Procedimentos para a divulgação de eventos no site da ECUM

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1 Procedimentos para a divulgação de eventos no site da ECUM

2 Pressupostos introdutórios 3 Descrição da tarefa 4 Autenticação/Login 4 Página de entrada 4 Criar um novo evento 5 Colocar um evento em destaque na Homepage da UM 11 Associar ficheiros anexos 12 Associar Informação/Notícias relacionadas com o evento 13 Propor a colocação de um evento como Aviso/Curta 14 Apagar um evento 16 Logout 17 Antes da publicação de um evento 17 Depois da publicação de um evento 17 Documentos de suporte 17 Anexos 18

3 Pressupostos introdutórios O Gabinete de Relações Externas da ECUM assegura a divulgação, em de informação relativa a eventos e actividades organizadas pelos vários Departamentos/Docentes da Escola. Neste sentido, os interessados em colocar este tipo de informações no site da ECUM deverão enviar, para o endereço os dados abaixo indicados: Designação do evento ou actividade (máximo de 80 caracteres, incluindo espaços) Local Data (início e final) Breve resumo para constar na entrada da página Eventos (máximo de 250 caracteres, incluindo espaços) Texto de desenvolvimento que complemente o resumo (acessível através de uma entrada para mais informações) Imagem (100 altura 145 largura - pixels) Site e contactos para mais informações O não cumprimento dos requisitos acima indicados impedirá a colocação da informação no site. De salientar também que a informação para colocação no site deverá ser remetida ao Gabinete de Relações Externas, por , com o mínimo de uma semana de antecedência à data do evento, permitindo, desta forma, a sua atempada divulgação. Sempre que se pretenda igualmente colocar os eventos ou actividades na página principal da Universidade, o pedido deve vir claramente expresso na mensagem a enviar ao Gabinete de Relações Externas. Nota: Independentemente das solicitações, a decisão sobre a colocação em destaque no site da Universidade de um determinado evento será sempre sujeita a apreciação do GCII, levando em consideração factores de ponderação tais como os diversos eventos agendados, a data e dimensão dos mesmos, o espaço disponível e os compromissos assumidos anteriormente. 3

4 Descrição da tarefa O objectivo deste documento é o de explicar passo a passo como gerir os conteúdos dos Eventos disponíveis no Portal da ECUM ( Nota: Apenas o login/password com permissões de administração do portal [admin/******] tem poderes para gerir estes conteúdos. Autenticação/Login Para o utilizador poder alterar o conteúdo do portal terá que se autenticar com o login/password com permissões para o efeito. Para se autenticar o utilizador deverá clicar sobre o icon da figura: Surgirá então o formulário de autenticação: No formulário deverá introduzir o login e password fornecido pelo GSI e clicar em entrar. Caso tenha introduzido correctamente o login e a password estará neste momento autenticado no site, caso se tenha enganado irá surgir uma mensagem de erro. Página de Entrada Após o Login, irá surgir a página de entrada do site, onde aparecem publicados os eventos activos da Escola, ordenados cronologicamente por ordem crescente: 4

5 Criar um Novo Evento Para inserir um novo evento o utilizador deverá seguir os seguintes passos: clique em Novo Evento irá surgir o seguinte formulário: 5

6 introduza o título do evento no campo Título (máximo de 80 caracteres, incluindo espaços); seleccione na caixa de selecção Categoria Evento a classificação correcta do evento; 6

7 no campo Data de Início do Evento coloque a data em que o evento se inicia; no campo Data de Fim do Evento coloque a data em que o evento termine, isto para o caso de o evento durar mais do que um dia; se for só um dia, não coloca nada neste campo; no campo Url para mais informações poderá colocar (caso o exista) um link para um outro site onde existam mais informações sobre o dito evento; no campo Imagem poderá colocar (caso tenha) um logotipo/imagem do evento. Deve obrigatoriamente seguir as seguintes regras: a imagem deve ter exactamente 100px de altura e não deve ultrapassar os 145px de largura, caso contrário será rejeitada pela aplicação; Para evitar sobreposições de imagens (uma vez que os eventos de todas as escolas e da UM serão armazenados num mesmo local), o nome da imagem deverá obedecer à seguinte regra de construção: [Sigla da Escola][Dia][Mes][Ano][Palavra] Por exemplo: ECUM290607Física.jpg. Isto é, deverá colocar em primeiro lugar a sigla da sua escola depois o dia, mês e ano (dois últimos dígitos do ano) e para terminar uma palavra que identifique o evento. no campo Local de Realização deverá colocar o local onde o evento se irá realizar; no campo Resumo coloque um resumo do tema do evento (máximo de 250 caracteres, incluindo espaços) no campo Contactos coloque os contactos que pretenda associar ao evento; por fim, no campo Texto coloque uma explicação mais alargada sobre o evento. Caso tenha indicado um Url para mais informações e não disponha de texto explicativo do evento poderá não colocar qualquer texto, pois a aplicação irá usar o Url para mais informações. Relativamente ao texto introduzido deverá obedecer às seguintes regras: não deverá colocar nenhuma imagem se desejar inserir um Hyperlink para outra Url, deverá seleccionar a parte do texto sobre a qual pretende associar o link e clicar no icon. Quando estiver perante a janela: 7

