Gestix 5.0. Enquadramento. Comunicação documentos de transporte

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1 Comunicação documentos de transporte Enquadramento De acordo com o disposto no Decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de agosto, os sujeitos passivos de IVA têm de comunicar os documentos de transporte emitidos à AT, por uma das seguintes vias: Por transmissão eletrónica em tempo real, integrada em programa informático, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT; Através do envio do ficheiro SAF-T (PT), exportado pelo programa informático certificado e recorrendo a aplicação de envio de dados disponibilizada no site e-fatura no Portal das Finanças; Através da emissão direta no Portal das Finanças do documento de transporte utilizando as funcionalidades previstas para esta comunicação. Gestix 5.0 Depois de instalado o software Gestix 5.0 Certificado AT o sistema fica pronto para comunicar as guias de transporte. É Facil e rapido.

2 1Comunicação de documento de Transporte 1.1 Comunicação Manual (serviço telefónico ou via Portal das Finanças) - Elaboração do documento de transporte no Gestix, e gravação do mesmo sob a opção Comunicação Manual selecionada. - O operador liga por telefone para o serviço da AT para comunicar os dados do documento de transporte ou regista no portal da AT e obtém o Código de Identificação AT. - O operador introduz o Código de Identificação AT no documento, o qual fica então disponível para impressão. 2 Seguidamente selecionar o documento de transporte, inserir o codigo de identificação AT e gravar. Nota: Se desejar imprimir documentos sem o codigo identificaçao AT va a Admin Credencias AT e coloque o visto em permitir impressão de documentos não

3 validados. Comunicação dos Documentos de Transporte por SAF-T (PT) Os documentos de transporte devem ser feitos de acordo com a sua natureza. Uma guia de transporte deve ser utilizada para o envio de mercadorias já faturadas, enquanto que a Guia de Remessa deverá ser utilizada nos restantes casos. Primeiramente configure as credenciais AT no menu Admin, conforme mostrado a seguir:

4 O preenchimento dos campos Expedição/Viatura e Data/Hora de Carga é obrigatório para que a guia possa ser transmitida à AT. Uma vez gravado o documento, fica disponível o botão XML-SAFT para aceder à gestão dos documentos de transporte.

5 Nota: ao menu Documentos de Transporte também se pode aceder através da opção Validar Documentos de Transporte, no menu Faturação.

6 Na secção da esquerda, selecione os documentos a comunicar e prima o botão Confirmar.

7 Após processada é apresentada a opção Extraír SAFT, clique neste botão para descarregar o ficheiro para o seu computador. O ficheiro descarregado fica disponível numa pasta que pode ser escolhida no seu browser ou configurada nas preferências.

8 No site das Finanças, carregue este ficheiro.

9 Deverá obter por descarga o ficheiro XML com a resposta do processamento. De volta ao Gestix, carregue o ficheiro de resposta na secção da direita, no menu Documentos de Transporte Uma vez selecionado, o ficheiro é processado de imediato e é apresentado o relatório técnico do processamento.

10 Se existirem erros, é apresentada informação explicativa. O ficheiro XML da resposta obtido do site Finanças AT inclui uma secção FileProcResult onde são apresentados os resultados.

11 Acerca da utilização de Software Certificado Gestix As regras aplicáveis ao software de faturação desde Janeiro de 2011 afetam o tratamento informático de documentos fiscais e equiparáveis, ou seja, todos aqueles passíveis de ser apresentados ao cliente com a cotação, conta ou comprovativo de encomenda, ou passíveis de ser convertidos em fatura. 1. Um documento assinado não pode ser alterado após gravado. 1. Para substituir um documento deve proceder-se à anulação do documento e elaboração do novo. O Gestix oferece a possibilidade de substituir o documento ao anular, copiando o conteúdo do documento anulado para o novo documento, de forma que o operador possa editar e gravar o documento de substituição. 2. Para contornar a não possibilidade de alterar um documento após gravado, o novo Gestix permite gravar o documento em Esboço e voltar a editar antes de gravar o documento final. Com esta funcionalidade é assim possível um ou mais utilizadores trabalharem num documento ao longo de várias sessões antes de emitir a versão definitiva. 2. A numeração é estritamente sequencial não sendo possível inserir documentos em data anterior à do último documento datado naquele ano. 1. Nas licenças Gestix com múltiplas séries de faturação, pode ser criada uma nova série de numeração para contornar um engano e poder registar um documento com data anterior à do último datado. 3. As anulações de documentos obrigam à especificação do respetivo motivo por parte do operador. 4. Notas de crédito devem mencionar o motivo do crédito e a referência à respetiva fatura. 5. Transações isentas de IVA obrigam à especificação do preceito legal aplicável. Os preceitos legais são pré-definidos no menu Admin Taxas de IVA, um por linha, com opção de escolha pelo operador na introdução do documento.

12 Fazer Sempre Cópia de Segurança no Gestix É importante fazer sempre cópia de segurança no Gestix. Para fazer uma cópia de segurança, no menu Admin entre em Cópia de Segurança Criar Cópia de Segurança. A cópia de segurança é disponibilizada por download. Guarde o ficheiro em lugar seguro. Ele poderá ser aberto pela aplicação Gestix no menu Cópia de Segurança Restaurar, em caso de necessidade de voltar atrás o sistema. Fazendo uma cópia no início de cada dia, se houver um engano grave na emissão de faturação, por exemplo, o utilizador pode optar por recuperar a cópia de segurança no Gestix, ficando o programa como estava no início do dia e sendo então possível repetir as operações sem enganos. Deve ser feita uma cópia diária, em especial: - Antes de fazer lançamentos atrasados - Antes de fazer documentos em novo ano ou novo mês - Antes de importar dados

13 - Antes de fazer alterações na configuração do sistema. - Antes de fazer manutenção do sistema operativo, software instalado, ou equipamento

Depois de instalado o software Gestix 5.0 Certificado AT o sistema fica pronto para comunicar as guias de transporte.

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