Adenda de Janeiro de 2013 Manual de Utilizador

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1 Adenda de Janeiro de 2013 Manual de Utilizador Novas funcionalidades: - Fatura Simplificada (Certificação AT Janeiro de 2013) - Ficheiro SAFT (Certificação AT Janeiro de 2013) - Séries de Faturação (Certificação AT Janeiro de 2013) - Língua do Utilizador - Página Inicial do Utilizador - Artigos: cópia/duplicação de artigo - Artigos: gestão de Cores e Tamanhos - Inventário Acerto de Stock - Encomendas: converter Encomendas de Cliente em Encomendas a Fornecedores - Clientes: criação de uma Entidade; Clientes Pai e Filho - Barra de tarefas Rodapé: POS Observação: A Janeiro de 2013 o seu software de faturação CloudGEST está de acordo com a Certificação da AT. Mensalmente terá a responsabilidade de entregar o Ficheiro SAFT às Finanças. Esse ficheiro pode extrair do CloudGEST. Como sabe, o documento Venda a Dinheiro deixa de existir. Conseguirá consultar a informação de todas as VD s que já emitiu no passado mas já não conseguirá emitir novas VD s. Por sua vez, existe um novo documento de faturação a Fatura Simplificada. 1 de 11

2 Fatura Simplificada (Certificação AT Janeiro de 2013): A partir de Janeiro de 2013 pode emitir Faturas Simplificadas. A Fatura Simplificada tem o mesmo método que a antiga Venda a Dinheiro embora com 2 pontos diferentes que convém salientar: - Fatura Simplificada de um Artigo: limite máximo de 1000,00 (valor final da Fatura) para a sua emissão. - Fatura Simplificada de um Artigo-Serviço: limite de 100,00 (valor final da Fatura) para a sua emissão. Isto é, se emitir um documento que tenha um serviço superior a 100,00 ; que tenha um valor superior a 1000,00 terá que emitir uma Fatura em vez de uma Fatura Simplificada. No Menu Vendas clique no botão Faturação e na opção Fatura Simplificada. Irá ficar visível a Lista de Faturas Simplificadas. Para criar uma Fatura Simplificada clique no botão Novo. Lembre-se que não poderá emitir Faturas Simplificadas com o valor final superior a 1000,00 ou então com Serviços superior a 100,00. Ficheiro SAFT (Certificação AT Janeiro de 2013): A partir de Janeiro de 2013 terá que entregar o seu Ficheiro SAFT, mensalmente, às Finanças. Para extrair este ficheiro no CloudGEST clique em Utilitários -» Emissão do Ficheiro SAFT-PT. Selecione o Ano e Mês correto. Por fim clique em Emitir e, depois em Download do Ficheiro SAFT. 2 de 11

3 O ficheiro que extrair vem em formato Zip. Faça um duplo clique no mesmo e extraia a ficheiro em xml para o seu ambiente de trabalho. Séries de Faturação (Certificação AT Janeiro de 2013): Em Janeiro como existe um novo documento Fatura Simplificada terá que começar a faturar numa série nova para este documento. Automaticamente, o nosso sistema irá criar uma nova série para o documento Fatura Simplificada. O código desta série será: FS. Se é cliente do módulo MultiLoja terá que criar uma nova série para Faturas Simplificadas para cada uma das Lojas. Para efetuar estas alterações clique em Menu Tabelas -» Gerais -» Séries de Documentos. Por fim clique em Novo. 3 de 11

4 Língua do Utilizador: Quando um Utilizador entra no CloudGEST pode alterar a língua dos menús. No canto superior direito clique em PT e escolha a língua que pretende. Para já está disponível em Português, Espanhol, Inglês e Alemão. Página Inicial do Utilizador: Um Utilizador pode definir a sua Homepage. Através desta configuração sempre que o utilizador entrar na aplicação irá aparecer na página inicial do utilizador o menu que definir. Para configurar a Página Inicial aceda a Menu Geral -» Utilizadores. Entre no Ficha do Utilizador em questão e no campo Funcionalidade Principal escolha o menu pretendido. 4 de 11

5 Artigos: cópia/duplicação de artigos: Agora pode copiar/duplicar um Artigo já criado para criar um novo. Todas as configurações (família, unidade, tipo, etc.) do Artigo se manterão, o único campo que terá de ser alterado é o código do Artigo. Aceda à Ficha do Artigo que pretende copiar/duplicar e clique em Cópia -» defina o código do novo Artigo -» clique em Efetuar Cópia. Artigos: gestão de Cores e Tamanhos: O módulo Cores e Tamanhos permite uma gestão de stocks (Compras e Vendas) através de uma associação a uma tabela matriz de cores e tamanhos. Pode criar várias Cores e/ou vários Tamanhos. Pode criar ainda vários templates e associar as Cores e Tamanhos que pretender. 5 de 11

