PEN - Processo de Entendimento das Necessidades de Negócio Versão 1.4.0

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1 PEN - Processo de Entendimento das Necessidades de Negócio Versão Banco Central do Brasil, 2015 Página 1 de 14

2 Índice 1. FLUXO DO PEN - PROCESSO DE ENTENDIMENTO DAS NECESSIDADES DE NEGÓCIO SOBRE ESTE DOCUMENTO GUIA DE UTILIZAÇÃO DEFINIÇÕES PROCESSO PROPÓSITO ESCOPO RESULTADOS ESPERADOS PAPÉIS PRODUTOS DE TRABALHO ATIVIDADES Formar equipe de iniciação Preparar para a identificação das necessidades do negócio Identificar as necessidades do negócio HISTÓRICO DE VERSÕES Banco Central do Brasil, 2015 Página 2 de 14

3 1. Fluxo do PEN - Processo de Entendimento das Necessidades de Negócio Banco Central do Brasil, 2015 Página 3 de 14

4 2. Sobre este documento 2.1 Guia de utilização Atividades: lista de tarefas que podem ser executadas para alcançar o resultado do processo. Definições: as definições encontradas neste documento têm por objetivo prover o entendimento correto das expressões utilizadas, de forma que a leitura se torne compreensível a todos e sem ambiguidades. Descrição: é um termo geral para complementar as informações relativas às atividades do processo. Entradas e saídas: listam os produtos de trabalho obrigatórios ou opcionais, intermediários ou finais. Indicam os produtos de trabalho consumidos ou produzidos pela atividade para que sua execução seja efetiva. Escopo: é a delimitação do propósito do processo. Histórico de versões: lista que contém informações sobre quando e o que foi alterado nesse processo. Notas de rodapé: fazem referência a técnicas ou práticas aplicáveis à execução das atividades e cuja utilização é recomendada pelo processo. são informações adicionais às tarefas que complementam sua declaração e melhoram seu entendimento. Papéis: são declarações de perfis que representam uma responsabilidade no processo. Produto de trabalho: algo que é produzido, modificado ou consumido durante a execução da atividade do processo. Propósito: apresenta os objetivos gerais da execução do processo. Resultados esperados: é um resultado observável do atendimento ao propósito do processo. Um resultado esperado é descrito em termos do benefício da execução bem-sucedida do processo. Tarefas: ações específicas que podem ser executadas para realizar uma atividade. Uma tarefa é expressa na forma de um requisito, recomendação ou ação permitida. É também um apoio intencional para o atendimento aos resultados esperados de um processo. Para esse propósito, a definição de uma tarefa emprega certos verbos auxiliares (deve, convém e pode) para diferenciar as formas distintas de uma tarefa. O verbo deve é empregado para expressar disposições ou prescrições mandatórias para obter-se a conformidade, convém para expressar recomendação entre outras possibilidades e pode para indicar um curso de ação permitido dentro dos limites do processo. 2.2 Definições Área de relacionamento com o negócio: área do Deinf responsável pelo atendimento de demandas da unidade de negócio. Brainstorming: técnica dedicada a produzir um conjunto diverso de opções para um problema ou oportunidade de melhoria. Banco Central do Brasil, 2015 Página 4 de 14

5 Condução de reuniões: técnica utilizada pelo facilitador da reunião a fim de mantê-la participativa, rica em ideias e focada no seu objetivo. Veja mais Diagrama de contexto: é uma ferramenta de modelagem que representa em alto nível o processo (ou sistema) em questão e suas interfaces. Equipe de metodologia: equipe de apoio do Deinf responsável pelos processos de desenvolvimento de software. É responsável pelo apoio ao entendimento do negócio. Impact Mapping: é uma técnica de planejamento estratégico que ajuda a identificar os objetivos de negócio que se deseja alcançar com o produto e evitar o scope creep. Necessidades do negócio: lista de problemas e oportunidades de melhoria no processo de negócio. Matriz GUT: é uma ferramenta usada para definir prioridades levando em consideração: Gravidade, Urgência e Tendência. Modelagem de processos: é a representação visual do processo que pode ser em alto nível, com a identificação das etapas que agregam valor, ou detalhado, com o fluxo das atividades e identificação dos responsáveis pela execução. Objetivo do negócio: são metas mensuráveis que se pretende alcançar com a execução do processo de negócio. Objetivo da demanda de TI: é o que se pretende alcançar com o atendimento da demanda de TI. Patrocinador da demanda: é o stakeholder mais importante do projeto, com autoridade para tomada de decisão. Stakeholder: indivíduo ou grupo de indivíduos que tenha interesse ou envolvimento no processo de negócio escopo da demanda de TI. Pode ser da área de negócio ou da área de TI. Unidade envolvida: são as unidades impactadas no seu dia-a-dia pela solução de TI solicitada pela unidade demandante. Banco Central do Brasil, 2015 Página 5 de 14

