GUIA DE PROCEDIMENTOS E CONFIGURAÇÕES. Inclui informações sobre Cópias de Segurança e Comunicação do Inventário de Existências

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1 GUIA DE PROCEDIMENTOS E CONFIGURAÇÕES Inclui informações sobre Cópias de Segurança e Comunicação do Inventário de Existências Alidata Versão 1.0 Data de Criação:

2 INTRODUÇÃO Este documento inclui os procedimentos e configurações a efetuar, de acordo com as exigências legais do Despacho N.º 8632/2014 e do Orçamento do Estado Comunicação do Inventário de Existências - para entrega até dia referente a ; 2. Redefinição de séries de numeração mediante agrupamento de documentos por "Grupo SAFT ; 3. Certificação de Impressos; 4. Cópias de Segurança; 5. Validação de linhas negativas nos documentos (Ex: devoluções, franquias, etc.); 6. Criação de tipos de numeração para registo de documentos provenientes de recuperação de backup; 7. Validações relacionadas com a data e hora de emissão dos documentos; 8. Validação das descargas parciais nas Notas de Crédito (valor e quantidade). NOTA: De forma a tornar este processo de atualização mais rápido e minimizar eventuais dificuldades, aconselhamos que pause o seu antivírus antes de efetuar a atualização. No final, basta reiniciá-lo. PÁG. 2 DE 14

3 1. COMUNICAÇÃO DO INVENTÁRIO DE EXISTÊNCIAS - PARA ENTREGA ATÉ DIA REFERENTE A A proposta de Lei do Orçamento de Estado para 2015 contempla uma alteração ao Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, que torna obrigatório até 31 de Janeiro a comunicação, por transmissão eletrónica de dados, do inventário respeitante ao último dia do exercício anterior. Esta comunicação por via eletrónica deve ser feita via exportação do Software de Gestão, mas pode ainda ser feita via ficheiro de csv (ficheiro de texto com os campos separados por ponto e vírgula). a) Ficheiro exportado diretamente do Software Alidata ERP (Formato xml) Todos os clientes Alidata tem a possibilidade de, através do Software Alidata, fazer a criação, exportação e posterior submissão deste ficheiro de Inventário de Existências no Portal da Finanças. Este ficheiro xml, criado no Software Alidata de acordo com a estrutura definida pela Autoridade Tributária e Aduaneira - AT, é submetido no Portal das Finanças. Antes de fazer este processamento (criação do ficheiro), verifique as suas configurações dos Armazéns (A. Utilitários > 2. Tratamento de Tabelas > 5. Armazéns): Categoria (por armazém) Novas categorias definidas pela AT no âmbito da comunicação deste ficheiro, que devem estar associadas a cada armazém, conforme aplicável: o Mercadorias; o Matérias-primas, Subsidiárias e de Consumo; o Produtos Acabados e Intermediários; o Subprodutos, Desperdícios e Refugos; o Produtos e Trabalhos em Curso. Poderá ser feita uma configuração específica dos produtos, dentro do mesmo armazém (ver abaixo). Inventário Marcado ou desmarcado, vai ou não para o ficheiro do inventário. Categoria (por produto) Possibilidade de atribuir categorias diferentes a produtos do mesmo armazém (Ficha de artigo > Codificação II > categoria) e prevalece sobre o do armazém). PÁG. 3 DE 14

4 NOTA: Por defeito, todos os armazéns marcados com visto (vão para inventário) e todos na categoria Mercadorias. Para fazer a criação do ficheiro, basta aceder ao programa que utiliza para fazer a entrega do SAFT, dentro ou fora do ERP Alidata (tem que estar atualizado: versão ). No menu do Processamento, aceda à opção Ficheiro de Inventário e pode fazer a criação do ficheiro ou a consulta de ficheiros eventualmente já processados. Ou seja, primeiro processa e depois analisa, tal como acontece também com o ficheiro do SAFT. PÁG. 4 DE 14

5 Ao fazer a criação, vai ser criado o ficheiro com todos os artigos com stock em 31 de dezembro. VALIDAR: Cria o ficheiro (na mesma localização definida para a criação do ficheiro SAFT). CRIAR FICHEIRO: Cria o ficheiro e fecha os stocks esta é a opção que vincula a criação do ficheiro e deixa de permitir fazer movimentos com estes artigos (no ano que foi processado) No final, pode logo fazer a análise do ficheiro com todo o detalhe, tal como faz no Analisador SAFT Alidata. A listagem mostrada no analisador (abaixo) serve apenas para análise, não permite fazer quaisquer alterações. PÁG. 5 DE 14

