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1 COPE - Configuração e Recolha de Informação (COMUNICAÇÃO DE OPERAÇÕES E POSIÇÕES COM O EXTERIOR) Versão 1.0 abril de 2013

2 Índice Índice... 2 Introdução... 3 Configurações Gerais... 4 Administrador...4 ERP PRIMAVERA...6 Perfis de Recolha... 9 Perfil de Recolha: Contabilidade...9 Recolha de Informação... 9 Perfil de Recolha: Vendas/Compras Recolha de Informação Perfil de recolha: Tesouraria Recolha de Informação Perfil de Recolha: Contas Correntes Recolha de Informação Fiscal Reporting (PFR) Administrador Painel de Controlo Pg 2

3 Introdução No âmbito das competências do Banco de Portugal pode ser exigido a qualquer entidade, pública ou privada, que lhe sejam fornecidas diretamente as informações necessárias para a elaboração das estatísticas monetárias, financeiras, cambiais e da balança de pagamentos. Estão abrangidas pela obrigação de Comunicação de Operações e Posições com o Exterior (COPE) todas as pessoas coletivas residentes em Portugal, ou que nele exerçam a sua atividade, que efetuem operações económicas ou financeiras com o exterior ou que realizem operações cambiais, num total anual superior a euros. Esta comunicação tem periodicidade mensal e deve ser efetuada até ao 15º dia útil após o final do mês a que os dados se referem sendo que o primeiro reporte deve ser, obrigatoriamente, realizado até 19 abril de 2013 com informação referente ao mês anterior. Este documento tem como objetivo ajudar o utilizador do ERP PRIMAVERA a configurar e recolher informação para o cumprimento da obrigação de comunicação atrás descrita. De forma a otimizar o processo de recolha de informação para COPE foram criados quatro perfis de recolha de informação: Contabilidade, Vendas/Compras, Tesouraria e Contas Correntes. Para cada perfil são definidos os módulos do ERP necessários, o licenciamento mínimo bem como é descrito o processo de recolha de informação. A PRIMAVERA alerta que este documento representa apenas um guia de utilização pelo que as imagens e processos apresentados podem não corresponder à versão mais atual disponibilizada ao mercado. A qualquer momento este documento pode ser atualizado. PKB Links para a documentação. Pg 3

4 Configurações Gerais Neste capítulo pretende-se indicar quais as configurações gerais necessárias para recolha de informação para COPE separando-se as configurações necessárias no Administrador e no ERP. Administrador Dependendo dos módulos instalados, para ativar a emissão para COPE devem ser seguidos os seguintes passos: Só com módulo de Contabilidade instalado/ativo: 1. Aceder a Contabilidade Parâmetros da Empresa Ativar Funcionalidades; 2. Selecionar Emite COPE. Com módulo de Logística & Tesouraria instalado/ativo: 1. Aceder a Logística e Tesouraria -> Parâmetros da Empresa -> Gerais -> Contabilidade; 2. Selecionar Emite COPE. Pg 4

5 Na Contabilidade, definir as contas que ficam sujeitas a recolha de informação para COPE (sugestão: 21, 22): 1. Aceder a Contabilidade Parâmetros do Exercício Prefixos de Contas; 2. Definir os Prefixos de Contas para recolha de informação para COPE. Pg 5

6 ERP PRIMAVERA No ERP PRIMAVERA, dependendo dos módulos instalados, para ativar a emissão para COPE devem ser seguidos os seguintes passos: Configuração os Itens de Tesouraria (opcional, de forma a sugerir automaticamente a classificação estatística): 1. Aceder a Tabelas Tesouraria Pagamentos/Recebimentos Itens de Tesouraria; 2. No separador Comunicação Bancos e atribuir uma Classificação Estatística. Pg 6

7 Configurar as Contas Bancárias 1. Aceder a Tabelas Tesouraria Caixas/Bancos Contas Bancárias; 2. Editar cada uma das contas bancárias existentes; 3. Definir os seguintes campos: NIF e País. Na emissão para COPE é obrigatório o preenchimento do País, exceto para contas do tipo Caixa. Configuração obrigatória das entidades de contraparte (Clientes, Fornecedores, Outros Terceiros) e de contas bancárias nas respetivas contas do Plano de Contas 1. Aceder a Contabilidade Plano de Contas; 2. No separador Tratamento de Conta, Indicar o Item de Tesouraria correspondente; 3. No separador Integração com Logística, indicar o Tipo de Entidade e Entidade correspondentes à conta. Pg 7

