Gestão de Projetos GNG- 103

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1 Gestão de Projetos GNG- 103 GNG-103 Gestão de Projetos Definir metas e objetivos do projeto Conciliar entregas Descobrir requisitos Determinar premissas e restrições Compilando a declaracao do escopo do projeto Desenvolvendo um plano de comunicação Construindo a estrutura analítica do projeto Definindo tarefas e atividades Estabelecendo marcos Construindo a matriz de responsabilidades Fazendo estimativas das atividades Construindo diagramas de rede Metas e Objetivos As metas descrevem o que o seu projeto vai atingir ou produzir. As metás são essenciais ao projeto. Quando as metas forem atingidas, o projeto está concluído. Metas Objetivos

2 SMART Entregas Específica Mensurável Acurada e Acordada Realista Tempo limitada As entregas incluem resultados mensuráveis, produtos, serviços ou resultados expecíficos que devem ser produzidos para que o projeto possa ser considerado concluído. As entregas deve assim como as metas serem específicas e mensuráveis. Pode-se tamebm utilizar o critério SMART. Diversas Entregas Muitos projetos grandes, possuem diversas entregas. São divididos em fases. Os usuários ou stakeholders e o gerente de projeto refletem sobre cada uma das entregas e determinam quais são críticas para o projeto. Descobrindo requisitos Requisitos são diferentes de metas e das entregas. Eles auxiliam a definir como sabermos se a meta ou a entrega foi concluida com sucesso. São uma subdivisão da entrega em detalhess bastante específicos. Uma entrega pode ter multiplos requisitos.

3 Processo de definição de requisitos Fatores críticos do sucesso Deve ser um esforço coletivo Devem ser definidos logo após a reunião inicial do projeto. Verificar os pontos definidos na reunião. Certificar-se que foram compreendidos. Fatores críticos do sucesso são as entregas ou requisitos do projeto que devem ser obrigatorios e corretamente concluídos para que o projeto seja considerado um sucesso. Devem ser documentados. Elementos dos fatores críticos Compreensão e consenso a respeito das metas do projetos por toda a equipe. Declaração do escopo bem definida Participação e comprometimento dos stakeholders como evidência da aprovação do Termo de Abertura do Projeto e à Declaração do Escopo. Plano de projeto bem definido. Uso de praticas convencionais de gerenciamento de projetos. Premissas Eventos e ações tidos como verdadeiros. As premissas do projeto devem sempre ser documentadas. Descobrir e documentar as premissas são atividades que funcionam exatamente como o processo de definição de requisitos.

4 Definindo premissas Restrições Disponibilidade dos integrantes-chave do projeto Desempenho dos integrantes-chave do projeto. Habilidades dos integrantes-chavedo projeto Prazos de entrega do vendedor Problemas de desempenho do vendedor Precisão das datas do cronograma do projeto Envolvimento do cliente no projeto Aprovação do cliente Restrições são todos os fatores que limitam ou ditam as ações da equipe do TEMPO projeto. projeto QUALIDADE RECURSOS Definindo restrições Falta de comprometimento da equipe de gerência executiva ou do patrocinados do projeto. Interrupções ou reorganizações dos negócios no meio do projeto. Stakeholders que tem expectativas ilusórias a respeito dos resultados do projeto ou de seu cronograma. Falta de recursos especializados. Comunicação defeituosa. Ritmo econômico ou condições de negócios instaveis Tecnologia. A declaração do escopo do projeto documenta as metas e as entregas do projeto e serve de base para futuras decisões do projeto.

5 Conteúdo da declaração de escopo do projeto Visão geral do projeto. Metas do projeto Lista completa das entregas do projeto Lista completa dos requisitos do projeto Lista das exclusões do escopo Estimativas de tempo e custo de alto nível Critérios de aceitação do produto Premissas Restrições. Lista de exclusões São as entregas ou requisitos que a equipe identificou como não sendo essenciais à conclusão dessa fase do projeto. Funções e responsabilidades A seção de funções e responsabilidades da declaração de escopo é muito mias detalhada do que a realizada no Termo de Abertura do Projeto. É necessário documentar quem tem autoridade para assinar, quem deve revisar, quem deve criar e quem deverá aprovar. Atividade Designado Responsabilidade ou nível de aprovação Declaração de escopo EAP Cronograma de projeto Gerente de Projetos Stakeholder Patrocinador Equipe de Projetos Gerentes Funcionais Gerente de Projetos Stakeholder Patrocinador Equipe de Projetos Gerentes Funcionais Gerente de Projetos Stakeholder Patrocinador Equipe de Projetos Gerentes Funcionais Criar Aprovar Aprovar Criar Aprovar Aprovar Criar Aprovar Aprovar

