PRIMAVERA EXPRESS: Funcionalidades do Produto. AQs (Frequently Asked Questions)

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1 PRIMAVERA EXPRESS: Funcionalidades do Produto AQs (Frequently Asked Questions) Como Instalar/Atualizar a nova versão 6.40 do PRIMAVERA EXPRESS (Saf-T PT 2010)? Para atualizar a versão que tem no seu computador, é necessário: - Efetuar uma cópia de segurança da sua empresa. (Consulte a FAQ Como efetuo uma cópia de segurança? ). - Efetuar download da nova versão Para tal pode utilizar os dados que usou para efetuar o download da anterior versão. Caso não possua esses dados, basta registar-se novamente e os dados para download ser-lhe-ão enviados por . - Instalar a nova versão Esta nova versão irá substituir automaticamente a versão anterior sem perder os dados da sua empresa. A versão 6.40 ficará pronta a ser utilizada. Como pré-visualizar um documento antes de imprimir? Para pré-visualizar um documento, previamente será necessário configurar o documento para o fazer. Assim para o caso de uma Fatura por exemplo, terá que aceder a Tabelas Documentos vendas, clicar em F4 para abrir a lista de documentos, selecionar o documento FA (neste caso), aceder ao separador "Séries", clicar sobre a série que esteja a utilizar (por exemplo 2009), aceder ao separador "Impressão" e escolher a opção "Pré-visualizar" e gravar.

2 No caso de Documentos de Conta Corrente, como por exemplo recibos, o processo é o mesmo, mas terá de ser efetuado em Tabelas Documentos Contas Correntes. Alterando um documento de Venda-a-Dinheiro, surge uma mensagem? Normalmente e dependendo da configuração dos documentos, ao tentar editar/alterar uma Venda-a- Dinheiro (VD), poderá surgir uma mensagem a referir "A data do documento VDR tem de ser posterior á data do documento anterior ( data )". O documento VDR (Recebimento de Venda a Dinheiro) é o documento de liquidação das Vendas-a- Dinheiro. O documento VDR é um documento que liquida automaticamente a VD e por isso, ambos os documentos prosseguem em conjunto. Esta situação é semelhante ao Recebimento para liquidação de uma Fatura. Para resolução deste problema, é necessário aceder a Tabelas Documentos Contas Correntes Documento VDR, separado séries, clicar sobre 2009 e colocar o visto em alteração da data. Igualmente, em Tabelas Documentos Vendas Documento VD, separador séries, deverá clicar sobre 2009 e selecionar esta opção. Após esta configuração, é possível alterar a Venda-a-Dinheiro sem constrangimentos. Na reposição da cópia de segurança surge um erro. Como ultrapassar? Habitualmente, a primeira vez que uma cópia de segurança é reposta, surge a seguinte mensagem: Erro ao carregar os ficheiros disponíveis. [Microsoft][ODBC SQL Server Driver][SQL Server]SQL Server blocked access to procedure 'sys.xp_cmdshell' of component 'xp_cmdshell' because this component is turned off as part of the security configuration for

3 this server. A system administrator can enable the use of 'xp_cmdshell' by using sp_configure. For more information about enabling 'xp_cmdshell', see "Surface Area Configuration" in SQL Server Books Online. Tal como a mensagem indica, este componente do SQL encontra-se por defeito desativado por questões de segurança. Para resolver o problema deverá aceder ao menu Iniciar do seu Computador Programas Microsoft SQL Server 2005 Configuration Tools SQL server Surface Area Configuration Surface Area Configuratión for Features, verificar se possui um visto na opção "Enable OpenRowset-and Opendata source Support". Mais em baixo, selecione "Xp_CMDShell" e coloque o visto na opção "Enable XP_CMDShell". Após esta operação, já é possível repor a sua cópia de segurança. É recomendado que esta operação seja efetuada com o PRIMAVERA EXPRESS encerrado. O PRIMAVERA EXPRESS permite produzir o ficheiro SAFT_PT? A partir de 1 de Janeiro de 2008, todos os sujeitos passivos de IRC que exerçam, a título principal, uma atividade de natureza comercial, industrial ou agrícola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos, ficam obrigados a produzir o ficheiro SAFT-PT e a disponibilizá-lo, sempre que solicitado, aos serviços de inspeção tributária. Em resposta a esta obrigação legal/fiscal, a PRIMAVERA disponibilizou para download a nova versão 6.40 do EXPRESS que permite aos seus utilizadores produzir o ficheiro SAFT_PT. Como altero as taxas de IVA? Para alterar a taxa de IVA terá de criar uma nova taxa de IVA (p. ex. 6%, 13% e 23%), atualizar os artigos, atualizar os parâmetros relacionados com a taxa de IVA, atualizar os descritivos de conta corrente e atualizar as guias de remessa pendentes de faturar. 1. Para criar a taxa de IVA, no Programa Express, aceda a Tabelas Artigos Taxas de IVA e: - Indique o código da taxa e a descrição associada ao código; - Na área Taxa indique a nova taxa em vigor.

