A VISTA BACKSTAGE PRINCIPAIS OPÇÕES NO ECRÃ DE ACESSO

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1 DOMINE A 110% ACCESS 2010 A VISTA BACKSTAGE Assim que é activado o Access, é visualizado o ecrã principal de acesso na nova vista Backstage. Após aceder ao Access 2010, no canto superior esquerdo do Friso, encontra um comando designado Ficheiro. Este dá acesso a uma nova funcionalidade, a vista Backstage, que substitui o Botão do Office e que permite a gestão dos ficheiros (acções com estes, como abrir, guardar ou imprimir) e alterar as suas propriedades (por exemplo, permissões, versões, etc.), assim como acções complementares, como reparação da base de dados ou encriptação. Fig. 1.1 Arranque do Access 2010 PRINCIPAIS OPÇÕES NO ECRÃ DE ACESSO Base de dados em branco criar uma nova base de dados de Access será o processo que irá ser desenvolvido ao longo deste capítulo, em que serão construídos os vários objectos que compõem uma base de dados em Access; Base de dados web em branco através do Access 2010 e no pressuposto de ter acesso ao Microsoft Sharepoint, pode utilizar o novo componente Access Services para criar uma base de dados que outras pessoas poderão utilizar através de um web browser. 4 FCA EDITORA DE INFORMÁTICA

2 DOMINE A 110% ACCESS 2010 Propagar eliminação dos registos relacionados apagar um registo na tabela primária implica apagar todos os registos com ele relacionados que existam noutras tabelas. O botão Tipo de Associação é utilizado para escolher o tipo de relação a estabelecer. Para terminar, fazer um clique no botão Criar. Fig Tabelas relacionadas Se a estrutura de relações for muito complexa, é possível escolher entre visualizar apenas as relações directas a uma determinada tabela ou todas as relações existentes. Para isso, deve utilizar os botões respectivos no separador Ferramentas de Relação Estrutura. Para apagar uma ligação entre tabelas, é apenas necessário seleccioná-la com o rato e clicar em Delete, sendo pedida a confirmação pelo Access. Pode também utilizar este processo para eliminar uma tabela. TABELAS ANINHADAS Uma funcionalidade muito útil na percepção das relações entre tabelas é a utilização de tabelas aninhadas (subdatasheets). A partir do momento em que ficam estabelecidas relações de um-para-muitos entre duas tabelas, é possível, utilizando a tabela do lado um da relação, visualizar e alterar os registos da tabela que lhe está associada. 22 FCA EDITORA DE INFORMÁTICA

3 DOMINE A 110% ACCESS 2010 Para o processo de personalização do Formulário existem vários auxiliares as Ferramentas de Estrutura de Formulário, estando as mais importantes, posicionadas no separador Estrutura: Lista de campos permite a selecção de campos para inserir no Formulário. Propriedades do objecto alterar as características específicas de cada objecto inserido no Formulário, de uma secção ou do próprio. A partir deste momento, iremos designar os objectos inseridos no interior de um Formulário por controlos: Controlo Dependente associado a um campo de uma tabela, é utilizado para inserir, visualizar ou alterar os dados desse campo; Controlo Independente não existe qualquer associação a um campo. São objectos gráficos, como linhas, figuras ou até expressões para cálculos no Formulário; Ferramentas no grupo Controlos é a opção utilizada para inserir controlos no Formulário, sendo um auxiliar fundamental na sua personalização. Estão presentes no separador Estrutura, sendo que a maior parte destes só está disponível quando o Formulário está aberto em modo Vista de Estrutura. Fig. 2.5 Ferramentas de controlos 34 FCA EDITORA DE INFORMÁTICA

4 FORMULÁRIOS Fig Actualização automática No entanto, as alterações realizadas poderão até não gerar qualquer alteração automática de dados noutros objectos do Access. FORMULÁRIOS PARA ANÁLISE DINÂMICA DOS DADOS A possibilidade de criar tabelas e gráficos dinâmicos permite realizar acções de análise de dados de forma rápida e flexível. Como exemplo desta funcionalidade, iremos criar uma tabela de análise dinâmica dos dados: 1. Seleccionando previamente a tabela Recursos, aceda ao separador Criar, grupo Formulários, e clique no botão Mais Formulários, seleccionando a opção Tabela Dinâmica: Fig Criar uma tabela dinâmica FCA EDITORA DE INFORMÁTICA 69

5 DOMINE A 110% ACCESS 2010 A conjugação de Valores Superiores com a ordenação ascendente desse campo irá ter como output os valores mais baixos, assim como a ordenação decrescente irá originar os n valores mais elevados desse campo. 2. Pretende-se obter os 25% de actividades com maior alocação de horas de trabalho (por RH). Para isso, seleccione a opção 25% na caixa de opções Valores Principais: Fig Aplicação da propriedade Valores Superiores (com 25%) Pode ainda indicar valores que não estejam disponíveis nas opções Valores Superiores como, por exemplo, 50 (registos) ou 10% do resultado global. Fig Aplicação da propriedade Valores Superiores (com 50%) CRIAÇÃO DE UMA CONSULTA DE REFERÊNCIA CRUZADA As consultas de Referência Cruzada são utilizadas quando pretendemos cruzar informação numa tabela, com campos em linhas e colunas, sendo obtida uma apresentação tipo folha de cálculo. Para criar o exemplo seguinte deve: 1. Criar uma consulta Seleccionar com base nas tabelas Projectos, Actividades e Recursos. 2. No separador Estrutura, grupo Tipo de Consulta, faça clique no botão Cruzar. 96 FCA EDITORA DE INFORMÁTICA

