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1 Documento de actualização funcional Refª JURI-DEV v1 21 de Dezembro de 2012

2 Índice 1 Certificação com envio de ficheiro SAFT-PT para AT Sobre a Certificação Novas regras para envio de ficheiro certificado para a AT Activar Validação SAF-PT no JuriGest Server Passo 1 Activar a validação SAF-T PT no JuriGest Server Passo 2 Definir parâmetros para SAF-T PT Passo 3 Validar SAF-T PT Passo 4 Realizar a exportação do ficheiro SAF-T PT Passo 5 Assistente de exportação Passo 6 Utilitário de exportação Passo 7 Validação na Aplicação de Validação Local da AT Novas funcionalidades desta versão... 14

3 1 Certificação com envio de ficheiro SAFT-PT para AT 1.1 Sobre a Certificação O JuriGest exporta o ficheiro SAFT-PT de acordo com a legislação aplicável desde 2008 (Portaria 321-A/2007). Em 2010 o JuriGest foi também certificado pela Autoridade Tributária (AT) ao abrigo da alteração legislativa da Portaria 1192/2009 que especificou as regras da certificação. O produto está certificado com o nº de série: Novas regras para envio de ficheiro certificado para a AT De acordo com a legislação emitida pelo Decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de agosto, o ficheiro SAFT- PT gerado pelo JuriGest deverá ser remetido para a AT até ao dia 8 do mês seguinte ao período a reportar. Através desta nova legislação a AT procedeu a alguns esclarecimentos no seu portal que aqui são transcritos: Os elementos da fatura emitida devem ser comunicados à AT, por uma das seguintes vias: - Por transmissão eletrónica em tempo real, integrada em programa de Faturação Eletrónica, utilizando o webservice a disponibilizar pela AT; - Através do envio do ficheiro SAF-T (PT) mensal, recorrendo a aplicação disponibilizada no Portal das Finanças; - Por recolha directa dos dados da fatura numa opção do Portal das Finanças; Da informação transmitida, serão registados os elementos identificativos dos intervenientes bem como os valores globais da transmissão de bens ou prestação de serviços e do IVA faturado. Seguidamente, descreve-se o circuito de procedimentos para comunicação pelos emitentes dos dados das facturas.

4 1. Procedimento de Comunicação das Faturas Emitidas por transmissão electrónica em tempo real (via webservice) A comunicação por esta via deve ser efectuada através de webservice cuja definição se encontra em: Em anexo encontra-se informação complementar sobre a estrutura deste serviço e um exemplo das componentes do header de segurança. 2. Procedimento de Comunicação das Faturas Emitidas por SAF-T (PT) 2. a) Extração do Ficheiro SAF-T (PT) No momento ou após a transmissão do bem/prestação do serviço, o fornecedor emite a fatura respeitando as regras legais vigentes. No início do mês seguinte, o agente económico extrai do seu sistema de faturação o ficheiro SAF-T (PT) para o efeito de comunicação à AT das faturas emitidas no mês anterior. O ficheiro xml para este efeito deve conter as seguintes tabelas do SAF-T (PT): Cabeçalho (Header); Tabela de Clientes (Customer); Tabela de Impostos (TaxTable); Documentos Comerciais de Clientes (SalesInvoice). O ficheiro apenas deve conter os Documentos Comerciais com data movimento do período em extração. Numa situação de grande volume de faturas emitidas, a extração e envio poderá ser fracionada em períodos mais curtos. Até data a determinar, e para facilitar os sujeitos que emitem um volume não muito grande de faturas, serão aceites ficheiros SAF-T (PT) de faturação extraídos de forma integral (nos termos do n.º 1 do Anexo à Portaria n. 1192/2009, de 8 de Outubro), ou seja ficheiros com mais tabelas que as atrás referidas. 2. b) Upload do Ficheiro SAF-T (PT) extraído

