ESTÁGIO DE NIVELAMENTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS MACROPROCESSO DE GESTÃO DO PORTFÓLIO

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2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO DEFINIÇÃO DE PORTFÓLIO CENÁRIO NEGATIVO DOS PORTFÓLIOS NAS ORGANIZAÇÕES GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL COMITÊ DE GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO ÁREAS DE CONHECIMENTO E GRUPOS DE PROCESSOS COMO DESENVOLVER O PLANO ESTRATÉGICO DO PORTFÓLIO PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO GRUPOS DE PROCESSOS DE PORTFÓLIO AUTORIZAÇÃO DE PORTFÓLIO SUPERVISÃO DE PORTFÓLIO

3 INTRODUÇÃO Insanidade é fazer repetidamente a mesma coisa e esperar resultados diferentes Albert Einstein

4 DEFINIÇÃO DE PORTFÓLIO Portfólio Conceito Um conjunto de projetos e/ou programas e/ou outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo destes trabalhos e alcançar os objetivos estratégicos de negócio da organização. Apesar de possuírem um período de vigência, os portfólios não possuem a natureza temporária.

5 DEFINIÇÃO DE PORTFÓLIO Portfólio

6 DEFINIÇÃO DE PORTFÓLIO Portfólio Componentes Programas Um grupo de projetos relacionados gerenciados de forma coordenada para obter benefícios e controle não disponíveis a partir de seus gerenciamento de forma individual. Projetos Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Outros trabalhos organização. Outras atividades e esforços desempenhados para suportar a

7 DEFINIÇÃO DE PORTFÓLIO Portfólio Componentes Não precisam ser interdependentes ou diretamente relacionadas; Refletem os investimentos feitos ou planejados; Os componentes são quantificáveis; Componentes selecionados e alinhados com objetivos e metas estratégicas; Refletem a gestão estratégica da organização na busca de seus objetivos.

8 CENÁRIO NEGATIVO DOS PORTFÓLIOS NAS ORGANIZAÇÕES Muitos projetos ativos Número muito superior ao suportado pela organização Projetos errados Projetos que não agregam valor a organização Projetos não alinhados Não estão ligados aos objetivos estratégicos Projetos importantes sem recursos Recursos prioritários não estão alocados aos projetos prioritários Portfólio não balanceado Algumas unidades de negócio com muitos projetos e outras com poucos ou nenhum

9 CENÁRIO NEGATIVO DOS PORTFÓLIOS NAS ORGANIZAÇÕES Muitas organizações têm projetos em andamento que não foram aprovados por um gerenciamento executivo. Mesmo que todos os projetos em andamento tivessem sido aprovados, eles encontram as artérias da organização obstruídas pelo excesso de iniciativas. Os projetos são forçados a competir por recursos. Os resultados são as longas durações dos projetos.

10 CENÁRIO NEGATIVO DOS PORTFÓLIOS NAS ORGANIZAÇÕES Não há um entendimento claro e formal de como os projetos estão conectados a estratégia da organização. Gerentes de Projetos e Gerentes Funcionais estão permanentemente disputando os recursos. As prioridades estão frequentemente mudando. Cada executivo assume que todas as iniciativas devem ser implementadas simultaneamente e que as suas devem ser a prioridade. Projetos são aprovados independentemente de haver ou não recursos disponíveis.

11 GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO Conceito Envolve analisar o planejamento estratégico das empresas e utilizar as disciplinas de gerenciamento de projetos, programas e portfólio para alcançar os benefícios de negócio estabelecidos nesse planejamento. O que em outras palavras, significa dizer...

12 GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO Objetivos Objetivos e e Estratégias Estratégias Organizacionais Organizacionais Supervisionar Supervisionar Planejar Planejar Identificar Identificar Intenções Intenções ee Propostas Propostas Componentes Componentes Categorizar Categorizar Avaliar Avaliar Selecionar Selecionar Priorizar Priorizar Balancear Balancear Autorizar Autorizar Autorizados Autorizados

13 GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO Objetivos e funções Identificar as iniciativas da organização; Avaliar a contribuição de cada iniciativa para os objetivos estratégicos; Selecionar o melhor conjunto de iniciativas para serem executadas no período, visto que se busca geração máxima de benefícios, considerando limitações de recursos e orçamento; Alinhar os projetos com as metas e objetivos empresariais; Subsidiar a tomada de decisão; Estabelecer alertas automáticos quando o projeto adquiri um status crítico dentro do portfólio.

