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1 Actualização Versão Janeiro 2011

2 2 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

3 1 Índice 2 Facturação Certificada Conformidade de procedimentos Documentos Certificados Nota de Despesas e Honorários Documento Provisório vs Documento Definitivo (Enviado) Documento Definitivo Factura Nota de Crédito Nota de Débito Certificação de documentos Certificação por séries de documentos em função do ano Campos de preenchimento obrigatório na ficha de Cliente Validar a certificação de documentos Alteração manual da Taxa de IVA e do Espaço Fiscal Definir motivos para Isenção da tributação de IVA Definir Escalões em função de Pastas e Processos específicos Definir Escalões Definir Taxa Definir Excepção para os Escalões em função da Taxa Conta Corrente nas Fichas de Cliente, Pasta e Processo Definir o acesso dos utilizadores à Conta Corrente Consultar Conta Corrente Relatório de Conta Corrente JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 3

4 2 Facturação Certificada Conformidade de procedimentos O JuriGest está actualmente certificado pela DGCI em relação à emissão de documentos de facturação. A conformidade com as regras legais impostas para a certificação obrigaram à mudança de alguns procedimentos. Em seguida são descritas as principais alterações relativamente à emissão dos documentos de facturação comuns. 2.1 Documentos Certificados Os documentos emitidos pelo JuriGest que estão certificados são os seguintes: Factura Nota de Crédito Nota de Débito Nota de Despesas e Honorários 1 O facto destes documentos estarem certificados implica duas mudanças distintas: alteração das regras de emissão e alteração dos modelos de impressão. Se bem que a Factura, Nota de Crédito e Nota de Débito não tenham sofrido diferenças significativas no seu método de emissão, já a Nota de Despesas e Honorários tem alterações que contrastam com os métodos até aqui existentes. 1 A Nota de Despesas e Honorários é um documento sem exportação obrigatória para o sistema SAFT-PT mas tem que ser certificado porque apresenta de forma detalhada os serviços prestados. Sendo um documento susceptível de ser apresentado ao cliente por antecipação ao documento de facturação, pelas regras impostas pela certificação, também este documento deve estar certificado. 4 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

5 2.2 Nota de Despesas e Honorários A Nota de Despesas e Honorários teve diversas alterações que importa destacar, a principal das quais haver uma distinção entre uma fase provisória e definitiva, em que a provisória permite alterações e a definitiva fica bloqueada para edição Documento Provisório vs Documento Definitivo (Enviado) A criação da Nota de Despesas e Honorários certificada obriga a duas fases do documento: Documento provisório Documento definitivo Qualquer destes documentos que representam diferentes fases de revisão à sua informação têm agora uma mensagem explícita: Não serve de factura Esta mensagem é obrigatória e imposta após auditoria pela DGCI, já que representa um documento cuja descrição dos serviços prestados é em tudo idêntico à Factura, mas que não a substitui quanto à sua validade fiscal. Documento Provisório O documento provisório representa o modo de edição em que se encara o conteúdo do documento como susceptível ainda de alteração. Neste modo o JuriGest permite alterar qualquer parte do conteúdo do documento em termos de valores, descritivos, detalhe da impressão, etc. O documento provisório pode ser apagado do sistema. Quando o documento provisório é criado, agora fica automaticamente atribuído o Nº da NDH. O nº do documento é sempre enquanto provisório. Quando passa a definitivo o nº é atribuído automaticamente. A passagem a definitivo também marcará a data como sendo a que estiver definida na própria NDH (caso não seja inferior à última data registada com marca de Enviado ), ou a data do sistema. JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 5

6 Exemplo de um documento provisório (Nota de Despesas e Honorários em revisão) 6 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

7 2.2.2 Documento Definitivo O Documento Definitivo representa o fecho das alterações ao documento provisório. É encarado agora como tendo características fiscais semelhantes à factura. Para dar um documento (NDH) como encerrado, terá que ser activada a marca de Enviado com a respectiva data. Caso algum tipo de valores a cobrar esteja isento de aplicação de IVA (ex: Despesas Documentadas), terá que ser seleccionada a opção isenção de Tributação de IVA respectiva. Após seleccionar da lista 2 o motivo da isenção, deve ser premido o botão Tributação de IVA para copiar o motivo da isenção para o campo de observações que irá aparecer no documento. Só após a emissão do documento definitivo será possível criar a factura correspondente. Para a certificação, a factura que tenha como documento de suporte uma NDH, essa referência ficará devidamente guardada em base de dados. 2 A lista de motivos de isenção é definida no servidor. Este documento apresenta a explicação de como introduzir diversos motivos para a aplicação da isenção que podem ficar pré-definidos no servidor. JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 7