6 3. Processo 3.1 Propósito O propósito do Processo de Entendimento das Necessidades de Negócio (PEN) é o entendimento das necessidades dos stakeholders para se atingir os objetivos de negócio. 3.2 Escopo O PEN se aplica às demandas de TI a serem atendidas pelo Deinf, por meio de software. 3.3 Resultados esperados Como resultados do uso bem sucedido do processo: a. O conhecimento sobre a visão geral do processo de negócio é nivelado entre os stakeholders e a equipe de iniciação; b. Os objetivos do processo de negócio são alinhados e comunicados; c. Os papéis envolvidos e suas necessidades para se atingir cada objetivo de negócio são identificados; d. Os objetivos de negócio são priorizados e suas necessidades classificadas conforme relevância para o negócio. 3.4 Papéis Equipe de iniciação: equipe formada por membros do Deinf, da unidade demandante e das unidades envolvidas. É fortemente recomendável que pelo menos alguns membros da equipe de iniciação venham a fazer parte da equipe do projeto. As características recomendadas para que a equipe de iniciação desempenhe com sucesso o seu papel são: a. Gerenciar as expectativas dos stakeholders; b. Comunicar e negociar; c. Ser proativo. Participante: membro da equipe de iniciação ou stakeholder que participa da atividade Identificar as necessidades do negócio. As características recomendadas para que o participante da área de negócio desempenhe com sucesso o seu papel são: a. Conhecer o processo de negócio, seus objetivos e necessidades; b. Ser (ou ter sido) executor de algumas das atividades do processo de negócio que estejam relacionadas ao escopo da demanda de TI; c. Ser bom ouvinte e questionador. A característica recomendada para que o participante da área de TI desempenhe com sucesso o seu papel é: a. Ter uma visão analítica; b. Ser bom ouvinte e questionador. Banco Central do Brasil, 2015 Página 6 de 14

7 Responsável pela iniciação: servidor do Deinf, responsável pelo gerenciamento das atividades da equipe de iniciação. As características recomendadas para que o responsável pela iniciação desempenhe com sucesso o seu papel são: a. Liderar; b. Gerenciar conflitos e expectativas; c. Tomar decisões; d. Comunicar e negociar. Solicitante da demanda: representante da unidade demandante e principal ponto de apoio e colaboração para o responsável pela iniciação. A unidade demandante pode ser o próprio Deinf ou uma unidade de negócio. As características recomendadas para que o solicitante da demanda desempenhe com sucesso o seu papel são: a. Conhecer o processo de negócio e seus objetivos; b. Capacidade de transmitir conhecimento. 3.5 Produtos de trabalho Apresentação da visão geral do processo de negócio: documento produzido pelo solicitante da demanda para os stakeholders a fim de nivelar o conhecimento sobre o negócio. Apresentação para condução do workshop: esentacaoconducaoworkshoppen.pptx Demanda de TI: solicitação de serviços feita ao Deinf cuja finalidade é prover soluções de TI de natureza corporativa ou departamental. A demanda de TI pode ou não estar vinculada a um projeto de TI. Documento de Visão: contém as informações identificadas durante o entendimento das necessidades de negócio e as características do produto de software que atenderá a estas necessidades. Template: umentovisao.docx Banco Central do Brasil, 2015 Página 7 de 14

8 3.6 Atividades Formar equipe de iniciação Descrição Identificação das pessoas responsáveis por preparar a execução das atividades relativas ao entendimento das necessidades de negócio. Entradas Demanda de TI Tarefas a) O gerente da área de relacionamento com o negócio responsável pelo atendimento da demanda deve nomear o responsável pela iniciação; i. O responsável pela iniciação deve ser servidor do Deinf; ii. Convém que o responsável pela iniciação faça parte da equipe responsável pela solução de forma a difundir o conhecimento adquirido. b) O responsável pela iniciação deve formar a equipe de iniciação; i. A equipe de iniciação deve ser composta, além do responsável pela iniciação, por representantes da unidade demandante da solução e das unidades diretamente envolvidas no processo de negócio; ii. Convém que outros integrantes da área de relacionamento com o negócio façam parte da equipe de iniciação; iii. Convém que desenvolvedores candidatos a participarem do atendimento da demanda de TI integrem a equipe de iniciação; iv. Convém que os integrantes da equipe de iniciação tenham designação de alterno. c) O responsável pela iniciação deve manter registro da composição da equipe de iniciação no Documento de Visão. i. O responsável pela iniciação deve preencher a seção Identificação dos envolvidos ; ii. Convém que o registro seja feito também na ferramenta oficial de gerência de projetos. Saídas Documento de Visão (com as informações da equipe de iniciação) Banco Central do Brasil, 2015 Página 8 de 14