14 GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO Pilares Tecnologia Tecnologia Pessoas Pessoas Metodologi Metodologi aa Governanç Governanç aa de de Portfólio Portfólio

15 GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO Pilares Tecnologia Fundamental para armazenar, integrar e disseminar resultados e auxiliar na tomada de decisão de maneira mais rápida e efetiva. Pessoas São o diferencial competitivo das organizações e necessitam de investimentos em capacitações técnica (gestão, engenharia, riscos) e comportamental (liderança, negociação, comunicação). Metodologia Aumentam o nível de maturidade e consequentemente do sucesso em gerenciamento de projetos, programas e portfólio por meio da institucionalização e unificação de processos e procedimentos. Geralmente fica a cargo do Escritório de Gerenciamento de Projetos Corporativos - EGPC. Governança de portfólio A estrutura de governança é extremamente necessária para dar poder, priorizar, definir objetivos, fornecer diretrizes e dar suporte às iniciativas de gerenciamento de projetos, programas e portfólio nas organizações.

16 GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO Foco Organizacional Visa assegurar que a seleção de investimentos atinge e completa os objetivos estratégicos definidos; Fazer o trabalho certo; Operacional Possibilita o alcance de contribuições individuais aos objetivos estratégicos; Fazer certo o trabalho.

17 GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO Benefícios Apoio ao processo de governança; Validação da estratégia corporativa; Alinhamento estratégico, garantindo o alinhamento de todos os projetos e programas; Repositório único de projetos e demandas; Tomada de decisão com critérios padronizados; Elaboração de cenários para tomada de decisão; Gestão corporativa de recursos; Comunicação efetiva.

18 ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL Conceito Modo como a organização se orienta e opera internamente e em relação ao mercado e aos seus concorrentes para atingir os seus objetivos. Do sucesso dos projetos e do alcance de seus objetivos individuais depende o sucesso das estratégias e, em decorrência, o sucesso da organização.

19 ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL Contexto Organizacional do Gerenciamento de Portfólio Visão Missão Estratégia Organizacional e Objetivos Planejamento Estratégico do Gerenciamento de Portfólio e Gerenciamento de Programas, Projetos e Operações Gerenciamento de Operações Gerenciamento de Programas e Projetos Autorizados (Atividades Contínuas) (Atividades Projetizadas) Produzir Valor Aumento da Capacidade de Produção de Valor Recursos Organizacionais

20 ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL Contexto Organizacional do Gerenciamento de Portfólio Frequentemente, existe uma hierarquia de plano estratégico, portfólio, programa, projeto e subprojeto para contribuir no sucesso de um plano estratégico. Plano estratégico Portfólio Programa Projeto Subprojeto Não há legitimidade em uma gestão de portfólio sem planejamento estratégico e o planejamento estratégico sem a gestão de portfólio torna-se somente teoria.

21 COMITÊ DE GOVERNANÇA DE PORTFÓLIO Comitê de Governança do Portfólio Responsável pelo gerenciamento do portfólio, garantindo o alinhamento estratégico e monitorando o alcance dos objetivos estratégicos. O CGP pode ser composto por diretores, gerentes funcionais, gerentes de escritório de projetos, gerentes de programas e gerentes de projetos.

22 ÁREAS DE CONHECIMENTO E GRUPOS DE PROCESSOS Grupos de Processo Áreas de Conhecimento Definição 4 Gerenciamento da Estratégia do Portfólio 4.1 Desenvolver o Plano Estratégico do Portfolio Alinhamento Autorização e Controle 4.4 Gerenciar Mudanças na Estratégia 4.2 Desenvolver o Termo de Abertura do Portfolio 4.3 Definir o Roteiro do Portfolio 5 Gerenciamento da Governança do Portfólio 6 Gerenciamento do Desempenho do Portfólio 7 Gerenciamento da Comunicação do Portfolio 8 Gerenciamento dos Riscos do Portfólio 5.1 Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Portfólio 5.3 Otimizar o Portfolio 5.2 Definir o Portfolio 6.1 Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Desempenho do Portfólio 7.1 Desenvolver o Plano de Gerenciamento da Comunicação 5.5 Supervisionar o Portfolio 6.2 Gerenciar Oferta e Demanda 6.3 Gerenciar o Valor do Portfólio 7.2 Gerenciar Informações do Portfolio Portfolio 8.1 Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Risco do Portfólio 5.4 Autorizar o Portfolio 8.2 Gerenciar os Riscos do Portfólio