8 Pg 8

9 Perfis de Recolha Perfil de Recolha: Contabilidade Este perfil de recolha de informação tem por base o registo de informação através de movimentos contabilísticos no módulo de Contabilidade do PRMAVERA ERP. Para que isto seja possível o utilizador deverá garantir que se encontra a trabalhar com o ERP PRIMAVERA na versão 8.0 ou superiores com o módulo de Contabilidade Base e que se encontra instalado o PRIMAVERA Fiscal Reporting. Ao nível do licenciamento mínimo é necessário garantir a licença CBL.BAS Recolha de Informação A emissão do COPE é despoletada no editor de movimentos da Contabilidade e é necessário registar uma conta cujo prefixo conste dos Prefixos de Contas para recolha de informação para COPE definido anteriormente no Administrador. Passos a seguir: 1. Aceder ao menu Movimentos em Contabilidade Movimentos; 2. Criar um Novo documento; 3. No caso de uma liquidação, lançar primeiro uma conta do Plano de Contas (12xx) que tenha uma conta bancária associada (Tipo de Entidade e Entidade); 4. Lançar outra linha com uma conta cujo prefixo conste da configuração efetuada no Administrador: Prefixos de Contas para recolha de informação para COPE ; Exemplo: conta de cliente (21); 5. Indicar o valor; 6. É despoletada a reflexão de recolha de informação para COPE; 7. Validar e Confirmar a reflexão; 8. Gravar. Pg 9

10 A título de exemplo, o registo de uma venda para um cliente residente em Espanha deve obedecer aos seguintes passos: 1. Registo da venda; 2. Edição da reflexão para COPE; Pg 10

11 3. Confirmar a não reflexão para COPE. A comunicação COPE apenas deve estar selecionada quando se trata do registo de contas de compensação ou de um documento de liquidação. Pg 11

12 4. Registo a efetuar quando da liquidação Pg 12

13 5. Reflexão para COPE quando da liquidação, ou seja, em consequência de um recebimento ou pagamento Movimentos Diferidos Contabilidade A integração por via do ficheiro de texto (offline) para documentos que tenham recolha de informação COPE pressupõe a criação de um ficheiro com um formato atualizado (v8.00). O novo formato pode ser consultado no artigo Formato do ficheiro magnético de importação de documentos na Contabilidade PRIMAVERA publicado no PKB. Perfil de Recolha: Vendas/Compras Este perfil de recolha de informação tem por base o registo de informação no módulo de Contabilidade através dos módulos de Vendas ou de Compras do PRIMAVERA ERP. Para que isto seja possível o utilizador deverá garantir que se encontra a trabalhar com o ERP PRIMAVERA na versão 8.0 ou superiores com os módulos de Vendas ou Compras, Contabilidade Base e que se encontra instalado o PRIMAVERA Fiscal Reporting. Ao nível do licenciamento mínimo é necessário garantir as seguintes licenças: Módulo de vendas: 8.00 Pg 13

14 Módulo de Compras: 8.00 Módulo de Contabilidade: CBL.BAS Recolha de Informação No caso das Faturas a recolha para COPE só é registada no momento da integração do documento na Contabilidade. Essa recolha é efetuada através da respetiva conta da Entidade do documento de origem e cujo prefixo esteja configurado no Administrador. Num cenário de integração online, a recolha para COPE seguirá o seguinte workflow: 1. Lançar o documento de Logística (Venda ou Compra) para uma entidade não-residente; 2. Gravar; 3. Num documento com liquidação automática (ex: Fatura-Recibo) é despoletada a integração em Bancos e, para cada linha na grelha, é sugerida a emissão para COPE através do preenchimento automático dos seguintes campos: Campo Emite COPE Classificação Estatística Tipo de Conta Sugestão de Valor Selecionado caso a entidade seja não-residente. Sugerida pelo Item de Tesouraria na linha Sugerido pelo país da Conta Bancária na linha (I,E) ou pelo tipo de documento ("C" - quando se trata de uma liquidação/regularização) 4. Seguinte; 5. É despoletada a integração em Contabilidade: 1. Sobre a conta de Entidade (21xx ou 22xx), selecionar Editar Reflexão (F7) ; 2. Verificar os campos sugeridos automaticamente para COPE, provenientes da integração em Tesouraria (ponto 3.) 6. Confirmar a reflexão; 7. Gravar. A título de exemplo, o registo de uma venda para um cliente residente em Espanha deve seguir os seguintes passos: 1. Registo da venda no editor de vendas; Pg 14

15 2. Integração da venda em contabilidade; 3. Edição da reflexão para COPE; Pg 15

16 Exceção: No caso de se tratar de um registo com uma entidade em que haja lugar a encontro de contas e, por esse motivo, o registo através de uma conta de compensação a reflexão deverá ser mantida com a opção de tipo de conta C Conta de Compensação. Pg 16

17 Perfil de recolha: Tesouraria Este perfil de recolha de informação tem por base o registo de informação no módulo de Contabilidade através do módulo de Tesouraria Bancos do PRIMAVERA ERP. Para que isto seja possível o utilizador deverá garantir que se encontra a trabalhar com o ERP PRIMAVERA na versão 8.00 ou superiores com os módulos de Tesouraria/Bancos, Contabilidade Base e que se encontra instalado o PRIMAVERA Fiscal Reporting. Ao nível do licenciamento mínimo é necessário garantir as seguintes licenças: Tesouraria/Bancos: 8.00 Módulo de Contabilidade: CBL.BAS Lançamento em Bancos Recolha de Informação Para o lançamento em Bancos realizar os seguintes passos: 1. Aceder a Tesouraria Caixas e Bancos Documentos de Tesouraria; 2. Indicar uma entidade não-residente; 3. Indicar uma conta bancária de sugestão (quer seja Nacional I; ou Externa - E); 4. Lançar uma nova linha e indicar um tipo de movimento que esteja configurado para movimentação de contas bancárias; 5. Indicar o Item de Tesouraria; Pg 17

