Conheça o seu ficheiro SAFT

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1 Conheça o seu ficheiro SAFT Quando extrair o ficheiro SAFT A partir de 2013, passa a ser obrigatória a transmissão periódica do ficheiro SAFT às Finanças. Antes de 2013, a Lei exigia o SAFT para fins de inspeção, pelo que existem versões do software Gestix com esta funcionalidade desde Informe-se com o seu contabilista ou repartição de Finanças sobre os procedimentos e prazos a cumprir no envio do ficheiro SAFT à Autoridade Tributária. Como validar o ficheiro SAFT Para garantir um SAFT válido primeiro é utilizada a ferramenta Testar SAFT e só depois a ferramenta Extrair SAFT. A primeira permite identificar e corrigir problemas, e a segunda extrair o ficheiro para envio às Finanças ou em resposta a uma fiscalização. A validade do ficheiro SAFT depende dos dados nele contidos. Os problemas mais comuns são: Morada da Empresa Titular inválida - corrija no menu Admin Configuração os dados da empresa, incluindo morada completa e código postal (por exemplo: Lisboa) País inválido na ficha de cliente - deixe o campo país em branco ou assegurese que está corretamente escrito. Número de contribuinte em falta na ficha de cliente - todas as fichas de cliente com faturas devem ter NIF.

2 Como extrair o ficheiro SAFT Aceda ao menu Auditoria/SAFT e indique o período de faturação a abranger. Por exemplo para abranger apenas o mês de Janeiro de 2013 introduza Desde até Marque a opção Verificar morada e número fiscal do cliente, e clique no botão Testar SAFT. Após um momento, o sistema deve apresentar o resumo no quadro de estatísticas. Se existirem erros de validação, é apresentada uma secção sob o título Encontrados Problemas.

3 Após verificar os alertas, clique novamente em Testar SAFT agora já não deverá ser apresentado relatório de erros. NOTA: Por vezes os alertas que obtem nao representam invalidade do ficheiro, caso tenha duvida em relaçao a um destes alertas recomendamos que consulte o seu TOC ou envie o SAFT para para analise. Clique então no botão Extrair SAFT e guarde o ficheiro que é disponibilizado por download. Se for apresentada uma mensagem de segurança, aceite a gravação do ficheiro XML pois conhece a fonte que o originou. Neste caso

4 clique Keep. Onde posso validar o ficheiro SAFT Para validar o SAFT Gestix pode fazê-lo de forma anónima no seguinte endereço das Finanças AT/DGCI Se no seu Gestix tiver extraido com opçao depois de , tera que submeter com a Portaria nº160/2013 (versão 1.02_01). Se tiver optado pela opção até devera optar Portaria nº1192/2009 (versão 1.01_01) com na imagem em baixo.

5 Ao carregar o ficheiro no site tem a possibilidade de validar ou submeter o mesmo.

6 Em caso de erro apenas é apresentada uma mensagem e não um relatório. Mensagem em caso de ficheiro válido mas sem faturas no período escolhido: Mensagem em caso de ficheiro inválido: Nota: O programa de validação antigo (saft-pt01), disponível em muitas

7 pesquisas na Net, não pode ser usado por não ser compatível com o novo formato do SAFT. Dá sempre erros (até um máximo de 10), entre os quais são comuns os seguintes: Na linha 655:InvalidRegex: Pattern value '([0-9])+ ([a-za-z0-9-/]+ [0-9]+)' is not a valid regular expression. The reported error was: ''-' is an invalid character range. Write '\-'.' at column '{2}'. Na linha 2:cvc-enumeration-valid: Value 'FS' is not facet-valid with respect to enumeration '[FT, ND, NC, VD, TV, TD, AA, DA, RP, RE, CS, LD, RA]'. It must be a value from the enumeration. As regras aplicáveis ao software de faturação desde Janeiro de 2011 afetam o tratamento informático de documentos fiscais e equiparáveis, ou seja, todos aqueles passíveis de ser apresentados ao cliente com a cotação, conta ou comprovativo de encomenda, ou passíveis de ser convertidos em fatura. 1. Um documento assinado não pode ser alterado após gravado. 1. Para substituir um documento deve proceder-se à anulação do documento e elaboração do novo. O Gestix oferece a possibilidade de substituir o documento ao anular, copiando o conteúdo do documento anulado para o novo documento, de forma que o operador possa editar e gravar o documento de substituição. 2. Para contornar a não possibilidade de alterar um documento após gravado, o novo Gestix permite gravar o documento em Esboço e voltar a editar antes de gravar o documento final. Com esta funcionalidade é assim possível um ou mais utilizadores trabalharem num documento ao longo de várias sessões antes de emitir a versão definitiva. 2. A numeração é estritamente sequencial não sendo possível inserir documentos em data anterior à do último documento datado naquele ano. 1. Nas licenças Gestix com múltiplas séries de faturação, pode ser criada uma nova série de numeração para contornar um engano e poder registar um documento com data anterior à do último datado. 3. As anulações de documentos obrigam à especificação do respetivo motivo por parte do operador. 4. Notas de crédito devem mencionar o motivo do crédito e a referência à

8 respetiva fatura. 5. Transações isentas de IVA obrigam à especificação do preceito legal aplicável. Os preceitos legais são pré-definidos no menu Admin Taxas de IVA, um por linha, com opção de escolha pelo operador na introdução do documento. Fazer Sempre Cópia de Segurança no Gestix É importante fazer sempre cópia de segurança no Gestix. Para fazer uma cópia de segurança, no menu Admin entre em Cópia de Segurança Criar Cópia de Segurança. A cópia de segurança é disponibilizada por download. Guarde o ficheiro em lugar seguro. Ele poderá ser aberto pela aplicação Gestix no menu Cópia de Segurança Restaurar, em caso de necessidade de voltar atrás o sistema.

9 Fazendo uma cópia no início de cada dia, se houver um engano grave na emissão de faturação, por exemplo, o utilizador pode optar por recuperar a cópia de segurança no Gestix, ficando o programa como estava no início do dia e sendo então possível repetir as operações sem enganos. Deve ser feita uma cópia diária, em especial: - Antes de fazer lançamentos atrasados - Antes de fazer documentos em novo ano ou novo mês - Antes de importar dados - Antes de fazer alterações na configuração do sistema. - Antes de fazer manutenção do sistema operativo, software instalado, ou equipamento

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