ERP AIRC. Transição de Ano Económico (Receita) Apresentado por: AIRC

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2 Índice 1. INTRODUÇÃO ÂMBITO OBJETIVOS REQUISITOS A OBSERVAR Versões das aplicações RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS SCA ENTRADA EM VIGOR DO ORÇAMENTO DE APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO ENTRADA EM VIGOR DE CONFERÊNCIA CONTABILÍSTICA CORRESPONDÊNCIAS DE PLANOS ENTRE ANOS Verificação das correspondências de planos, entre anos Refazer desagregação de contas para o ano de Cópia de contas entre anos Plano de códigos de IVA TAX TRANSIÇÃO DE ANO CONSIDERAÇÕES PRÉVIAS Recomendações para a execução da transição de ano Aplicações do que emitem Guias de Recebimento TRANSIÇÃO DE ANO ECONÓMICO Correspondências de classificações económicas de Guias de Receita Execução da rotina de transição de ano SGF ATUALIZAÇÃO DE ARTIGOS DE RECEITA ARTIGOS ATUALIZAÇÃO DE CLASSIFICAÇÕES Transição de classificações Cobrança de valores no SGT ARTIGOS ATUALIZAÇÃO DE VALORES Atualização por taxa SGR TRANSIÇÃO DE ANO Atualizar séries de numeração para SGA TRANSIÇÃO DE ANO ATUALIZAR CLASSIFICAÇÕES ECONÓMICAS DOS ARTIGOS DE RECEITA AIRC, 2014 Página 2 de 19

3 1. Introdução 1.1 Âmbito O presente documento enquadra-se no âmbito da implementação e utilização, na vertente da Receita, das aplicações da Área Financeira do nos Municípios e outras Entidades seus clientes. 1.2 Objetivos Neste documento pretendemos sintetizar as operações a efetuar para a transição de ano, na vertente da Receita, em todas as aplicações que constituem o pack Financeiro do, de forma integrada. 1.3 Requisitos a observar Versões das aplicações Deve utilizar as seguintes versões das aplicações no processo de transição de ano de 2014 para 2015: SCA TAX SGF SGT SGR SGA Caso não esteja a utilizar alguma destas aplicações na sua instituição, por favor, ignore os respetivos capítulos que lhes forem dedicados. 1.4 Resolução de problemas Se surgirem problemas ou questões no processo de transição de ano, por favor, contacte a AIRC através dos canais de suporte: Telefone Correio eletrónico Mais informações de contacto no nosso sítio Web AIRC, 2014 Página 3 de 19

4 2. SCA Entrada em vigor do Orçamento de 2015 Todas as operações descritas neste capítulo deverão ser executadas com o nível de permissão Responsável da Contabilidade, e são obrigatórias para a transição de ano em todas as aplicações do. 2.1 Aprovação do orçamento Após aprovação do orçamento, ainda em 2014, deverá ser dada a sua aprovação na aplicação, através do menu Docum. Previsionais Aprovação do Orçamento: 2.2 Entrada em vigor de 2015 No primeiro dia de trabalho de 2015, deverão proceder obrigatoriamente à entrada em vigor do orçamento, pois só dessa forma será possível efetuar despesa e arrecadar receita corretamente. Para o efeito, deverão aceder ao menu Docum. Previsionais Entrada em Vigor: AIRC, 2014 Página 4 de 19

5 2.3 Conferência contabilística Após a entrada em vigor do orçamento, o utilizador deverá efetuar uma conferência contabilística ao plano de contas, para que a aplicação confira integralmente a correta natureza das contas do plano. Esta operação é executada através do menu Ferramentas Módulos Auxiliares Conferência Contabilística. Deve clicar no botão Conferir só, e escolher apenas a opção Tabelas e Planos de Contas, conforme imagem abaixo: AIRC, 2014 Página 5 de 19

6 2.4 Correspondências de planos entre anos Verificação das correspondências de planos, entre anos Após conclusão do anterior processo, o utilizador deverá aceder à conversão de planos entre anos e verificar/estabelecer as correspondências, para as classes de contas 6 e 7, dos diferentes anos económicos. Desta forma, estará assegurada a correlação entre as contas de proveitos e custos, que compõem a estrutura de artigos de receita (SGF capítulo 4), referente a anos económicos distintos. Adicionalmente, e no mesmo ecrã, deverá de igual modo ser validada a correspondência entre as classificações económicas da receita dos diferentes anos económicos. AIRC, 2014 Página 6 de 19

