Relatório SHST

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1 Relatório da Actividade dos Serviços de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho Relatório SHST Programa de Recolha da Informação Manual de Operação Versão 1.0 DEEP Departamento de Estudos, Estatística e Planeamento. Rua Castilho, N.º 24 2º Lisboa Internet:

2 Instalação O DEEP Departamento de Estudos, Estatística e Planeamento do Ministério da Segurança Social e do Trabalho disponibiliza às empresas uma aplicação informática para preenchimento e entrega, por meio informático, do Relatório da Actividade dos Serviços de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho (Relatório SHST) de A aplicação, através da implementação de uma estrutura de pastas, permite o tratamento da informação do Relatório SHST de várias empresas e dos respectivos estabelecimentos. O Software pode ser instalado nos seguintes Sistemas Operativos: Windows NT4, Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 e está optimizado para uma resolução de 800x600. Requisitos Mínimos na Instalação: - 15 MB de espaço disponível em disco. - Internet Explorer 4.01 SP2 ou superior. Para instalar o software é necessário fazer o download da Internet em e executar o ficheiro Setup-SHST-M1vxxx.exe. A instalação será efectuada na directoria: C:\SHST 2003\Recolha Será criado um atalho no Ambiente de Trabalho e nos Programas do Menu Inicial do Windows com o nome SHST Recolha. Nota: Para instalar uma nova versão deverá primeiro remover a anterior. Basta executar o Setup-SHST-M1vxxx.exe e escolher a opção remover. Esta remoção não apaga quaisquer dados do(s) Relatório(s) SHST já introduzidos e gravados pelo utilizador. Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

3 Botões Gerais Em todas as opções da aplicação, os botões que se apresentam nesta folha têm sempre a mesma função: Fecha a Janela seleccionada. Grava os Dados Cancela a Operação Visualiza Mapa Imprime Mapa Adiciona Novo Registo Edita Registo para Alteração Anula Registo Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

4 Menu Inicial Criar Estabelecimento Validar e Enviar Ficheiros Imprimir Mapa ( Ficheiro ETN ) Sair da Aplicação Alterar Estabelecimento Certificar Ficheiro ( ETN ) Ver Créditos do Software Para a entrega, com sucesso, da informação do Relatório SHST serão necessários os seguintes passos : 1) Deverá ser criado um novo Estabelecimento e preenchida a respectiva informação referente ao Relatório SHST. Esta informação, após a utilização da opção <Gravar Dados>, é guardada num ficheiro *.TXT na respectiva pasta (identificada pelo Número de Identificação Fiscal NIF da entidade). 2) A informação referida em 1) pode, eventualmente, ser alterada sendo o respectivo ficheiro *.TXT actualizado. 3) O ficheiro *.TXT deverá ser validado e encriptado sendo, nesta operação, gerado um novo ficheiro do tipo *.ETN e, a este, associada uma Chave de Entrega. 4) Uma cópia do ficheiro *.ETN deverá ser enviada por para o endereço de correio electrónico do DEEP (ou entregue em Disquete ou CD-ROM nas devidas entidades oficiais). Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

5 5) O DEEP ao receber o , no endereço de correio electrónico definido exclusivamente para a recepção do Relatório SHST de 2003, com o ficheiro *.ETN anexo, através de aplicacional informático, gera de resposta, para o endereço de correio electrónico de onde foi recebido o , confirmando a aceitação da informação do Relatório e indicando a respectiva Chave de Certificação (6 dígitos). Se o ficheiro *.ETN for entregue em Disquete ou CD-ROM nas respectivas entidades, a Chave de Certificação consta do Relatório de Entrega por estas gerado. 6) O ficheiro *.ETN original, guardado na respectiva pasta do equipamento onde foi gerada a informação enviada, deve ser actualizado com a introdução de Chave de Certificação fornecida. 7) Deverá ser impresso o Relatório de SHST certificado e efectuada cópia de segurança do respectivo ficheiro *.ETN. NOTAS: a) Se a conta de correio electrónico da entidade for através da WEB ( ex: hotmail ) deverá ser criada e enviada para o endereço de uma mensagem com a indicação no Assunto de Envio do Relatório SHST de 2003 e anexado o(s) respectivo(s) ficheiro(s) *.ETN; b) Uma vez que a confirmação da aceitação da informação do Relatório SHST enviado por é enviada para o endereço de correio electrónico de origem deverá ser confirmado que esse endereço está bem configurado e que permite anexar e enviar ficheiros *.ETN. De notar que o(s) ficheiro(s) *.ETN pode(m) ser enviado(s) comprimido(s) em formato *.zip, *.ace, *.rar, *.arj, *.lha,...; c) Se, após 48 horas, não for recebido proveniente do DEEP a confirmar ou a indicar qualquer anomalia na recepção do ficheiro deverá o facto ser comunicado, através do com a identificação da entidade (NIF, Nome,... ) e respectivo contacto para esclarecimento ( , nome, telefone,...). d) O servidor do DEEP apaga correio electrónico recebido que contenha vírus pelo que se aconselha a prévia verificação do equipamento utilizado para envio do . Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

6 Janela de Estabelecimento A Janela de Estabelecimento permite editar/actualizar toda a informação referente ao Relatório SHST de um Estabelecimento e validar a sua coerência. Nota: Os campos assinalados com esta imagem são obrigatórios Gravar Ficheiro (txt) Validar Coerência da informação Importar Dados de Contactos e Entidade Empregadora do NIF especificado Como se pode observar no quadro acima existem várias pastas que terão que ser preenchidas correctamente, que correspondem a: Contactos. Identificação dos contactos I. Identificação da entidade empregadora II. Identificação do estabelecimento III. Natureza da modalidade adoptada na organização dos serviços SHST IV. Pessoal dos serviços de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho V. Pessoas que trabalhavam no estabelecimento VI. Actividade do(s) serviço(s) de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho VII. Actividades desenvolvidas nos domínios da Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho VIII. Actividade desenvolvida no âmbito da saúde no trabalho IX. Acidentes de trabalho e doenças profissionais Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