6 Se possui um negócio, por exemplo, de pronto-a-vestir e necessita de uma gestão detalhada não só do Artigo que vende mas da sua cor e tamanho, este módulo é ideal para si. Permite-lhe gerir o seu stock de forma eficiente e detalhada. Pode ainda imprimir várias Etiquetas para categorizar os seus artigos por código de barras. Se tem um negócio de venda de sapatos, em vez de criar um artigo para cada combinação de Cor e Tamanho, basta criar um só Artigo e definir todas as combinações possíveis para o modelo de sapato. O Manual do Módulo Cores e Tamanhos está disponível no nosso HelpDesk. Inventário Acerto de Stock: Esta funcionalidade permite-lhe efetuar a contagem do seu stock Inventário. Ao criar um Inventário irá, automaticamente, criar um Acerto de Stock. Para criar um novo registo de Inventário clique em Menu Stocks -» Inventários. Clique em Novo. Para criar um Inventário terá que extrair um ficheiro modelo e voltar a importá-lo (mais à frente). Depois de clicar em Novo terá que definir o Armazém que vai ser alvo do Inventário; a Série do documento do Acerto de Stock; e definir o modo como vai tratar os Artigos 6 de 11

7 Em Artigos com stock nulo tem 2 hipóteses: 1ª Restantes Artigos : todos os Artigos que não forem alvo de nova Contagem no ficheiro modelo ficarão com o stock zero. 2ª N/Aplicável : todos os Artigos que não forem alvo de nova Contagem no ficheiro modelo ficarão com o mesmo stock. Isto é, não sofreram alterações. Clique em Exportar para extrair o ficheiro modelo com todo o seu stock. Na coluna de Contagem insira o novo stock do seu Inventário. 7 de 11

8 Depois de preencher a coluna Contagem grave o ficheiro em formato xls. Para importar o seu Inventário clique em Importar e selecione o respetivo ficheiro. Agora tem 2 opções: 1ª Clique em Gravar : irá guardar toda a informação que inseriu no ficheiro modelo. Contudo, a informação ainda não vai ficar registada no CloudGEST. Quer dizer, que pode voltar a editar este Inventário. 2ª Clique em Finalizar : a informação do Inventário vai gerar um Acerto de Stock e efetuar a Contagem conforme o que indicou no ficheiro modelo. Encomendas: converter Encomendas de Cliente em Encomendas a Fornecedores Esta ferramenta permite-lhe converter Encomendas que tenha recebido dos seus Clientes em Encomendas a Fornecedores. Imagine que recebe uma Encomenda e que ainda não tem o material em stock. Com esta ferramenta, cria logo uma Encomenda a Fornecedor. Após ter registado uma Encomenda de Cliente e, se pretender converter a mesma em Encomenda a Fornecedor clique em Menu Compras -» Encomendas -» Converter Encomendas de Cliente. 8 de 11

9 Em Converter Encomendas de Cliente defina qual o Cliente a que vai converter a Encomenda e a que Fornecedor vai encomendar o material. Defina as quantidades corretas a encomendar segundo os artigos que aparecem na Encomenda. No fim clique em Converter e será gerada uma Encomenda a Fornecedor. Clientes: criação de uma Entidade; Clientes Pai e Filho Esta funcionalidade permite criar uma Terceira Entidade em que poderá atribuir um Contribuinte ou não. Esta tarefa de Cliente Pai e Filho terá relativa importância na gestão de Encomendas. Posteriormente, no Menu Relatórios conseguirá analisar que Encomendas faturou a determinado Cliente e a que Entidades as mesmas estiveram designadas. 9 de 11

10 Desta forma, quando estiver a criar um Cliente novo pode definir que o mesmo não é um Cliente mas sim uma Entidade e, definir qual é o Cliente Pai dessa Entidade. A Entidade pode ter Contribuinte ou não. Se tiver Contribuinte quer dizer que também conseguirá faturar a essa Entidade. Na Ficha de novo Cliente selecione a opção Entidade em Tipo de Cliente. Depois, selecione o seu Cliente Pai. Quando registar uma Encomenda do Cliente Pai (neste caso o Cliente XPTO) pode definir qual a Entidade. Em Faturar Encomendas defina qual a Entidade do Cliente Pai. 10 de 11

11 Barra de tarefas Rodapé: POS Nos botões disponíveis do rodapé tem agora um link direto para aceder ao POS. Informamos que o POS teve algumas melhorias e alterações. Consulte o respetivo Manual no nosso HelpDesk. 11 de 11