Manual do GesFiliais

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1 Manual do GesFiliais

2 Introdução... 3 Arquitectura e Interligação dos elementos do sistema... 4 Configuração do GesPOS Back-Office... 7 Utilização do GesFiliais Outros modos de utilização do GesFiliais Página 2

3 Introdução O GesFiliais é um módulo do aplicativo GesPOS que permite sincronizar as bases de dados residentes nos diferentes grupos de terminais. Este é um módulo de envio, recepção e consolidação de dados oriundos de locais fisicamente separados. Com o objectivo de automatizar todo um processo "offline", sem qualquer intervenção do utilizador, destinado a empresas detentoras de cadeias de lojas comerciais, e/ou ao mercado franchising. Torna-se assim possível através do GesFiliais a interligação de todo o sistema informático da organização, mantendo os dados da mesma, actualizados e sincronizados em todos os terminais, independentemente da sua localização geográfica e de capacidade de processamento, conseguindo-se então de uma forma fácil, a sincronização de todos os dados fundamentais ao bom funcionamento da empresa/organização. De notar que no GesFiliais a sincronização dos referidos dados foi optimizada de modo a que só os dados que tenham sido adicionados, modificados ou eliminados sejam enviados e sincronizados entre as várias bases de dados. Ou seja, dum universo de milhares de artigos, clientes, movimentos e outros dados existentes só algumas dezenas são enviados quando se estabelece a ligação resumindo o processo de actualização a alguns segundos e não minutos ou horas. Todo este processo será feito em modo off-line, i.e., as actualizações serão feitas de uma só vez, ao contrário do modo on-line onde se esperaria que por cada operação efectuada numa base de dados, tal operação ficaria imediatamente visível às restantes base de dados do sistema informático. A vantagem do modo off-line é a de permitir uma maior optimização dos recursos, diminuindo o tempo total de ligação tornando assim o processo de actualização mais rápido. Página 3

4 Arquitectura e Interligação dos elementos do sistema Para tornar possível a comunicação e sincronização dos dados é necessário que o terminal onde se encontra localizada a base de dados utilizadas por um determinado grupo de terminais possua uma ligação a Internet. Além disso é necessário possuir uma conta de FTP numa máquina da Internet. Uma conta FTP consiste basicamente num espaço de trabalho num dado computador, que se torna possível de aceder através de um login e de uma password. Nessa conta será possível gerir (copiar e apagar) ficheiros, e executar outras operações permitidas ao respectivo utilizador. Além destes 2 requisitos o terceiro requisito será a aquisição da respectiva licença de utilização do software. De seguida passamos a explicar através de um exemplo, para que seja mais intuitivo, o modo como se processam as actualizações. T6 T5 T4 T3 T2 T1 Servidor FTP Figura 1. Esquema de funcionamento do GesFiliais Como podemos ver na figura 1, existem no sistema informático desta organização fictícia três grupos de trabalho. O primeiro formado pelos terminais 1, 2 e 3, o segundo grupo formado pelo terminal 4 e um último grupo formado pelos terminais 5 e 6. A cada um destes grupos está inerente apenas uma base de dados utilizada por todos os terminais desse grupo. Página 4

5 A sincronização das bases de dados através dos GesFiliais é sempre baseada num critério de data início e data fim. Ou seja apenas serão sincronizados dados relativos a introduções, alterações, movimentos e todas as outras operações susceptíveis de alteração do conteúdo das bases de dados. Qualquer alteração aos dados efectuada fora deste intervalo de tempo não será considerada na sincronização. O processo de sincronização tem então as seguintes fases: 1. Cada grupo de trabalho exporta para o servidor FTP as alterações efectuadas à sua base de dados local no intervalo de tempo definido pelo utilizador. A exportação dos dados será feita no formato XML 1, que antes de ser enviado (upload) será comprimido no formato zip. 2. Após se encontrarem no servidor todos os ficheiros de cada um dos grupos, resultantes da exportação, cada grupo irá efectuar o download dos ficheiros dos restantes grupos. 3. Uma vez finalizado o processo de download, o GesFiliais irá proceder ao processo de importação. Primeiro descomprime cada um dos ficheiros e de seguida importa os ficheiros em formato XML para a base de dados local que se encontra em formato mdb. NOTA: Este processo de importação respeita um conjunto de regras e definições, como poderemos ver mais à frente neste manual na secção de configuração de comunicações do Back-Office do GesPOS. Os ficheiros exportados pelos GesPOS seguem uma dada nomenclatura: XXX_?.zip Os três primeiros dígitos indicam o tipo de dados a exportar, seguido de um identificador do grupo de trabalho, que se pode configurar através do GesPOS Back-Office. A extensão final significa que o ficheiro se encontra compactado no formato zip. Na tabela 1 temos os tipos e descrições de cada um dos formatos desses ficheiros. Existem três grupos de dados: dados de tabelas, dados de stock e dados de movimentos. Nos dados de tabelas temos a informação relativa aos produtos simples ou por cores e tamanhos, famílias de produtos, clientes, zonas, vendedores, etc. Os dados de stock dizem respeito a toda a informação relativa aos documentos e movimentos de stocks dos produtos e os dados de movimentos referem-se à informação dos movimentos quer de compra quer de venda, como por exemplo vendas a balcão, facturas, recibos, etc. 1 Para mais informações visite Página 5

