Disponibilização da v4.12 do ETPOS, alterações e procedimentos

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2 Introdução... 3 Comunicação dos elementos dos documentos de transporte... 3 Licenciamento via sms... 4 Configuração do ETPOS... 5 Dados para autenticação no Portal da AT... 5 Criação de uma nova série e tipificação do documento de transporte... 5 Verificação da hora do ETPOS Utilizar o ETPOS para comunicar os elementos dos documentos de transporte Transmissão eletrónica de dados Webservice Comunicação Via exportação do ficheiro SAF-T (PT) Emissão direta no Portal das Finanças e Serviço Telefónico Associação de códigos manual aos documentos de transporte Consultar os códigos atribuídos e associados aos documentos Desativar documento de transporte da série anterior ETPED - informações importantes /23

3 Disponibilização da v4.12 do ETPOS, alterações e procedimentos Introdução A v.4.12 do ETPOS está disponível para download na Área de Clientes existente no menu Agentes em (ou através do seu distribuidor habitual). A v4.12 do ETPOS dá resposta às necessidades que entram em vigor a 1 de julho de 2013, a saber: Nova estrutura do ficheiro SAF-T (PT): as consultas de contas (mesas ou cartões), passam a constar do SAF-T (PT); Cumprimento das obrigações de comunicação dos elementos dos documentos de transporte e a inclusão das mesmas no SAF-T (PT). Permite ainda: Exportar/importar a base de dados em 3 formatos configuráveis (ATV, TXT e CSV); Exportar os mapas Gerais, de Artigos e de IVA s em 2 formatos (TXT e CSV); Interligar o ETPOS com o CashKeeper. Comunicação dos elementos dos documentos de transporte A comunicação dos elementos dos documento de transporte pode ser realizada por: 1. Transmissão eletrónica de dados: 1.1. Webservice (transmissão on-line via internet, disponível para as versões Linux e Windows) para equipamentos com ligação à internet; 1.2. Via exportação do ficheiro SAF-T (PT), só com os documentos de transporte; 1.3. Inserção manual no Portal das Finanças e posterior lançamento do Código atribuído pela AT nos documentos de transporte; 2. Serviço telefónico. Independentemente das formas utilizadas para comunicar os elementos dos documentos de transporte, o objetivo é a obtenção de um CÓDIGO ATRIBUÍDO PELA AT. É assim necessário, licenciar e configurar o ETPOS para: Obter o código fornecido pela AT através de Webservice, ou; Recolher/Registar um código obtido, por exemplo, através da exportação dos elementos de transporte por SAF-T (PT) ou através do serviço telefónico, ou por emissão direta no Portal das Finanças. 3/23

4 Licenciamento via sms Depois de proceder à instalação da v4.12 do ETPOS, é necessário registar a licença via SMS para novo módulo "MODULO SAF-T/PT 2013/2", efetuando os seguintes passos: No ETPOS, aceder ao menu Sistema + Utilitários + Licenças; Tocar no botão ; Tocar em Módulo e escolher: MODULO SAF-T/PT 2013/2 : Apontar o nº de licença gerado; Enviar o nº de licença gerado no formato: LIC XXXX-XXXX-XXXX-XXXX para o servidor via SMS para (se tiver credenciais, caso contrário, contacte o seu distribuidor); Introduzir a chave em ; Confirmar. Durante o processo de registo e licenciamento, não deve fechar a caixa de diálogo Registo de nova Licença ou alterar o módulo escolhido, uma vez que os códigos de ativação são gerados automaticamente e são sempre diferentes, certifique-se por isso, que envia o nº de licença correto. O processo de licenciamento só fica concluído quando introduzir e confirmar a chave de ativação. Só é possível licenciar o MÓDULO SAFT-T/PT 2013/2, estando o MÓDULO SAFT-T/PT 2013/1 licenciado. 4/23

5 Configuração do ETPOS Dados para autenticação no Portal da AT Depois de proceder ao licenciamento, as configurações a efetuar são: Aceder aos dados de configuração do SAF-T (PT) no menu Sistema+Configurar+Gerais+separador Empresa+botão Dados/SAF-T, tocar no botão Autenticação AT e preencher os dados para autenticação no Portal da AT: O preenchimento dos dados para autenticação agiliza a utilização do webservice, uma vez que, o processo de login no Portal da AT é automático Criação de uma nova série e tipificação do documento de transporte Criar um novo tipo de documento de transporte, acautelando uma nova série para o novo documento de transporte com a tipificação GT. Tenha em consideração que se o mesmo NIF tiver estabelecimentos comerciais dispersos ou vários POS, terá de ser criada uma série diferenciada para cada estabelecimento ou para cada POS. Efetue os seguintes passos para criar um novo tipo de documento de transporte: No menu Tabelas + Tipo de documentos, selecione o documento de transporte existente; Através do botão,, edite-o, para visualizar as propriedades: 5/23

6 Toque no campo Nº, atribua um número diferente disponível e confirme; 6/23

7 Aparece a caixa para copiar informação. Escolha a opção Sim: No separador Geral, considere a informação constante nos campos Tipo, Série: o Tipo: deverá ser escolhida a tipificação GT. o Série: tenha em consideração a(s) série(s) já existente(s). A nova série terá de ser sempre a seguinte à já existente. No exemplo foi adotada a série B, uma vez que a séria A já existia 7/23