7 2.4.2 Refazer desagregação de contas para o ano de 2015 As contas que não tenham correspondências entre 2014 e 2015 (exemplo do ecrã anterior), e que dependam de desagregações efetuadas em 2014, devem ser alvo de desagregação em O utilizador deverá validar a estrutura de contas de proveitos (patrimonial e orçamental) do plano de contas, e as suas desagregações através do menu Tabelas Patrimonial Plano de Contas Geral, escolhendo a opção Desagregar. Sempre que necessário, poderão gerar novas desagregações entre contas de proveitos e classificações económicas da receita (ou contas de custos e classificações económicas da despesa). Nota: Caso seja necessário criar desagregações, o utilizador deverá premir a opção Nova e seguidamente escolher as contas e classificações. Depois de todas as desagregações efetuadas, deverá validar novamente as correspondências de contas entre anos, conforme descrito na página anterior. Se ainda faltar alguma desagregação, deverá criá-las, até ter todas as correspondências entre anos efetuadas corretamente. AIRC, 2014 Página 7 de 19

8 2.4.3 Cópia de contas entre anos No final de todo o processo, deverá aceder ao menu Ferramentas Módulos Auxiliares Contabilidade Copiar contas entre anos, à semelhança da imagem abaixo mostrada: Caso ainda existam contas a transitar, poderá fazê-lo através deste interface. AIRC, 2014 Página 8 de 19

9 2.4.4 Plano de códigos de IVA Paralelamente, para a associação de códigos de IVA às contas de proveito, o utilizador poderá reconstruir os códigos de IVA para o novo ano, através do botão Refaz ligação a IVA, para que a aplicação possa reconstruir de forma automática os códigos de IVA associados às contas de proveito, no plano de contas do novo ano económico. AIRC, 2014 Página 9 de 19

10 3. TAX Transição de Ano A rotina de transição estabelecerá a correspondência entre as Classificações Económicas e Contas Patrimoniais do ano de 2014 com as do ano de Os numeradores das Guias de Recebimento e as séries de numeração de documentos são automaticamente iniciados pela própria aplicação, sem necessidade de intervenção do utilizador. 3.1 Considerações prévias Só poderá emitir Guias de Receita / Faturas no TAX, após entrada em vigor do orçamento no SCA. (ver capítulo 2) Recomendações para a execução da transição de ano Antes de executar a rotina, deve assegurar que nenhum utilizador está a utilizar a aplicação; Apenas utilizadores com permissão de Administrador poderão executar esta rotina; Aconselha-se a execução desta rotina imediatamente após a entrada em vigor do Orçamento de 2015 na aplicação SCA (ver capítulo 2); Também é aconselhável que o Administrador esteja acompanhado do responsável pela Contabilidade durante a execução da rotina, de forma a esclarecer alguma dúvida que surja, relativamente às correspondências a estabelecer; Esta rotina deverá ser executada no dia 02/01/ Aplicações do que emitem Guias de Recebimento Todas as aplicações do que emitem Guias de Receita, necessitam que esta tarefa de transição de ano seja efetuada. Segue-se a lista de aplicações que dependem desta rotina para emitir Guias em 2015: SCA (Guias de Descontos e Retenções OT s) SGC (Guias de Pagamento de Contra Ordenações) SPO (Guias do Urbanismo) SEF (Guias de Pagamento de Execuções Fiscais) SGA (Guias de Colocação de Contadores / Pagamento de Faturas de Água) SGR (Pagamento de Faturas de Refeições Escolares) MyNet (Guias de Pagamentos Online/Presenciais) AIRC, 2014 Página 10 de 19

11 3.2 Transição de ano económico Após a entrada em vigor do Orçamento de 2015 no SCA, qualquer utilizador cuja permissão não seja Administrador, será impedido de entrar na Aplicação. A mensagem que será apresentada é a seguinte: Ao primeiro utilizador com permissão de Administrador que execute a aplicação após a entrada em vigor do Orçamento de 2015 ser-lhe-á apresentada a seguinte mensagem: O Administrador deverá clicar no botão OK, e selecionar a opção de menu Ferramentas» Final do Ano. AIRC, 2014 Página 11 de 19

