INSTRUÇÃO DE TRABALHO PARA INFORMAÇÕES GERENCIAIS

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1 INSTRUÇÃO DE TRABALHO PARA INFORMAÇÕES GERENCIAIS Asia Shipping Transportes Internacionais Ltda. como cópia não controlada P á g i n a 1 7

2 ÍNDICE NR TÓPICO PÁG. 1 Introdução & Política 2 Objetivo 3 Responsabilidade 4 Definições e Siglas 5 Exceções 6 Critérios e Considerações 7 Procedimento Processo 9 Controle de Documentos e Registros 10 Monitoramento 11 Histórico de Revisões 12 Aprovações 13 Anexo como cópia não controlada P á g i n a 2 7

3 1. INTRODUÇÃO & POLÍTICA Normas e Procedimentos 1.1. Introdução Os Sistemas de Informação Gerencial (SIG) são sistemas ou processos que fornecem as informações necessárias para gerenciar com eficácia as organizações. SIG gera produtos de informação que apoiam muitas necessidades de tomada de decisão administrativa e são os resultados da interação colaborativa entre pessoas, tecnologias e procedimentos, que ajudam uma organização a atingir as suas metas. SIG pode incluir software que auxilia na tomada de decisão, recursos de dados, tais como: Bancos de dados; O hardware de um sistema de recursos; Sistemas de apoio à decisão; Sistemas especialistas; Sistemas de informação executiva; Gestão de pessoas Gestão de projetos e todos os processos informatizados que permitem que a empresa funcione eficientemente. É um sistema que disponibiliza a informação certa, para a pessoa certa, no lugar certo, na hora certa, da forma correta e com o custo certo. Todas as funções de gestão, planejamento, organização, direção e controle são necessárias para o bom desempenho organizacional. Os sistemas de informação gerenciais são fundamentais para suportar essas funções, especialmente a de planejamento e controle. Os Sistemas de Informação Gerencial são parte integrante das estratégias empresariais, pois a comunicação e a informação são de grande valor nas organizações. A qualidade da decisão tomada pelo gerente vai depender da qualidade e relevância das informações disponíveis. Por isto é muito importante termos um SIG para oferecer informações rápidas, precisas e principalmente úteis, que irão garantir uma estruturação de gestão diferenciada, o que resultará em vantagem competitiva sobre as demais empresas. como cópia não controlada P á g i n a 3 7

4 1.2. Política Normas e Procedimentos O sistema de informação gerencial pode, sob variadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas: Reduzir os custos das operações; Disponibilizar um melhor acesso às informações, mostrando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; Pode melhor de maneira intensa a produtividade; Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão; Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões; Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações; Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema; Redução do grau de centralização de decisões na empresa; Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. 2. OBJETIVO Apoiar a direção e demais gestores da empresa, fornecendo informações cada vez mais confiáveis de modo a servir de subsídio ao estabelecimento do Planejamento Estratégico da empresa, bem como ao ajuste de desvios que venham a ser apontados a partir da análise de tais informações, e com isso a atingir seus objetivos. Desenvolver relatórios financeiros, operacionais e de performance, de acordo com a demanda aprovada, baseados nas informações disponíveis. Consolidar informações e relatórios gerenciais: Calcular, monitorar e analisar indicadores de desempenho da empresa; Desenvolver relatórios de acordo com as solicitações da Diretoria; Monitorar sistemas gerenciais da Asia Shipping; Auxiliar as áreas usuárias em relação às funcionalidades dos sistemas de informações gerenciais disponíveis. 3. RESPONSABILIDADE Todos os lançamentos são de responsabilidades dos setores, no qual será inserido os dados, para tais informações e necessário que estejam no mês correto, competência e valores. Os gestores de cada departamento têm a responsabilidade da verificação das informações inseridas 4. DEFINIÇÕES E SIGLAS BI - Business Intelligence Business Intelligence (BI) pode ser traduzido como inteligência de negócios, ou inteligência empresarial. Isto significa que é um método que visa ajudar as empresas a tomar as decisões inteligentes, mediante como cópia não controlada P á g i n a 4 7

5 dados e informações recolhidas pelos diversos sistemas de informação. Sendo assim, BI é uma tecnologia que permite às empresas transformar dados guardados nos seus sistemas em Informação qualitativa e importante para a tomada de decisão. 5. EXCEÇÕES Não há exceções para este documento. 6. CRITÉRIOS E CONSIDERAÇÕES A qualificação de qualquer relatório será dada, através das informações que são geradas e inseridas no sistema. Estas informações serão inseridas pelos setores responsáveis no qual validarão a veracidade inserida. Portanto o Setor de Informações Gerencias não tem a responsabilidade de informar se o que está lançado no sistema condiz com a realidade. 7. PROCEDIMENTO O fluxo de trabalho, não é especifico apenas para um relatório especifico e sim para todos que possam ser solicitados esporadicamente, não importando se o envio é mensal, semanal ou diário. Para tal procedimento necessitamos de 3 etapas à seguir: 7.1. Levantamento dos dados qual será gerado o relatório pedido As solicitações para criação ou atualizações de relatórios sempre são solicitadas pelos diretores, gestores ou coordenadores através de , para o Departamento de Informações Gerenciais. Para a elaboração dos relatórios Crystal Reports e BI, os dados são coletados através do Sistema Asia Net. No momento da coleta de qualquer dado, o solicitante informa ao Departamento de Informações Gerenciais, quais tabelas no Asia Net, necessita para fazer o levantamento. Para a criação de um novo relatório o Departamento de Informações Gerenciais, abrirá um chamado através do Help Desk, para o Setor de TI, informando os dados e tabela para que seja realizado o agrupamento do novo relatório Agrupamento das informações geradas Após a extração das informações, é gerado um único arquivo com todas as informações necessárias para elaboração. A elaboração é realizada em forma de BI ou no Crystal Reports, assim formando um único arquivo ou relatório que contempla diversas tabelas do Asia Net. como cópia não controlada P á g i n a 5 7

6 7.3. Envio do Relatório Após a junção dos dados e a elaboração do (s) relatório é encaminhado para Diretores, gestores e coordenadores. Após o envio do relatório, caso haja a necessidade ou dúvida por parte da Direção, é enviado o detalhamento das informações para comprovação de que os dados estão corretos. 8. PROCESSO 9. CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS (F) Formulário (R) Registro F (F) (R) Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição 10. MONITORAMENTO Indicador: Meta Método Periodicidade Não Aplicável como cópia não controlada P á g i n a 6 7

7 11. HISTÓRICO DE REVISÕES Normas e Procedimentos Data da Revisão Versão Responsável Descrição 05/12/ Controller Emissão Inicial 12. APROVAÇÕES Gerência Aprovador Data Rubrica Controladoria Qualidade 13. ANEXO Não Aplicável. como cópia não controlada P á g i n a 7 7