7 Pode escolher outra subpasta carregando em cima do número Subpasta seleccionada Gestão de Registos Múltiplos Utilize estes botões para criar, alterar ou apagar linhas de informação Os vários tipos de Registos Múltiplos definidos nas subpastas permitem, de acordo com a realidade de cada estabelecimento, o seu não preenchimento ou o preenchimento de um ou mais registos com a respectiva informação. No preenchimento do Relatório SHST é conveniente que seja adoptada uma metodologia que garanta que foram efectuados todos os procedimentos necessários à posterior criação do ficheiro de estabelecimento com a informação total, correcta, e coerente nomeadamente através da Visualização e conferência de TODAS as pastas e subpastas, mesmo que na realidade do estabelecimento em causa não seja aplicável o seu preenchimento. Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

8 Janela de Escolha de Estabelecimento A janela de escolha de estabelecimento tem os estabelecimentos agrupados por NIF. Para seleccionar o estabelecimento basta expandir o NIF desejado, seleccionar o estabelecimento pretendido e premir a opção Abrir ou dar duplo clique em cima do estabelecimento. Expandir Estabelecimento Seleccionado Abrir Ficheiro a partir de uma localização específica Abre o ficheiro marcado Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

9 Janela de Validação Esta janela aparece após efectuar uma validação física e de coerência de toda a informação do Relatório de SHST do estabelecimento seleccionado. Se existirem erros aparecerá o relatório com a indicação dos problemas encontrados. Pré-Visualizar Relatório Imprimir Relatório Se não aparecer a janela anterior significa que a validação foi efectuada com sucesso, sem erros e/ou avisos, sendo gerado um ficheiro *.ETN e guardado em disco (C:\SHST 2003\Recolha\Empresas\NIF\NIF_2003_xxxx.ETN em que NIF é o número de Identificação Fiscal da entidade e xxxx o número sequencial de estabelecimento para o respectivo NIF). Será apresentada, de seguida a Janela de Envio. Sempre que utilizar a opção Validar e Enviar Ficheiro (TXT), será gerada uma NOVA Chave de Entrega. Só deverá ser repetida a operação se efectuou alterações ou correcções à informação anteriormente validada, caso contrário utilize o ficheiro *.ETN já gerado. Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

10 Janela de Envio Esta janela possibilita o envio, por , do ficheiro para o DEEP. Pressionando o ícone faz o envio da cópia do ficheiro *.ETN previamente criado. Após pressionar o botão enviar aparece uma janela com um com o destinatário DEEP, com a identificação do estabelecimento e com o respectivo ficheiro *.ETN em anexo. Terá que carregar no botão ENVIAR para que o seja enviado. O programa de que utiliza tem de ser o predefinido no sistema e ter uma conta de correio electrónico válida. Certifique-se de que o endereço de resposta está correctamente configurado (é para esse endereço que será enviado, pelo DEEP, o com a indicação da recepção. Poderá também (se preferir ou tiver problemas na activação automática via programa ou tiver conta de correio electrónico através de sítio na Internet) elaborar manualmente um , endereçado a com a indicação de Envio do Relatório SHST de 2003 no Assunto, com o(s) respectivo(s) ficheiro(s) em anexo e, proceder ao seu envio. Após a recepção e processamento, no DEEP, do enviado será remetido pelo DEEP novo com a indicação da recepção e, caso a informação seja considerada correcta, a Chave de Certificação (6 dígitos), para poder, após a utilização da opção <Certificar Ficheiro (ETN)>, imprimir o Mapa do Relatório SHST com a indicação de Certificado. Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

11 Janela de Certificação de Ficheiro O DEEP ao receber o com o ficheiro válido em anexo (que inclui internamente a Chave de Entrega gerada, na entidade, no processo de validação), enviará, através de um processo informático, um de resposta acusando a recepção e informando qual a Chave de Certificação. O tempo de resposta poderá variar de acordo com o volume de s a processar. Contacte o DEEP, através do endereço de correio electrónico se não receber qualquer resposta ao fim de 48 horas (em dias úteis). Caso tenha optado pela entrega em suporte informático (Disquete ou CD-ROM), a Chave de Certificação consta do Relatório entregue pelos serviços oficiais de recepção do Relatório SHST. Nesta janela pode certificar o ficheiro *.ETN correspondente à cópia enviada ao DEEP. Após seleccionar o ficheiro de estabelecimento aparece a Chave de Entrega. Deverá indicar a Chave de Certificação respectiva e carregar no botão certificar Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

12 Janela de Impressão de Mapa Após seleccionar o estabelecimento pode imprimir o relatório de SHST. Se o ficheiro ainda não foi certificado aparece a indicação de Não Certificado. Poderá filtrar quais as folhas que pretende imprimir. Configurar Pré-Visualizar Relatório SHST Imprimir Relatório SHST Escolha das Folhas a Imprimir Nota: Em algumas impressoras as margens padrão ficam desajustadas. Pode configurar as margem da impressora no botão Configurar Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

13 Janela de Créditos Nesta janela poderá consultar qual a versão do seu software. Verifique em se está disponível uma versão mais actualizada. Relatório SHST Manual de Operação - Recolha

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