12 3.2.1 Correspondências de classificações económicas de Guias de Receita Ao selecionar esta opção será aberta a janela para estabelecer as correspondências entre as Classificações Económicas/Contas Patrimoniais de 2014 e 2015: Esta janela encontra-se organizada em duas áreas principais: Ano Económico de 2014 Nesta área da janela são disponibilizadas duas listas. Uma com as Classificações Económicas (Receitas Orçamentais) utilizadas em 2014, e outra com as Contas Patrimoniais (Operações de Tesouraria) utilizadas também em Em ambas as listas serão assinaladas a vermelho as Classificações/Contas para as quais a rotina não encontrou automaticamente uma correspondência em Ano Económico de 2015 Nesta área da janela são disponibilizadas duas listas. Uma com as Classificações Económicas (Receitas Orçamentais) a utilizar em 2015, e outra com as Contas Patrimoniais (Operações de Tesouraria) a utilizar também em AIRC, 2014 Página 12 de 19

13 Ao selecionar uma conta em qualquer uma das listas, a aplicação seleciona a conta correspondente na lista do outro ano. Por exemplo, se selecionar a classificação económica do ano de 2014 (assinalada a vermelho), a aplicação selecionará automaticamente a classificação económica correspondente em Neste exemplo, não foi encontrada pela aplicação nenhuma classificação correspondente para o ano de Isto pode acontecer por três motivos: 1. A classificação deixou de ser utilizada e não foi contemplada no orçamento de 2015; 2. A classificação corresponde a mais que uma classificação no orçamento de 2015; 3. A classificação mudou no orçamento de 2015 (p. ex., passou a ). Caso não seja possível estabelecer correspondência (pelos motivos descritos nos pontos 1. e 2.), em determinada classificação de 2014, não deverá introduzir nenhum valor correspondente em Caso contrário, deverá definir a nova classificação para Execução da rotina de transição de ano Após verificar as correspondências estabelecidas, validadas pelo responsável da Contabilidade, o Administrador estará em condições de terminar o processo de Final de Ano. Para tal, deverá clicar no botão Transitar sendo pedida a confirmação da execução (Sim/Não). Se clicar no botão Não, o processo é cancelado e volta à janela anterior. AIRC, 2014 Página 13 de 19

14 Se clicar no botão Sim, e se algumas correspondências ficaram por estabelecer (propositadamente ou acidentalmente), será apresentada a seguinte mensagem ao utilizador: Se clicar no botão Não, o processo é cancelado e volta à janela anterior. Se clicar no botão Sim, o processo é executado (podendo levar algum tempo), até ser apresentada a seguinte mensagem: O processo de transição está concluído. AIRC, 2014 Página 14 de 19

15 4. SGF Atualização de Artigos de Receita O SGF não tem uma rotina de transição de ano. É no entanto necessário efetuar algumas atualizações, antes de emitir Faturas nas aplicações do no novo ano económico, após a entrada em vigor do orçamento no SCA (capítulo 2). 4.1 Artigos Atualização de Classificações Neste módulo, acessível pelo menu Ferramentas Transição das Classificações de Artigos de Receita, aos utilizadores com permissão Administrador Contabilístico, deverá ser efetuado o carregamento automatizado das classificações orçamentais, patrimoniais e restantes, para o novo ano económico, associadas aos artigos de receita. A janela apresenta dois separadores: Artigos de Receita SEM classificações para o ano n+1 (2015) Artigos de receita sem classificação no novo ano, pelo facto de ainda não terem sido transitados (embora se apresentem integralmente classificados) ou por apresentarem classificações parciais ou sem classificações. Estes últimos, não poderão ser transitados enquanto não for efetuada a atribuição de classificações (pelo menos parcial). Artigos de Receita COM classificações para o ano n+1 (2015) Artigos de receita que se apresentam classificados no novo ano. Nota: Este módulo tem por base a correspondências de classificações entre anos. Esta correlação poderá ser verificada e configurada através da aplicação SCA, conforme descrito no Capítulo 2. AIRC, 2014 Página 15 de 19

16 4.1.1 Transição de classificações O primeiro procedimento a adotar será clicar no botão Atualizar e seguidamente em Validar. A primeira opção permitirá à aplicação verificar se existem alterações nas classificações nos artigos de receita, durante o processo de transição. A segunda opção, permitirá à aplicação validar os artigos de receita e mais concretamente as classificações que lhes estejam associadas. O resultado da validação será o seguinte: Verde Artigos de receita aptos para transferência automática, por se apresentarem classificados integralmente (patrimonial, orçamental e restantes) e com correspondência unívoca para o ano seguinte; Amarelo Artigos de receita aptos para transferência automática, por se apresentarem parcialmente classificados e com correspondência unívoca para o ano seguinte; Vermelho Artigos de receita sem classificação e por inerência sem possibilidade de transferência automática, enquanto não forem classificados (pelo menos parcialmente). Após a validação o utilizador poderá selecionar os artigos de receita, que pretende ver automaticamente transferidos ou classificados no novo ano económico. Para isso deverão ser utilizadas as caixas de seleção, e o botão Transitar. Mais detalhes sobre esta funcionalidade, poderão ser consultados na Ajuda da aplicação Cobrança de valores no SGT As operações descritas neste ponto, são essenciais para a cobrança de Faturas / Guias de Receita no SGT. Só será possível fazê-lo em 2015, após transitar as classificações dos artigos de receita de 2014 para Para o efeito, será necessário que os artigos de receita, no mínimo, tenham atribuída a classificação económica para AIRC, 2014 Página 16 de 19

