todo o somatório de conhecimento dentro da área de gerenciamento de projetos, além de fornecer uma terminologia comum, dentro da profissão e práticas, para a linguagem oral e escrita sobre gerenciamento de projetos. No PMBoK Guide 3º Edition (2004), a partir de agora, apenas PMBoK, são abordados quarenta e quarto processos divididos nas nove áreas de conhecimentos, formando um fluxo contínuo de processos. Desmembrando o PMBoK através de mapas mentais (Mindmaps) Mindmaps (mapas mentais) são considerados um padrão mundial para criação, gerenciamento e comunicação de idéias. Os mapas mentais apóiam a organização de idéias, de conhecimento através de uma visualização intuitiva e amigável, além de apresentarem grande versatilidade visual. Mindmaps se iniciam com uma idéia central, onde todos os ramos do mapa significam uma decomposição da idéia principal em idéias relacionadas, baseadas em um modelo visual de pensamento. Gerenciamento da Integração Gerenciamento do escopo Gerenciamento do tempo Gerenciamento custo PMBoK Gerenciamento qualidade Gerenciamento das aquisições Gerenciamento dos riscos Gerenciamento das comunicações Gerenciamento de Rec. Humanos Neste Mindmap são tratados os 9 processos gerenciais do PMI. Áreas do Gerenciamento de Projetos Os projetos podem ser separados por processos, chamados de processos componentes, que são: Prof. Erwin A. Uhlmann 9

2 Gerenciamento da Integração Área que engloba os processos requeridos para assegurar que todos os elementos do projeto sejam adequadamente coordenados e integrados, garantindo que o seu todo seja sempre beneficiado. O PMBoK subdivide o gerenciamento da integração em sete processos: 1. Desenvolver o termo de abertura do projeto; 2. Desenvolver a declaração do escopo do projeto; 3. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto; 4. Orientar e gerenciar a execução do projeto; 5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto; 6. Controle integrado de mudanças; 7. Encerrar o projeto. Tabela 1 - Termo de abertura de um projeto Termo de Abertura de Projeto Título do Projeto Objetivo Geral e Objetivos Específicos Justificativa (Problemas x Soluções) Premissas Breve descrição Patrocinador Estimativa de Investimentos Estimativa de Prazo Fatores Críticos de Sucesso Principais Riscos Restrições Stakeholders Atribuir um Título ao Projeto de Forma sucinta, que em poucas palavras explicite o projeto, fornecendo um entendimento básico da proposta. Apresentar o objetivo geral esperado pelo projeto e os objetivos específicos (metas parciais), se houver. Apresentar a justificativa que dá sustentação ao projeto, que pode ser de curto ou médio prazos. Sempre que possível, deve-se apresentar benefícios quantificáveis na linha do tempo. Apresentar as premissas do projeto, ou seja, tudo o que era desconhecido e que se assumiu como verdadeiro. São hipóteses, suposições. Apresentar um breve descritivo do que é o projeto. Informar quem apoia financeira e politicamente (poder) a realização do projeto na organização. Apresentar a estimativa de investimentos, porém deve-se destacar que nesta etapa ainda tem baixo nível de precisão. Apresentar a estimativa de prazo, porém, destacando-se que o nível de precisão ainda é baixo nesta etapa. Esclarecer quais são os fatores imprescindíveis para que o projeto tenha sucesso, podendo englobar recursos financeiros, autonomia do Gerente do Projeto, realização de reuniões mensais pelo Comitê Executivo. Mencionar quais são as principais ameaças que pode impactar negativamente o projeto. Apresentar as eventuais restrições de prazos, de recursos humanos, logísticos e materiais. Mencionar quem são os envolvidos no Prof. Erwin A. Uhlmann 10

3 Comitê Executivo Gerente do Projeto projeto, como: clientes, usuários, mídia, governo Informar a composição do Comitê Executivo, que é aquele que tem autoridade para assinar pelo projeto, autorizando alterações futuras de escopo. (Se já definido) Indicar nome do profissional e área de atuação na organização. Gerenciamento de Escopo Área que engloba os processos necessários para assegurar que, no projeto, esteja incluído todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para concluí-lo de maneira bem sucedida. Escopo, desígnio, fim, propósito, alvo. (Priberam, 2009) O PMBoK subdivide o gerenciamento de escopo em cinco processos, a saber: 1. Planejamento do escopo; 2. Definição do escopo; 3. Criar EAP* 4. Verificação de escopo; 5. Controle de escopo. *Dicionário EAP é um conjunto de definições que descrevem o pacote de trabalho do projeto, em que se detalha o que será realizado, recursos, predecessores, sucessores, entre outros. Tabela 2 - Declaração de escopo de projeto Item Conteúdo Patrocinador Quem solicitou ou o pagador. Gerente Identificação, responsabilidades e autoridade Organograma do projeto Organograma Time do projeto Relação de recursos humanos Comitê executivo Responsável pela análise e aprovação de mudanças Descrição do projeto Do que se trata o projeto Objetivo do projeto Por que e para quê será feito este projeto? Justificativa do projeto Em função dos problemas e das soluções propostas (contidos no escopo), atende o objetivo? Produto do projeto Pré-projeto, simples e descritivo Expectativa do cliente Conformidade com o termo de abertura, no prazo e custos estabelecidos Restrições Custo, prazo, pessoas, equipamentos, etc. Prof. Erwin A. Uhlmann 11