8 2.3 Factura A factura é gerada a partir de outros documentos de suporte. Partindo da Nota de Despesas e Honorários, Avença, Plano de Pagamento ou Provisão, a criação da Factura agora certificada também depende do ano fiscal em curso. Sendo um documento em tudo idêntico à Nota de Despesas e Honorários, apresenta adicionalmente um conjunto de dados fiscalmente relevantes em termos fiscais, como o quadro de incidência de IVA, os dados relativos à conta bancária e um quadro de regularizações por adiantamentos/provisões, se aplicável. 8 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

9 2.4 Nota de Crédito A Nota de Crédito evoluiu por forma a contemplar a incidência do IVA em diferentes patamares de incidência, caso haja uma factura de suporte a débito do cliente que tenha valores isentos e simultaneamente valores com taxa de iva aplicável. Quando a Nota de Crédito serve para regularizar uma factura, o motivo para o qual há direito a algum tipo de isenção tem que ser explicitamente indicado. Se a factura tem despesas documentadas isentas e honorários com iva, o documento de regularização por nota de crédito fica agora com a seguinte apresentação: JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 9

10 A impressão da Nota de Crédito fica agora com a seguinte apresentação, também com a certificação demarcada em rodapé: 10 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

11 2.5 Nota de Débito A Nota de Débito é equivalente à anteriormente gerada pelo JuriGest, diferindo apenas na adição da certificação de rodapé em conformidade com as normas legais que entraram em vigor no início de Certificação de documentos A certificação do documento é averbada com um código único relacionado com o código do documento anterior. O documento é marcado de forma inequívoca, sendo obrigatória a impressão de um código que acompanha a impressão a entregar ao cliente. Conjuntamente com esse código segue o código fiscal do programa certificado, neste caso o JuriGest Certificação por séries de documentos em função do ano Em termos fiscais a partir de 2011 o JuriGest passa a encarar todos os documentos de facturação em função do respectivo ano fiscal a que dizem respeito. Nesta medida, todos os documentos agora gerados estão em função do ano e produzem um número de documento no seguinte formato: AAAA/nnnnn Ex: 2011/00109 Cada documento tem uma numeração sequencial crescente em função da série a que diz respeito, nomeadamente se se trata de uma Factura, Nota de Débito, Nota de Crédito, ou Nota de Despesas e Honorários. Esta numeração é independente entre cada tipo de documento, mas todas seguem as normas legais de numeração sequencial crescente dentro do ano fiscal, bem como a cronologia sempre crescente na mesma sequência da numeração. JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 11

12 2.6.2 Campos de preenchimento obrigatório na ficha de Cliente A validação SAFT-PT terá que estar activada nas Definições Gerais do Servidor para que todo o ambiente de certificação funcione com a conformidade necessária. Há um conjunto de campos de preenchimento obrigatório que, mesmo não o sendo, o sistema informará posteriormente na validação que deverão estar preenchidos, com o risco da certificação não ficar em conformidade com os requisitos legais. Assim, os campos que deverão estar devidamente preenchidos na Ficha de Cliente são: Nome NIF Morada CRC/Nº CRC Adicionalmente, o JuriGest possui agora uma lista ISO de países que deverá ser preenchida devidamente, caso não se trate de um cliente nacional. Também no caso de se tratar de um cliente da Região Autónoma dos Açores ou da Região Autónoma da Madeira, deverá ser devidamente identificado no País da morada do cliente a opção respectiva para essa Região. Caso o escritório/sociedade/departamento jurídico que esteja a emitir os documentos através do JuriGest esteja domiciliado numa Região Autónoma, o Espaço Fiscal deverá ser devidamente seleccionado no JuriGest Server de modo a que a conformidade das taxas de IVA aplicáveis e identificadores para exportação do ficheiro normalizado SAFT-PT fiquem devidamente configurados Validar a certificação de documentos Para confirmar e validar a perfeita operacionalidade da certificação deve emitir uma nota de despesas e honorários detalhada e imprimi-la, ou uma factura correspondente e identificar as seguintes características no documento, conforme assinalado na imagem seguinte: 12 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

13 Impressão de documento certificado: Certificação JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 13

14 3 Alteração manual da Taxa de IVA e do Espaço Fiscal Para o ano 2011 o JuriGest está preparado para assumir a nova taxa de IVA de 23%. Caso pretenda definir a taxa de IVA aplicável ao seu espaço fiscal, deve fazê-lo através das definições gerais de facturação conforme indicado em seguida: 14 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

15 4 Definir motivos para Isenção da tributação de IVA O JuriGest Server permite agora definir até 3 motivos diferentes para que não haja lugar a tributação de IVA na emissão de Notas de Despesas e Honorários que dão origem posterior a facturas. Para definir esses motivos deve aceder ao JuriGest Server/menú Opções/Definições Gerais e seleccionar o separador Facturação 3. 3 Caso não esteja disponível o separador Facturação deve ser activada a definição geral nº 15 Definições Gerais de Facturação JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 15