6 Nome Ficheiro Descrição Característica TAB_?.zip Ficheiro com dados Obrigatório contidos em tabelas do GesPOS STK_?.zip Ficheiro com dados Obrigatório relativos a Stocks MOV_?.zip Ficheiro com dados relativos a Movimentos Facultativo, conforme configuração Tabela 1 Ficheiros exportados pelo GesFiliais No ficheiro TAB_?.zip estão contemplados os dados relativos às seguintes tabelas: Produtos Produtos por Cores/Tamanhos Código de Barras Alternativos Cores Tamanhos Famílias Fornecedores Clientes Zonas Locais de carga/descarga Transportes Vendedores Armazéns Modalidades de pagamento Tipos de pagamento Descritivos Página 6

7 Configuração do GesPOS Back-Office Para o correcto funcionamento do GesFILIAIS é necessário proceder às correctas configurações no GesPOS Back Office. Factor importante é a identificação de cada documento de compra, venda e stock emitidos. O identificador de cada documento é composto por três campos: Abreviatura identifica o tipo de documento: VB para venda a balcão, FA para factura, CO para nota de consignação, etc. Identificador de série - identifica cada grupo de trabalho. Número de Documento identifica unicamente cada documento gerado. A composição destes três campos torna cada documento único em todo o sistema informático. Os campos abreviatura e número de documento são determinados de forma automática pelo GesPOS. No entanto o campo identificador de série terá que ser configurado, para que cada grupo de trabalho possua um identificador único. A série de documentos é definida em: Diversos / Configurações / Parâmetros separador Parâmetros Figura 2. Configuração do número de série No campo série documentos pode inserir então um valor identificador para o respectivo grupo de trabalho campo alfanumérico podendo adoptar séries do tipo LJ1 para a loja 1, sendo LJ2 a loja 2 por exemplo. Página 7

8 No mesmo menu mas tabulador Comunicações, possuímos três grupos de configurações: Identificação, Como Comunica e Opções ao Comunicar. Na parte de identificação, o campo Identificação da Localização permite introduzir uma referência para identificação do grupo de terminais. Esta referência será utilizada para nomear os ficheiros de exportação, ver página 5. Figura 3. Configuração da identificação do grupo nas comunicações Na caixa licenciado para:, encontra-se visível uma lista de número de postos que se encontram licenciados. Seleccione qual o terminal para o qual está licenciado o posto em questão e prima em adicionar para definir qual o terminal que irá fazer parte do grupo de trabalho que estamos a configurar e que irá ficar sujeito à sincronização efectuada através do GesFiliais. Figura 4. Configuração dos parâmetros de comunicação Página 8

9 Na parte de Como Comunica, ver figura 4, temos presente os seguintes campos: Campo Última comunicação FTP Host Address User Name Password Directoria Inicial Descrição Data da última comunicação efectuada através do GesFiliais. Endereço da máquina onde se encontra a conta FTP. Nome da conta. Palavra de acesso à conta. Directoria para onde serão copiados os ficheiros de exportação. Tabela 2 Campos de Configuração da Comunicação para o GesFiliais Como se mencionou anteriormente a importação dos dados a partir dos ficheiros de exportação para as bases de dados locais respeitam algumas restrições e regras. Algumas dessas restrições podem ser configuradas na parte de Opções ao Comunicar. As restantes restrições serão descritas mais adiante. Figura 5. Configuração de opções e restrições ao comunicar Aquando da importação dos dados podem surgir 2 situações: a chave identificadora dos dados não existe ou a chave dos dados já existe na base dados. Página 9