23 Interações dos Grupos de processos de gerenciamento de portfólio Áreas de conhecimento Estratégias organizacionais e objetivos Estratégia Ativos de processos organizacionais Governança Ativos de processos do portfólio Desempenho Fatores ambientais da empresa Comunicação Inventário de trabalho Risco Alinhamento Definição Desenvolver o Plano Estratégico Desenvolver o Plano Estratégico do Portfolio do Portfolio Autorização e Controle Definir o Portfolio Gerenciar Mudanças na Gerenciar Mudanças na Estratégia Estratégia Definir o Portfolio Gerenciar o Valor do Portfólio Gerenciar o Valor do Portfólio Autorizar o Portfolio Autorizar o Portfolio Desenvolver o Termo de Desenvolver o Termo de Abertura do Portfolio Abertura do Portfolio Desenvolver o Plano de Otimizar o Portfolio Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Desempenho Otimizar o Portfolio Gerenciamento de do Desempenho Portfólio Gerenciar Informações do Gerenciar Informações Portfolio do Portfolio do Portfólio Supervisionar o Portfolio Desenvolver o Plano de Definir o Roteiro do Portfolio Definir o Roteiro do Portfolio Supervisionar o Portfolio Gerenciar Oferta e Demanda Desenvolver o Plano de Gerenciamento da Comunicação Gerenciar Oferta e Demanda Gerenciamento daportfolio Comunicação Portfolio Desenvolver o Plano de Desenvolver o Planode deportfólio Gerenciamento Gerenciamento de Portfólio Desenvolver o Plano de Desenvolver o Planode derisco do Gerenciamento GerenciamentoPortfólio de Risco do Portfólio Programas, Projetos e Operações Gerenciar os Riscos do Portfólio Gerenciar os Riscos do Portfólio

24 COMO DESENVOLVER O PLANO ESTRATÉGICO DO PORTFÓLIO Avaliar as decisões de investimento/estratégia organizacional de alto nível e definir a estratégia nas metas e objetivos estratégicos do portfólio relacionados no Plano estratégico do portfólio. Desenvolver um Plano estratégico de portfólio, alinhando o gerenciamento estratégico do portfólio à estratégia e objetivos da organização. O portfólio está alinhado com a estratégia e objetivos para a corporação, unidade organizacional, funcional ou nível departamental, baseado nos objetivos de gerenciamento do portfólio para priorização, alocação de recursos, benefícios organizacionais, expectativas de desempenho, premissas, restrições, riscos e requisitos?

25 COMO DESENVOLVER O PLANO ESTRATÉGICO DO PORTFÓLIO Organização Objetivos Objetivos e e estratégias estratégias da da organização organização Baseado nos Objetivos de gerenciamento do portfólio: Corporação, unidade organizacional, Decomposição funcional ou nível departamental Alinhamento Gerenciamento Gerenciamento estratégico estratégico do do portfólio portfólio Portfólio Priorização; Alocação de recursos; Benefícios organizacionais; Expectativas de desempenho; Premissas; Restrições; Riscos; Requisitos.

26 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Desenvolver o Termo de Abertura do Portfolio Principais informações do Termo de abertura: Código e nome do portfólio; Período de vigência do portfólio; Departamento (caso seja um portfólio departamental); Comitê de governança do portfólio; Objetivos, descrição e justificativa do portfólio; Ativos afetados; Principais partes interessadas; Principais riscos; Premissas e restrições.

27 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Definir o Roteiro do Portfólio Roteiro do Porftólio Período Componentes Jan Projeto A Finalizados Projeto B Projeto C Programa A Projeto D Projeto E Programa B Área de Negócio 1 Área de Negócio 2 Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

28 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Portfólio Principais informações do Plano de gerenciamento de portfólio: Código e nome do portfólio; Período de vigência do portfólio; Departamento (caso seja um portfólio departamental); Comitê de governança do portfólio; Descrição e justificativa; Objetivos do portfólio; Processos de governança do portfólio; Gestão (planos auxiliares): Do orçamento; Do cronograma; Dos riscos; Da comunicação; Dos envolvidos.

29 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Definir o Portfólio Esse é o processo responsável por identificar, categorizar, avaliar e selecionar a lista de componentes que farão parte do portfólio e servirá de base para o seu processo de otimização.

