Procedimento de Gestão PG 02 Controlo de Documentos e Registos

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1 Índice 1.0. Objectivo Campo de aplicação Referências e definições Responsabilidades Procedimento Generalidades Controlo de documentos Procedimentos Impressos Registos da Qualidade... 8 Lista de revisões efectuadas Revisão n.º Tipo de Revisão Página(s) Data 0 Elaboração inicial Todas 2012/05/12 1 Alteração da forma de controlo de revisões dos documentos Todas Elaborado: Aprovado: Página 1 de 10

2 1.0. Objectivo Este tem como finalidade documentar o método de gestão dos documentos relevantes para o Sistema de da Qualidade, de modo a garantir a disponibilidade de informações actualizadas e adequadas nos locais em que são necessárias. Define também o processo de controlo dos documentos considerados registos necessários para comprovar a conformidade e a operacionalidade do Sistema de da Qualidade para com os requisitos especificados Campo de aplicação Este aplica-se a todos os documentos do Sistema de da Qualidade, quer sejam internos, quer sejam externos e que tenham significado para a gestão da qualidade Referências e definições NP EN ISO 9001:2008 Sistema de da Qualidade Requisitos; NP EN ISO 9000:2005 Sistema de da Qualidade Fundamentos e Vocabulário; Manual de da Qualidade; Tabela de Controlo dos Documentos (Mod.009/VPA); Tabela de Controlo de Documentos Externos (Mod.007/VPA); Tabela de Controlo de Registos (Mod.010/VPA); Lista de Impressos (Mod.006/VPA); Documento Informação e respectivo meio de suporte; Informação Dados com significado; Elaborado: Aprovado: Página 2 de 10

3 Registo Documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidências das actividades realizadas; Impresso Todo o suporte de papel ou informático utilizado para emitir documentos ou registos da qualidade Responsabilidades Gestor da Qualidade Preparar, rever e distribuir este ; Coordenar as acções de elaboração, revisão e distribuição dos documentos internos; Sempre que necessário reunir com os outros responsáveis para colmatar eventuais falhas dos documentos, registos e impressos emitidos e distribuídos; Elaborar listas de distribuição de todos os documentos relevantes para o Sistema de da Qualidade; Garantir aquando da elaboração ou revisão de procedimentos, o preenchimento da tabela que descreve o controlo dos registos da qualidade e o controlo dos impressos. Outros Serviços Colaborar com o GQ na elaboração, aprovação e actualização dos documentos, sempre que solicitados e/ou por iniciativa própria; Providenciar o acesso aos impressos e documentos ao pessoal que os utiliza; Providenciar a formação necessária ao pessoal que utiliza os documentos e impressos; Garantir o arquivo, manutenção e acesso aos registos da qualidade na sua posse. Colaboradores Todos os colaboradores detentores de documentos e registos da qualidade, são responsáveis por os conservar em bom estado de utilização. Elaborado: Aprovado: Página 3 de 10

4 5.0. Procedimento 5.1. Generalidades Eles descrevem modos de proceder, mas não fornecem necessariamente todas as instruções detalhadas para o cumprimento de requisitos da qualidade. Tais informações são definidas por exemplo, em Instruções de Trabalho Controlo de documentos Controlo das revisões Os documentos do Sistema de da Qualidade são controlados ou por um número de revisão ou pela data de emissão. Os originais são identificáveis com o n.º 0 e as revisões seguintes são numeradas sequencialmente. A data de referência é aquela a partir da qual a revisão passa a ter efeito. As revisões são efectuadas na páginas de cada documento, assumindo estas um número de revisão n+1, sendo n o número da sua revisão anterior. O número de revisões aos documentos é controlado pela lista de revisões do respectivo documento e/ou pela Tabela de Controlo de Documentos (Mod.009/VPA) sendo evidenciadas a sombreado. Tabela da estrutura documental do Sistema de da Qualidade Os responsáveis pela elaboração e aprovação dos diferentes documentos, estão definidos na Tabela de Controlo de Documentos (Mod.009/VPA). Encadernações Sempre que praticável os documentos são arquivados em capas com argolas que evitem perda de folhas, mas que permita a substituição de folhas. Distribuição dos documentos e das alterações aos documentos Elaborado: Aprovado: Página 4 de 10