9 Preparar para a identificação das necessidades do negócio Descrição Esclarecimento da forma como será feita a identificação das necessidades do negócio. Cada reunião preparatória tem duração aproximada de 1h. Entradas Demanda de TI Documento de Visão Tarefas a) O responsável pela iniciação deve convidar demais integrantes da equipe de iniciação para esclarecer como será feito o workshop para identificação das necessidades do negócio; Nota: i. O responsável pela iniciação pode convidar a equipe de metodologia para auxiliá-lo na reunião. b) O responsável pela iniciação deve realizar reunião preparatória com os desenvolvedores que participarão da identificação das necessidades do negócio; i. O responsável pela iniciação deve conscientizar os desenvolvedores sobre os benefícios para o projeto de TI quando conhecem o processo de negócio, seus problemas e oportunidades; ii. O responsável pela iniciação deve explicar como será feita a identificação das necessidades do negócio; iii. O responsável pela iniciação deve estimular a participação ativa dos desenvolvedores durante a identificação das necessidades do negócio. c) O responsável pela iniciação deve realizar reunião preparatória com os representantes da área de negócio que fazem parte da equipe de iniciação; i. O responsável pela iniciação deve explicar como será feita a identificação das necessidades do negócio, expondo os seguintes itens: objetivo da demanda de TI, programação e resultados esperados de cada sessão, técnica 1 a ser utilizada, o que se espera de cada participante, o que deve ser evitado e próximos passos; 1 Técnica: Workshop. Banco Central do Brasil, 2015 Página 9 de 14

10 ii. O responsável pela iniciação deve solicitar que a equipe identifique os demais stakeholders que poderão contribuir para a identificação das necessidades do negócio. Os stakeholders devem ter experiência na execução das atividades do processo de negócio que estejam relacionadas ao escopo da demanda de TI. Convém que a quantidade de participantes não seja superior a 20; iii. O responsável pela iniciação deve informar ao solicitante da demanda que convém que o patrocinador fale durante a abertura do workshop; iv. O responsável pela iniciação deve pedir ao solicitante da demanda que prepare uma apresentação sobre o processo de negócio e seus objetivos, restrições e riscos. A apresentação deve durar no máximo 1h e deve conter a visão geral 2 do processo, incluindo seu ciclo de vida. d) Após a reunião, a equipe de iniciação deve executar as ações solicitadas pelo responsável pela iniciação; i. Os demais integrantes da equipe de iniciação devem informar ao responsável pela iniciação os stakeholders identificados e as respectivas unidades organizacionais representadas; ii. O responsável pela iniciação deve registrar as informações sobre os stakeholders na seção Demais stakeholders do Documento de Visão; iii. O solicitante da demanda deve convidar o patrocinador para fazer a abertura do workshop; iv. O solicitante da demanda deve preparar a apresentação da visão geral do processo de negócio. A representação da visão geral do processo de negócio deve utilizar linguagem entendida por todos os participantes; v. O solicitante da demanda pode pedir o auxílio da equipe de metodologia na representação do processo de negócio; vi. O responsável pela iniciação deve preparar a apresentação para a reunião de identificação das necessidades de negócio. Saídas Documento de Visão (com as informações sobre os stakeholders) Apresentação da visão geral do processo de negócio Apresentação para condução do workshop 2 Técnicas: Modelagem de processo, Diagrama de contexto. Banco Central do Brasil, 2015 Página 10 de 14

11 Identificar as necessidades do negócio Descrição Ocorre em um workshop com a participação da equipe de iniciação e dos demais stakeholders e tem duração aproximada de 8h, distribuídas em duas tardes. Entradas Demanda de TI Documento de Visão Apresentação da visão geral do processo de negócio Apresentação para condução do workshop Tarefas a) A equipe de iniciação deve convidar todos os stakeholders relacionados para a identificação das necessidades do negócio; Nota: i. O responsável pela iniciação pode convidar outros colaboradores do Deinf para auxiliá-lo na condução 3 do workshop, conforme necessidade. b) O responsável pela iniciação deve contextualizar os participantes a respeito do objetivo e da forma de condução do workshop; i. O responsável pela iniciação deve informar a programação e os resultados esperados de cada sessão, a técnica a ser utilizada, o que se espera de cada participante e os próximos passos; ii. O responsável pela iniciação deve comunicar que devem ser evitadas questões relacionadas a soluções de TI e detalhamento excessivo das atividades do processo de negócio; iii. Convém que discussões sem consenso sejam suspensas e registradas em ata como pendências com atribuição de responsável para acompanhamento. c) O patrocinador ou o solicitante da demanda devem fazer a abertura do workshop; i. O patrocinador ou o solicitante devem informar a motivação da demanda de TI; ii. Convém que a abertura dure até 30 minutos. d) O solicitante da demanda deve apresentar o processo de negócio; i. A apresentação deve conter as seguintes informações sobre o processo de negócio: visão geral 4 incluindo o ciclo de vida, objetivos mensuráveis de negócio, restrições e riscos do negócio; 3 Técnica: Condução de reuniões. Banco Central do Brasil, 2015 Página 11 de 14

