Configuração inicial para gestão de contas correntes bancárias

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2 Configuração inicial para gestão de contas correntes bancárias Deverá iniciar a utilização criando as tabelas relacionadas com bancos. Note que no GESPOS estão previamente configurados uma vasta generalidade de códigos de contas bancárias. Para a sua criação, alteração ou visualização deverá aceder a Diversos \Configurações \Códigos de Contas Bancárias. Este conteúdo é meramente informativo. Para criar os bancos com que trabalha, aceda a Tabelas \Bancos \Bancos e preencha os campos conforme pretendido (exemplo na imagem seguinte). Página 2 de 11

3 No Tabulador Contas Bancárias deverá criar as contas bancárias associadas ao banco em questão. Em Tabelas \Bancos \Métodos, crie os métodos bancários a utilizar. Estes corresponderão a tipos de transacções tais como transferências bancárias, cheque A opção Excluir do relatório define se os movimentos registados em c/c bancária irão ser objecto de análise no Mapa de Análise Bancária. Por exemplo as transferências entre contas da mesma firma por vezes poderão não fazer sentido que sejam contabilizadas para esta análise, se assim for crie um método Transf. Bancária entre mesma firma e active a check-box. Página 3 de 11

4 Para criar as categorias bancárias tipo despesas com instalação, viaturas aceda a Tabelas \Bancos \Categorias. Para criar Entidades tais como a EDP, Gás Portugal, Telecom, Águas Municipais aceda a Tabelas \Entidades. Antes de proceder à movimentação das contas bancárias deverá criar os descritivos pretendidos para a sua movimentação, em Tabelas \Descritivos (ver exemplo na imagem seguinte). Página 4 de 11

5 Em Movimentos \Movimentos de Contas Correntes \Bancos \Contas Bancárias, efectue o lançamento na conta bancária que pretende. Série : número de série do posto Número : número do lançamento interno Data Doc. : data do movimento Data Venc. : data de vencimento do movimento Num. Desc. : número do descritivo Doc. Interno : referência ao movimento lançado (campo não obrigatório) Documento : referência ao tipo de movimento (campo não obrigatório) Descritivo : nome do descritivo Total Doc. : total do movimento Note que o registo poderá se a crédito ou a débito consoante o descritivo indicado. Visto : A coluna Visto serve como marcador do movimento, i. e., se este efectivamente foi movimentado na conta bancária indicada. Para marcar os movimentos com visto deverá aceder a Relatórios \Relatórios de Conta Correntes \Relatórios de Contas Bancárias \Extracto por Data de Registo ou Extracto por data de vencimento e após gerar os relatórios efectue duplo clique no movimento pretendido. Página 5 de 11

6 Note que para anular um registo manual, deverá editar o movimento em questão e clicar no ícone de apagar. Para um registo automático deverá aceder ao documento e executar neste a eliminação do movimento. De forma a registar num movimento mais que uma categoria, clique no ícone (com duas setas direccionais esquerda e direita conforme imagem seguinte) e adicione as categorias pretendidas assim como os valores ou percentagens para cada uma destas. Em Relatórios \Relatórios de Conta Correntes \Relatórios de Contas Bancárias \Compromissos poderá consultar os compromissos bancários para a data que pretende, consultar o saldo diário, consultar saldos a determinada data Página 6 de 11

