Aplicação da Qualidade. Manual do Utilizador. Versão

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1 Aplicação da Qualidade Versão

2 Índice 1. Introdução 2. Acesso à Aplicação 3. Menu principal 3.1. Processo Registo da Ocorrência - Fase Análise das Causas - Fase Acção - Fase Apreciação - Fase Conclusão - Fase Pesquisa de Ficheiros 3.3. Gestão de Ficheiros Visualizar Ficheiros Inserir Ficheiros 3.4. Gestão de Templates Visualizar Inserir e Eliminar 3.5. Utilitários 3.6. Estatísticas Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 1 de 15

3 1. Introdução Face à necessidade de um registo imediato e um seguimento mais célere e eficiente dos desvios na actividade profissional desenvolvida pelos colaboradores no serviço Santos e Vale, desenvolvemos uma aplicação informática à medida do procedimento em vigor designado por PROC.GQ Tratamento da Não Conformidade e Acções de Melhoria na sua edição 3 e emissão data 2004/09/09, disponível para consulta no servidor de rede CITRIX, assim como actualizamos todas as normas de actuação previstas na Comunicação Interna data 2005/01/11. De forma, a instruir sobre a utilização a dar à Aplicação e a tirar o máximo partido das suas potencialidades preparamos o presente manual para o utilizador. Damos especial ênfase ao registo de ocorrências, constituição de processos e seu seguimento faseado e menos aos comandos de acesso restrito como a gestão de templates, estatísticas e tabelas. Segundo o procedimento referido, qualquer colaborador da Santos e Vale pode efectuar o registo de ocorrências e por isso todos os colaboradores serão de registar automaticamente enquanto utilizadores. Os nomes de utilizador, chaves e níveis de acesso são fornecidos e administrados pelo Departamento de Gestão da Qualidade. Ao Vosso dispor para qualquer esclarecimento. Gestão da Qualidade A-do-Mourão, 30 de Maio de 2006 Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 2 de 15

4 2. Acesso à Aplicação A aplicação informática está disponível na Intranet do Grupo Santos e Vale e na Internet. Recomendamos ao utilizador, o acesso via Intranet através de qualquer posto administrativo na empresa e do link Para aceder através da Internet, o utilizador deve clicar na janela principal do site em o botão Intranet SV, para depois surgir o ecrã à esquerda e chegar à janela de acesso à Aplicação, à direita, depois de clicar em rtqualtrp v1.0 - Sistema da Qualidade As designações de utilizador, chaves e níveis de acesso são fornecidos e administrados pelo Departamento de Gestão da Qualidade. Todos os colaboradores do Grupo Santos e Vale têm um nº. único de identificação, que lhes é atribuído e comunicado após registo no relógio de ponto. Por defeito, esse número único de 4 dígitos corresponde na aplicação à designação de utilizador e a chave-de-acesso é normalmente às primeiras 7 letras do primeiro nome do utilizador. Através do comando Utilitários, o utilizador pode alterar a sua chave de acesso. Se ainda não dispõe de chave de acesso ou tiver dificuldades para aceder à aplicação não hesite em contactar o Departamento através através do telefone nº ou para Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 3 de 15

5 3. Menu Principal Após aceder à Aplicação será apresentado o ecrã de acolhimento à esquerda e, logo, a aplicação convida-o a aceder aos processos em aberto a aguardar seguimento da sua parte. Para isso basta clicar no sinal referente a processos em aberto e seleccionar o respectivo da listagem cujo exemplo apresentamos no ecrã à direita. Poderá também seleccionar qualquer outro comando do Menu Principal localizado na margem esquerda do ecrã. Nos pontos seguintes explicamos como efectuar o registo de ocorrências e o seguimento dos processos (RNC/AM) no âmbito do comando Processos e nos capítulos seguintes a utilizar os restantes comandos do menu. Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 4 de 15

6 3.1.Processos Registo da Ocorrência - Fase 1 O registo de ocorrências é permitido a todos as entidades registadas enquanto utilizadores com acesso validado pelo Departamento de Qualidade. Após executar o comando Processos deverá registar a ocorrência clicando no botão correspondente e preenchendo com a informação disponível os campos nos ecrãs seguintes: Muito importante no registo da ocorrência é a data da ocorrência, a identificação do originador, do tipo de ocorrência, a descrição efectuada e a notação correspondente a indicar no campo Referência, por exemplo:» nº. de expedição: = EXP_100100» refª. de expedição: = REF_98765» nº. de guia de transporte: = GTN_12121 No caso de dúvidas não efectue qualquer preenchimento ou escolha opção neutra Outra(o)s. Registe no campo observações toda a informação essencial a considerar, por exemplo, designação de nova entidade (cliente, fornecedor, colaborador). Essa informação não constará do relatório, mas será apreciada pelos interlocutores nas fases seguintes. O registo da ocorrência termina com a confirmação dos dados, a qual gera de forma automática, sequencial e crescente um nº. de processo. O processo seguirá para novo interlocutor, consoante a empresa indicada como responsável pela ocorrência, mas o utilizador pode dar conhecimento do teor da ocorrência a outro utilizador. Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 5 de 15

