POSTOUCH. Manual Software

Transcrição

1 POSTOUCH Manual Software

2 Introdução Introdução POS TOUCH é uma solução direcionada a pequenos postos de venda, que tem necessidade de criação de muitos talões de uma forma linear e rápida. A solução implementa apenas os procedimentos básicos de faturação e que realmente são necessários para a criação de talões. O software pretende simplificar todos os procedimentos de faturação para que o utilizador com poucos conhecimentos informáticos perceba de uma forma simples a criar documentos. POS TOUCH facilita a criação de documentos de variadas formas: Pesquisa facilitada de artigos agrupados por categorias/níveis; Filtragem dos tipos de documentos possíveis de realizar; Visualização do documento em aberto de uma forma rápida e simplificada; Controlo de caixa; Gestão de stocks, conta corrente e faturação sem precessão do utilizador; Listagem lineares sobre as vendas; Interface de introdução de dados que alimenta o sistema de Gestão Administrativa 3; Interface amigável e apontada para ecrãs Touch; 1

3 Sistema Sistema Necessário POS TOUCH corre nos seguintes sistemas operativos: Windows XP; Windows Vista; Windows 7; É recomendado a seguinte configuração de sistema: Intel Pentium ou processador equivalente com 500MHz ou melhor; 18MB RAM; Resolução mínima de ecrã 104x768; 100 MB de espaço livre no disco (excluindo a instalação do SQL SERVER); SQL-Server 005 ou superior;

4 Perguntas Frequentes Perguntas Frequentes Para que serve o software? O software tem como principal objetivo facilitar de uma forma simples e rápida a faturação de um posto de venda, aplicando apenas os requisitos mínimos de criação de documentos. O software pode ser utilizado por vários computadores? Sim. O software pode ser aberto através de vários postos de trabalho. Para um posto de trabalho conseguir aceder ao programa apenas necessidade de ter registo na base dados raiz (gestão administrativa 3 assim como no sistema). Cada posto de trabalho é associado a um balcão, podendo postos diferentes trabalharem sobre o mesmo balcão. Porque que o Gestão Administrativa está agregado ao software? POSTOUCH está agregado ao Gestão Administrativa porque apresenta-se como um módulo deste. O POSTOUCH tem como objetivo de dar com uma maior facilidade a introdução de documentos no sistema. Já por sua vez o Gestão Administrativa fica a cargo da parte de gestão interna, como por exemplo stocks, faturas de fornecedores e clientes. Ambos os softwares complementam-se dando um conjunto vasto de funcionalidades para a melhor gestão da empresa. Quais os tipos de documentos que posso criar no POSTOUCH? O software permite criar todos os tipos de documentos existentes no sistema (vendas a dinheiro, encomendas, faturas de fornecedores, etc.) desde que estes estejam assinalados como disponíveis do POS e o utilizador tenha acesso a eles. O software apenas suporta ecrãs touch? Não, o software foi criado com principal foco a utilização em ecrãs Touch, mas pode ser utilizado em qual outro computador utilizando rato e teclado. O software também foi adaptado para que possa ser suportado em ecrãs de qualquer resolução superior a 800x600. Quais os modelos de impressora que posso utilizar? O software suporta qualquer tipo de impressora POS ou Normal, tanto USB como porta COM. A impressora é configurada no Gestão Administrativa 3 e definida o seu tipo. O POS TOUCH é certificado pela Autoridade Tributaria? Sim, todos os softwares da Wincode estão certificados pela AT, incluindo POS TOUCH. Como exporto o SAFT-PT no POS TOUCH? O POS TOUCH tem como funcionalidade uma criação linear e simples de documentos. Todas as funcionalidades avançadas de gestão são disponibilizadas no Gestão Administrativa, incluindo a exportação de SAFT-PT. 3

