MANUAL DE APOIO SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E ATENDIMENTO MUNICIPAL

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1 Município de Alfândega da Fé Câmara Municipal GABINETE de INFORMATICA (GI) MANUAL DE APOIO SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E ATENDIMENTO MUNICIPAL - CMAF Versão 2.00 PS.05_MAN.01 GI GABINETE de INFORMATICA 1 de 33

2 MANUAL DE APOIO SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E ATENDIMENTO MUNICIPAL INDICE INTRODUÇÃO...3 TECLAS DA APLICAÇÃO...3 FUNCIONALIDADE DO ATENDIMENTO...3 FUNCIONALIDADES DO EXPEDIENTE...4 CUIDADOS A TER NO PREENCHIMENTO DAS VISTAS...4 COMO ACEDER À APLICAÇÃO...5 APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO...6 ATENDIMENTO...6 GESTÃO DE EXPEDIENTE/DOCUMENTOS...6 GESTÃO DE CERTIDÕES...7 GESTÃO DE PENDENTES...8 MENU DE ATENDIMENTO...9 TAXAÇÃO...13 ASSOCIAR DOCUMENTOS...14 TRAMITAÇÃO:...17 REGISTO DE DOCUMENTOS...20 EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS...24 ESTATISTICAS...27 ESTATÍSTICAS DO ATENDIMENTO:...27 INDICADORES DOS CIRCUITOS...28 MAPA ESTATÍSTICO DE CIRCUITOS:...29 COMO EFECTUAR O PEDIDO DE FERIAS OU AUSÊNCIAS AO SERVIÇO...30 COMO TRATAR OS PENDENTES...33 GI GABINETE de INFORMATICA 2 de 33

3 INTRODUÇÃO A aplicação de Atendimento tem como principal objectivo a personalização e aceleração do processo de atendimento ao público e a descentralização dos serviços, permitindo o acesso imediato à informação de determinado munícipe. Este sistema tem a particularidade de poder ser implementado gradualmente até abranger todas as áreas relevantes na interrelação administração - munícipe, fazendo a ponte com outras aplicações. Para além de tudo isto possibilita a gestão integrada de todos os documentos entrados na autarquia independentemente da forma entrada (expediente, , fax, atendimento.). A solução de Gestão de Documentos e Atendimento Municipal tem por objectivo gerir todos os documentos (internos e externos / recebidos ou expedidos) de uma forma transversal à organização integrando-se com os diversos subsistemas existentes. Desta forma, a aplicação permite modernizar os serviços de atendimento centralizando a informação num único local de atendimento e dando resposta à diversidade de serviços solicitados pelo munícipe. TECLAS DA APLICAÇÃO FUNCIONALIDADE DO ATENDIMENTO Informação de normas e procedimentos administrativos. Gestão de munícipes com emissão de cartão. Registo de entradas e saídas de munícipes. Registo de atendimento com identificação do munícipe, área de intervenção e assunto. Permite a entrega de comprovativo ao munícipe e o pagamento das taxas respectivas. GI GABINETE de INFORMATICA 3 de 33

4 Controlo de marcação nas agendas dos colaboradores; Recolha e tratamento de reclamações e sugestões. Consultas de estados dos processos. Controlo e acompanhamento de requerimentos. Emissão de protocolos. Fluxos de tramitação: documentos necessários e circuitos de tramitação processual. Emissão de mapas estatísticos de recepção de atendimento. Emissão automática do documento de receita com base nas taxas aplicáveis ao requerimento. Gestão de Certidões. Gestão de Agendas com notificação ao munícipe da informação sobre a sua marcação. Processo administrativo de atendimento. Registo de Pareceres de Serviços e Entidades. Registo de Deliberações e Despachos FUNCIONALIDADES DO EXPEDIENTE Registo de documentos Expedição de documentos Registo de documentos internos Gerar ofícios/documentos listas Validação de documentos Visualização de documentos relacionados Protocolo de correspondência recebida. Protocolo de correspondência expedida. Classificador hierárquico de assuntos. Ficha de arquivo. Registo de antecedentes de expediente. Tramitação com circuito pré-definido. Pendentes por utilizador, organizado por área e tipo de documento CUIDADOS A TER NO PREENCHIMENTO DAS VISTAS Texto - deve ser preenchido sempre com letra maiúscula. Numérico - caso se trate de um campo que sirva para fazer alguma codificação, deve-se ordenar de acordo com o valor anterior. Data - deve ser sempre preenchido no formato: Ano / Mês /Dia. GI GABINETE de INFORMATICA 4 de 33

5 Monetário - não é necessário preencher o símbolo. Deve preencher com ponto ou vírgula separando os Euros dos Cêntimos (Ex ). ATENÇÃO! Sempre que à frente de cada campo apareça um asterisco (*), significa que é um campo com funcionalidade de Zoom (F4), isto é, permite aceder a outra vista. Ex: Distrito*. Sempre que atrás de um determinado campo estiver um asterisco (*), significa que este é de preenchimento obrigatório. Ex: *Código. Sempre que o menu esteja com letras maiúsculas, implica ter um outro menu por trás, assim como se estiver com letras minúsculas significa que já há um menu de trabalho. COMO ACEDER À APLICAÇÃO Clicar no ícone da aplicação que se pretende aceder (Atendimento e expediente). Inserir o login e a palavra passe GI GABINETE de INFORMATICA 5 de 33

6 APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO A aplicação é constituída pelos seguintes menus: ATENDIMENTO -A vista atend é especificamente dedicada a este Módulo da DAM. GESTÃO DE EXPEDIENTE/DOCUMENTOS GI GABINETE de INFORMATICA 6 de 33