5 Na posse do ficheiro extraído, o agente económico acede ao Portal das Finanças e: - Autentica-se no Portal das Finanças com NIF e senha de acesso; - Escolhe a opção de entrega de elementos de faturas; - Dentro da opção anterior escolhe a acção de Ficheiro SAF-T (PT); - Ao escolher esta opção é-lhe disponibilizada uma janela para indicação do ficheiro a comunicar (unidade, caminho-da-diretoria-onde-está-guardado e nome.xml); note-se que a extensão do ficheiro será obrigatoriamente.xml. - Após escolha do ficheiro é desencadeado automaticamente um processo de prévalidação do ficheiro extraído; - Se a pré-validação considerar que a estrutura do ficheiro é válida, é apresentado um resumo estatístico do seu conteúdo e disponibilizada a opção de Submissão; - Ao ser confirmado o ato de Submeter, o ficheiro é transmitido para a AT, por upload. Após a transmissão é retornada a mensagem de submissão com sucesso. Posteriormente, o ficheiro será processado pela AT e, se o conteúdo for válido, desse ficheiro serão extraídos os elementos sumários das faturas, que serão integrados na base de dados de faturas para os efeitos determinados na lei. Para seguimento do tratamento do ficheiro comunicado, o agente terá disponível uma opção de consulta aos ficheiros SAF-T (PT) por ele submetidos à AT. Sempre que comunique um ficheiro, o emissor deverá posteriormente aceder a essa consulta e verificar se o ficheiro foi Integrado com Sucesso. Os outros estados previstos são: Pendente (quando ainda espera tratamento), Rejeitado (quando se detectou um problema a nível de conteúdo que impediu o respectivo processamento) e Integrado Parcialmente (quando só parte da informação difere da enviada anteriormente por este ou outro meio). 3. Procedimento de Comunicação das Faturas Emitidas por registo directo no Portal das Finanças A comunicação por esta via pode ser utilizada pelos agentes económicos que apenas emitam uma quantidade reduzida de faturas através da digitação de todos os dados relevantes, no Portal das Finanças. No caso do JuriGest é aplicável o método mencionado no ponto 2 relativamente à exportação e upload do ficheiro SAFT-PT no formato XML.

6 1.3 Activar Validação SAF-PT no JuriGest Server Para executar uma validação integral do conteúdo da base de dados antes de fazer a primeira exportação, o JuriGest Server está preparado para validar os elementos inseridos em base de dados de acordo com as regras SAFT-PT de modo a diminuir qualquer hipótese de rejeição futura da validação central dos dados remetidos. Para utilizar o mecanismo de exportação, deve seguir os passos seguintes: Passo 1 Activar a validação SAF-T PT no JuriGest Server Para activar a validação SAF-T PT, deve abrir o JuriGest Server e aceder ao menú Opções, seleccionando Definições Gerais. Nas definições gerais deverão ficar marcadas (seleccionadas) as opções: 15 Definições Gerais de Facturação 36 Validação SAF-T PT

7 Passo 2 Definir parâmetros para SAF-T PT O conjunto de parâmetros que permitem a validação SAF-T PT estão disponíveis também nas Definições Gerais do JuriGest Server. Assim, acedendo às Definições Gerais, deve em seguida ser seleccionado o separador Facturação. Nesse separador terá que definir: Tipo de Organização: Escritório / Sociedade / Departamento Jurídico / Outro Espaço fiscal: Continente / Madeira / Açores / Outro Se nada for definido, o sistema assumirá automaticamente os parâmetros Escritório e Continente.

8 Passo 3 Validar SAF-T PT O recurso à validação explícita disponível no JuriGest Server pemite executar uma verificação sobre a base de dados de modo a confirmar que tudo está conforme, de acordo com a norma. A validação é executada sobre toda a base de dados mas a validação exaustiva de acordo com a norma só decorre para todos os documentos gerados desde 1 de Janeiro de Para executar a validação, no JuriGest Server, seleccionar o menú Opções, sub-menú Optimize e em seguida Validação SAF-T PT Se após a validação aparecer uma caixa de avisos (como a indicada em seguida), o utilizador deve resolver todos os avisos e em seguida repetir este comando de validação. Nota:neste exemplo de aviso o utilizador deve abrir a ficha de cliente correspondente ao Recibo nº 60 e preencher o campo <PAÍS> Se após a execução da operação de validação aparecer uma mensagem de execução com sucesso (ver mensagem completa mais abaixo), então a base de dados está actualizada com a norma SAF-T PT e a opção de menú desaparece, não voltando a ser necessária. A partir desse momento aparecerá a opção disponível para realizar a exportação no menú de Facturação do JuriGest.

