TEMPLATES DE REFERÊNCIA PARA PLANEJAMENTO DE PROJETOS DE INVESTIMENTO

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1 TEMPLATES DE REFERÊNCIA PARA PLANEJAMENTO DE PROJETOS DE INVESTIMENTO Estratégia & Desempenho Empresarial Gerência de Análise e Acompanhamento de Projetos de Investimento Março 2010

2 SUMÁRIO 1. Introdução Fase I... 5 M1 Template de Termo de Referência do Projeto (Project Charter) Fase II... 8 M2 Template de Declaração de Escopo M3 Template de Plano de Gerenciamento de Aquisição M3.1 Template de Declaração de Trabalho M4 Template de Estrutura Analítica do Projeto Estrutura Analítica de Projeto M4.1 Template de Dicionário da EAP M5 Template de Cronograma M6 Template de Matriz de Responsabilidade Fase III M7 Template de Sistema de Gestão de Mudanças M8 Template de Plano de Resposta aos Riscos M8.1 Modelo de Escala de Impacto e de Probabilidade M8.2 Modelo de Matriz de Probabilidade x Impacto M8.3 Modelo de Mapa de Cálculo da Exposição ao Risco M9 Template de Plano de Comunicações Fase IV Fase V... 32

3 1. Introdução A Sistemática Corporativa de Projetos de Investimento do Sistema Petrobras visa fornecer diretrizes para planejamento, aprovação e acompanhamento de projetos de investimento. Junto com o Manual de Análise Empresarial de Projetos de Investimento e com base nas premissas constantes no Boletim de Análise Empresarial de Projetos de Investimento constitui a base metodológica do Gerenciamento de Projetos da Petrobras. O objetivo desta publicação: Templates de Referência para Planejamento dos Projetos de Investimento é de compartilhar o aprendizado já desenvolvido na Petrobras através de uma abordagem prática de utilização de modelos para apoio ao planejamento do projeto. Estes templates servirão para auxiliar os gerentes, coordenadores, líderes ou equipes de projeto na elaboração da documentação necessária à aprovação em cada uma das fases contribuindo para a melhoria do desempenho organizacional no gerenciamento de seus projetos de investimento. Esta prática não será obrigatória, nem aplicável na sua totalidade a todos os tipos e complexidades de projetos. Servirá como referência na impossibilidade de existir padrões desenvolvidos pela área responsável pelo projeto ou como fonte de consulta, quando necessário. Estes templates foram baseados nas melhores práticas desenvolvidas internamente pelas Áreas de Negócio e Serviços da Petrobras. Alinhados com a Sistemática Corporativa de Projetos de Investimento do Sistema Petrobras, com a Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware e com os processos do PMBOK 4 Edição. Os padrões estão disponibilizados no site da Estratégia & Desempenho Empresarial. Primeiramente, os documentos disponíveis estão enumerados subsequentemente atendendo aos requisitos das Fases de Planejamento e encontram-se grafados em letras verdes para melhor visualização nas relações apresentadas a seguir. À medida 3

4 que forem sendo elaborados, outros templates poderão ser acrescidos ao conjunto publicado. Existem ferramentas de Gerenciamento de Projetos MS Project, Primavera, etc que já disponibilizam para seus usuários, automaticamente, algumas funções para elaboração dessas documentações. 4

5 2. Fase I Tomando como base a Sistemática Corporativa de Projetos de Investimento. Na primeira fase, Identificação da Oportunidade os requisitos a serem cumpridos para aprovação do projeto constitui de: 1. Elaboração do Project Charter ou Termo de Referência do Projeto M1; 2. Análise de interdependência impacto do projeto junto ao portfólio da Área de Negócio responsável; 3. Estimativas Preliminares de custo e de prazo; 4. Localização preliminar; 5. Análise preliminar dos aspectos relacionados ao Planejamento Financeiro e Tributário; 6. Análise preliminar dos aspectos relacionados à Responsabilidade Social; 7. EVTE preliminar; 8. Consulta às Lições Aprendidas de projetos similares; 9. Cadastro do projeto no módulo PS do SAP/ERP; 10. Cadastro do projeto no SIPE; 11. Elaboração do relatório consolidando e registrando os itens acima; 5

6 12. Relatório de SMS conforme PB-PG-0V Gestão de SMS/Diretriz 4 Novos Empreendimentos; 79/292b165a8843b7a683256f09007d015e?OpenDocument&Highlight=0,PG-0V A 6