5 A responsabilidade distribuir os documentos e por manter atualizadas as pastas de documentos dos detentores de documentos relevantes para o Sistema de é do GQ. Para tal, sempre que se proceda à revisão de um documento, o GQ retira a versão obsoleta desse documento dos arquivos pelos quais foram distribuídas cópias, substituindo-a pela versão actualizada. Todas as cópias obsoletas são destruídas. O arquivo dos originais dos documentos é efectuado de acordo com a Tabela de Controlo de Documentos (Mod.009/VPA). Arquivo de documentos obsoletos Os originais dos documentos obsoletos relevantes para o Sistema de da Qualidade são arquivados pelo período definido na Tabela de Controlo de Documentos (Mod. 009/VPA). Controlo dos documentos ou registos armazenados informaticamente A protecção de todos os documentos em suporte informático é garantida pela existência de sistema de firewall e anti-vírus devidamente actualizado. Compete ao Gabinete de Informática assegurar a manutenção do Sistema de Informação e Comunicação (Telefone) do município de forma a que este esteja sempre adequado às necessidades. A gestão das solicitações de intervenção pelo Gabinete de Informática e efectuada através do programa de Assistências Informáticas disponível na Intranet. Compete a cada colaborador do município efectuar as solicitações emitindo um registo no referido programa e ao Gabinete de Informática proceder às intervenções necessárias, registar o respectivo resultado/fecho e notificar o requisitante da resolução do problema através de um . A actualização das ferramentas informáticas é efectuada pelo Gabinete de Informática recorrendo ao respectivo fornecedor da ferramenta. Elaborado: Aprovado: Página 5 de 10

6 O Gabinete de Informática produz cópias de seguranças diárias das Bases de Dados das várias aplicações de Autárquica ( de Pocal, de Armazéns, Pessoal, Arquivo Documental, Intranet, Sistema de Informação Geográfica, Sistema de Controlo de Assiduidade dos Funcionários, etc.) A tecnologia usada na gestão das BD é SQL Server 2005 da Microsoft, os ficheiros de backup são calendarizados e produzidos de forma automática pelo próprio sistema. É realizado um backup diário mas de forma incremental, ou seja, é anexado ao backup do dia anterior apenas as alterações efectuadas aos ficheiros, se um ficheiro não sofrer modificações não é feito o seu backup. O armazenamento dos backups é realizado numa unidade externa NAS (Uma unidade NAS é essencialmente um computador conectado à rede, com a funcionalidade única de promover serviços de armazenamento de dados). Este repositório de dados está Localizado num edifício diferente do edifício onde se encontram os servidores, no final do mês é guardado um backup do último dia do mês. Existe ainda um servidor NAS só para armazenamento de ficheiros pessoais de cada funcionário. Controlo dos documentos de origem externa O controlo destes documentos é realizado de acordo com a Tabela de Controlo de Documentos Externos (Mod.007/VPA). De forma a garantir a actualização relativamente a toda a legislação aplicável aos processos e aos serviços os Chefes de Divisão consultam mensalmente o site do Diário da República ( A legislação quando identificada, é analisada pelo GQ e são desencadeadas as acções necessárias tendo em vista o seu cumprimento. Toda a legislação relevante é registada pelo Chefe de Divisão na Tabela de Controlo de Documentos Externos (Mod.007/VPA). Elaborado: Aprovado: Página 6 de 10

