Gestão de Projetos 3 - Execução e conclusão do Projeto

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1 Administração Gestão de Projetos 3 - Execução e conclusão do Projeto Prof. Luciano Venelli Costa Objetivos Conhecer os processos facilitadores do planejamento do projeto segundo o PMBOK; Conhecer as ferramentas do MS-Project para controle e execução do projeto; Entender o que está envolvido na execução e na conclusão do projeto; Conhecer a metodologia do Quadro Lógico para projetos. PMBOK PMBOK 2004 Português 405 páginas. Capítulo 1 O que é projeto? Capítulo 2 Ciclo de vida e influências organizacionais. Capítulo 3 Processos de gerenciamento dos projetos.

2 Capítulo 3 Processos de gestão do projeto Fonte: PMBOK 2004, p. 40. Mapeamento entre os grupos de processos de gerenciamento de projetos e o ciclo PDCA (plan-do-check-act, planejar-fazer-verificar-agir). Grupo de processos de iniciação Fonte: PMBOK 2004, p. 44. Grupo de processos de iniciação Ferramentas do termo de abertura Fonte: PMBOK 2004, p. 82. Desenvolver o termo de abertura do projeto: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas.

3 Fase I - Conceitual Project Charter (Proposta básica do Projeto) Título do projeto; Objetivos e metas; Escopo e não-escopo; Justificativas; Requisitos e necessidades externas ao projeto; Expectativas da administração sobre o projeto; Ligações com outros projetos; Estimativa de prazo e custo; Medidas de desempenho; Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica. Ciclo de vida típico R E C U R S O S FASES: I. Conceitual II. Planejamento III. Execução IV. Conclusão I II III IV TEMPO Fase II - Planejamento Plano detalhado do Projeto Detalhamento das metas e objetivos com base na proposta aprovada; Definição do gerente do projeto; Detalhamento das atividades e estruturação analítica do projeto; Programação das atividades no tempo; Determinação dos resultados tangíveis (marcos) a serem alcançados; Programação da utilização e provisão dos recursos humanos e materiais necessários ao gerenciamento e à execução do projeto; Delineamento dos procedimentos de acompanhamento e controle; Estruturação do sistema de comunicação e de decisão; Designação e comprometimento dos técnicos que participarão; Treinamento dos envolvidos.

4 PMBOK 2000 e processos essenciais do planejamento Fonte: extraído do PMBOK 2000 Processos essenciais do planejamento PMBOK 2000 e processos facilitadores do planejamento (ou controles do planejamento do projeto) Fonte: extraído do PMBOK 2000 Processos facilitadores do planejamento Demais capítulos do PMBOK Capítulo 4 - Gerenciamento de integração do projeto; Capítulo 5 - Gerenciamento do escopo do projeto; Capítulo 6 - Gerenciamento de tempo do projeto; Capítulo 7 - Gerenciamento de custos do projeto; Capítulo 8 - Gerenciamento da qualidade do projeto; Capítulo 9 - Gerenciamento de recursos humanos do projeto; Capítulo 10 - Gerenciamento das comunicações do projeto; Capítulo 11 - Gerenciamento de riscos do projeto; Capítulo 12 - Gerenciamento de aquisições do projeto.

5 Controles do Planejamento Planejamento da Qualidade; Planejamento das Comunicações; Planejamento das Aquisições; Planejamento do Gerenciamento dos Riscos. Planejamento da Qualidade ENTRADAS: Política da qualidade; Normas e padrões. CUSTO DA QUALIDADE: - Atender às expectativas dos stakeholders. FERRAMENTAS: - Análise de custo/benefício, benchmarking, fluxograma, elaboração de ensaios. Planejamento das Comunicações Análise dos requisitos das comunicações Soma das necessidades de informações das partes interessadas no projeto. Esses requisitos são definidos combinando o tipo e o formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas informações. Tecnologia das comunicações A urgência da necessidade de informações; A disponibilidade de tecnologia; A formação de pessoal esperada do projeto; A duração do projeto; O ambiente do projeto.

6 Planejamento das Aquisições Inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos ou serviços necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. Administração de contratos; Pedidos de compra pelos membros da equipe; Informações dos fornecedores. Riscos do projeto O que é risco? Faça sua definição do que é risco e do que pode ser um risco em um projeto. Depois, converse com o colega ao lado para ver se vocês concordam. 5 minutos Escreva nas suas anotações Riscos do projeto RISCO É UM EVENTO Pode ser positivo ou negativo Probabilidade de ocorrer Impacto sobre o projeto Complicador Facilitador Em % Alta, média ou baixa. Em $, Tempo Alto, médio ou baixo.

