Quando extrair o ficheiro SAFT

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1 Conheça o seu ficheiro SAFT Quando extrair o ficheiro SAFT A partir de Janeiro de 2014 muitas empresas que não eram obrigadas a utilizar software de faturação certificado passaram a ser, tendo assim de submeter o ficheiro SAFT no portal da AT DGCI. Antes de 2011 este ficheiro, apenas era exigido para fins de inspeção, não obstante o Gestix permite esta funcionalidade desde O Gestix disponibiliza uma nova ferramenta para processar o SAF-T em versão 1.03, em conformidade com a portaria 274/2013, publicada a 21 de Agosto Se utiliza uma versão antiga do software e tem plano em dia, a sua atualização com esta ferramenta é fornecida no âmbito do plano Cloud ou Download que possua. Em caso de dúvida ou caso não tenha esta opção disponível, envie um com uma imagem onde seja visível o ecrã completo da janela Auditoria/SAFT para o support@gestix.com. Informe-se com o seu contabilista ou repartição de Finanças sobre os procedimentos e prazos a cumprir no envio do ficheiro à Autoridade Tributária. Como validar o ficheiro SAFT Para garantir a validade do ficheiro, primeiro é utilizada a ferramenta

2 Testar SAFT e só depois a ferramenta Extrair SAFT. A primeira permite identificar e corrigir problemas, a segunda extrair o ficheiro para submissão no portal da AT ou em resposta a uma fiscalização.a validade do ficheiro SAFT depende dos dados nele contidos. Os problemas mais comuns são: Morada da Empresa Titular inválida - corrija no menu Admin Configuração os dados da empresa, incluindo morada completa e código postal (exemplo: Lisboa) País inválido na ficha de cliente - deixe o campo país em branco ou assegure-se que está corretamente escrito. Número de contribuinte em falta na ficha de cliente - todas as fichas de cliente com faturas devem ter NIF. Nota: O ficheiro SAFT destina-se apenas à submissão no portal da AT. Ao abrir-lo no seu computador, a informação nele contida poderá não ser acessível ao utilizador.

3 Como extrair o ficheiro SAFT Aceda ao menu Auditoria/SAFT e indique o período de faturação a abranger. Em baixo é dado um exemplo para o mês de Janeiro de 2014 desde até Marque a opção Verificar morada e número fiscal do cliente e clique no botão Testar SAFT.

4 O sistema deve apresentar o resumo numa tabela e caso existam notificações ou erros, serão apresentados em baixo na secção NOTAS. Após verificar a secção de baixo(notas), clique novamente em Testar SAFT. Caso os campos Desde e Até estiverem em branco o sistema pode emitir uma mensagem errónea A utilizar um formato novo em períodos anteriores ao entrar neste menu. Depois de serem preenchidos e clicar Testar SAFT ou Extrair SAFT, a mensagem deixa de surgir. NOTA: Por vezes as notas que obtém não representam invalidade do ficheiro, caso tenha alguma duvida em relação a um destes alertas, recomendamos que consulte o seu TOC ou envie o SAFT para support@gestix.pt para análise. Clique então no botão Extrair SAFT e guarde o ficheiro disponibilizado por download. Se for apresentada uma mensagem de segurança, aceite a gravação do ficheiro XML pois conhece a fonte que o originou. Neste caso clique Keep. Onde posso validar o ficheiro SAFT Para validar o SAFT Gestix pode fazê-lo de forma anónima no seguinte endereço das Finanças AT/DGCI. Ao entrar no menu de Auditoria/SAFT no Gestix, o utilizador tem agora a opção pré-selecionada 1.3 P. 274/2013, no entanto o Gestix permite a utilização de versões anteriores de acordo com a legislação em Portugal aplicável. Ao passar cursor do rato por cima das versões obterá a indicação em que data passou a ser obrigatório o formato.

5 Será necessário ter em conta qual a versão que foi extraída no momento de envio do ficheiro no portal da AT. Ao abrir o ficheiro no site tem a possibilidade de validar ou submeter o mesmo. Em caso de erro são apresentadas mensagens semelhantes ás seguintes:

6 Mensagem em caso de ficheiro válido mas sem faturas no período escolhido: Mensagem em caso de ficheiro inválido: Em caso de obter mensagem de ficheiro invalido recomendamos que primeiro consulte o seu TOC, para que sejam verificados os dados nele contidos e segundo envie o ficheiro Saft por para o suporte Gestix. As regras aplicáveis ao software de faturação desde Janeiro de 2011 afetam o tratamento informático de documentos fiscais e equiparáveis, ou seja, todos aqueles passíveis de ser apresentados ao cliente com a cotação, conta ou comprovativo de encomenda, ou passíveis de ser convertidos em fatura. 1. Um documento assinado não pode ser alterado após gravado. 1. Para substituir um documento deve proceder-se à anulação do documento e elaboração do novo. O Gestix oferece a possibilidade de substituir o documento ao anular, copiando o conteúdo do documento anulado para o novo documento, de forma que o

7 operador possa editar e gravar o documento de substituição. 2. Para contornar a não possibilidade de alterar um documento após gravado, o novo Gestix permite gravar o documento em Esboço e voltar a editar antes de gravar o documento final. Com esta funcionalidade é assim possível um ou mais utilizadores trabalharem num documento ao longo de várias sessões antes de emitir a versão definitiva. 2. A numeração é estritamente sequencial não sendo possível inserir documentos em data anterior à do último documento datado naquele ano. 1. Nas licenças Gestix com múltiplas séries de faturação, pode ser criada uma nova série de numeração para contornar um engano e poder registar um documento com data anterior à do último datado. 3. As anulações de documentos obrigam à especificação do respetivo motivo por parte do operador. 4. Notas de crédito devem mencionar o motivo do crédito e a referência à respetiva fatura. 5. Transações isentas de IVA obrigam à especificação do preceito legal aplicável. Os preceitos legais são pré-definidos no menu Admin Taxas de IVA, um por linha, com opção de escolha pelo operador na introdução do documento. Fazer Sempre Cópia de Segurança no Gestix É importante fazer sempre cópia de segurança no Gestix. Para fazer uma cópia de segurança, no menu Admin entre em Cópia de Segurança Criar Cópia de Segurança. A cópia de segurança é disponibilizada por download. Guarde o ficheiro em lugar seguro. Ele poderá ser aberto pela aplicação Gestix no menu Cópia de Segurança Restaurar, em caso de necessidade de voltar atrás o sistema.

8 Fazendo uma cópia no início de cada dia, se houver um engano grave na emissão de faturação, por exemplo, o utilizador pode optar por recuperar a cópia de segurança no Gestix, ficando o programa como estava no início do dia e sendo então possível repetir as operações sem enganos. Deve ser feita uma cópia diária, em especial: - Antes de fazer lançamentos atrasados - Antes de fazer documentos em novo ano ou novo mês - Antes de importar dados - Antes de fazer alterações na configuração do sistema. - Antes de fazer manutenção do sistema operativo, software instalado, ou equipamento.