9 Passo 4 Realizar a exportação do ficheiro SAF-T PT A capacidade de exportação do ficheiro SAF-T PT só está disponível para utilizadores Administradores de Sistema, Séniores e Partners. Para exportar o ficheiro, deve-se entrar no JuriGest, aceder ao menú Facturação e seleccionar a opção Exportação SAF-T PT. Em seguida surgirá o assistente de exportação que representa o passo seguinte da exportação.

10 Passo 5 Assistente de exportação Ao seleccionar do menú facturação a opção para exportar o ficheiro SAF-T PT será apresentada a lista de ficheiros anteriormente exportados e em base de dados. Essa lista contém os atributos essenciais da exportação, nomeadamente em relação à data da sua criação ao período a que se refere e os valores totais dos documentos que exportou. Para fazer uma nova exportação deve premir o botão Exportar novo ficheiro SAF-T PT>> Deve ler atentamente as indicações deste ecrã antes de prosseguir e, ao premir o botão indicado, surgirá o utilitário de exportação. O assistente de exportação permite também fazer a gestão dos ficheiros exportados, de modo a realizar uma cópia para Meus Documentos (My Documents) e localizar rapidamente essa pasta. Pode também ser apagado o último ficheiro gerado de modo a fazer as correcções de validação necessárias e em seguida voltar a iniciar todo o procedimento de exportação.

11 Passo 6 Utilitário de exportação O utilitário de exportação pede apenas 3 elementos essenciais: o período de exportação a que se refere (normalmente será o mês findo ou transacto) o local da exportação (será recomendável manter a sugestão automática porque posteriormente o assistente de exportação permite copiar o ficheiro para outro local) a última parte do nome a dar ao ficheiro Período da exportação (tipicamente representará 1 mês) Seleccionar a pasta destino da exportação Nome parcial do ficheiro XML a exportar e enviar (recomenda-se que haja alguma identificação do escritório/sociedade por iniciais sem recorrer a caracteres especiais ou espaços) Ao premir o botão exportar, será desencadeada a exportação e será criado o ficheiro, ou aparecerá uma mensagem contendo os erros identificados na exportação e que terão que ser corrigidos em sistema (à semelhança do exemplo dado anteriormente no ponto 1.3.3). Quando esta mensagem surgir, poderá premir OK e em seguida será automaticamente aberta a pasta do disco (ou da rede) em que o ficheiro foi criado. ATENÇÃO: A exportação não termina com a criação do ficheiro. Em seguida deverá realizar o envio do ficheiro para o portal das Finanças, de acordo com as instruções anteriores deste documento cedidas pela AT.

12 Passo 7 Validação na Aplicação de Validação Local da AT A AT disponibiliza uma Aplicação de Validação Local que pode ser utilizada para validar o ficheiro exportado antes da sua submissão no portal das Finanças. Estando essa aplicação instalada no computador, deverá executá-la. Seleccionar Ficheiro O primeiro passo será premir o botão Seleccionar Ficheiro e localizar o ficheiro exportado pelo JuriGest no passo anterior. Validar Depois de ter seleccionado o ficheiro, deverá premir o botão Validar. Se a aplicação detectar erros de validação, apresentará a sua lista e o utilizador deverá rectificar de modo apropriado novamente no JuriGest os campos identificados como não estando em conformidade.

13 Quando a aplicação de validação evidenciar que o ficheiro está correcto, então poderá submeter o ficheiro no portal das Finanças.

14 2 Novas funcionalidades desta versão Criados alertas na gravação das Notas de Despesas e Honorários para a selecção de motivo de Isenção do IVA mas não associado às observações para impressão. Adicionada validação de nº de caracteres permitido nos campos a quando da gravação do pedido de provisão. Alterado método para gestão de informação dos processos para que uma tarefa possa apenas ser despoletada depois de concluida a anterior, evitando desta forma o erro de término do programa. Adicionado o nome ao mapa de pagamentos pendentes, à coluna cliente e advogado responsável do mesmo. Alterada lista de facturas para mostrar o numero do primeiro recibo associado à factura mas que não esteja anulado. Alterada Nota de Crédito para quando se associa uma factura seja da responsabilidade do utilizador a associação dos valores, balizando apenas os totais. Workflow permite agora configuração por utilizador, de modo a só activar o Gestor de Actividades para os utilizadores pretendidos

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