6 b) Ficheiro de texto com os campos separados por ponto e vírgula A comunicação do ficheiro de Inventário de Existências pode também ser feita utilizando apenas um ficheiro de texto. Uma vez construído manualmente esse ficheiro, bastará submetê-lo no Portal das Finanças (upload). A AT disponibilizou um ficheiro modelo (csv) que pode ser usado diretamente numa folha de cálculo para a elaboração do Inventário: Exemplo: A SABER Valorização do Inventário Estas novas regras para as de comunicação do inventário não obrigarão a valorizar as existências em armazém. Empresas sem existências As empresas sem existências e obrigadas por a lei a comunicar o Inventário (faturem mais de ), declararão no portal e-fatura que não têm existências. Não precisam, portanto, de construir ficheiro vazio. Artigos sem stock Os artigos que na data do inventário não existem em stock (estão esgotados, por ex.) não devem constar dos ficheiros que são comunicados à AT. Dispensa Estão dispensadas de efetuar a comunicação dos inventários as empresas com um volume de negócios do exercício anterior ao da comunicação não excede PÁG. 6 DE 14

7 2. REDEFINIÇÃO DE SÉRIES DE NUMERAÇÃO MEDIANTE AGRUPAMENTO DE DOCUMENTOS POR "GRUPO SAFT Com as alterações legais, deixa de ser possível ter a mesma série de numeração para documentos do mesmo Grupo SAFT. Por exemplo, se existem 5 documentos do Grupo SAFT FT, eles não podem repetir a mesma Série A, mesmo que sejam documentos diferentes (fatura, venda a dinheiro, fatura de obra, etc.). Para o mesmo Grupo SAFT não é permitido que exista a mesma série numeração em vários Documentos, tal como não pode existir em anos distintos para a mesma série numeração, o mesmo número de documento. Esta alteração das séries de numeração, que produzirá efeitos apenas no primeiro documento do ano, pode ser feita já de forma a evitar eventuais constrangimentos na altura da abertura do ano. Assim, quando está a fazer a atualização, o programa abre uma janela com as configurações das séries que tem atualmente. Nesta janela, tem a possibilidade de fazer logo a Sugestão Automática das séries de numeração, de forma a minimizar eventuais enganos. De qualquer forma, pode sempre fazer essa redefinição manualmente, de acordo com as suas necessidades. Ao fazer a Sugestão Automática, as colunas Série e Máscara serão transformadas de acordo com dados válidos do ponto de vista das novas alterações legais. Se quiser fazer a alteração manual, pode fazê-lo. Para gravar, basta fazer Aplicar Alterações, para manter, basta Fechar ou Repor Dados. PÁG. 7 DE 14

8 3. CERTIFICAÇÃO DE IMPRESSOS Os reports/impressos usados para impressão de documentos certificados, passam a ter que ser certificados pela Alidata. Estes reports/impressos são: FATURAÇÃO - FT, FS, NC E ND; TRANSPORTE GR, GT, GC, GD, GA. A Alidata criou e disponibilizou reports standard (exemplo abaixo), onde se incluem praticamente todas as varáveis possíveis, como: Todas as menções legais obrigatórias Preparado para artigos controlados por números de série ou matrícula, lotes, cores, tamanhos, caraterísticas, etc. Referenciação a documentos de crédito manual Preparado para avenças Com observações, mensagens, motivos de anulação, motivos de crédito Observações e mensagens nos produtos e nos documentos Moeda base, moeda alternativa e moeda de lançamento Todos os tipos de pagamento na moeda base e na moeda alternativa (numerário em várias moedas, cheque, transferência, confirming, multibanco, crédito documentado) Iva e imposto de selo Portes Retenções na fonte Referencias multibanco e payshop Preparado para multi-pagamentos PÁG. 8 DE 14

9 Cada cliente terá que tomar a decisão de utilizar um destes modelos ou um misto de ambos: Utilização de reports/impressos standard sem custos adicionais e com a garantia de evolução futura nas mesmas condições Personalização de reports/impressos personalizados, desenvolvidos à medida a Alidata, para além do desenvolvimento, tem que fazer a sua certificação mediante a introdução de um código HASH específico Cada report/impresso certificado vai ter um código HASH, que é sempre validado no momento da impressão se o código HASH não for válido para o Grupo SAFT do documento, não permite imprimir. Uma vez que esta alteração tem um impacto considerável nas bases de dados dos clientes, esta alteração não vai ser imposta de forma automática. Isto porque muitos clientes tem reports/impressos específicos, personalizados ou desenvolvidos de raiz de acordo com as suas necessidades e desejos. Cada cliente decidirá como e em que momento quer fazer a atualização dos seus reports/impressos. Deverá contactar a Alidata para esclarecer as suas dúvidas ou para perceber se será mais vantajoso utilizar os novos reports/impressos standard, já certificados e disponíveis para todos os clientes, ou se prefere fazer a personalização e posterior certificação dos mesmos. NOTA: A Descrição de Impressão de cada documento passa a assumir automaticamente a descrição do Grupo SAFT. PÁG. 9 DE 14

