Relatório SHST

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1 Relatório da Actividade dos Serviços de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho Relatório SHST Programa de Validação e Encriptação Manual de Operação Versão 1.1 DEEP Departamento de Estudos, Estatística e Planeamento. Rua Castilho, N.º 24 2º Lisboa Internet:

2 Instalação O DEEP Departamento de Estudos, Estatística e Planeamento do Ministério da Segurança Social e do Trabalho disponibiliza às empresas uma aplicação informática para validar, encriptar e enviar, por meio informático, o Relatório da Actividade dos Serviços de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho (Relatório SHST) de A aplicação, através da implementação de uma estrutura de pastas, permite o tratamento da informação do Relatório SHST de várias empresas e dos respectivos estabelecimentos. O Software pode ser instalado nos seguintes Sistemas Operativos: Windows NT4, Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 e está optimizado para uma resolução de 800x600. Requisitos Mínimos na Instalação: - 15 MB de espaço disponível em disco. - Internet Explorer 4.01 SP2 ou superior. Para instalar o software é necessário fazer o download da Internet em e executar o ficheiro Setup-M2vxxx.exe. A instalação será efectuada na directoria: C:\SHST 2003\Validação Será criado um atalho no Ambiente de Trabalho e nos Programas do Menu Inicial do Windows com o nome SHST Validação. Nota: Para instalar uma nova versão deverá primeiro remover a anterior. Basta executar o Setup-SHST-M2vxxx.exe e escolher a opção remover. Esta remoção não apaga quaisquer dados do(s) Relatório(s) SHST já introduzidos e gravados pelo utilizador. Relatório SHST Manual de Operação - Validação

3 Botões Gerais Em todas as opções da aplicação, os botões que se apresentam nesta folha têm sempre a mesma função: Fecha a Janela seleccionada. Grava os Dados Cancela a Operação Visualiza Mapa Imprime Mapa Relatório SHST Manual de Operação - Validação

4 Menu Inicial Validar e Enviar Ficheiros Imprimir Mapa ( Ficheiro ETN ) Sair da Aplicação Certificar Ficheiro ( ETN ) Ver Créditos do Software Para a entrega, com sucesso, da informação do Relatório SHST serão necessários os seguintes passos : 1) Deverá ser gerado um ficheiro *.TXT pela aplicação de recolha da própria empresa de acordo com o Dossier de Especificações Técnicas para 2003 definidas no site 2) O ficheiro *.TXT deverá ser validado e encriptado sendo, nesta operação, gerado um novo ficheiro do tipo *.ETN e, a este, associada uma Chave de Entrega. 3) Uma cópia do ficheiro *.ETN deverá ser enviada por para o endereço de correio electrónico do DEEP (ou entregue em Disquete ou CD-ROM nas devidas entidades oficiais). 4) O DEEP ao receber o , no endereço de correio electrónico definido exclusivamente para a recepção do Relatório SHST de 2003, com o ficheiro *.ETN anexo, através de aplicacional informático, gera de resposta, para o endereço de correio electrónico de onde foi recebido o , confirmando a aceitação da informação do Relatório e indicando a respectiva Chave de Certificação (6 dígitos). Se o ficheiro *.ETN for entregue em Disquete ou CD-ROM nas respectivas entidades, a Chave de Certificação consta do Relatório de Entrega por estas gerado. Relatório SHST Manual de Operação - Validação

5 5) O ficheiro *.ETN original, guardado na respectiva pasta do equipamento onde foi gerada a informação enviada, deve ser actualizado com a introdução de Chave de Certificação fornecida. 6) Deverá ser impresso o Relatório de SHST certificado e efectuada cópia de segurança do respectivo ficheiro *.ETN. NOTAS: a) Se a conta de correio electrónico da entidade for através da WEB ( ex: hotmail ) deverá ser criada e enviada para o endereço de uma mensagem com a indicação no Assunto de Envio do Relatório SHST de 2003 e anexado o(s) respectivo(s) ficheiro(s) *.ETN; b) Uma vez que a confirmação da aceitação da informação do Relatório SHST enviado por é enviada para o endereço de correio electrónico de origem deverá ser confirmado que esse endereço está bem configurado e que permite anexar e enviar ficheiros *.ETN. De notar que o(s) ficheiro(s) *.ETN pode(m) ser enviado(s) comprimido(s) em formato *.zip, *.ace, *.rar, *.arj, *.lha,...; c) Se, após 48 horas, não for recebido proveniente do DEEP a confirmar ou a indicar qualquer anomalia na recepção do ficheiro deverá o facto ser comunicado, através do com a identificação da entidade (NIF, Nome,... ) e respectivo contacto para esclarecimento ( , nome, telefone,...). d) O servidor do DEEP apaga correio electrónico recebido que contenha vírus pelo que se aconselha a prévia verificação do equipamento utilizado para envio do . Relatório SHST Manual de Operação - Validação

6 Janela de Escolha de Estabelecimento A janela de escolha de estabelecimento tem os estabelecimentos agrupados por NIF. Para seleccionar o estabelecimento basta expandir o NIF desejado, seleccionar o estabelecimento pretendido e premir a opção Abrir ou dar duplo clique em cima do estabelecimento. Expandir Estabelecimento Seleccionado Abrir Ficheiro a partir de uma localização específica Abre o ficheiro marcado Relatório SHST Manual de Operação - Validação