7 Registo de cheques em c/c bancária De forma a proceder à movimentação de cheques em c/c bancária, deverá criar um documento do tipo depósito, que ficará disponível para proceder ao depósito. Para tal aceda a Diversos \Configurações \Configuração de Documentos \Tabela de Documentos e crie um documento por exemplo com o nome CCC (c/c cheques) conforme imagem seguinte, ou DEP (depósito), i e., este(s) documento(s), assim como qualquer outro do tipo DEPÓSITO ficarão disponíveis em Movimentos \Movimentos de Contas Correntes \Bancos \Depósitos para sua utilização. No tabulador GERAL terá de seleccionar o campo TIPO com DEPÓSITO e no tabulador DESCRITIVOS o campo CONTAS CORRENTES a CRÉDITO (descritivo utilizado para registo de cheques de clientes em c/c bancária). Em Diversos \Configurações \Configuração de Postos, Valores por default Documentos Depósito poderá indicar qual o Vendedor, Categoria e Método padrão. Ao finalizar uma venda que movimente caixa ou recibos, no ecrã de modalidade de pagamento seleccionando Cheque, este automaticamente ficará disponível para Depósito. Página 7 de 11

8 Assim, em Movimentos \Movimentos de Contas Correntes \Bancos \Depósitos crie o documento que executará o movimento dos cheques em c/c bancária. Para tal indique a conta bancária destino, seleccione com visto o(s) cheque(s) pretendido(s) e finalize o documento. Este documento Depósito poderá ser impresso. Por default está criado um LST (PTGDeposito GesPOS(1).lst), poderá no entanto desenhar outros layoyt s de acordo com talões de depósito da instituição bancária com que trabalha. Poderá ainda efectuar depósitos de numerário, para tal apenas terá de introduzir o valor no campo respectivo e finalizar o documento. Este procedimento poderá ser executado juntamente com um depósito de cheque. Em Movimentos \Movimentos de Contas Correntes \Bancos \Contas Bancárias poderá analisar o movimento efectuado na sua conta bancária. Como poderá analisar na imagem seguinte, existe um movimento a crédito pelo documento CCC 2 criado por depósito bancário. Note que os movimentos a crédito são precedidos do sinal negativo (-), i. e., tomando com exemplo a imagem seguinte, o nosso saldo é de -53,20 a crédito (temos saldo positivo de 53,20 euros no banco). Página 8 de 11

9 Para dar saída de cheques pagamentos a fornecedor, aceda a Tabelas \Descritivos e crie um descritivo a Débito (conforme imagem seguintes) Posteriormente em Diversos \Configurações \Parâmetros, tabulador C. C. Bancária active a opção Activa controlo de saída de cheques e indique no campo Operação para saída de cheque o descritivo anteriormente criado para esse efeito. Preencha ainda os campos Método bancário e Categoria bancária, sendo estes também obrigatórios aquando da activação da opção Activa controlo.. Página 9 de 11

10 Note que esta opção será aplicada para todos os documentos que dêem SAÍDA de CAIXA (conforme imagem abaixo). Aquando emissão de pagamento ao fornecedor (aviso de lançamento ou documento de compra que movimente caixa), poderá indicar o cheque como modalidade de pagamento. Indique o seu nº, banco e conta bancária, sendo automaticamente efectuado o registo no c/c bancário configurado em Diversos \Configurações \Parâmetros, tabulador C. C. Bancária. Note que terá de indicar a conta bancária a ser movimentada. Página 10 de 11

11 Em Movimentos \Movimentos de Contas Correntes \Bancos \Contas Bancárias poderá analisar todos os movimentos efectuados nas suas contas bancárias. Como poderá analisar na imagem seguinte, existe um movimento nº6 a crédito pelo documento CCC 2 criado por depósito bancário e um movimento nº7 a débito (FAL 2) resultante de um pagamento em cheque ao fornecedor. Observações Na impressão de dados da conta bancária do cliente no documento de venda estão disponibilizadas as variáveis: Cabecalho.Cliente.ContaBancaria.NomeBanco Cabecalho.Cliente.ContaBancaria.Banco Cabecalho.Cliente.ContaBancaria.Conta Cabecalho.Cliente.ContaBancaria.Agencia Cabecalho.Cliente.ContaBancaria.DigitoControle Para restringir o acesso à visualização de saldo de c/c bancária, aceda a Diversos \Níveis de acesso \Utilizadores e Acessos e defina um grupo conforme pretendido. Página 11 de 11