7 M1 Template de Termo de Referência do Projeto (Project Charter) (EMPRESA/ ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÂO) Elaborado por: (N DA VERSÃO Versão: (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DA APROVAÇÃO) Em --/--/---- (JUSTIFICATIVA DO PROJETO E ALINHAMENTO ESTRATÉGICO) (DESCRIÇÂO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS DO PROJETO) (ESTIMATIVA INICIAL DE INVESTIMENTO NECESSÁRIO) (CRONOGRAMA DE MARCOS) (OUTROS ENVOLVIDOS - STAKEHOLDERS) (PREMISSAS) (RESTRIÇÕES) (LOCAL E DATA) (ASSINATURA DO PATROCINADOR/AUTORIZADOR/SPONSOR) 7

8 3. Fase II Na segunda fase, Projeto Conceitual os requisitos necessários para aprovação dos projetos constitui de: 1. Declaração de Escopo- M2; 2. Análise de interdependência impacto do projeto no portfólio da Petrobras; 3. Seleção de Tecnologia; 4. Projeto Conceitual; 5. Plano de Gerenciamento de Aquisição M3, M3.1; 6. Estrutura Analítica de Projeto (EAP) M4, M4.1; 7. Seleção e caracterização da área física da instalação; 8. Solicitação de Licenças Ambientais; 9. Cronograma preliminar M5; 10. Determinação da Equipe do Projeto; 11. Matriz de Responsabilidade M6; 12. Análise de Risco Qualitativa de Riscos Técnicos e Reserva de Contingência; 13. Curva de Planejamento Físico e Financeiro; 14. Previsão Orçamentária no Plano de Negócios da Área; 8

9 15. EVTE; 16. Análise dos aspectos relacionados à Responsabilidade Social; 17. Registro das Lições Aprendidas; 18. Relatório de SMS conforme PB-PG-0V Gestão de SMS/Diretriz 4 Novos Empreendimentos. 79/292b165a8843b7a683256f09007d015e?OpenDocument&Highlight=0,PG-0V A 9

10 M2 Template de Declaração de Escopo (EMPRESA/ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÂO) Elaborado por: (N DA VERSÃO Versão: (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DA APROVAÇÃO) Em --/--/---- (OBJETIVO DO PROJETO) (DESCRIÇÃO DOS PRODUTOS OU SERVIÇOS DO PROJETO) (CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO DO PROJETO) (ESCOPO NÃO INCLUÍDO NO PROJETO CITAR O QUE NÃO SERÁ FEITO NO PROJETO) (LIGAÇÕES COM OUTROS PROJETOS) (ESTRATÉGIA DE CONDUÇÃO DO PROJETO) (RESPONSABILIDADES DAS ÁREAS ENVOLVIDAS) 10

11 (LISTAR A EQUIPE DE PLANEJAMENTO DO PROJETO NOME/FUNÇÃO/ÁREA DE ATUAÇÃO, TELEFONE E CHAVE ) (PREMISSAS DO PROJETO) (RESTRIÇÕES DO PROJETO) (LOCAL E DATA) (ASSINATURA DO GERENTE/COORDENADOR OU RESPONSÁVEL PELO PROJETO) 11

12 M3 Template de Plano de Gerenciamento de Aquisição (EMPRESA/ ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÂO) Elaborado por: (N DA VERSÃO Versão: (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DA APROVAÇÃO) Em --/--/---- (FINALIDADE DO PLANO) 1 Introdução (DOCUMENTOS CORPORATIVOS QUE REGULAMENTAM AS AQUISIÇÕES: PADRÕES, NORMAS, ETC) 2 Referência (DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES) 3 Descrição (ANÁLISE MAKE OR BUY/ JUSTIFICATIVAS) (DECLARAÇÃO DE TRABALHO E DOS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES) 12

13 (EMISSÃO DE PEDIDOS) (ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS) (SELEÇÃO DE FORNECEDORES) (ELABORAÇÃO DE CONTRATOS) (ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS) (FECHAMENTO DE CONTRATOS) (RESPONSÁVEIS PELOS PROCESSOS, PLANO E ATUALIZAÇÕES) (LOCAL E DATA) (ASSINATURA) 13

14 M3.1 Template de Declaração de Trabalho (EMPRESA/ ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÂO) Elaborado por: (N DA VERSÃO Versão: (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DA APROVAÇÃO) Em --/--/---- (CONTEXTO DA CONTRATAÇÃO EM RELAÇÃO AO PROJETO) 1 Introdução (ESPECIFICAÇÃO DO PRODUTO/SERVIÇO, INCLUINDO AS QUANTIDADES DESEJADAS) 2 - Escopo da Contratação (NORMAS DE QUALIDADE A SEREM UTILIZADAS NOS PROCESSOS, PRODUTOS E EQUIPE) (PERÍODO DE REALIZAÇÃO DO SERVIÇO, PRAZOS DE ENTREGA E GARANTIA) (CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO) (RESPONSABILIDADES DA CONTRATANTE) 14

