Gerenciamento de Aquisições em Projetos. Palestrante: Carlos Magno da Silva Xavier, M.Sc., PMP

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1 Gerenciamento de Aquisições em Projetos Palestrante: Carlos Magno da Silva Xavier, M.Sc., PMP

2 Agenda I - O Gerenciamento de Aquisições em Projetos II - A Importância do Gerenciamento de Aquisições na Sistemática de Gerenciamento de Projetos da Petrobras III - As Boas Práticas no Gerenciamento de Aquisições 2

3 O que é sucesso em uma contratação? 3

4 Por quê? Justificativa: Problema/ Oportunidade O quê? Como? Escopo do Projeto Para Quê? Objetivos (Em relação ao Problema / Oportunidade) - Qualitativos - Quantitativos 4

5 O GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS Engloba os processos necessários para contratação de produtos, serviços ou resultados, de fora da equipe do projeto. 5

6 ÁREAS CONSIDERADAS NA METODOLOGIA DE GP Prazo 98% Escopo Custo Comunicação Riscos Qualidade Integração Recursos Humanos Aquisições Governança 28% 41% 66% 63% 60% 59% 56% 78% 95% Percentual de organizações que citaram o item Fonte: PMSURVEY.ORG 2013 Edition. Project Management Institute Chapters, disponível em 6

7 PROBLEMAS MAIS COMUNS NOS PROJETOS Problemas de Comunicação 68% Escopo não definido adequadamente Não cumprimento dos prazos Mudanças de escopo constantes Recursos humanos insuficientes Riscos não avaliados corretamente Estimativas Incorretas Não cumprimento do orçamento Concorrência entre o dia-a-dia e o projeto Mudanças de prioridades constantes ou falta de prioridade Problemas com fornecedores 54% 52% 47% 44% 41% 39% 39% 36% 25% Percentual de organizações que citaram o item 59% Fonte: PMSURVEY.ORG 2013 Edition. Project Management Institute Chapters, disponível em 7

8 Interface entre as Áreas de Conhecimento Cronograma EAP + Dicionário Tempo Escopo Integração Plano Integrado de Mudanças Plano de Comunicação Orçamento Custo Aquisições Comunicação Plano de Resposta a Riscos Risco Qualidade RH Stakeholders Registro de Stakeholders Plano de Ger. Qualidade Plano de Ger. Pessoal 8

9 100% do escopo Análise Make or Buy (Fazer ou Contratar) Devemos fazer Podemos fazer ou Contratar Devemos Contratar Processo de Planejamento do Projeto Escopo a fazer Lista de Contratações 9

10 O Que Levar em Consideração na Análise Make-or-Buy? Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe; O core business da empresa; Necessidade de fornecimento especializado; Compartilhamentos de riscos; Necessidade de absorção da tecnologia; Questões de custo => atenção ao Custo Total de Propriedade (custo de aquisição + custo de operação + custo de manutenção + custo de descarte) Questões de prazo; Existência de fornecedores confiáveis; Problemas legais ou de segurança da informação. 10

11 Agenda I - O Gerenciamento de Aquisições em Projetos II - A Importância do Gerenciamento de Aquisições na sistemática de gerenciamento de Projetos da Petrobras III - As Boas Práticas no Gerenciamento de Aquisições 11

12 As Aquisições Inseridas na Sistemática FEL de Gerenciamento de Projetos 12

13 Estratégias de Ida ao Mercado PLATAFORMA PRA1 M4 Mod. Geração ESCOPO ROLLS ROYCE (CINZA) M12 E M35 Rebombeio e Utilidades/ acomodação (VERDE) ESCOPO CONSÓRCIO ODEBRECHT UTC BOMBAS (Somente fornecimento) ESCOPO SULZER JAQUETA E ESTACAS (VERMELHO) ESCOPO TECHINT INSTALAÇÃO, INTEGRAÇÃO E COMISSIONAMENTO ESCOPO CONSÓRCIO ODEBRECHT UTC 13

14 Agenda I - O Gerenciamento de Aquisições em Projetos II - A Importância do Gerenciamento de Aquisições na sistemática de gerenciamento de Projetos da Petrobras III - As Boas Práticas no Gerenciamento de Aquisições 14