18 6. Indicar um valor (Débito ou Crédito); 7. Verificar que os seguintes campos foram sugeridos automaticamente na linha: 8. Aceder à Informação do Movimento da linha (menu de contexto) e ao separador Comunicação Bancos ; 9. Os campos obrigatórios são sugeridos automaticamente de acordo com informação do documento e da linha do movimento em causa (ponto 7.). Preencher os restantes campos que forem necessários para o tipo de operação que se está a realizar; 10. Confirmar; 11. Gravar Integração em contabilidade Se o documento estiver configurado para integração online, realizar os seguintes passos: 12. (Continuação do ponto 11.) É despoletada a integração em Contabilidade; 13. Verificar que foi lançada uma linha que contém a conta de Entidade (21xx ou 22xx) do documento de origem; 14. Editar a reflexão da conta do ponto 13. aceder ao separador de Comunicação Bancos; 15. Verificar que a informação para COPE é igual à lançada no ponto 9.; 16. Confirmar. Pg 18

19 Perfil de Recolha: Contas Correntes Este perfil de recolha de informação tem por base o registo de informação no módulo de Contabilidade através do módulo de Tesouraria/Contas Correntes do PRIMAVERA ERP. Para que isto seja possível o utilizador deverá garantir que se encontra a trabalhar com o ERP PRIMAVERA na versão 8.0 ou superiores com os módulos de Tesouraria/Contas Correntes, Contabilidade Base e que se encontra instalado o PRIMAVERA Fiscal Reporting. Ao nível do licenciamento mínimo é necessário garantir as seguintes licenças: Tesouraria Contas/Correntes: 8.00 Licenciamento Mínimo: Tesouraria/Contas Correntes 8.00 / CBLBAS Liquidação/Regularização Recolha de Informação Para a liquidação/regularização realizar os seguintes passos: 1. Aceder a Tesouraria Pagamentos e Recebimentos Operações s/contas Correntes; 2. Indicar uma entidade não-residente no filtro de entidades e que tenha documentos pendentes de liquidação/regularização; 3. Atualizar; 4. Na grelha de documentos, selecionar pelo menos um documento; 5. Confirmar; 6. É despoletado o resumo de liquidações. Em Informação Adicional, selecionar uma conta bancária; 7. Confirmar; 8. É despoletada a integração em Bancos e, para cada linha na grelha, é sugerida a emissão para COPE através do preenchimento automático dos seguintes campos: Campo Emite COPE Classificação Estatística Tipo de Conta Sugestão de Valor Selecionado caso a entidade seja não-residente. Sugerida pelo Item de Tesouraria na linha Sugerido pelo país da Conta Bancária na linha (I,E). 9. Seguinte/Confirmar; Integração em Contabilidade Se o documento estiver configurado para integração online, realizar os seguintes passos: 10. (Continuação do ponto 9.) É despoletada a integração em Contabilidade; 11. Verificar que foi lançada uma linha que contém a conta de Entidade (21xx ou 22xx) do documento de origem; 12. Editar a reflexão da conta do ponto anterior (2.) e aceder ao separador de Comunicação Bancos. Pg 19

20 13. Verificar que a informação para COPE se mantém igual à lançada no ponto 8.; 14. Confirmar; A título de exemplo, o registo de uma venda para um cliente residente em Espanha deve seguir os seguintes passos: 1. Liquidação de fatura 2. Liquidação com integração em tesouraria; Pg 20

21 3. Liquidação com integração em tesouraria/bancos; 4. Liquidação com integração em tesouraria/bancos. Pg 21

22 5. Editar a reflexão para COPE. Pg 22

23 Fiscal Reporting (PFR) O COPE é processado no PRIMAVERA Fiscal Reporting (PFR) e tem por base informação do PRIMAVERA ERP. Para que isto seja possível o utilizador deverá garantir que se encontra a trabalhar com o ERP PRIMAVERA e que se encontra instalado o PFR. Ao nível do licenciamento mínimo é necessário garantir a licença: CBL.BAS Antes de proceder ao processamento do COPE deverá proceder à configuração prévia no administrador e no painel de controlo. Administrador No administrador deve garantir que o COPE está parametrizado para a empresa que se pretende processar. Painel de Controlo No painel de controlo procede ao processamento do COPE com base na informação registada no ERP. Efetua a validação da informação e, por fim, gera o ficheiro XML a submeter ao Banco de Portugal. Pg 23

24 PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A , All rights reserved Pg 24

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