30 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Definir o Portfólio Avaliar Modelo de priorização de critério único

31 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Definir o Portfólio Avaliar Modelo de pontuação por múltiplos critérios

32 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Desempenho do Portfólio Organização Objetivos Objetivos e e estratégias estratégias da da organização organização Medidas e Metas Decomposição Alinhamento Medidas e Metas Portfólio Gerenciamento Gerenciamento estratégico estratégico do do portfólio portfólio Medidas e Metas Decomposição Componentes Gerenciamento Gerenciamento estratégico estratégico do do componente componente Alinhamento Medidas e Metas

33 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Desenvolver o Plano de Gerenciamento da Comunicação do Portfólio Relatórios Relatórios e e informações informações Gerenciamento Gerenciamento da da Comunicação Comunicação do do portfólio portfólio Analise Analise dos dos requisitos requisitos de de comunicação comunicação Informação Informação de de risco risco Análise Análise das das partes partes interessadas interessadas Consulta Consulta das das partes partes interessadas interessadas Sistema Sistema de de informação informação de de Gerenciamento Gerenciamento de de portfólio portfólio Análise Análise dos dos requisitos requisitos de de comunicação comunicação e e métodos métodos de de comunicação comunicação

34 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Risco do Portfólio Planejar o gerenciamento de risco, incluindo a identificação dos riscos do portfólio, responsáveis pelos riscos do portfólio, a tolerância aos riscos, bem como a criação de processos de gestão de risco.

35 GRUPOS DE PROCESSOS DE PORTFÓLIO Grupo de processos de Alinhamento Consiste nos processos para gerenciar e otimizar o portfólio. Este grupo determina como os componentes do portfólio serão classificados, avaliados, selecionados para inclusão, modificação ou eliminação, e geridos no portfólio.

36 GRUPOS DE PROCESSOS DE PORTFÓLIO Gerenciar mudanças na Estratégia Otimizar o Portfólio Priorizar o Portfólio - Método AHP Analytic Hierarchy Process. Decomposição: Construção da hierarquia dos elementos, além do estabelecimento de critérios e definição do objetivo da seleção.. Julgamento comparativo: Execução das comparações entre pares de elementos, conforme cada critério.. Síntese de prioridade: Construção do ranking final de prioridade de elementos com base em cálculos algébricos sobre as matrizes criadas na fase anterior.

37 GRUPOS DE PROCESSOS DE PORTFÓLIO 4. Balancear o Portfólio Investimento na Categoria 1 Investimento na Categoria 2 Investimento na Categoria 3 Investimento na Categoria 4 Investimento na Categoria 5 Unidade de Negócio 1 Investimento para Unidade de Negócio 1 Unidade de Negócio 2 Investimento para Unidade de Negócio 2 Unidade de Negócio 3 Investimento para Unidade de Negócio 3 Unidade de Negócio 4 Investimento para Unidade de Negócio 4 Unidade de Negócio 5 Investimento para Unidade de Negócio 5 Unidade de Negócio 6 Investimento para Unidade de Negócio 6 Projeto Categoria 1 Projeto Categoria 2 Projeto Categoria 3 Projeto Categoria 4 Projeto Categoria 5 Balanceamento de portfólio usando categorias estratégicas e unidades de negócio alvo

38 AUTORIZAÇÃO DE PORTFÓLIO Este processo é responsável por ativar a execução dos componentes do portfólio, com base na lista de componentes do processo otimizar o portfólio. Atividades Chaves: Comunicar decisões aos stakeholders acerca de inclusões e não inclusões de componentes; Autorizar a inclusão, exclusão ou término de componentes; Realocar orçamentos e recursos de projetos excluídos e/ou terminados; Alocar recursos financeiros e humanos para executar os componentes incluídos; Comunicar resultados esperados para cada componente incluído no portfólio.

39 SUPERVISÃO DE PORTFÓLIO O objetivo do processo de supervisionar o portfolio é monitorar o portfólio para garantir o alinhamento com a estratégia e os objetivos da organização e tomar decisões de governança em resposta a: Desempenho do portfólio; Mudanças e propostas de componentes do portfólio; Disponibilidade de capacidade de recursos (humanos, tecnológicos e outros); Alocações de financiamento e as necessidades de investimentos futuros; Riscos e problemas.

40 MACRO PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO UMA PROPOSTA

41 CONCLUSÃO CONCLUSÃO

42 PRÓXIMA PALESTRA: GPEx CEL GEHARD 1450/1540 hs

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