7 Análise das Causas - Fase 2 A análise de causas é uma fase de investigação, instrução e validação da ocorrência a efectuar pelos Dinamizadores da Qualidade da empresa respectiva, o qual será notificado por processo-a-processo sobre a entrada e necessidade de seguimento correspondente da ocorrência. São de instruir os campos no ecrã seguinte, nomeadamente os campos referentes às causas, à descrição e o campo Referência. É nesta fase que devem ser anexados cópias de históricos de expedição, de comunicações, de guias e de quaisquer outros documentos essenciais na análise do processo. Para isso siga as instruções quanto ao comando Gestão de Ficheiros Por fim, com as evidências reunidas, o Dinamizador deve manifestar o seu acordo ou desacordo sobre a responsabilidade da empresa sobre a ocorrência. Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 6 de 15

8 Acção - Fase 3 O registo das acções prosseguidas e a realizar é de efectuar pelos Responsáveis de Plataforma, o qual será sempre notificado por processo-a-processo para o seguimento correspondente. Após despacho nos campos Descrição e Observações, o utilizador tem a opção de envio de sobre o registo da ocorrência ao originador e devolver o processo ao dinamizador para instrução e acção adicional ou outro utilizador, a identificar no campo Responsável Fim dentro do prazo estipulado em Data Fim. Constatadas as acções desenvolvidas e propostas as acções a desenvolver, esta fase quando aceite se confirmada será remetida para apreciação do Resp. da Qualidade. Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 7 de 15

9 Apreciação - Fase 4 A apreciação da ocorrência e do seu seguimento é restrita ao Responsável de Qualidade, o qual será notificado por sobre a entrada e necessidade de seguimento processo-a-processo. De referir que o Responsável de Qualidade pode solicitar seguimento adicional ao Responsável de Plataforma, bastando para isso confirmar a não aceitação do processo, e ainda a outro utilizador, bastando para isso seleccioná-lo no campo Receptor. Qualquer despacho será sempre registado depois da confirmação, mas somente enviado para conclusão ou acção adicional na fase 5 pelo Coordenador da Qualidade depois de aceite. Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 8 de 15

10 Conclusão - Fase 5 A validação da eficácia das acções desenvolvidas, a acção adicional e/ou a conclusão do processo é restrita ao Coordenador da Qualidade. A responsabilidade sobre os danos é também registada e comunicada nesta fase de acordo com o despacho do Responsável da Qualidade. Esta é a fase fundamental para um seguimento profissional das ocorrências registadas, não só porque conduz ao fecho de um processo e/ou abertura de outros processos relacionados, mas também porque tem campos essenciais ao reporte estatístico sobre as ocorrências descrito adiante no ponto 3.6. Uma vez confirmado o registo de conclusão, o processo está definitivamente encerrado. Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 9 de 15

11 3.2. Pesquisa de ficheiros Para consultar processos é disponibilizada uma ferramenta de pesquisas, a qual permite restringir a pesquisa de acordo com um ou mais argumentos como por exemplo tipo de processo, data, departamento, referência ou outros listados no ecrã da esquerda. Se pretender visualizar todos os processos disponíveis, não seleccione qualquer campo e clique em Pesquisar para ver uma relação de processos como a apresentada no ecrã da direita. Nos resultados da Pesquisa pode entrar no detalhe do processo consultando o relatório do processo, bastando para isso clicar no nº. correspondente. Existem dois tipos de relatório, o relatório sobre o seguimento do processo e o relatório para impressão em suporte papel assinalado pelo número do processo entre parêntesis. Podem ser efectuadas três tipos de pesquisa: uma pesquisa geral, mediante um ou vários critérios; uma pesquisa dirigida aos processos em aberto onde o utilizador foi receptor ou emissor numa das fases; ou uma pesquisa dirigida aos processos a aguardar seguimento pelo utilizador. Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 10 de 15

12 3.3. Gestão de Ficheiros Através do comando Gestão de ficheiros é possível a visualização de ficheiros já inseridos ou a anexação de ficheiros a processos, conforme ecrãs e instruções seguintes Visualizar Ficheiros Documentos já anexados anteriormente a processos são de localizar executando o comando Visualizar e pesquisando sobre todos os documentos ou segundo a sua tipologia, processo ou mesmo designação Inserir Ficheiros Para anexar novos ficheiros basta executar o comando Inserir e preencher os dados necessários à gravação do ficheiro no processo correspondente - vulgo upload. Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 11 de 15

13 3.4. Gestão de Templates o utilizador tem disponível diversos templates ou modelos para emissão em suporte papel, por exemplo, de: - Relatório de Não-Conformidade e Acção de Melhoria; - Participação de Acidente/Incidente; - Notificação; os quais, uma vez preenchidos, poderão ser digitalizados e anexados a processos entretanto registados na Aplicação da Qualidade. Atenção que após preenchimento de qualquer modelo, o utilizador deve gravar o documento na sua área pessoal de trabalho para anexação posterior ao processo correspondente conforme descrito no ponto Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 12 de 15

14 3.5. Utilitários Neste área de trabalho é disponibilizado o comando Alterar Senha tal como a seguir se apresenta: Versão

15 3.6. Estatísticas Esta área da aplicação é restrita aos Responsáveis de Plataforma e de Qualidade, aos quais é permitido obter as seguintes listagens: - Mapa de Incidências (ecrã abaixo à esquerda); - Mapa de Acidentes; - Mapa de Multas; - Mapa de Análise de Tipologia de Incidências (Empresa) (ecrã abaixo à direita); - Mapa de Análise de Tipologia de Incidências (por Tipo de Incidência / Global); - Mapa de Análise de Tipologia de Incidências (por Responsabilidade Departamental / Global); Aplicação da Qualidade V1.2006/05/30 Pág. 1 de 15

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