15 (INSTALAÇÕES DA CONTRATADA) (LOCAL DO TRABALHO LOCAL DE ENTREGA DO PRODUTO/SERVIÇO) (OUTROS REQUISITOS) (RELATÓRIOS E REUNIÕES DE ACOMPANHAMENTO) (CONSIDERAÇÕES GERAIS) (LOCAL E DATA) (ASSINATURA DO RESPONSÁVEL) 15

16 M4 Template de Estrutura Analítica do Projeto (EMPRESA/ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÃO) Elaborado por: (N DA VERSÃO) Versão: (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DE APROVAÇÃO) Em --/--/

17 Estrutura Analítica de Projeto

18 M4.1 Template de Dicionário da EAP (EMPRESA/ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÃO) Elaborado por: (N DA VERSÃO) Versão: (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DE APROVAÇÃO) Em: --/--/-- (N DO ELEMENTO NA EAP) Identificação da EAP (N DO PACOTE DE TRABALHO NA EAP) Pacote de Trabalho (DESCRIÇÃO DO PACOTE DE TRABALHO) Descrição (CONSIDERÇÕES PARA ÃCEITAÇÃO) Critério de Aceitação

19 M5 Template de Cronograma (EMPRESA/ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) DOCUMENTO: CRONOGRAMA (NOME E FUNÇÃO) Elaborado por: (N DA VERSÃO) Versão: (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DE APROVAÇÃO) Em --/--/---- (ASSINATURAS DOS PRINCIPAIS ENVOLVIDOS)

20 O Cronograma pode ser expresso em dias, semanas, meses, trimestre, conforme a necessidade de controle desejada. Ex:. Semanas Atividade S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 Sn... 20

21 M6 Template de Matriz de Responsabilidade (EMPRESA/ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÃO) Elaborado por: (N DA VERSÃO) Versão: (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DE APROVAÇÃO) Em: --/--/-- R- RESPONSÁVEL P PARTICIPA A- APROVA C- CONSULTORIA Atividade Membro da Equipe 01 Membro da Equipe 02 Membro da Equipe 03 Membro da Equipe 04 Membro da Equipe 05 Membro da Equipe 06 21

22 4. Fase III Para fase III, Projeto Básico, a documentação já elaborada deve ser atualizada devido à influência dos novos dados conseguidos com o amadurecimento do projeto e com os devidos detalhamentos. Os requisitos necessários constituem de: 1. Declaração de Escopo; 2. Análise de interdependência impacto do projeto no portfólio Petrobras; 3. Sistema de Gestão de Mudanças M7; 4. EAP Detalhamento; 5. Projeto Básico; 6. Plano de Gerenciamento de Aquisição; 7. Solicitação das Licenças Ambientais; 8. Plano de Gerenciamento de Riscos M8, M8.1, M8.2, M8.3; 9. Normas de Qualidade; 10. Curva de Planejamento Físico e Financeiro; 11. Previsão Orçamentária no Plano de Negócios da Área; 12. EVTE Final; 13. Planos das Ações de Responsabilidade Social; 14. Plano de Comunicação do Projeto M9;

23 15. Registro das Lições Aprendidas; 16. Relatório sobre SMS conforme PB-PG-0V Gestão de SMS/Diretriz 4 Novos Empreendimentos. 15e?OpenDocument 23

24 M7 Template de Sistema de Gestão de Mudanças (EMPRESA/ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) Solicitação de Mudança n / (NOME E FUNÇÃO DO SOLICITANTE) ( TELEFONE DE CONTATO) Descrição da mudança solicitada: Justificativa: (LOCAL E DATA) (ASSINATURA) Impactos no Cronograma: PARECER DO GERENTE DO PROJETO Impactos no Custo: Impactos na Qualidade: 24

25 Impactos em outros projetos: (LOCAL E DATA) (ASSINATURA) PARECER DO DECISOR (OBSERVAÇÕES ADICIONAIS) APROVADA REJEITADA (LOCAL E DATA) (ASSINATURA) 25

26 M8 Template de Plano de Resposta aos Riscos (EMPRESA/ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÃO) Elaborado por: Plano de Respostas aos Riscos (N DA VERSÃO) Versão n : / (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DE APROVAÇÃO) Em: / / Responsáveis pelo Gerenciamento de Riscos do Projeto (NOME) (FUNÇÃO) (TELEFONE/ ) (ENVOLVIMENTO) N do Risco Identificação dos Riscos Descrição do Risco Causas Sintomas Classificação 26