5 Funcionalidades/Esquema POS TOUCH 3 - Wincode Utilização do software 1 - Funcionalidades O software Wincode POSTOUCH surgiu como uma necessidade de responder a pequenas empresas que precisam de um posto para realizam de documentos de venda rápido sem grandes configurações. O programa foi construído de forma a conseguir adaptar-se aos vários tipos de empresa. Como já foi referido, o software é um módulo do Gestão Administrativa 3 (GADMN3). O GADMN3 é o sistema responsável por toda a gestão dos dados da empresa, enquanto o Wincode POS TOUCH se responsabiliza como sendo interface de introdução de dados. Gestão Administrativa 3 - Gestão Stocks; - Gestão Conta Correntes; Wincode POS TOUCH - Criação Rápida Documentos - Gestão Faturação; 4

6 - Interface.1 - Agrupamentos Para facilitar a pesquisa de artigos, o software implementou um interface bastante dinâmico e prático. Na parte superior do ecrã, o utilizador pode selecionar entre os 3 níveis disponíveis, a conjugação de. Os 3 níveis disponíveis são: Tipo Negócio; Tipo Produto; Famílias; A configuração destes níveis é realizada no Gestão Administrativa 3, na secção de Gestão de Stocks/Artigos; No exemplo acima colocado, estamos a selecionar todos os produtos que pertencem ao tipo de negócio Cafetaria e ao tipo de produto Refrigerantes. (Para pode selecionar os níveis de agrupamento, o utilizador pode fazer um clique longo sobre qualquer um dos botões dos níveis, e será apresentado o seguinte quadro) 5

7 . - Artigos A visualização dos artigos é derivada como já referido anteriormente, da seleção dos níveis 1 e. Tendo esta condição, na criação dos artigos, o utilizador deve definir corretamente as suas propriedades referentes a família, tipos de negócio e tipos de produto. Uma boa configuração dos artigos melhorará posteriormente a pesquisa destes Gestão de Páginas a. Apresentação da página corrente e em caso de haver mais artigos do que a página permite apresentar, é criado um sistema de navegação entre páginas, com botões de navegação. b. Com um clique longo, é apresentado uma pesquisa avançada de artigos (ponto.4).. Janela onde é apresentado os artigos a. Na configuração de um novo posto, é possível a configuração da quantidade de artigos a apresentar por página. Esta funcionalidade trás vantagens, pois cada posto poderá usar resoluções de ecrã diferentes, sendo possível adaptar o número de linhas/colunas. 3. Artigo a. Em cada artigo, é apresentado o texto e a respetiva imagem. A imagem não é obrigatória. Um clique sobre um artigo adiciona uma unidade automaticamente para o documento corrente. i. Em caso do artigo não ter o preço de venda um definido, é apresentado um teclado numérico para introdução do valor do artigo. b. Um clique longo sobre o artigo é apresentado um quadro com informações referentes a este. 6

8 .3 Documento O POS TOUCH por defeito contém sempre um documento em aberto para uma maior facilidade e rapidez na criação do mesmo. A informação do documento é apresentada na parte lateral direita do interface Cabeçalho Documento/Linhas Documento Informações referentes ao documento aberto a. Um clique sobre o documento é apresentado um quadro para selecionar os tipo de documento. i. Os documentos possíveis de seleção dependem das configurações do GADMN 3. O documento deve indicar que é valido em POS assim como o operador deve ter acesso a esse tipo de documento. b. A data é por defeito a data de trabalho selecionada quando é aberto a sessão.. Valor total do documento ativo. a. Um clique sobre o total é aberto uma janela para atribuir uma referência ao documento, este sistema é utilizador em caso de cartões de cliente. (Explicado no ponto 6b) 3. Informações referentes a conta. a. O documento sempre que é inicializado, é atribuído a conta por defeito do operador, configurado no GADMN3. O utilizador pode selecionar outra conta ou preencher os dados caso a conta não exista. (Uma conta nunca é aberta no POS TOUCH). b. Um clique sobre a conta é apresentado o quadro de pesquisa avançado de contas (Ponto.4). 7