15 A EAP e Cronograma do processo de aquisições 15 15

16 IMPACTO O Gerenciamento dos Riscos das Aquisições Risco é um evento incerto que, se ocorrer, impactará o projeto de forma positiva ou negativa. Envolve os principais stakeholders Reduz a probabilidade de que a contratação tenha surpresas Aumenta as chances de sucesso da contratação Exposição ao Risco = P x I ALTO Probabilidade ( P ): Chance de ocorrência. Impacto ( I ): A extensão de perda ou ganho resultante da incidência do evento de risco. BAIXA PROBABILIDADE ALTA 16

17 O Fornecedor Também Responde aos seus Riscos Lembre-se que o preço do fornecedor é formado por: Impostos Lucro Reservas para Riscos Custos Quando estiver transferindo riscos, espere variação de preço. 17

18 A Ponderação na EAP do Objeto da Contratação ITEM DESCRIÇÃO PESO MEDIÇÃO AVANÇO FÍSICO 1 Fornecimento Equipamento 40% 100% 40% 2 Instalação 14% 0% 0% 3 Obra Civil 24% 50% 12% 4 Treinamento 10% 25% 2,5% 5 Manuais 2% 50% 1% 6 Operação Assistida 10% 0% 0% TOTAL 55,5% 18

19 A Definição do escopo do contrato e a visão desse escopo no projeto do fornecedor Depende da estratégia de condução do projeto Entregas para o cliente Escopo do contrato Plano de Gerenciamento do Projeto, treinamento da equipe etc. Escopo do Projeto no contratado 19

20 Critérios Obrigatórios e Critérios Classificatórios na seleção de fornecedores Selecionar a proposta mais vantajosa 20

21 Cláusulas contratuais relevantes para o gerenciamento do projeto Necessidades para a adequada administração do contrato (subprojeto), tendo em vista a interface com o gerenciamento do projeto 21

22 Melhores Práticas na Administração de Contratos Ler e analisar o contrato; Planejar a administração do contrato; Controlar mudanças e manter cópias atualizadas do contrato; Realizar reunião de partida do contrato; Medir, acompanhar e controlar o desempenho, elaborando relatórios de progresso; Documentar as comunicações relevantes; Documentar as lições aprendidas e promover a sua difusão na empresa. 22

23 SUCESSO! Professor: Carlos Magno da Silva Xavier, M.Sc., PMP 23

24 BIBLIOGRAFIA BRASIL. Normas para licitações e contratos na administração pública - Lei n 8.666/1993 e suas alterações. Brasília, Imprensa Nacional, 1993 PMI - PMBOK (Project Management Body of Knowledge) - 5ª edição, Capítulo 12 Xavier, Carlos Magno e outros - Gerenciamento de Aquisições em Projetos - Editora FGV - 3ª edição, 2013 Xavier, Carlos Magno e outros Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware. 3ª edição - Brasport,

25 CURRÍCULO DO PALESTRANTE Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito em 2010 uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos, sendo autor / coautor de treze (13) livros. É mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É Sócio-Diretor da Beware Consultoria Empresarial e da CMX Capacitação Profissional, sendo professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde Sua experiência profissional, de mais de vinte anos em gerenciamento de projetos, inclui consultoria e treinamento em várias Organizações (TIM, BR Distribuidora, Petrobras, Marinha do Brasil, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi e outras). Livros do professor: Projetando com Qualidade a Tecnologia em Sistemas de Informação (LTC Livros Técnicos Científicos); Gerenciamento de Projetos Como definir e controlar o escopo do projeto (Editora Saraiva); Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos (Qualitymark Editora); Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware (Brasport); O Perfil do Gerente de Projetos Brasileiro (Brasport); Gerenciamento de Aquisições em Projetos (Editora FGV); Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor (Brasport); Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos Basic Methodware (Brasport) ; Projetos de Infraestrutura de TIC (Brasport), PMO Escritório de Projetos, Programas e Portfólio na Prática (Brasport), Gerenciamento de Projetos de Inovação, Pesquisa e Desenvolvimento (Brasport); Gerenciamento de Projetos de Construção Civil (Brasport) e Análise de Projetos (Editora Saraiva). 25

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