Manual GMI-Gabinete de Manutenção Informática

Transcrição

1 Manual de utilização Inventários Inventários Manual GMI-Gabinete de Manutenção Informática Rua Rui de Pina, 1B Almada Tel * Fax Geral: geral@gmi.mail.pt Assistência: suporte@gmi.mail.pt

2 PÁGINA INTENCIONALMENTE DEIXADA EM BRANCO Manual do utilizador 3

3 1. Instalação Para poder instalar a aplicação de Inventários da GMI basta para isso efetuar a descarga da aplicação em: ftp://ftp.g-m-informatica.com/software/inventarios/inventarios.msi Execute a aplicação Inventarios.msi Clique em Next Ler e aceitar as condições de utilização do software. Manual do utilizador

4 Quando surgir este menu tem de alterar o diretório de instalação para: C:\gmi\Inventarios\ Manual do utilizador 5

5 A completar a instalação Instalação finalizada. Manual do utilizador

6 2. Entrada e Registo de Software Inventários Dê duplo clique no atalho criado pela aplicação que se encontra no Ambiente de Trabalho Para efetuar o Registo siga estes passos: Preencha toda a Informação contida no registo, e de seguida clique em Regista, neste passo o programa envia o seu pedido para a GMI. Caso no passo anterior não funcione devido ao Antivírus bloquear ou não ter Internet, Imprima o registo e envienos através do endereço de suporte@gmi.mail.pt ou através do Fax Após validação dos nossos serviços será enviado um ficheiro de ativação com o formato XXXX.ASG em que o XXXX é o número da licença. Exemlo: Manual do utilizador 7

7 3. Ativação do Software Em posse do ficheiro de ativação, clicar na opção Ativa por Ficheiro e indicar a licença enviada pela GMI. Localize e indique a Licença e clique em Abrir. Manual do utilizador

8 Programa Ativado! Agora saia do programa e volte a entrar para todas as funcionalidades fiquem ativas. Manual do utilizador 9

9 4. Criação de Empresa (Função disponível apenas em versão Gabinete) Clique em Criar Emp., Preencher toda a informação obrigatória apresentada, e por fim gravar. O código 00 é reservado para a empresa que efetuou o registo. Quando efetua o registo a empresa 00 é criada de forma automática. Para selecione uma das empresas já anteriormente criadas e clique Empresas e seleciona a empresa que pretenda para começar a efetuar o seu Inventário. Manual do utilizador

10 5. Criação do Inventário Para criar o seu inventário referente á empresa selecionada anteriormente tem de clicar no botão em rodapé da aplicação Cria (New) Após, indique a data que deseja que fique no seu inventário, e confirme. É criado um documento de inventário vazio com a data indicada para a empresa selecionada. Para dar início à recolha do inventário selecione o pretendido e clique na opção Edita em rodapé. Manual do utilizador 11

11 O inventário pode ser efetuado de diversas formas, pode ser recolhido pelo programa, como por importação de um ficheiro TXT, Excell ou ainda de um outro software que o permite exportar desta forma. Também é possível a importação através de um ficheiro saft de qualquer programa de faturação certificado, de notar que as quantidades e custo assume valor zero, porque o ficheiro saft não contem essa informação em que vai obrigar a recolha das respetivas quantidades para cada item. Ficheiros TXT Este ficheiro é separado por TAB. (Nome do tipo no Excell MS-DOS TAB) Formato do ficheiro: Código (Referencia do produto) Categoria (Preencher com M, P, A, S ou T conforme a categoria do produto) Descrição (Descrição do produto) Código Barras (Preencher com o código barras, se não existir coloque 0 Zero ) Quantidade (Quantidade do produto) Unidade Manual do utilizador