9 c. Um clique longo sobre a conta é apresentado os dados para possível preenchimento com os dados fornecidos pelo cliente. 4. Manipulação das linhas referente a linha selecionada (linha com fundo laranja) a. Adição de quantidade i. Por posto, existe a possibilidade de se configurar no clique, se é adicionado uma quantidade ou então é apresentado um quadro com teclado numérico para introduzir a quantidade da linha. b. Edição de linha i. Apresentação de informações referentes a linha. ii. Alterar do preço. iii. Alteração do desconto. iv. Visualização de informações do artigo. v. Eliminar a linha do documento. c. Movimentação da posição da linha ativa 8

10 5. Visualização de linhas do documento e informações base 6. Introdução de variáveis a. O campo de texto tem como função a leitura de variáveis passadas ao software. Uma variável possível de passar é o código de barras de um artigo ou o próprio código do artigo. A vantagem é possibilidade de o utilizador poder adicionar linhas ao seu documento com base num leitor código de barras. b. Uma outra variável importante é a leitura de um código de um cartão. i. Previamente nas configurações no GADMN3 pode ser definido um prefixo de um cartão. Sempre que é introduzido através de leitor ou manualmente um código com prefixo definido seguido de um número, o software automaticamente deteta como sendo um cartão que de imediato associa ao documento ativo. Se posteriormente o documento estiver em aberto e o utilizador passar o cartão, automaticamente o programa abre o documento. Esta funcionalidade trás benesses nas áreas da restauração onde cada mesa pode ter um cartão no qual é usado para fazer pedidos, sendo que esses pedidos vão estar sempre associados ao cartão que por sua vez está associado a um documento..4 Quadro de pesquisas avançadas A pesquisa avançada é utilizada para facilitar a pesquisa de artigos ou contas. De uma forma rápida o utilizador pode conseguir chegar ao artigo que desconhece os seus agrupamentos ou a uma conta pelo nome do cliente. 9

11 .5 Menu inferior de opções Outras opções do programa (não associadas ao documento corrente) a. Fecho de caixa i. No fim do dia, é necessário fazer o encerramento de caixa para validar os totais dos documentos com o valor em caixa. b. Alteração do operador ativo i. Modificar operador sem fechar sessão do posto. c. Listagens i. Listagens básicas de análise. d. Grelha de vendas semanais i. Quadro simples das vendas semanais. e. Encerrar o posto; i. Fechar Posto. (Não deve existir talões em aberto). Pesquisa de talão. a. Ver talões e respetivas linhas já fechados e impressos. 3. Talões em aberto (ponto.6) a. Abrir um talão que ainda não esteja finalizado. 4. Novo talão a. O atual talão se contiver linhas, é automaticamente guardado e colocado em aberto. Um novo documento é inicializado. 5. Recomeçar a. Apaga o talão em edição não deixando ficar registo no sistema. 6. Finalizar a. Realizar a preparação do pagamento do atual talão em edição. 10

12 .6 - Talão em aberto Um talão em aberto é definido como sendo um documento com linhas ainda não impresso e finalizado. O conceito de talão em aberto tem como finalidade de abrir possibilidade de fazer talões posteriores podendo ter um pendente. Aplicando o conceito num café, é bastante habitual os clientes só finalizarem o pagamento a saída do estabelecimento. Tendo em conta que pode haver mais que um cliente no estabelecimento, é necessário manter todos os talões dos clientes presentes em aberto, para que haja possibilidade de editar estes à medida que o cliente vai fazendo os pedidos. Assim como para a edição, é necessário invocar o talão em aberto para realizar o respetivo pagamento e finalizar este..6.1 Colocar talão em aberto Para colocar um talão em aberto, basta clicar no botão Novo talão. O talão em ativo se tiver linhas é automaticamente colocado em aberto..6.. Abrir talão em aberto Para abrir um talão em aberto o utilizador deve utilizar o botão Talões Aberto no menu inferior de opções e selecionar o respetivo talão 11