8 deverá acrescentar no campo URL o endereço pretendido. E não se esqueça de colocar no campo Alvo Nova Janela. Finalmente, clique em OK. Também é possível introduzir um link para um ficheiro no meio do texto. Para tal, deverá seleccionar a parte do texto sobre a qual pretende associar o documento e clicar no icon. Quando estiver perante a janela: 8

9 Deverá clicar em Upload Ficheiro, procura um ficheiro do seu computador e depois clica em Upload. 9

10 A seguir, clica em Browse Ficheiro e selecciona da lista que aparece do lado esquerdo o ficheiro que foi buscar ao seu computador e clica em Inserir. Para concluir a inserção do evento, clica em GRAVAR. 10

11 Colocar um evento em destaque na Homepage da UM Para colocar um evento em destaque na Homepage do portal da UM, deverá, em primeiro lugar, clicar no ícon que se encontra à direita do título, para poder editar o evento: Na página de edição do evento existe uma opção que permite automatizar o envio de um para o GCII a solicitar a colocação do evento em destaque na homepage do portal da UM: 11

12 Este link gera uma mensagem de automática, à qual poderá acrescentar alguma informação adicional, se assim o desejar, antes de enviar a mensagem: Associar ficheiros anexos É possível anexar um conjunto de ficheiros e/ou imagens ao evento, bastando para isso que, na página de edição do evento, seleccione a tab Ficheiros Anexos existente na parte de cima da página: 12

13 Vai surgir a seguinte janela: Deverá procurar o ficheiro pretendido no seu computador, preencher o campo Designação, clicar em [ADICIONAR FICHEIRO] e [GRAVAR]. Associar Informação/Notícias relacionadas com o evento É também possível associar um conjunto de informações/notícias ao evento, bastando para isso que, na página de edição do evento, seleccione a tab Informação Associada existente na parte de cima da página: 13

14 Vai surgir a seguinte janela: Aqui poderá associar a URL relativa a alguma notícia relacionada com o evento que esteja noutro órgão de comunicação social {ASSOCIAR EVENTO EXTERNO]; Ou associar uma notícia que esteja no portal UMonline.com, através da pesquisa de eventos internos, [ASSOCIAR EVENTOS INTERNOS SELECCIONADOS]; Não esquecer de [GRAVAR] Propor a colocação de um evento como Aviso/Curta No portal de comunicação (UMonline.uminho.pt) existe uma área de destaque cujo objectivo é publicar Avisos e Notas breves sobre as actividades desenvolvidas na UM. A Escola pode propor ao GCII a colocação de uma determinado Evento como Curta, bastando para isso que, na página de edição do evento, seleccione a tab Avisos/Curtas existente na parte de cima da página: 14

15 Vai surgir a seguinte janela: Coloca-se um na caixa de selecção e aparece o seguinte formulário: 15

16 Os campos já aparecem preenchidos por defeito, podendo, no entanto, alterar algum elemento que julgue necessário. Não esquecer de clicar em [GRAVAR]. Apagar um evento Para apagar um Evento basta clicar no ícon e posteriormente clicar no botão [APAGAR]: que se encontra à direita do título, para poder editar o evento, 16

17 Logout Para efectuar o Logout (sair do modo autenticado) deverá voltar a carregar no icon: Antes da publicação de um evento Sempre que surja um novo pedido de colocação de informação nos Eventos disponíveis no portal da ECUM, dever-se-á proceder à verificação da mesma tendo em conta a seguinte Checklist de verificação: 1 Verificação do cumprimento das normas de divulgação de Eventos (ver pressupostos introdutórios); 2 - Correcção ortográfica, sintáctica e semântica do texto; 3 - Verificação do funcionamento dos links e anexos (URLs, imagens e ficheiros anexos); 4 - Verificação do cumprimento da norma gráfica (tipo, tamanho e cor da fonte, localização e tamanho das imagens). No caso de ser detectada alguma falha, deve ser efectuado um contacto com a pessoa/serviço que enviou da informação, solicitando a correcção da mesma. Depois da publicação de um evento Se a informação não possuir anomalias, ou após correcção das mesmas, deverá ser enviada uma mensagem à pessoa/serviço que enviou a informação, dando conhecimento da publicação da mesma no site e solicitando uma verificação final dos dados. O gestor do site deve proceder regularmente à verificação da informação que consta na área de Eventos para verificar aspectos tais como a permanência de eventos que já não se justificam, a quebra de links, etc. Documentos de Suporte Manual de Formação Eventos (GSI), em anexo. 17

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