10 Aquando da importação dos dados com o GesFiliais: Caso dos dados relativos a tabelas do GesPos Situação em que a chave identificadora dos dados não existe Neste caso, os registos (linha completa de dados) que não existam serão importados para a base de dados local. Situação em que a chave identificadora dos dados já existe No caso dos dados que estão a ser importados já existirem na base de dados local apenas os dados relativos aos produtos e que poderão ser alterados. Estes serão alterados no caso em que a opção Ao Importar altera os produtos já existentes com os dados provenientes da localização esteja activada, como se demonstra no exemplo da figura 6. Figura 6. Activação da sobreposição dos dados de produtos. Ao activar esta opção, a caixa de texto, passará a ficar activa, para ser possível definir a origem dos dados que irá prevalecer na importação. Retomando o exemplo inicial, vejamos a seguinte situação. Supondo que temos os terminais do grupo <T1, T2, T3> activados com esta opção e a localização definida para o terminal T4. Aquando da importação pode acontecer que os dados de produtos provenientes de T4 e T5 ou T6 sejam divergentes. Neste caso os dados a ser importados serão os dados com origem com terminal T4. Caso dos dados relativos a Movimentos do GesPos As duas opções iniciais deste sub-conjunto de configurações permitem definir a activação da importação / exportação dos dados de Movimentos, como se pode ver na figura 7. Figura 7. Activação da importação / exportação dos dados dos Movimentos. Página 10

11 Situação em que a chave identificadora dos dados não existe Neste caso verifica-se a criação na base de dados local dos documentos relativos aos movimentos não existentes. Situação em que a chave identificadora dos dados já existe Neste caso verifica-se a alteração dos documentos na base de dados local relativamente aos mesmos documentos importados mas cujos dados são distintos. Note-se que em ambas as situações requerem a activação da opção de importação, caso contrário a base de dados não será alterada. Caso dos dados relativos a Stocks do GesPos Neste caso os critérios utilizados são idênticos aos do caso anterior, excepto no facto de a importação e exportação estarem implícitas, i.e., encontram-se activas sem ser necessária qualquer configuração. Situação em que a chave identificadora dos dados não existe Neste caso verifica-se a criação na base de dados local dos documentos e registos relativos aos stocks ainda não existentes na base de dados local. Situação em que a chave identificadora dos dados já existe Neste caso verifica-se a alteração dos documentos e registos na base de dados local relativamente aos mesmos documentos e registos importados mas cujos dados são distintos. Exemplo: Loja 1 Nº do posto com que acede Activar as opções conforme o que pretende que este posto faça: exporta, importa de Informações relativas ao FTP Figura 8. Visão global da configuração do GesFiliais no Back-Office. Página 11

12 Utilização do GesFiliais Uma vez efectuada a configuração do GesPos Back-Office para o GesFiliais a utilização do mesmo é de extrema facilidade. Figura 9. Aplicativo GesFiliais Para proceder a importação / exportação dos dados de forma remota, basta então apenas introduzir a data início e a data fim, que por omissão estão configuradas para a data do momento de utilização. Para iniciar o processo basta premir em comunicar, podendo ser visualizado em Tarefa actual os ficheiros que estão a ser transferidos. Nota: A importação será efectuada para todos os documentos e dados que respeitem os critérios de transferência e cuja data de criação ou alteração esteja compreendida entre data início e data fim. Página 12

13 Outros modos de utilização do GesFiliais Para além do funcionamento em modo normal pode também utilizar o GesFiliais em modo silencioso, i.e., assim que o programa é executado é invocado de forma imediata a função Comunicar. Para tal basta invocar o executável do aplicativo com o parâmetro /auto, exemplo: gesfiliais.exe /auto Esta opção poderá ser particularmente útil se quiser invocar automaticamente este aplicativo, colocando a linha de comando anterior no escalonador de tarefas do sistema operativo. Página 13

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