13 .7 Finalizar um talão Para que um talão possa ser impresso e removido dos talões em aberto este deve ser finalizado. Para finalizar um talão o utilizador deve clicar sobre o botão Finalizar na barra de menu inferior Informações do valor total do talão, valor entregue pelo cliente e respetivo trocam a. No fundo é um ecrã para validar os pagamentos e facilitar o troco.. Introdução manual dos valores entregues pelos clientes a. O utilizador pode introduzir manualmente dividido pelos tipos de pagamento os valores entregues pelo cliente 3. Introdução automática dos valores entregues pelo cliente a. O software automaticamente apresenta os valores habituais entregues pelo cliente em relação ao valor a pagar para que o utilizador rapidamente possa introduzir o valor recibo. (O valor é declarado como defeito para tipo pagamento monetário) 4. Pagamento parcial a. A opção de pagamento parcial, divida um talão em ou mais. É bastante utilizado em restauração quando o cliente pede a conta dividida. 5. Seleção de vendedor a. O utilizador pode associar um vendedor ao talão. É bastante habitual quando existe um controle de comissões na empresa. Após a introdução dos valores recibos pelo cliente ter clicado no botão Finalizar, o software pergunta se é pretendido a impressão do talão e de seguida o talão é marcado como finalizado, começando um novo talão. 1

14 .8 Dividir talão em ou mais. Como referido no tópico.7 (4), um talão pode ser dividido em vários. Quando se está a finalizar um talão e é clicado em pagamento parcial, é apresentado um quadro com o talão atual e o novo talão que vai originar a partir do atual Talão atual e respetivas linhas. Novo talão que vai surgir do atual 3. Passagem de uma unidade a. Quando é clicado sobre Adicionar, é passado uma unidade da linha selecionada para o novo talão. 4. Passagem de quantidade introduzida a. Quando é clicado sobre Adicionar, é apresentado um teclado numérico para o utilizador introduzir a quantidade a ser passada para o novo talão. 5. Adicionar quantidades para o novo talão a. Adicionar e remover transfere tendo em conta o tipo passagem no ponto 4 b. Adicionar tudo e remover tudo transfere a linha inteira. Após o talão dividido, o utilizador clica em finalizar e é apresentado o quadro de finalizar talão já explicado no ponto.7. O talão atual nunca pode ficar sem linhas. 5 13

15 .9 Listagens Para fazer uma pequena análise das vendas, o software fornece pequenas listagens para que seja possível visualizar de uma forma muita rápida e simples as vendas diárias. O formato das listagens é bastante simples e direto no que se pretende consultar. Para uma consulta mais avançada deve ser utilizado o Gestão Administrativa 3. As listagens são por defeito apresentadas por cada dia de trabalho. Todas as listagens podem ser impressas..10 Quadro de vendas semanais O quadro de vendas semanais permite ao utilizador validar quais as horas da semana que teve maior venda associando cores por percentagem. 14

16 .10 Abertura e Fecho de Caixa.10.1 Abertura de Caixa O controlo do dinheiro tem uma enorme importância neste tipo de postos. O programa na abertura de uma sessão, valida se a caixa está em aberto. Em acaso positivo, continua o somatório do dinheiro para a caixa. Se existir um fecho de caixa, o programa ao abrir a sessão pede de meditado a data de abertura de caixa e o respetivo valor em caixa. No exemplo aqui apresentado, o fecho de caixa tinha sido realizado no dia Quando é aberta a sessão no dia 9, o sistema deteta que é necessário fazer a realização de abertura de caixa. O utilizador insere o valor em caixa e confirma, para começar a criar talões. Só pode existir uma abertura de caixa por dia..10. Fecho de Caixa No final do dia de trabalho o utilizador para realizar o fecho de caixa deve ir a opção já referida no ponto.5 (1a) e indicar qual o dia/hora para o fecho de caixa. Tem também a possibilidade de imprimir após o fecho o apuro de caixa. 15