12 ii. Convém que a apresentação dure até 1 hora. e) Os participantes devem refinar 5 os objetivos de negócio; i. Os participantes devem analisar os objetivos de negócio apresentados pelo solicitante da demanda; ii. Os objetivos devem restringir-se ao escopo da demanda de TI; iii. Os participantes devem verificar se todo o escopo da demanda de TI está contemplado pelos objetivos ou se há novos objetivos a serem adicionados; iv. Cada objetivo deve: conter, no seu nome, a etapa do processo de negócio ou o benefício/impacto que se deseja alcançar; ter uma declaração da razão pela qual ele é importante. f) Para cada objetivo de negócio os participantes devem identificar os papéis envolvidos e suas necessidades 6 ; i. As pessoas envolvidas são os executores ou consumidores de informação que podem ajudar a atingir o objetivo; ii. As necessidades são o que as pessoas precisam fazer para atingir o objetivo; iii. Convém que tanto aspectos funcionais quanto não funcionais sejam explorados. g) Para cada objetivo de negócio os participantes devem definir indicadores 7 para saber se o mesmo foi alcançado; h) Os participantes devem priorizar 8 os objetivos de negócio; Nota: i. Não havendo consenso quanto à priorização de algum objetivo, convém que o valor da priorização seja a média dos valores atribuídos pelos participantes. i) Os participantes devem classificar as necessidades; i. Convém que a classificação siga a escala: a. essencial - sem ela o objetivo de negócio não é alcançado; b. importante - sem ela o objetivo de negócio é alcançado, mas de forma menos eficaz; c. desejável: não é necessária para que o objetivo de negócio seja alcançado. ii. Não havendo consenso quanto à classificação de alguma necessidade, convém que seja assumido o critério definido pela maioria. j) Os participantes devem refinar os riscos e as restrições relacionados à demanda de TI; 4 Técnicas: Modelagem de processo, Diagrama de contexto. 5 Técnica: Impact Mapping. 6 Técnica: Brainstorming, Análise da causa raiz. 7 Técnica: modelo SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Tempo). 8 Técnica: Matriz GUT. Banco Central do Brasil, 2015 Página 12 de 14

13 i. Os participantes devem analisar os riscos e restrições apresentados pelo solicitante da demanda; ii. Os participantes podem acrescentar novos riscos e restrições; iii. Riscos e restrições são eventos que podem afetar negativamente o atendimento da demanda e/ou o processo de negócio escopo da demanda. k) Os participantes devem identificar os sistemas que fazem interface com o processo de negócio escopo da demanda de TI; l) O responsável pela iniciação deve registrar as informações identificadas nessa atividade no Documento de Visão. Nota: i. O responsável pela iniciação deve preencher a seção Visão do negócio. Saídas Documento de Visão (com as informações da Visão de negócio) Banco Central do Brasil, 2015 Página 13 de 14

14 3.7 Histórico de versões Data Versão Descrição 10/04/ Inclusão de tarefa para preparar os desenvolvedores na atividade Preparar para a identificação das necessidades do negócio ; Alteração no nome do produto de trabalho. 26/02/ Alteração do endereço de hiperlinks para o endereço do novo Portal do Desenvolvedor. 22/08/ Alteração do endereço de hiperlinks para o endereço da nova plataforma da intranet do Bacen. 18/07/ Revisão das seções Propósito, Escopo e Resultados Esperados. 12/05/ Pequenas correções nas atividades Preparar para a identificação das necessidades do negócio e Identificar as necessidades do negócio. 16/04/ Revisão das atividades do processo visando o alinhamento das necessidades com os objetivos de negócio; Inclusão de técnicas de apoio; Revisão das seções: Definições e Papéis. 29/08/ Revisão das seções: Definições, Resultados esperados, Produtos de trabalho; 12/07/ Versão inicial. Revisão nas atividades Preparar para a identificação das necessidades do negócio e Identificar as necessidades do negócio ; Exclusão das setas de fluxo do processo. Banco Central do Brasil, 2015 Página 14 de 14