7 Planejamento dos riscos Risco +/ Prob (AMB) Imp (AMB) Eliminar Tratar Ex: Risco na festa de casamento Risco +/ Prob (AMB) Imp (AMB) Faltar energia B A Eliminar Pagar gerador (R$ 800) Tratar Acender as velas Preparação (conceitual) Ideia inicial Definição do produto Definição das atividades, prazos e custos Proposta básica Estruturação (planejamento) Montagem da equipe Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Execução Realização das atividades Controle do progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Conclusão Apresentação do produto Aprovação do cliente Fechamento administrativ o relatórios, balanços Desemobilização dos recursos Aprovação Início de novo ciclo de vida

8 Linha de base É o projeto de referência para comparar o que for executado com o projeto planejado; Serve para tomada de decisões de controle; Para registros de aprendizado em projetos (ativos de processos organizacionais). Linha de base Projeto atual (sendo realizado com as modificações) Projeto linha de base (planejado) Caminho crítico Sequência de tarefas críticas. Tarefa crítica: uma tarefa sem folga.

9 Fase III - Execução Em geral, as atividades próprias de cada projeto, abordam: Ativar a comunicação entre os membros da equipe do projeto; Executar as etapas previstas e programadas; Utilizar os recursos humanos e materiais, dentro do que foi programado; Efetuar as reprogramações no projeto conforme as diretrizes iniciais sobre os planos mutáveis. Controle de Mudanças Medir o desempenho; Ajustar os limites do controle; Aplicar ação corretiva; Avaliar a eficácia da ação corretiva; Assegurar a conformidade com o plano; Reavaliar os planos de controle; Responder aos gatilhos dos eventos de risco. Controle com Project

10 Riscos do projeto Riscos no projeto do grupo IDENTIFIQUEM UM RISCO QUE PODERIA AFETAR O PROJETO DESENVOLVIDO EM GRUPO. QUAIS SERIAM AS AÇÕES PARA ELIMINÁ-LO ANTECIPADAMENTE E PARA TRATÁ-LO? 10 minutos Escreva nas suas anotações Fase IV - Conclusão Aceleração das atividades que, eventualmente, não tenham sido concluídas; Realocação do RH para outras atividades ou projetos; Elaboração da memória técnica do projeto; Elaboração dos relatórios e transferência dos resultados finais do projeto; Emissão de avaliações globais sobre o desempenho da equipe e os resultados alcançados. Resumo das fases Fases Entrega Principais envolvidos Conceitual Project Charter Planejamento Plano detalhado Execução Produtos e subprodutos Interessados e gerentes funcionais Gerente do Projeto e Especialistas Gerente do Projeto e Especialistas Conclusão Relatórios Gerente do Projeto

11 Outras metodologias Método do Quadro Lógico (QL) QL Lógica da intervenção Indicadores objetivamente comprováveis Fontes de Suposições comprovaçã importantes o Objetivo superior Objetivo do projeto Resultados Atividades principais QL Objetivo superior Objetivo do projeto Resultados Atividades principais Lógica da intervenção O QL é uma matriz que é elaborada sucessivamente num processo de estruturação daqueles elementos considerados os mais importantes de um projeto, e que permitem a sua apresentação sistemática, lógica e sucinta. O que sempre tem que anteceder o planejamento de um projeto é uma análise do que se deseja mudar com a intervenção, de modo geral, uma situaçãoproblema. Como Por que Como Por que Por que Como Indicadores Fontes de objetivamente comprovação comprováveis Impacto Efeitos Resultados Processo Fontes de dados que permitirão avaliar os objetivos comprováveis Suposições importantes Riscos Ex: supor que as pessoas que participarão de um projeto educacional vão aprender

12 Atividades da semana Fazer o Quadro lógico do projeto escolhido pelo grupo. Aula-atividade de 25/5 Em grupos de no máximo 5 alunos, comparar o quadro lógico feito individualmente e montar um que seja síntese do grupo. Enviar pelo sistema. Discutir em grupo as dificuldades, o aprendizado e as possíveis aplicações da Método do Quadro Lógico. Prof. Luciano Venelli Costa Boa semana! Referência de imagens Todas as imagens pertencem ao banco de imagens

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