6 Critérios de aceitação do produto Determina os critérios de aceitação e descreve o processo usado para determinar como os stakeholders saberão que as entregas foram satisfatoriamente concluídos e idicarão sua aceitação. Obtendo a aprovação A declaração de escopo do projeto deverá obter a aprovação, assim como o termo de abertura do projeto. Isto garantirá que todos os envolvidos estejam de acordo com as entregas e os requisitos do projeto. Criando o plano de gerenciamentodo escopo do projeto Descreve como o escopo e a estrutura analítica do projeto serão definidos, descreve e documenta como o escopo é administrado ao longo do projeto, incluindo como as mudanças no escopo são incluidas. Preparação para mudanças. Tenta determinar a probabilidade de mudanças. Deve estar incluido no caderno de projetos. Documenta os tipos de necessidades de informaçào que os stakeholders tem, quando e como as informações devem ser distribuídas. É documentado no inicio do planejamento. Quem? Qual? informações Quando?

7 Nome do projeto Número do projeto Plano de Comunicação Informações gerais Nome do Gerente de Projetos Data Comunicação Destinatário Departamento Prazo Método Preparado por: Declaração de escopo do projeto Entregas Fatores críticos do sucesso Plano de comunicações Plano de gerenciamento do escopo do projeto Premissas Regra de negócios Requisitos Questões Que critérios você deve usar para definir as metas do projeto? Descreve as entregas do projeto Em que os requisitos diferem das entregas ou das metas? O que são fatores criticos do sucesso? Por que as premissas são sempre negligenciadas no processo de planejamento do projeto? Cite 3 possíveis restrições para os projetos que sejam diferentes das restrições triplas. Qual é o objetivo de uma declaração de escopo do projeto? Qual é o objetivo de um plano de gerencimento do escopo do projeto? Por que é importante obter a aprovação de declaração do escopo do projeto? O que o plano de comunicações documenta?

8 Organizando os níveis de EAP A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma hierarquia orientada a entregas que defini todo o trabalho do projeto. Cada um dos níveis subsequentes te mais detalhes que o nível anterior. É uma ferramenta utilizada para demonstrar graficamente as entregas do projeto Organiza o trabalho em agrupamentos lógicos resultando em um formato de arvore ou lista de tópicos. Somente o trabalho do projeto é incluido na EAP. Se o trabalho não estiver incluido da EAP, não faz parte do projeto. Nome do Gerente de Projetos As entregas geralmente são descritas como substantivos ou eventos do passado As tarefas são normalmente desvritas como verbos. Projeto de conferência anual Nível 1 Nível 2 Nível Computadores instalados Projeto de conferência anual 20.0 Folders enviados 30.0 Treinamento preparado Computadores instalados Adquirir computadores Assinar contrato de locação Organizar entrega Configurar computadores Folders Enviados Preparar folders Postar Folders Treinamento preparado Preparar conteúdo Preparar Mídia Instalar cabos de força Instalar programas Projetar folders Imprimir folders Preparar mala direta Colar etiquetas Escrever conteúdo conteúdo Imprimir materiais Preparar cadernos

9 Pacotes de trabalho O nível mais baixo um uma EAP. As atribuições dos recursos e estimatívas de tempo e de custo são definidas neste nível. Podem ser subprojetos, entregas, tarefas Códigos de identificação É a codificação utilizada na EAP para determinar a sua localização dentro de uma EAP. Cada Código é único para sua tarefa. Exemplo nível Colar etiquetas É utilizado para posterior controle do custo do trabalho e do uso dos recursos. Formato de lista de tópicos 10.0 Computadores instalados 10.1 Adquirir computadores Assinar contrato de locação Organizar entrega 10.2 Configurar computadores Instalar cabos de força Instalar programas 20.0 Folders enviados Prepara folders Projetar folders Imprimir folders Definindo tarefas e atividades As tarefas são parte do trabalho, ou unidades relacionadas de trabalho. Deve ser concluída para satisfazer a uma entrega do projeto ou a um requisito de entrega. Forma definidas na declaração do escopo do projeto e na EAP. É recomendado para projetos médios e grandes.