17 4.2 Artigos Atualização de Valores Normalmente, com o início de um novo ano, os valores dos artigos de receita são atualizados, de acordo com as regras da legislação / regulamentação que os suportam. Algumas aplicações do, que atualmente já emitem faturas, utilizando artigos de receita, já têm regras próprias para a sua atualização. Neste ponto, tratamos apenas a atualização dos valores dos artigos utilizados exclusivamente no TAX/SGF Atualização por taxa Para permitir ao utilizador uma forma fácil de atualizar os valores dos Artigos de Receita que sejam do tipo Unitário ou Fixo, criámos uma funcionalidade no SGF, acessível pelo menu Ferramentas Atualização de Artigos de Receita, que permite selecionar o leque de artigos a atualizar, e a taxa de atualização a aplicar: Os documentos que forem emitidos após a execução desta rotina, com artigos abrangidos pela atualização, já irão ter em conta o novo valor. Importante: Esta operação (atualização por taxa) é irreversível. Recomendamos extrema atenção na sua execução, e deverá ser executado por um único utilizador. Para mais detalhes sobre esta funcionalidade, por favor, consulte a Ajuda da aplicação. AIRC, 2014 Página 17 de 19

18 5. SGR Transição de Ano Na transição de ano, só será necessário atualizar artigos de receita (valores/classificações económicas) no SGR nos casos em que o SGF (Sistema de Gestão de Faturação) não estiver instalado. Nesses casos, o Administrador da aplicação deverá aceder à opção de menu: Processamentos» Opções de Faturação» Artigos de Receita Neste interface deve atualizar as classificações económicas dos Artigos, para o ano de No caso de ser necessário alterar valores, deverão ser criados novos artigos de receita e posteriormente associados à Componente de Apoio à Família desejada. Esta atualização tem influência na emissão de Guias (pagamento de faturas), nos mapas por classificações e envio de dados para Tesouraria. Importante: Esta operação deve ser executada após a entrada em vigor do orçamento no SCA (ver capítulo 2) e após a rotina de transição de ano do TAX (ver capítulo 3) Atualizar séries de numeração para 2015 Ainda na sequência do ponto anterior, se o SGF não estiver instalado, será necessário criar a série de numeração dos documentos para O Administrador da aplicação poderá fazê-lo através do Menu Processamentos» Operações de Faturação» Séries de numeração. Depois, deverá associar a nova série de numeração aos tipos de documento (Faturas, Notas de Crédito, ) existentes na aplicação, através do menu Processamentos» Opções de Faturação» Tipos de documento Importante: Esta operação apenas está disponível a utilizadores com permissão de Administrador. Sem esta operação será impossível emitir documentos de faturação para o ano AIRC, 2014 Página 18 de 19

19 6. SGA Transição de Ano No SGA, a transição de ano foi otimizada de forma a minimizar os procedimentos, isto é, as séries de numeração serão criadas automaticamente e a atualização das classificações económicas nos artigos de receita será automática se tiver instalado o SGF (Sistema de Gestão de Faturação). No caso de não ter o SGF instalado, deve efetuar os procedimentos descritos no ponto Atualizar classificações económicas dos artigos de receita Deverá efetuar esta operação através da opção de menu Ferramentas» Oficina - Atualizar classificações económicas para o ano económico atual Importante: Esta operação apenas está disponível a utilizadores com permissão de Administrador da aplicação do SGA na versão ou superior. Deve ser executada após o ano económico ser alterado para 2015 na aplicação SCA Sistema de Contabilidade Autárquica (ver capítulo 2). Áreas da aplicação sujeitas: Esta atualização tem influência nos mapas por classificações e envio de dados para Tesouraria e Execução Fiscal. Se não for realizado através desta opção o utilizador terá que atualizar de forma manual todos os artigos de receita envolvidos. Para mais esclarecimentos ou informações, contate os nossos serviços de suporte. Obrigado. AIRC, 2014 Página 19 de 19

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