16 5 Definir Escalões em função de Pastas e Processos específicos A definição de escalões está disponível através do separador Escalões no JuriGest Server (menú Opções/Definições Gerais). Acedendo a este ecrã já era possível definir escalões anteriormente, mas com aplicação genérica por utilizador (cada utilizador/advogado pertence a um escalão) e só era possível definir excepções à regra geral aqui definida para escalões através da Ficha de Cliente. Se o Cliente tiver escalões próprios definidos na sua Ficha, esses escalões sobrepõem-se à definição genérica do servidor aplicável a qualquer cliente que não tenha excepções. Agora é também possível aplicar excepções ao nível da Pasta e do Processo. Em seguida é elaborada uma sequência que define uma excepção aos escalões para uma determinada Pasta de um Cliente. 5.1 Definir Escalões O ecrã seguinte mostra a definição genérica de escalões, com a indicação do campo da Ficha de Pasta que determinará que Taxa será aplicada à excepção posteriormente programada na Pasta. Se não for definida excepção, a Taxa a aplicar corresponderá aos valores da coluna respectiva deste ecrã. Neste exemplo o campo Classificação da Ficha de Pasta determinará que Taxa será aplicada em função do escalão do utilizador que estiver a fazer os lançamentos do trabalho executado. 16 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

17 5.2 Definir Taxa A definição da Taxa de acordo com o campo seleccionado anteriormente, faz-se directamente na Pasta com a indicação do valor (coluna) que pretendemos aplicar. Neste exemplo foi escolhida a Taxa B do campo Classificação que permitirá determinar a regra de excepção a aplicar em particular sobre este assunto. 5.3 Definir Excepção para os Escalões em função da Taxa Após a taxa estar escolhida, se for definida uma excepção, serão aplicados os Escalões definidos na Pasta em prioridade sobre os que estão previamente definidos no servidor. No ecrã seguinte foram definidos os valores para os diferentes escalões em função da Taxa B aplicável a esta Pasta/Assunto. A partir deste momento a aplicação de valores/hora (executante) terão por base os valores definidos neste quadro, em prioridade em relação aos valores indicados inicialmente no servidor. JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 17

18 6 Conta Corrente nas Fichas de Cliente, Pasta e Processo As fichas de Cliente, Pasta e Processo podem agora dar acesso resumido a uma Conta Corrente instantânea sobre a informação que se pretender analisar. Se na configuração pretendida para o programa for útil dar acesso à informação de Conta Corrente a alguns responsáveis da organização, ou a qualquer utilizador, é agora possível consultar a conta corrente genérica sem entrar nos mapas de facturação. 6.1 Definir o acesso dos utilizadores à Conta Corrente Se nada for dito, apenas os utilizadores Administradores de Sistema, Séniores e Partners terão acesso à informação de Conta Corrente directamente nas Fichas de Cliente, Pasta e Processo. No JuriGest Server estão agora disponíveis as seguintes opções que podem ser activadas mediante as intenções da organização em permitir o acesso a este tipo de dados. Na configuração seguinte foram activadas as opções 101 e 102 que permitem ao Advogado Responsável e Sub-Responsável dos Clientes, Pastas e Processos acederem às respectivas Contas Correntes. Também relativamente ao que é permitido consultar em função desta responsabilidade, se um Advogado for responsável pelo Cliente terá acesso à Conta Corrente não só do Cliente, como da de todas as suas Pastas e Processos. 18 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

19 6.2 Consultar Conta Corrente A consulta da Conta Corrente em qualquer das Fichas indicadas faz-se pelo separador com esse mesmo título. No exemplo seguinte é demonstrada a consulta de uma Conta Corrente de uma Pasta. A Conta Corrente está organizada pelo estado das diligências, apresentando um conjunto de filtros aplicáveis para restringir a lista de diligências apresentadas ao que se pretende. Os filtros aplicáveis são: 1 Total (lista completa das diligências em conta corrente) 2 Não facturadas 3 Facturadas 4 Não pagas 5 Pagas É também possível restringir o intervalo de tempo em análise para que o resultado das diligências resulte também do critério temporal imposto. 6.3 Relatório de Conta Corrente É possível emitir um relatório de Conta Corrente de Cliente, Pasta ou Processo com o ponto de situação genérico dos serviços prestados. Assim, no exemplo seguinte é demonstrada a apresentação possível para uma Conta Corrente de Pasta de demonstração. JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 19

20 Exemplo de Conta Corrente de Pasta: 20 JURINFOR Rua de Artilharia 1, Nº 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL

21 JURINFOR Rua de Artilharia 1, 79 3º Dtº LISBOA PORTUGAL 21

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