10 Administrando o trabalho Decompor o trabalho do projeto e, componentes administráveis para que se possa determinar o tempo de realização. Decompor as entregas em tarefas facilita o trabalho. Gera uma subdivisão em unidades menores Pode ser atribuída a um grupo de integrantes as equipe. Facilita o controle pelo gerente de projetos. Seqüenciamento de tarefas Ordenar em sequência lógica. Preparação para o cronograma. EAP# Entrega Tarefas Comentários Determinando Marcos 10.0 Instalar 200 computadores nos saloes escolhidos para o seminário de treinamento na noite anterior ao inicio da conferência Assinar contrato de locação dos computadores Organizar a entrga dos computadores Estender os cabos de força Instalar programas Coordenar-se com o departamento de compras Parte do contrato de locação Coordenar-se com o pessoal do hotel Organizar com o departamento de TI Definição de datas importantes para o projeto Conhecimento de que uma atividade foi ou será alcançada. Podem ser baseados nas entregas, em um agrupamento de entregas Podem ser baseados também em tarefas e seus agrupamentos São auxílios na monitoração do progresso do projeto.

11 Marco Data prevista de Conclusão Data real de Conclusão Inscrição dos fornecedores concluída Website atualizado com informações sobre a conferência Folders enviados para possíveis particiantes Aulas de treinamento planejadas e aprovadas Salões do hotel preparados e computadores instalados para o treinamento 15/05/06 15/05/06 01/07/06 01/07/06 01/08/06 01/08/06 15/09/06 14/11/06 Construindo a matriz de responsabilidades É um gráfico que amarra as funções e as responsabilidades com os elemntos do EAP. Utilizar os verbos Criar, Instalar, Pode-se utilizar nomes reais e não funções. Sua utilização pode ser para o projeto como um todo ou qualquer nível da EAP. Estimando a duração das atividades Recurso Departamento de Compras Contrato de locação Instalação dos cabos de força Criar N/A N/A Pessoal do Hotel N/A Instalar N/A Instalação dos programas Departamento de TI N/A Instalar Pode-se também utilizar o padrão RACI Responsible Accontable Consult Inform Opinião especializada Usar indivíduos ou grupos, com especialidades para avaliar as informações e determinar as estimativas. Estimativa paramétrica Trabalha com quantidades definidas e calcula as estimativas com base na quantidade de elementos necessários à conclusão da tarefa

12 Estabelecendo dependências As tarefas tem dependencias, isto é dependem umas das outras. As tarefas dependentes devem ser sequenciadas na ordem correta. Algumas tarefas podem ser interdependentes. Término para o início Término para o término Início para o início Relações de Dependência Início para o término Construindo um diagrama de rede Permite mostrar tarefas do projeto na ordem em que elas serão executadas. É Uma visão gráfica do projeto. Referência para reuniões. Tarefas independentes são trabalhdas simultaneamente à menos por restricao de recursos Tarefas dependentes seguem a sequencia de ordem. Diagramação de precedência Este é um metodo de diagramação que liga as atividades de projeto de acordo com as suas dependências, utilizando caixas ou nós para representar as atividades do projeto e setas para mostrar dependências.

13 2 Locação 3 Entrega 4 Cabos de Força 5 Instalar Programas 1. Inicio do projeto Atividade no nó 2. Escrever conteudo 3. 1 Inicio do projeto 12 Fim do projeto 4. Testar 5. Aprovar 6. Imprimir material 7. Preparar cadernos 8. Fim do projeto Escrever conteúdo 7 8 Imprimir material 9 Preparar cadernos Testar 11 Aprovar 1. Inicio do projeto 2. Escrever conteudo Testar 5. Aprovar 6. Imprimir material 7. Preparar cadernos 8. Fim do projeto Atividades na seta Aumento do escopo Diagramas de precedência Estrutura Analítica do Projeto ( EAP ) Matriz de Responsabilidades ( MR ) Opinião especializada Pacote de trabalho

14 Questões Qual o propósito da definição de tarefas? Cite alguns dos propósitos do sequenciamento de tarefas. O que são marcos? Que significado eles tem para o projeto? Descreva a estrutura analitica do projeto. O que é um pacote de trabalho? Por que utilizamos códigos para identificar os elementos na EAP? Defina MR e explique como ela é utilizada. Cite 2 métodos de determinação de estimativas de duração das atividades. Descreva os 4 tipos de relação de dependência e indique qual deles é utilizado com mais frequencia. Cite 2 modos de representar diagramas de rede e descreva resumidamente cada um deles.