7 Janela de Validação Esta janela aparece após efectuar uma validação física e de coerência de toda a informação do Relatório de SHST do estabelecimento seleccionado. Se existirem erros aparecerá o relatório com a indicação dos problemas encontrados. Pré-Visualizar Relatório Imprimir Relatório Se não aparecer a janela anterior significa que a validação foi efectuada com sucesso, sem erros e/ou avisos, sendo gerado um ficheiro *.ETN e guardado em disco (C:\SHST 2003\Recolha\Empresas\NIF\NIF_2003_xxxx.ETN em que NIF é o número de Identificação Fiscal da entidade e xxxx o número sequencial de estabelecimento para o respectivo NIF). Será apresentada, de seguida a Janela de Envio. Sempre que utilizar a opção Validar e Enviar Ficheiro (TXT), será gerada uma NOVA Chave de Entrega. Só deverá ser repetida a operação se efectuou alterações ou correcções à informação anteriormente validada, caso contrário utilize o ficheiro *.ETN já gerado. Relatório SHST Manual de Operação - Validação

8 Janela de Envio Esta janela possibilita o envio, por , do ficheiro para o DEEP. Pressionando o ícone faz o envio da cópia do ficheiro *.ETN previamente criado. Após pressionar o botão enviar aparece uma janela com um com o destinatário DEEP, com a identificação do estabelecimento e com o respectivo ficheiro *.ETN em anexo. Terá que carregar no botão ENVIAR para que o seja enviado. O programa de que utiliza tem de ser o predefinido no sistema e ter uma conta de correio electrónico válida. Certifique-se de que o endereço de resposta está correctamente configurado (é para esse endereço que será enviado, pelo DEEP, o com a indicação da recepção. Poderá também (se preferir ou tiver problemas na activação automática via programa ou tiver conta de correio electrónico através de sítio na Internet) elaborar manualmente um , endereçado a com a indicação de Envio do Relatório SHST de 2003 no Assunto, com o(s) respectivo(s) ficheiro(s) em anexo e, proceder ao seu envio. Após a recepção e processamento, no DEEP, do enviado será remetido pelo DEEP novo com a indicação da recepção e, caso a informação seja considerada correcta, a Chave de Certificação (6 dígitos), para poder, após a utilização da opção <Certificar Ficheiro (ETN)>, imprimir o Mapa do Relatório SHST com a indicação de Certificado. Relatório SHST Manual de Operação - Validação

9 Janela de Certificação de Ficheiro O DEEP ao receber o com o ficheiro válido em anexo (que inclui internamente a Chave de Entrega gerada, na entidade, no processo de validação), enviará, através de um processo informático, um de resposta acusando a recepção e informando qual a Chave de Certificação. O tempo de resposta poderá variar de acordo com o volume de s a processar. Contacte o DEEP, através do endereço de correio electrónico se não receber qualquer resposta ao fim de 48 horas (em dias úteis). Caso tenha optado pela entrega em suporte informático (Disquete ou CD-ROM), a Chave de Certificação consta do Relatório entregue pelos serviços oficiais de recepção do Relatório SHST. Nesta janela pode certificar o ficheiro *.ETN correspondente à cópia enviada ao DEEP. Após seleccionar o ficheiro de estabelecimento aparece a Chave de Entrega. Deverá indicar a Chave de Certificação respectiva e carregar no botão certificar Relatório SHST Manual de Operação - Validação

10 Janela de Impressão de Mapa Após seleccionar o estabelecimento pode imprimir o relatório de SHST. Se o ficheiro ainda não foi certificado aparece a indicação de Não Certificado. Poderá filtrar quais as folhas que pretende imprimir. Configurar Pré-Visualizar Relatório SHST Imprimir Relatório SHST Escolha das Folhas a Imprimir Nota: Em algumas impressoras as margens padrão ficam desajustadas. Pode configurar as margem da impressora no botão Configurar Relatório SHST Manual de Operação - Validação

11 Janela de Créditos Nesta janela poderá consultar qual a versão do seu software. Verifique em se está disponível uma versão mais actualizada. Relatório SHST Manual de Operação - Validação

12 Parametrizações na Aplicação ( Somente para Empresas de Software ) No caso de querer efectuar a validação a partir de software próprio pode chamar a aplicação de acordo com a seguinte sintaxe: Sintaxe: C:\SHST 2003\Validação\ SHST2003_M2.exe [Pasta com Ficheiros a Validar] C:\SHST 2003\Validação\ SHST2003_M2.exe [Ficheiro a Validar] [Pasta com Ficheiros a Validar] Caminho da Pasta dos Ficheiros TXT a validar (deverá utilizar as aspas antes e depois do parâmetro). A chamada ao programa de validação pode originar duas situações distintas: 1) Validação com Erros: Gera ficheiro Relatorio.txt identificando ficheiros com erro. 2) Validação sem Erros: Gera os Ficheiros ETN e apaga ficheiro Relatorio.txt se existir. [Ficheiro a Validar] Caminho e Nome do Ficheiro TXT a validar (deverá utilizar as aspas antes e depois do parâmetro). A chamada ao programa de validação pode originar três situações distintas : 1) Validação com Erros: Gera ficheiro Relatorio.txt e apaga ficheiro ETN se existir. 2) Validação com Avisos: Gera ficheiro Relatorio.txt e gera ficheiro ETN. 3) Validação sem Erros nem Avisos : Gera Ficheiro ETN e apaga ficheiro Relatorio.txt se existir. Relatório SHST Manual de Operação - Validação

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