4 Premissas As pessoas poderão se adequar, a comunicação será por meio tal, qte de horas/semana dos recursos, etc. Limites do projeto O que será feito e não será feito? Estrutura analítica do projeto Esquema visual do que será feito Principais atividades e estratégias Descritivo da estrutura analítica Entregas O que será feito? SW, HW, documentação Orçamento Quando e quando será pago? Plano de entregas O que será e quando será entregue (documentos) Riscos iniciais Falta de mão de obra, leis, erros de execução, etc. Registro de alterações Data, quem modificou, quem aprovou e o que mudou Tabela 3 - Plano de gerenciamento de escopo Item Descrição dos processos de gerenciamento Prioridade de mudanças Gerenciamento de configurações Frequência de avaliação de escopo Alocação financeira Responsável pelo plano de ger. De escopo Frequencia de atualização Outros assuntos relacionados Registro de alterações Conteúdo Como proceder: Elaborar uma ata de reunião modelo SCRUM; Só poderá ser alterado caso aprovado; Mudanças urgentes deverão entrar como risco; etc. Prioridade 0, 1, 2, 3, etc. Ações para que se saiba o que é cada nível e o que fazer. Quando houver uma alteração como proceder? Semanal, mensal, diário. Para quem(processo) se destina a verba? Quem responde por ele? Semanal, diário, etc. Itens não previstos no plano Data, quem modificou, quem aprovou e o que mudou Gerenciamento de Tempo Área que engloba os processos necessários para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto. É uma das áreas mais visíveis do gerenciamento de projetos. O PMBoK subdivide o gerenciamento de tempo em seis processos: 1. Definição de atividade; 2. Seqüenciamento de atividade; Prof. Erwin A. Uhlmann 12

5 3. Estimativa de recursos da atividade; 4. Estimativa de recursos da atividade; 5. Estimativa de duração da atividade; 6. Desenvolvimento do cronograma; 7. Controle do cronograma. Item Conteúdo Descrição dos processos de 1. Iniciado (0%); gerenciamento de tempo 2. 1º quartil (25%); 3. Meio (50%); 4. 2º quartil(75%); 5. Terminado (100%). Priorização de mudanças Prioridade 0 = Acionar o sponsor; Prioridade 1 = ação imediata, independente de reuniões; Prioridade 2 = Replanejar atividade futuras; Prioridade 3 = Remanejar para solucionar as interações. Sistema de controle de mudança de prazos Figura 1 - Sistema de Controle de mudança de prazos Prof. Erwin A. Uhlmann 13

6 Atualização da programação Áreas afetadas Medida corretiva ou inovação Impacto nos custos, qualidade, prazos e riscos Avaliação dos desvios na programação Relatório de mudanças Impacto no prazo final? Sim Não Nada a fazer Atraso maior que 3 dias? Sim Não Prioridade 3 Primeir o quartil? Não Prioridade 2 Sim Fast tracking? Não Prioridade 1 Hora extra, mutirão, realocações... Alternat ivas? Sim Prioridade 1 Prioridade 0 Figura 1 - Sistema de Controle de mudança de prazos Gerenciamento de Custos Área que engloba os processos requeridos para assegurar que um projeto seja concluído de acordo com seu orçamento previsto. O PMBoK subdivide o gerenciamento de custos em três processos: 1. Estimativa de custos; 2. Orçamentação; 3. Controle de custos. Prof. Erwin A. Uhlmann 14

7 Gerenciamento da Qualidade Área que engloba os processos requeridos para assegurar que os produtos ou serviços do projeto estarão em conformidade com o solicitado pelo cliente, ou contratante. O PMBoK subdivide o gerenciamento da qualidade em três processos: 1. Planejamento da qualidade; 2. Realizar a garantia da qualidade; 3. Realizar o controle da qualidade. Gerenciamento de Recursos Humanos Área que engloba os processos requeridos para fazer uso mais efetivo do pessoal envolvido com o projeto. Figura 2 - Profissionais por fases do projeto Fases Profissionais Iniciação Empreendedores, Inovadores, Criativos. Planejamento Analíticos, Planejadores, Técnicos, Integradores. Execução Comandante, Chefe, Gerentes, Controladores. Encerramento Finalizador, Facilitador, Instrutor. O PmBoK subdivide o gerenciamento de tempo em quatro processos: 1. Planejamento de Recursos Humanos; 2. Contratar ou mobilizar a equipe do projeto; 3. Desenvolver a equipe do projeto; 4. Gerenciar a equipe do projeto. Prof. Erwin A. Uhlmann 15

8 Gerenciamento das Comunicações Área que engloba os processos requeridos para assegurar que as informações do projeto sejam adequadamente obtidas e disseminadas. O PMBoK subdivide o gerenciamento das comunicações em quatro processos: 1. Planejamento das comunicações; 2. Distribuição das informações; 3. Relatório de desempenho; 4. Gerenciar as parte interessadas. Gerenciamento de Riscos Área que visa planejar, identificar, qualificar, quantificar, responder e monitorar os riscos do projeto. O PMBoK subdivide o gerenciamento de riscos em seis processos: 1. Planejamento do gerenciamento de riscos; 2. Identificação de riscos; 3. Análise qualitativa de riscos; 4. Análise quantitativa de riscos; 5. Planejamento de respostas a riscos; 6. Monitoramento e controle de riscos. Gerenciamento das Aquisições Área que engloba os processos requeridos para adquirir bens e serviços de fora da organização promotora. Também conhecido como gerenciamento de suprimentos ou contratos. O PMBoK subdivide o gerenciamento de tempo em seis processos: Sites interessantes 1. Planejar compras e aquisições; 2. Planejar contratações; 3. Solicitar respostas de fornecedores; 4. Selecionar fornecedores; 5. Administração de contrato; 6. Encerramento de contrato. Prof. Erwin A. Uhlmann 16

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