6 RELATÓRIOS No máximo, podem-se atingir até 10 níveis de agrupamentos e ordenações num só relatório. O primeiro exemplo que iremos demonstrar parte de um relatório baseado simultaneamente nas tabelas Projectos, Actividades e Recursos : 1. No separador Criar, clique no botão Estrutura do Relatório. 2. Altere a largura do relatório. Fig Alteração de layout 3. Active a lista de campos, clicando no respectivo botão. 4. Realize a selecção de campos de várias tabelas, com um duplo clique sobre os campos pretendidos das três tabelas referidas (se observar a Figura 4.23 é possível verificar facilmente quais os campos seleccionados neste exemplo): Fig Selecção de campos de múltiplas tabelas Esta funcionalidade torna desnecessária (com o objectivo aqui apresentado) a utilização do construtor de consultas no interior de um relatório. FCA EDITORA DE INFORMÁTICA 121

7 Cap. 5 Importação, Ligação e Exportação de Dados! Importar, ligar, exportar. As opções que permitem a geração de dados de e para outras aplicações, nos mais variados formatos, são o objectivo deste capítulo. Opções como a exportação em formato.pdf ou a possibilidade de gravação do processo de importação/exportação, tornam estas funcionalidades fundamentais numa utilização avançada deste SGBD. DIFERENÇAS E POSSIBILIDADES Uma das características mais positivas do Access é a facilidade com que trabalha dados noutros formatos, em relação a uma grande variedade de folhas de cálculo, processadores de texto e outros sistemas de gestão de bases de dados. A primeira decisão a tomar quando pretendemos utilizar dados externos é verificar se o formato dos dados é suportado pelo Access, a nível de importação, ligação ou exportação. Se pretender utilizar no Access dados oriundos de outros softwares, é fundamental decidir entre a importação e a ligação: Importação a importação implica a transformação dos dados para o formato do Access. Deste modo, torna-se possível alterar livremente as estruturas das tabelas, ao nível das propriedades dos campos, embora não exista qualquer ligação às tabelas no programa de origem, pelo que a eventual necessidade de actualização dos dados obrigará a nova importação; Ligação os dados são utilizados no seu próprio formato original, sendo que a ligação é uma opção muito útil para todas aquelas situações em que é necessário partilhar um conjunto de dados entre utilizadores com diferentes SGBD. As suas principais desvantagens são a (ligeira) diminuição da velocidade de acesso aos dados, em relação à importação, e a impossibilidade de alterar a maioria das propriedades da tabela associada. No entanto, tem a grande vantagem de os dados estarem sempre actualizados, já que existem apenas armazenados no seu programa de origem. FCA EDITORA DE INFORMÁTICA 141

8 IMPORTAÇÃO, LIGAÇÃO E EXPORTAÇÃO DE DADOS EXPORTAÇÃO PARA FORMATO PDF A funcionalidade de exportação de objectos para o formato PDF (Portable Document Format), é muito útil para garantir a integridade do seu layout perante a partilha de informação, a sua visualização online e impressão. Embora esta funcionalidade seja exemplificada com um objecto relatório, pode também ser utilizada com tabelas, consultas ou até formulários, pelo que é extremamente útil para a geração de informação da base de dados. Para realizar esta acção deve: 1. Seleccionar o relatório Recursos Humanos (Custos). 2. No separador Dados Externos, no grupo Exportar, faça clique no botão PDF. 3. Na caixa de diálogo, seleccionar a unidade e a pasta, e indicar o nome do ficheiro PDF que irá receber o output da exportação: Fig Opção Publicar como PDF FCA EDITORA DE INFORMÁTICA 161

9 DOMINE A 110% ACCESS 2010 Automatização de Formulários, através da utilização de botões ligados a macros, para tarefas de impressão, consulta de ficha, etc. Mais tarde, poderá inclusivamente converter as macros em código de programação em Visual Basic, acção na qual o próprio Access irá auxiliá-lo. CRIAÇÃO DE UMA MACRO Como todos os outros objectos do Access, também a macro poderá ser criada a partir do Painel de Navegação, devendo, para isso, seleccionar o separador Criar e fazer clique no botão Macro. DESCRIÇÃO DO ECRÃ DE CONSTRUÇÃO Ao executar a ordem exemplificada anteriormente, é visualizado o novo ecrã de construção das macros, que vamos descrever de seguida. Fig. 7.1 Ecrã de construção da macro 180 FCA EDITORA DE INFORMÁTICA

10 VISUAL BASIC 3. Clicar na zona do Formulário onde pretende inserir o Botão (no nosso exemplo, no cabeçalho do Formulário). 4. Utilizando a folha de propriedades, seleccionar o acontecimento Ao Fazer Clique e activar o construtor de código: Fig Selecção da Acção 5. Digitar o comando DoCmd. Ao teclar a barra de espaços após o., é apresentado um menu rápido para a visualização e selecção do comando pretendido, de entre os comandos disponíveis, seleccione o comando GoToRecord: Fig Construção do Comando (1) FCA EDITORA DE INFORMÁTICA 243

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