7 A actualização das Normas aplicáveis é garantida pelo GQ através da consulta mensal do site do IPQ (Instituto Português da Qualidade). Todas as normas serão registadas na Tabela de Controlo de Documentos Externos (Mod.007/VPA 5.3. Procedimentos Secções introdutórias Os Procedimentos de contêm duas secções introdutórias que não são numeradas com capítulos: Índice O índice identifica o conteúdo do documento, listando os títulos das secções, subtítulos e refere o número das respectivas páginas. Lista das Revisões Efectuadas Esta tabela descreve resumidamente as revisões efectuadas ao Procedimento. Tipos de procedimentos A empresa elabora e aprova os seguintes tipos de procedimentos: Procedimentos de (PGQ): definem quem e como são realizadas as actividades inerentes aos processos da organização, assim como aos requisitos da NP Instruções de Trabalho (IT): definem quem e como se realiza um conjunto de pequenas acções inerentes a um posto de trabalho, a uma operação específica, a uma actividade administrativa, etc. Conteúdo de um procedimento Os vários capítulos que podem constituir a estrutura dos procedimentos são os seguintes: 1. Objectivo; 2. Campo de aplicação; 3. Referências e definições; 4. Responsabilidade; 5. Procedimento. Elaborado: Aprovado: Página 7 de 10

8 Os Procedimentos de contêm estes cinco capítulos. As Instruções de Trabalho contêm apenas os capítulos 1 e 5 (Objectivo e Procedimento). Conteúdo de cada um dos capítulos 1. Objectivo O capítulo Objectivo contém um enunciado claro e conciso explicando as finalidades específicas do documento. 2. Campo de aplicação Este capítulo define os locais ou actividades às quais o documento é aplicável. 3. Referências e definições Os termos e conceitos usados no procedimento que possam causar dúvidas devem ser identificados e definidos. Este capítulo identifica igualmente a bibliografia das especificações, normas e outros documentos que servirão de base à elaboração do procedimento. 4. Responsabilidades Este capítulo especifica quem vai ser responsável por cada etapa ou processo. 5. Procedimento Este capítulo descreve pormenorizadamente as acções requeridas para atingir o objectivo do procedimento. Sempre que existam anexos estes são identificados no fim do Procedimento Impressos Elaboração de Impressos Quando um órgão da organização da empresa sente a necessidade de criar ou rever um impresso, este é responsável por enviar o esboço do impresso ao Gestor da Qualidade. Esta codifica o impresso, actualiza a Tabela de controlo de impressos e devolve-o à entidade emissora. Elaborado: Aprovado: Página 8 de 10

9 À entidade responsável pela emissão do impresso, compete a distribuição dos impressos alterados assim como a recolha e destruição dos obsoletos. O original obsoleto é arquivado pelo GQ. Codificação Para além do título e campos para a introdução de dados, cada impresso deverá conter uma codificação que consiste de um número de ordem geral com três dígitos seguido da abreviatura do Município de Vila Pouca de Aguiar (VPA) e do número da revisão. Exemplo: Mod.031/VPA.0 (Modelo 031 emitido pelo Município de Vila Pouca de Aguiar e encontra-se na revisão 0) Registos Identificação Todos os registos da qualidade são identificados pelo seu nome e por um conjunto de elementos que identifiquem o resultado ou o desempenho da actividade em causa. Arquivo O local de arquivo, a organização de arquivo e as responsabilidades pelo arquivo de cada registo da qualidade estão definidos na Tabela de Controlo de Registos (Mod.010/VPA). O arquivo é efectuado de acordo com a afinidade documental garantindo a sua protecção e rápida recuperação. Recuperação e protecção A consulta aos registos da qualidade e o acesso dos colaboradores que deles necessitem é autorizada pelo responsável pelo seu arquivo. Elaborado: Aprovado: Página 9 de 10

10 Os registos são armazenados em capas de argolas de acordo com a sua afinidade documental, em locais próximos dos responsáveis pelo seu arquivo, de tal forma que não sejam deterioráveis durante o período de arquivo. Tempo de Arquivo O tempo de arquivo dos registos começa após o total preenchimento destes e é definido com base em exigências regulamentares, contratuais e o tempo durante o qual o produto poderá ser utilizados ou poderão ser recebidas reclamações. Na Tabela de Controlo de Registos (Mod.010/VPA) encontram-se os tempos mínimos de retenção dos registos até à sua eliminação. Eliminação Após o tempo de retenção previsto, os responsáveis pelo respectivo arquivo em conjunto com a Gerência e após informarem o GQ, decidem da sua destruição. Os registos que possuam dados confidenciais são destruídos por triturador. Elaborado: Aprovado: Página 10 de 10