27 M8.1 Modelo de Escala de Impacto e de Probabilidade Escala de Impacto (I) Objetivo do projeto Desprezível 0,05 Baixo 0,1 Moderado 0,2 Alto 0,4 Muito Alto 0,8 CUSTO Aumento insignificante do custo do projeto Até 5% de aumento Entre 5% e 10% de aumento Entre 10% e 20% de aumento Acima de 20% de aumento CRONOGRAMA Atraso insignificante Até 5% de atraso Entre 5% e 10% de atraso Entre 10% e 20% de atraso Acima de 20% de atraso ESCOPO Redução do escopo não perceptível Áreas menos importantes do escopo são afetadas Áreas importantes do escopo são afetadas Redução do escopo requer aprovação Produto Final inaceitável QUALIDADE Degradação de qualidade não perceptível Apenas aplicações mais críticas são afetadas Redução importante da qualidade Redução de qualidade requer aprovação Produto FiInal Escala de Probabilidade (P) Avaliação Qualitativa Desprezível Baixo Moderado Alto Muito Alto PROBABILIDADE 5% 10% 20% 40% 80% 27

28 M8.2 Modelo de Matriz de Probabilidade x Impacto Probabilidade AMEAÇAS OPORTUNIDADES 0,8 0,04 0,08 0,16 0,32 0,64 0,64 0,32 0,16 0,08 0,04 0,4 0,02 0,04 0,08 0,16 0,32 0,32 0,16 0,08 0,04 0,02 0,2 0,01 0,02 0,04 0,08 0,16 0,16 0,08 0,04 0,02 0,01 0,1 0,005 0,01 0,02 0,04 0,08 0,08 0,04 0,02 0,01 0,005 0,05 0,0025 0,005 0,01 0,02 0,04 0,04 0,02 0,01 0,005 0,0025 Impacto 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8 0,8 0,4 0,4 0,1 0,05 OBS: A Matriz de Risco pode ser construída pela composição de pesos atribuídos às variáveis de probabilidade (freqüência) x impacto (severidade), podendo ser particionada em regiões que caracterizam os níveis de risco avaliado. A definição dessas regiões pode variar em função do perfil de risco do gestor, dos processos avaliados e dos produtos e serviços operacionalizados e, portanto, seus resutados sugerem uma devida cautela nas tomadas de decisão. 28

29 M8.3 Modelo de Mapa de Cálculo da Exposição ao Risco Risco 1 Avaliadores Impacto (I) n Custo Cronograma Escopo Qualidade Probabilidade(P) n Custo Cronograma Escopo Qualidade Exposição(PXI) Custo Cronograma Escopo Qualidade n Média aritmética Risco Resposta Planejada para o Risco (LOCAL/DATA) (ASSINATURA DO APROVADOR) 29

30 M9 Template de Plano de Comunicações (EMPRESA/ÁREA DE NEGÓCIO OU SERVIÇO) PETROBRAS/ (NOME DO PROJETO) (NOME E FUNÇÃO) Elaborado por: Relação das Partes Interessadas (N DA VERSÃO) Versão n : / (NOME E FUNÇÃO) Aprovado por: (DATA DE APROVAÇÃO) Em: / / (NOME) (FUNÇÃO) (TELEFONE/ ) (INTERESSE NO PROJETO) Mapa das Comunicações 1 PARTE INTERESSADA 2 ASSUNTO DA INFORMAÇÃO 3 DOCUMENTOS RELACIONADOS 4 MEIO OU MÉTODO 5 FREQUÊNCIA 6 AÇÃO ESPERADA 7 RESPONSÁVEL (EMISSOR) (LOCAL E DATA) (ASSINATURA) 30

31 5. Fase IV Para Fase IV, Execução, a documentação deverá ser organizada para consulta da Equipe e de forma a atender a Operação etapa a seguir, devendo consistir de: 1 Plano de Operação e Manutenção; 2 Registro de Lições Aprendidas; 3 - Licença de Operação; 4 Relatório de Avaliação de Treinamento da Equipe de Operação e Manutenção; 5 Notificação de Entrada em Operação; 6 Relatório Final de Desempenho do Projeto (Pós-EVTE); 7 Relatório de Acompanhamento do Plano de Ação de Responsabilidade Social; 8 Relatório sobre SMS do empreendimento, conforme o documento PB-PG-0V Gestão de SMS/Diretriz 4 Novos Empreendimentos. 15e?OpenDocument 31

32 6 - Fase V Para a Fase V - Encerramento os seguintes documentos deverão ser expedidos: 1 Relatório Final de Lições Aprendidas; 2 Relatório Final de Desempenho de Pré-Operação e Operação Assistida; 3 Relatório para Gerências Contábeis de encerramento do Projeto; 4 Termo de Encerramento do Projeto; 5 Pós-EVTE final; 6 Relatório Final de Lições Aprendidas de Responsabilidade Social; 7 Relatório sobre SMS do empreendimento, conforme o documento PB-PG-0V Gestão de SMS/Diretriz 4 Novos Empreendimentos. 15e?OpenDocument 32