Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 Hábil Empresarial PROFISSIONAL & Hábil Enterprise

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1 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 Hábil Empresarial PROFISSIONAL & Hábil Enterprise Koinonia Software Ltda (0xx46)

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3 Índice I Índice Cap. I Introdução 1 1 Orientações... Iniciais 1 Cap. II Aplicativos 2 1 Hábil Empresarial... PROFISSIONAL 2 Verificando a "Data... do Executável" 2 Atualizando o Hábil... Em presarial PROFISSIONAL 2 Atualizando as... Inform ações Cadastrais 3 Instalando e Configurando... a NF-e 2.0 ou superior 6 2 Hábil Enterprise Verificando o... Hábil Enterprise 11 Atualizando o... Hábil Enterprise 11 Atualizando as... Inform ações Cadastrais 11 Instalando e Configurando... a NF-e 2.0 ou superior 15 Cap. III Servidor da NF-e 19 Cap. IV Histórico de Atualizações 20 Cap. V Referências 20 I

4 1 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) 1 Introdução 1.1 Orientações Iniciais A partir do dia 01/01/2011 todos os usuários da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) serão obrigados a utilizar o ambiente de Segunda Geração (2.0 ou superior), conforme exigência da Secretaria da Fazenda. Nesta nova geração da NF-e foram implementados novos campos, novas regras de validação, novas rotinas de segurança, mudanças no layout da nota e do DANFE, entre outras implementações. Devido à obrigatoriedade de mudança do ambiente de trabalho da NF-e, desenvolvemos esta cartilha para ajudar os usuários do Hábil Empresarial PROFISSIONAL e do Hábil Enterprise, fornecendo todas as informações necessárias para a migração. Caso haja alguma dúvida relacionada às explicações aqui descritas, entre em contato com nosso Departamento de Suporte Técnico através do telefone 0** ou do Para facilitar o tratamento das explicações contidas nesta cartilha, sempre que houver uma referência à Nota Fiscal Eletrônica utilizaremos a expressão NF-e.

5 Introdução 2 Aplicativos 2.1 Hábil Empresarial PROFISSIONAL Verificando a "Data do Executável" 2 Antes de iniciar a migração da NF-e para o ambiente 2.0 (ou superior), você precisa verificar se a Data do Executável do Hábil Empresarial PROFISSIONAL (data do arquivo.exe do programa) é igual ou superior a 07/06/2011. Para isso você precisará acessar o menu Utilitários > Informações do Sistema, dentro do Hábil Empresarial PROFISSIONAL. Ao abrir esta tela, verifique o campo Data do Executável, logo abaixo do campo Build. A imagem abaixo demonstra a localização deste campo: Se a Data do Executável informada neste local for inferior a 07/06/2011, será necessário atualizar o Hábil Empresarial PROFISSIONAL. Verifique o próximo tópico, Atualizando o Hábil Empresarial PROFISSIONAL. LEMBRE-SE: a NF-e somente pode ser utilizada se você possuir um executável com data igual ou superior a 07/06/2011 do Hábil Empresarial PROFISSIONAL Atualizando o Hábil Empresarial PROFISSIONAL Pelo fato da Nota Fiscal Eletrônica ser um documento fiscal, é necessário que você possua a última versão homologada no PAF-ECF do Hábil Empresarial versão PROFISSIONAL. Se você não sabe se sua versão é a última homologada, entre em contato com nosso Departamento de Vendas através do telefone 0** ou do para receber orientações sobre como atualizar sua CHAVE DE REGISTRO do Hábil Empresarial PROFISSIONAL. Para atualizar sua cópia do programa, acesse o endereço e faça o download do arquivo HabilUPG.exe. Após o download, execute o arquivo baixado e siga os passos

6 3 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) da instalação. Ao final da instalação, abra o Hábil seja efetuado um upgrade no banco de dados. Empresarial PROFISSIONAL para que Caso você tenha dúvidas em relação a atualização do programa, ou encontre problemas durante este procedimento, entre em contato com nosso Departamento de Suporte através do telefone 0** ou do Atualizando as Informações Cadastrais Depois de ter verificado e atualizado o Hábil Empresarial PROFISSIONAL, será necessário atualizar algumas informações cadastrais no seu banco de dados. Primeiramente, você deve abrir o cadastro de Empresas, no menu Arquivos > Empresas, acessar a aba Mensagens e atualizar os campos Empresa Optante Pelo Simples Nacional e CRT, conforme exibido na imagem abaixo: Marque a opção Empresa Optante Pelo Simples Nacional SOMENTE se esta for a situação da sua empresa. Defina o campo CRT com a opção correspondente a situação da sua empresa (caso não se encaixe no Simples Nacional, escolha a opção 3 Regime Normal). Depois de atualizar as informações da sua empresa, abra a tela de cadastro de produtos, que está disponível no menu Arquivos > Estoque > Produtos e Serviços, e acesse a aba Outros. Localize o campo Código/Gênero NCM. Este campo deve ser preenchido para todos os produtos cadastrados. Veja a localização do mesmo na imagem abaixo:

7 Aplicativos 4 Este código representa a Nomenclatura Comum ao Mercosul de cada produto do estoque. No link a seguir você encontrará a legislação que determina o uso obrigatório desta informação na NF-e 2.0 (ou superior): Localize e preencha também o campo CST / CSOSN disponível na aba Impostos, desta mesma tela, como mostra a imagem abaixo:

8 5 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) Você também deve localizar e preencher os campos Determinação da Base do ICMS e Determinação da Base do ICMS ST, disponíveis na mesma aba Impostos da tela de cadastro de produtos, conforme exibido abaixo (use a barra de rolagem da aba Impostos para localizar estes campos):

9 Aplicativos 6 LEMBRE-SE: se você não souber quais valores devem ser preenchidos nos campos citados acima, você deverá entrar em contato com o(a) Contador(a) da sua empresa solicitando maiores informações sobre os mesmos. Somente ele(a) poderá lhe orientar quanto ao preenchimento destes campos. O não preenchimento dos campos citados acima implicará em rejeições durante o processamento das notas fiscais trabalhadas no Hábil Empresarial PROFISSIONAL e no Hábil NF-e 2.0 (ou superior) Instalando e Configurando a NF-e 2.0 ou superior Depois de ter atualizado sua versão do Hábil Empresarial PROFISSIONAL e ter preenchido todas as informações necessárias para o correto processamento das notas fiscais eletrônicas, você precisará instalar e configurar o Hábil NF-e 2.0 (ou superior). Para isso, acesse o endereço e baixe o arquivo SetupHabilNFe22.exe (versão 2.2) em uma pasta qualquer do seu computador que é (ou será) o SERVIDOR da NF-e. Após baixá-lo, execute-o. Siga os passos da instalação até chegar à tela abaixo:

10 7 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) Para a primeira opção extra, Instala/Atualiza CAPICOM: marque esta opção para instalar a biblioteca CAPICOM. Esta biblioteca é um conjunto de arquivos e funções específicos para a comunicação entre o Hábil NF-e 2.0 (ou superior) e os servidores da Secretaria da Fazenda. Deixando esta opção marcada, ao prosseguir com a instalação do Hábil NF-e 2.0 (ou superior), o sistema lhe apresentará a seguinte tela:

11 Aplicativos 8 Mantenha a opção Copia da capicom.dll marcada e clique no botão Instalar. A seguir, o sistema solicitará que o computador seja reiniciado. NÃO reinicie a máquina e ignore a mensagem de alerta que será exibida em seguida. Para a segunda opção extra (primeira imagem deste tópico), Instala Raiz Certificadora: marque esta opção para instalar um pacote de certificados necessários para a utilização do Hábil NF-e 2.0 (ou superior). Deixando esta opção marcada, ao prosseguir com a instalação do Hábil NF-e 2.0 (ou superior), o sistema lhe apresentará a seguinte tela:

12 9 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) Avance a instalação. Na próxima tela, deixe marcada a opção Selecionar automaticamente o armazenamento de certificados conforme o tipo de certificado e avance novamente a instalação. Em seguida, clique no botão Concluir para finalizar a instalação. Por fim, você verá uma tela com o prompt do MS-DOS solicitando que você pressione qualquer tecla várias vezes. Pressione qualquer tecla para concluir. Esta tela será fechada automaticamente. Clique no botão Concluir da tela do instalador do Hábil NF-e 2.0 (ou superior), que deve estar aberta ao fundo da área de trabalho. Após instalar o Hábil NF-e 2.0 (ou superior), execute-o. Logo na tela principal, você verá o botão Configurações (F3). Clique neste botão para visualizar as opções e configurações do programa. Preencha os campos e defina as opções desta tela de acordo com o seu uso. Para ver mais detalhes pressione a tecla F1 na tela do Hábil NF-e 2.0 (ou superior). Depois de configurar o Hábil NF-e 2.0 (ou superior), abra o Hábil Empresarial PROFISSIONAL e acesse o menu Utilitários > Configurar > Opções do Sistema. Acesse a aba NF-e e preencha o campo Caminho do Servidor com o endereço da pasta Monitor existente no diretório de instalação do Hábil NF-e 2.0 (ou superior) (normalmente é C:\Arquivos de programas\koinonia Software\Habil NFe 2.0\Monitor). Observe a imagem abaixo, que demonstra a localização deste campo:

13 Aplicativos 10 Se você não puder visualizar a aba NF-e, entre em contato com nosso Departamento de Suporte Técnico através do telefone 0** ou do Para obter mais informações sobre as configurações e o uso dos recursos do Hábil superior), pressione a tecla F1 na tela do programa para ler a ajuda detalhada. NF-e 2.0 (ou

14 11 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) 2.2 Hábil Enterprise Verificando o Hábil Enterprise Antes de iniciar a migração da NF-e para o ambiente 2.0 ou superior, você precisa licenciar o módulo Nota Fiscal Eletrônica do Hábil Enterprise. Para isso, entre em contato com o Departamento de Vendas da Koinonia Software através do telefone 0** ou do Se você já licenciou este módulo do programa, não será necessário entrar em contato conosco. LEMBRE-SE: a NF-e somente pode ser utilizada se você licenciar o módulo Nota Fiscal Eletrônica, e se você atualizar o Hábil Enterprise Atualizando o Hábil Enterprise Depois de licenciar o módulo Nota Fiscal Eletrônica, você precisará atualizar o Hábil Enterprise. Estando no computador que é o SERVIDOR do programa, baixe e instale o arquivo heupg.exe disponível para download no endereço Caso você tenha alguma dúvida neste procedimento, ente em contato com nosso Departamento de Suporte através do telefone 0** Atualizando as Informações Cadastrais Depois de ter verificado e atualizado o Hábil informações cadastrais no seu banco de dados. Enterprise, será necessário atualizar algumas Primeiramente, você deve abrir o cadastro de Empresas, na aba Cadastros > Empresa > Cadastro, e atualizar o campo Código de Regime Tributário, conforme exibido na imagem abaixo:

15 Aplicativos 12 Defina o campo Código de Regime Tributário com a opção correspondente a situação da sua empresa (caso não se encaixe no Simples Nacional, escolha a opção 3 Regime Normal). Depois de atualizar as informações da sua empresa, abra a tela de cadastro de produtos, que está disponível na aba Cadastros > Produtos e Serviços > Cadastro. Verifique se a tabela de códigos do produto já possui uma linha para o Código NCM. Caso não exista uma linha para este código, clique no botão Inserir, como mostra a tela abaixo, e adicione um novo código do Tipo Código NCM, preenchendo a informação devida no campo Código:

16 13 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) Este código representa a Nomenclatura Comum ao Mercosul de cada produto do estoque. No link a seguir você encontrará a legislação que determina o uso obrigatório desta informação na NF-e 2.0 ou superior: Além do Código NCM, você também precisará atualizar os campos Determinação da Base do ICMS e Determinação da Base do ICMS ST, disponíveis na área Impostos da tela de cadastro de produtos, conforme exibido abaixo:

17 Aplicativos 14 Ainda nesta área da tela, você deve verificar se, na Tabela de ICMS (imagem abaixo) existe uma linha que contém a Classificação Tributária correta para cada produto. Caso não exista, clique no botão Inserir para cria-la:

18 15 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) Será mostrada uma pequena tela para inclusão de uma linha na Tabela de ICMS. Preencha os campos de acordo com as especificações de tributação do produto e clique em OK. Lembre-se que você pode definir uma Tabela de ICMS padrão, válida para todos os produtos, através da tela de cadastro de Empresas, na aba Cadastros > Empresas > Cadastro, dentro da área Impostos. ATENÇÃO! Se você não souber quais valores devem ser preenchidos nos campos citados acima, você deverá entrar em contato com o(a) Contador(a) da sua empresa solicitando maiores informações sobre os mesmos. Somente ele(a) poderá lhe orientar quanto ao preenchimento destes campos. O não preenchimento dos campos citados acima implicará em rejeições durante o processamento das notas fiscais trabalhadas no Hábil Enterprise e no Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior) Instalando e Configurando a NF-e 2.0 ou superior Depois de ter atualizado sua versão do Hábil Enterprise e ter preenchido todas as informações necessárias para o correto processamento das notas fiscais eletrônicas, você precisará instalar e configurar o Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior). Para isso, acesse o endereço habil.com/down/setuphabilerpnfe22.exe (versão 2.2) e baixe o arquivo SetupHabilERPNFe22.exe em uma pasta qualquer do computador que é (ou será) o SERVIDOR da NF-e. Após baixá-lo, execute-o. Siga os passos da instalação até chegar à tela abaixo:

19 Aplicativos 16 Para a primeira opção extra, Instala/Atualiza CAPICOM: marque esta opção para instalar a biblioteca CAPICOM. Esta biblioteca é um conjunto de arquivos e funções específicos para a comunicação entre o Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior) e os servidores da Secretaria da Fazenda. Deixando esta opção marcada, ao prosseguir com a instalação do Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior), o sistema lhe apresentará a seguinte tela:

20 17 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) Mantenha a opção Copia da capicom.dll marcada e clique no botão Instalar. A seguir, o sistema solicitará que o computador seja reiniciado. NÃO reinicie a máquina e ignore a mensagem de alerta que será exibida em seguida. Para a segunda opção extra (primeira imagem deste tópico), Instala Raiz Certificadora: marque esta opção para instalar um pacote de certificados necessários para a utilização do Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior). Deixando esta opção marcada, ao prosseguir com a instalação do Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior), o sistema lhe apresentará a seguinte tela:

21 Aplicativos 18 Avance a instalação. Na próxima tela, deixe marcada a opção Selecionar automaticamente o armazenamento de certificados conforme o tipo de certificado e avance novamente a instalação. Em seguida, clique no botão Concluir para finalizar a instalação. Por fim, você verá uma tela com o prompt do MS-DOS solicitando que você pressione qualquer tecla várias vezes. Pressione qualquer tecla para concluir. Esta tela será fechada automaticamente. Clique no botão Concluir da tela do instalador do Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior), que deve estar aberta ao fundo da área de trabalho. Após instalar o Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior), execute-o. Logo na tela principal, você verá o botão Configurações (F3). Clique neste botão para visualizar as opções e configurações do programa. Preencha os campos e defina as opções desta tela de acordo com o seu uso. Para ver mais detalhes pressione a tecla F1 na tela do Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior) para ler a ajuda. Depois de configurar o Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior), abra o Hábil Enterprise e acesse a aba Utilitários > Ferramentas > Configurações do Sistema. Acesse a área Globais, role a tela até o fim, e, na área Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), preencha o campo Caminho do Servidor com o endereço da pasta Monitor existente no diretório de instalação do Hábil ERP NF-e 2.0 (ou superior) (normalmente é C:\Arquivos de programas\koinonia Software\Habil Enterprise NFe 2.0 \Monitor). Observe a imagem abaixo, que demonstra a localização deste campo:

22 19 Cartilha da Nota Fiscal Eletrônica 2.0 (ou superior) Se você não puder visualizar a área Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), entre em contato com nosso Departamento de Suporte Técnico através do telefone 0** Para obter mais informações sobre as configurações e o uso dos recursos do Hábil ERP (ou superior), pressione a tecla F1 na tela do programa para ler a ajuda detalhada. 3 NF-e 2.0 Servidor da NF-e O Servidor da NF-e é o computador utilizado como mediador da comunicação entre o Hábil Empresarial PROFISSIONAL ou o Hábil Enterprise e os servidores da Secretaria da Fazenda. Este computador deve estar sempre disponível (ligado e funcionando) para que as demais máquinas da rede possam utilizá-lo quando necessário. Este computador tem as seguintes funções: Comunicação com os servidores da Secretaria da Fazenda; Envio das notas fiscais; Execução e manutenção ou do Hábil NF-e ou do Hábil Armazenamento das Notas Fiscais; ERP NF-e ; Se você já trabalha com a NF-e 1.0, você já sabe qual é o servidor da NF-e. Caso você esteja instalando a NF-e pela primeira vez, entre em contato com o Departamento de Suporte da Koinonia Software para obter mais informações sobre esta instalação.

23 Histórico de Atualizações 4 Histórico de Atualizações Versões do Hábil NF-e do Hábil Empresarial: Hábil NF-e 1.0 Hábil NF-e 1.1 Hábil NF-e 2.0 Hábil NF-e 2.2 Hábil NF-e 2.3 (versão ativa) - Versões do Hábil NF-e do Hábil Enterprise: 5 Hábil ERP NF-e 1.0 Hábil ERP NF-e 1.1 Hábil ERP NF-e 2.0 Hábil ERP NF-e 2.2 Hábil ERP NF-e 2.3 (versão ativa) - Referências Roberto Dias Duarte Principais Mudanças na Segunda Geração da NF-e Portal da Nota Fiscal Eletrônica Legislação e Documentos 20

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25 Índice Remissivo Índice Remissivo -NNCM NF-e -A- 3, 11 1, 6, 11, 15, 19 Atualização 2, 11 Atualizando 2, 3, 11 Atualizar 11 -P- -C- -R- Cadastros 11 Certificados 6, 15 Código 11 Como Atualizar 2, 11 Configurar 6, 15 CSOSN 3, 11 CST 3, 11 Referências -D2 -E- 20 -SServidor 19 Sistema 2 Situação Tributária Última Versão -V- Empresas Enterprise 3, IImpostos 3 Informações 2, 3 Instalar 6, 15 Instruções 1 Introdução 1 -L20 -MMódulo 3, 11 -U- Data do Executável Links Produtos 11 Versão 2 2 3, 11 22

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