8 No separador Impressão, ative a opção: Processa parâmetros extras: A impressão dos documentos de transporte deixa de ser obrigatória, pelo que, caso pretenda desativar a impressão deve definir o nº de vias a 0 Assim, no momento da emissão do documento é possível preencher as informações seguintes referentes aos Parâmetros extras: O campo Nº de Documento, varia consoante os documentos já emitidos. 8/23

9 No separador Outros, o campo Impressão dos dados do cliente, deverá possuir o atributo C: 9/23

10 De referir que, no separador Geral, no campo Tipo, a associação da tipificação GT, faz com que o botão emitidos: apareça no lado direito, quando se consultam os documentos de transporte Verificação da hora do ETPOS Depois da instalação/atualização do ETPOS deve verificar se a hora se encontra correta, atualizando-a se necessário. Para o efeito aceda ao menu Sistema + Configurar + Data & Hora. 10/23

11 Utilizar o ETPOS para comunicar os elementos dos documentos de transporte Como referido anteriormente, existem várias formas para comunicar os elementos dos documentos de transporte. De seguida explica-se de forma detalhada cada uma delas. Para efetuar a: 1. Transmissão eletrónica de dados: 1.1. Webservice (transmissão on-line via internet): Emitir o documento de transporte; Consultar os documentos de transporte emitidos; Selecionar o documento de transporte a comunicar e tocar no botão ; Aparece a caixa Certificação de documentos Via Web-Service; No separador Via Web-Service, toque no botão Pedido via web service Automaticamente, na mesma caixa de diálogo o campo Código atribuído pela AT, é preenchido: 11/23

12 Ao efetuar a certificação dos documentos, eventualmente, entre outros podem ocorrer 2 erros mais comuns: O POS estar sem ligação à internet, o que impede a atribuição do código aos mesmos O documento duplicado: 1.2. Comunicação Via exportação do ficheiro SAF-T (PT): É possível exportar só os elementos constantes dos documentos de transporte para o SAF- T (PT) (também são exportados os clientes e os fornecedores). Deve: Gerar o ficheiro SAF-T (PT) através do menu Sistema + Utilitários + Exportação do ficheiro SAFT-PT + separador Guias: 12/23

13 Aceder ao Portal das Finanças e efetuar o upload do ficheiro SAF-T (PT) gerado: Aceder ao e-faturas + Documentos de transporte + Remetente dos Bens + Comunicar por ficheiro + Indicar localização do ficheiro: 13/23

14 14/23

15 Consultar o resultado do processamento, tocando em Consultar: 15/23

16 16/23

17 Tocando em Detalhe, obtém-se o resultado mais detalhado do processamento: Recolher para uma pen o ficheiro devolvido pela AT, através do botão: É agora necessário associar os códigos constantes no ficheiro aos documentos de transporte, executando os passos seguintes: No ETPOS, visualize os documentos de transporte emitidos; Toque no botão ; Aceda ao separador Via ficheiro e no campo Ficheiro a importar escolha o ficheiro que contém os códigos e toque no botão Integrar ficheiro. 17/23

18 O ficheiro importado é em formato XML e no seu interior possui um ficheiro ZIP que contém os códigos. Através do botão Integrar ficheiro, os códigos são associados aos documentos de transporte de forma automática. Convém confirmar através da coluna ATDocID, que todos os documentos de transporte possuam um código atribuído. Na eventualidade de não ser associado um código a algum documento, devem ser repetidas as ações anteriores. Emissão direta no Portal das Finanças e Serviço Telefónico Para emissão direta no Portal das Finanças, deve: Aceder ao e-faturas + Documentos de transporte + Remetente dos Bens + Emitir 18/23

19 19/23

20 20/23

21 Para as situações de Emissão direta no Portal das Finanças (ponto 1.3) e Serviço telefónico (ponto 2), os códigos obtidos, tem de ser introduzidos manualmente pelo operador nos documentos de transporte correspondentes. Associação de códigos manual aos documentos de transporte Para associar o código ao documento de transporte: Consultar os documentos de transporte emitidos; Selecionar o documento pretendido e tocar no botão. No separador Via Web-Service da caixa Certificação de documentos Via Web-Service, coloque o código no campo Código atribuído pela AT e confirme. 21/23

22 Parecendo um nº, trata-se efetivamente de um código cujos 0 à esquerda têm relevância, pelo que, deve ser introduzida a totalidade do código. Consultar os códigos atribuídos e associados aos documentos Consultar os documentos de transporte emitidos; Selecionar o documento pretendido e tocar no botão. No separador Via Web-Service, da caixa Certificação de documentos Via Web- Service, no campo Código atribuído pela AT é possível visualizar o código. 22/23

23 Outra possibilidade para visualizar os códigos atribuídos é consultar a coluna ATDocID. Desativar documento de transporte da série anterior É necessário garantir que no dia 1 de julho o documento de transporte anterior seja desativado, precavendo-se desta forma a emissão de documentos de transporte que deixaram de cumprir as observações legais. Para desativar o documento de transporte anterior, deve: Editar o documento a desativar Aceder ao separador Outros, e ativar o campo Desativo: O documento continuará na Tabela de documentos, contudo, não será possível utilizá-lo. ETPED - informações importantes Com a v4.12 do ETPOS é necessário instalar a v1.3 do ETPED. 23/23

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