7 GESTÃO DE CERTIDÕES GI GABINETE de INFORMATICA 7 de 33

8 GESTÃO DE PENDENTES GI GABINETE de INFORMATICA 8 de 33

9 MENU DE ATENDIMENTO Vista onde se registam todos os processos, independentemente da "Área", uma vez que estas estão disponíveis em "Tipo de Documento". A primeira tarefa consiste em fazer um insert do mesmo modo que fazemos no registo de documentos na vista Centra, esta tarefa vai preencher automaticamente os seguintes campos: NIPG: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, corresponde ao nº interno do processo geral; Utilizador: Login correspondente ao funcionário que está a efectuar o registo; Data: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, assume a data corrente; Unidade org: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, de acordo com o "login". Hora: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação. A segunda tarefa caracteriza-se pela digitação dos dados pessoais do munícipe, normalmente resume-se à inserção do contribuinte, assumindo automaticamente os dados que já estão nas Bases de Dados da Autarquia (No caso do contribuinte ainda não existir contactar a informática para se proceder à incrementação do mesmo). A tarefa seguinte diz respeito ao atendimento em si, onde inicialmente é preenchido o tipo de documento recebido. GI GABINETE de INFORMATICA 9 de 33

10 Em seguida é preenchido o campo Área, onde deve constar a área sobre a qual o munícipe está a efectuar a sua pretensão. Em terceiro lugar é preenchido o tipo de movimento, este campo é o que vai permitir redireccionar a pretensão do munícipe para a área anteriormente seleccionada através de Subsistema. Em seguida o utilizador deve também preencher o Campo Assunto Livre, segundo normas de preenchimento bem definidas. Este é um campo de possíveis pesquisas sobre a base de dados. Por ultimo nesta tarefa, para além do campo Assunto Livre, também o classificador deve ser preenchido, dá-nos acesso a um dos parâmetros de registo de um documento: Reflecte a estrutura orgânica da organização Reflecte a natureza da informação contida no documento - A quarta tarefa a executar no atendimento é o preenchimento do tipo de processo e de requerimento, que em conjunto com a área anteriormente definida, vai permitir documentos gerar automaticamente a partir da aplicação. GI GABINETE de INFORMATICA 10 de 33

11 Do painel de botões disponíveis a partir da vista atend importa salientar os seguintes (Nesta fase de implementação): *Comprovativo Word Gera o documento que comprova a presença do munícipe nas instalações da Autarquia; *Subsistema Permite entrar directamente na Aplicação que diz respeito á pretensão do Munícipe; *Tramitação Permite a transição do presente processo para a dependência de outra unidade orgânica, ou ainda, para outro funcionário dar continuidade aos procedimentos do mesmo; *Normas e procedimentos permite ao utilizador saber que documentos são necessários para o tipo de processo que esta a efectuar, e também, para tomar conhecimentos das taxas aplicadas ao respectivo processo; *Formulário Serve para gerar documentos automaticamente a partir da aplicação, assumindo apenas os modelos parametrizados previamente; *Encerrar Atendimento Dá por concluído o atendimento ao munícipe assumindo a hora do fim do atendimento. No Contribuinte: pode utilizar o F4 ou para seleccionar o contribuinte desejado, se não existir pode fazer insert par o criar. Podendo emitir automaticamente o requerimento associado ao tipo de pedido GI GABINETE de INFORMATICA 11 de 33

12 Para isso clicar em FORMULARIO E seleccionar 2- Gerar formulário Escolher o modelo que deseja utilizar: E fazer clicar em OK e o formulário é gerado: Clicar em EDITAR e aguardar até o formulário em Word ou Excel apareça no ecrã. GI GABINETE de INFORMATICA 12 de 33

13 Preencher o formulário devidamente e quando terminar clicar em Cancelar, para efectuar a gravação e fechar o formulário após estar concluído. TAXAÇÃO Emitir taxa automática, clicar em TAXAÇÂO Surge a taxação associada e previamente configurada para o tipo de requerimento que está a ser emitido: Se estive em conformidade, clicar em abrir GRC para conferir a guia de receita emitida e poder ser recebida na tesouraria. GI GABINETE de INFORMATICA 13 de 33

14 Depois de concluído e obter a versão final do requerimento, deve enviar o documento para o arquivo documental. o O documento é enviado para arquivo documental, como se pode verificar a seguir: ASSOCIAR DOCUMENTOS Se pretender associar documentos digitalizados ao processo, deve proceder da seguinte forma: Abrir o arquivo documental: O GI GABINETE de INFORMATICA 14 de 33

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17 TRAMITAÇÃO: Pode ser definido um circuito automático, enquanto esse processo não está totalmente implementado podem efectuar a tramitação manualmente: Clicar em TRAMITAÇÃO: Aparece no ecrã o nome de quem emite/inicia o procedimento, para tramitar para outro colaborador fazer INSERT para inserir o nº de quem/ou para quem quer tramitar o documento: Apenas é permitido utilizar a tramitação enquanto não estiverem definidos circuitos automáticos. GI GABINETE de INFORMATICA 17 de 33

18 O documento tramitado vai aparecer em Documentos a Receber Gerais: Aparece a lista de todos os pendentes a tratar: Aqui a tarefa será executada e o processo segue o seu trâmite normal, até finalizar. Para visualizar e executar cada um do pendentes, seleccionar a linha do pendente a tratar e clicar em NIPG O Vai surgir a vista do Processo Geral GI GABINETE de INFORMATICA 18 de 33

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