10 4. CÓPIAS DE SEGURANÇA De acordo com as alterações legais, cada organização deve ter implementada uma política de cópias de segurança, de periodicidade obrigatória, de forma a minimizar o volume de dados a recuperar em caso de corrupção da base de dados e ou a manutenção de duas ou mais base de dados simultâneas para que, quando uma se corrompa, a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação. De forma a cumprir esta obrigatoriedade, a Alidata criou um automatismo que lhe permite fazer estas cópias de segurança (backups). Ao fazer a atualização, vai receber uma notificação no ecrã com essa informação. Pode fazer logo esta configuração, ou posteriormente em 0. Aplicação > B. Cópias de Segurança. A instalação do serviço de backup tem que ser feita no SERVIDOR. Se a base de dados for LINUX, deve entrar em contacto com a Alidata de forma a executar um procedimento adicional na base de dados. É no separador Outros que é feita a instalação do serviço de backup, bem como as suas configurações, como a localização da instalação do serviço ou do Alidata Cloud Backup. Este serviço adicional permite a criação de backups diretamente para o Datacenter da Alidata não substitui a criação de backups para a localização selecionada pelo cliente. Para instalar o serviço de backups, deve previamente verificar se a localização do serviço está preenchida, e basta depois fazer Instalar e depois Iniciar. PÁG. 10 DE 14

11 Sempre que se faz qualquer alteração ao serviço, ao sair, vai pedir para gravar. Neste momento, se não tiver o Serviço Alidata Cloud Backup ativo, vai mostrar a mensagem de sugestão de ativação do serviço. No primeiro separador, Agendar, pode fazer a configuração da periodicidade, hora e localização dos backups. Se selecionar a opção Apaga backup anterior, o backup mais recente vai sempre substituir o anterior. De acordo com o exemplo da imagem abaixo, seriam feitos backups todos os dias (segunda a domingo), e em cada segunda será substituído o ficheiro da segunda anterior, em cada terça o ficheiro da terça anterior e assim sucessivamente. Aconselhamos que o backup seja feito com uma periodicidade de, pelo menos, uma vez por semana, e num horário em que não estejam utilizadores a trabalhar com o programa preferencialmente. Para estas alterações produzirem efeito, deve fazer Parar e depois Iniciar o serviço. PÁG. 11 DE 14

12 O separador Estado permite visualizar todos os backups feitos e respetiva informação. Poderão acontecer casos em que há problemas nos backups e há uma notificação para contactar diretamente a Alidata. No separador Notificar, permite definir notificações adicionais para um endereço de , para receção de todas as notificações de estados de backups da base de dados do ERP Alidata (exemplo abaixo). Basta colocar um visto em Usar notificações em automático e inserir os dados de configuração da conta que receberá as notificações. PÁG. 12 DE 14

13 Este último separador permite fazer um backup manual em qualquer altura desejada. Basta configurar o tipo e IP do Servidor, bem como o nome da base de dados de origem (a ser copiada) e de destino (cópia). 5. VALIDAÇÃO DE LINHAS NEGATIVAS NOS DOCUMENTOS (EX: DEVOLUÇÕES, FRANQUIAS, ETC.) Na emissão de documentos, só permite inserir linhas negativas nos documentos caso as referências já estejam lançadas no mesmo documento. Deve ser possível inserir linhas negativas de referências que já estão no documento (como se fosse um estorno), sendo que no final o documento tem que dar sempre positivo (valor de incidência/taxa de IVA tem que ser positivo). O sistema deixa de permitir fazer devoluções em documentos de venda, e vendas em documentos de crédito. A menção de franquias, valores de garantia ou retenções devem constar de campos próprios no documento e nunca podem ser linhas negativas os reports/impressos standard já estão preparados para incluir estas informações. PÁG. 13 DE 14

14 6. CRIAÇÃO DE TIPOS DE NUMERAÇÃO PARA REGISTO DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DE RECUPERAÇÃO DE BACKUP Foi criado um novo tipo de série de numeração: Backup. Esta série foi criada para recuperar documentos corrompidos no sistema mas que existem em papel, no caso de o sistema ter sido corrompido. Ao finalizar um documento, aparece uma caixa para indicar o número original do documento. Este tipo de série deve ser usado para recuperar uma série de documentos quando existe reposição de um backup. 7. VALIDAÇÕES RELACIONADAS COM A DATA E HORA DE EMISSÃO DOS DOCUMENTOS O sistema passa a validar, para além da data, também a hora. Adicionalmente, valida também se a data/hora de processamento é posterior à do sistema. Quando a data de processamento for inferior à data do sistema e se estiver a emitir um documento de faturação certificado (FT, FS, NC e ND - licenças PT), o sistema mostra a hora para emissão do documento para validar a sequencialidade da data/hora. 8. VALIDAÇÃO DAS DESCARGAS PARCIAIS NAS NOTAS DE CRÉDITO (VALOR E QUANTIDADE). Nas notas de crédito, a aplicação passa a validar quantidades e valores. Nem a quantidade nem o valor pode ser superior ao que foi faturado. Ou seja, quando há uma descarga parcial, o sistema tem que ir validando as quantidades e os valores já descarregados face às quantidades e valores faturados, e não permite creditar mais (em quantidade e em valor) do que foi faturado. PÁG. 14 DE 14

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