4 2. Para atualizar os artigos cuja taxa de IVA sofreu alteração deverá, no Programa Express, aceder a Tabelas Artigos Ficha de Artigo e: - Na área Artigo indicar o artigo cuja taxa de IVA será para alterar; - Clicar sobre a área Taxa de IVA e selecionar uma das novas taxas criadas e que se aplique a esse artigo; - Clicar em Gravar. Deverá ser efetuada esta operação sobre todos os artigos cuja taxa de IVA sofreu alterações. NOTA: No caso de a empresa trabalhar com preços de venda com IVA incluído e decidir refletir nos preços a baixa do IVA, deverá atualizar os mesmos nas fichas dos respetivos artigos 3. Caso a taxa de IVA associada aos Portes/Outros serviços seja a taxa máxima, deverá ser alterada a taxa de IVA. Para efetuar esta alteração deverá, no Administrador, aceder a Empresa Parâmetros da Empresa

5 Gerais Taxas de IVA e: - Na área Portes/Outros Serviços indicar a nova taxa de IVA a sugerir. 4. Os descritivos de conta corrente que tenham associadas as taxas anteriores, deverão também ver a sua taxa de IVA alterada. Para atualizar os descritos de contas correntes deverá, no Programa Express, aceder a Tabelas Descritivos de Contas Correntes e: - Indicar o descritivo de conta corrente cuja taxa será para alterar; - Indicar a nova taxa de IVA; - Repetir a operação em todos os descritivos de contas correntes a modificar.

6 5. As guias de remessa que à data de 30/06/2010 não se encontrem faturadas, deverão ser objeto de alteração da taxa de IVA nos itens em que haja alteração da taxa de IVA. Para alterar a taxa de IVA deverá, no Programa Express, aceder a Vendas Guia Remessa : - Colocar o cursor do rato sobre a coluna da taxa do IVA que pretende alterar e clicar com o botão direito do rato. Será exibido um menu no qual deverá selecionar Taxas de IVA e a opção que corresponde à nova taxa de IVA. NOTA: Poderá opcionalmente manter inalteradas as guias de remessa pendentes para faturação e fazer a alteração da taxa de IVA nas faturas que resultarão da conversão das respetivas guias de remessa. Se optar por esta via, após o processo de conversão das guias de remessa, deverá editar as respetivas faturas geradas, através do editor de vendas, e alterar as linhas cuja taxa de IVA corresponde à taxa mínima. Como fazer copia de segurança? As cópias de segurança das suas empresas devem ser realizadas regularmente. Para efetuar cópias de segurança, na aplicação PRIMAVERA EXPRESS, terá que aceder ao Administrador, e sobre a sua empresa selecionar (com o botão direito do rato) Manutenção Cópia de segurança. Após selecionar, surgirá um quadro no qual terá de definir a localização, o nome e a descrição do ficheiro. Após estes passos deverá confirmar e aguardar para que a cópia de segurança seja criada com sucesso.

7 Nota: Caso os procedimentos de Cópia de Segurança ocorram normalmente, todos os dados da sua empresa serão guardados, tais como configurações, documentos, listas de clientes, artigos, etc.

8 Como se produz o ficheiro SAFT? Para exportar a informação contabilística para o formato SAFT PT e gerar o ficheiro, deve executar os seguintes passos: 1. No Administrador aceder a Empresas e sobre a sua Empresa selecionar (com o botão direito do rato) Serviços - Exportação SAF-T; 2. Verificar que é exibido o Assistente de Exportação do SAF-T - PT e clicar em Exportação SAFT-T; 3. Na janela seguinte são indicados os dados a exportar para o ficheiro SAFT-PT, nomeadamente a empresa e o exercício (o utilizador indica o exercício que pretende exportar). A opção Avançadas permite indicar os documentos e classes de contas que se deseja ou não exportar. Por omissão estão selecionados para exportação os dados que deverão ser exportados, mas essa configuração, nesta opção, pode ser alterada.

9 Nas opções avançadas podem igualmente ser inseridos comentários que serão guardados no SAF-T e estão disponíveis para consulta pelas entidades tributárias; 4. Clicando na opção Avançadas verificar que é possível especificar os documentos e classes de contas que se pretende incluir no ficheiro a gerar. Por sistema, todos os campos se encontram preenchidos;

10 5. Opcionalmente podem ser introduzidos comentários a inserir no ficheiro SAF-T; 6. No passo seguinte indicar a localização/pasta onde deverá ser guardado o ficheiro SAF-T. Por defeito, após ser gerado o ficheiro, este é disponibilizado em formato zip. Contudo, o utilizador pode prescindir desta opção, bastando que retire a seleção da mesma;

11 7. Antes de ser gerado o ficheiro, o assistente exibe as informações que serão enviadas/colocadas no ficheiro SAF-T, de acordo com o especificado nos passos anteriores; 8. Selecionando Exportar o assistente procede à exportação dos dados. No final, após a conclusão com êxito da operação, o ficheiro xml é gerado na localização especificada, ficando disponível para consulta. ATENÇÃO: No caso de os ficheiros serem gerados com erros, estes devem ser corrigidos e a exportação deve ser efetuada novamente.