12 Valor Unitário (Não obrigatório. Caso não queira valorizar o inventario deixar esta coluna com zero) Exemplo de um ficheiro TXT: Ficheiros CSV Este ficheiro é separado por ;. (Nome do tipo no Excell CSV) Formato do ficheiro: Código (Referencia do produto) Categoria (Preencher com M, P, A, S ou T conforme a categoria do produto) Descrição (Descrição do produto) Código Barras (Preencher com o código barras, se não existir coloque 0 Zero ) Quantidade (Quantidade do produto) Unidade Valor Unitário (Não obrigatório. Caso não queira valorizar o inventario deixar esta coluna com zero) Exemplo Ficheiro CVS: WinAvenças Pro 6 Basta indicar a pasta da base de dados do Winavenças Pro e importa todos os produtos do tipo P. SAFT_PT É possível tirar os produtos do ficheiro Saft Completo. O ficheiro Saft simplificado de comunicação à AT não tem a tabela de produtos. Necessário para esta importação tenha êxito que o ficheiro gerado na aplicação de faturação seja o ficheiro saft completo. Como o ficheiro SAFT não tem toda a informação necessário para o inventário, antes de importar indicar a categoria e a unidade do produto. Manual do utilizador 13

13 Todos os produtos será categorizados com esta informação por defeito, será necessário editar os produtos que sejam diferentes. Nota: o Saft não tem a informação do inventário, este tem de ser contado na aplicação GMI-Inventários. Por fim importa Aqui já tem todos os seus produtos inseridos ou importados. Este é o ecran do tratamento da recolha das quantidades ou novos registos Manual do utilizador

14 Ao efetuar um duplo click em cima de um item terá a possibilidade de editar a informação do produto ou criar novos. Manual do utilizador 15

15 Neste form poderá editar toda a informação bem como o código do artigo, categoria, descrição, código de barras, quantidades da existência caso queira acertar, unidades de venda, e o custo unitário (não obrigatório). Indique neste campo a quantidade pretendida a acrescentar no próximo registo Neste campo pode aproveitar a ferramenta de trabalho o Leitor de códigos de Barras para efetuar a leitura diretamente caso pretenda efetuar o inventário sem importação. Pode também não utilizar o leitor de código barras e digitar manual as referências dos produtos. Sempre que digitar uma referência e premir ENTER ou efetuar a leitura de um código de barras é acrescentado de forma automática a quantidade referida acima. Caso pretenda somente efetuar pesquisas na lista digite o código ou a descrição do produto e não prima ENTER, prima o botão da lupa. Pode também pesquisa com o leitor de código barras, mas como este faz o ENTER automaticamente irá somar a quantidade indicada, basta colocar a quantidade a zeros. Quantidade a adicionar Manual do utilizador

16 Adiciona quantidades na linha selecionada Retira quantidades na linha selecionada Anula a linha de inventário Efetua a leitura dos códigos barras guardados no leitor de códigos barra portatil Symbol da motorola. Ao utilizar esta opção e efetuar a leitura com o leitor de códigos de barras ou digitado o código e premir ENTER assumirá automaticamente a quantidade definida, caso pretenda alterar as quantidades faça-o antes de digitar o produto. Exemplo: Manual do utilizador 17

17 Qualquer alteração efetuada a uma linha de artigo ou vários artigos em exceção das quantidades terá sempre de efetuar sempre Refresh. Está opção existe para o aumento da velocidade de processamento caso existam milhares de referencias Manual do utilizador

18 6. Cópia de Inventários Caso pretenda efetuar uma cópia de um Inventário existente pode sempre efetuar a duplicação posicionando-se em cima do inventário a duplicar e clique em Copia, após indique a data para o novo inventário mantendo o formato do antigo, caso pretenda colocar todas as quantidades a zero basta picar a opção Assume Quantidades=0. Manual do utilizador 19

19 7. Mapa de Existências Valorizado Para a comunicação do inventário à AT não é necessário valorizar o mesmo, mas se o valorizar pode emitir o mapa de inventário para a entrega do mesmo à contabilidade. Exemplo de Listagem de Inventário Manual do utilizador

20 8. Criação de ficheiro XML do Inventário para a comunicação à AT Para criar o ficheiro XML de Inventário basta que selecione o inventário que pretenda e clique em Cria XML. A localização do ficheiro é a que está definida nas Configurações. O ficheiro XML de inventário será criado por defeito em C:\TEMP Manual do utilizador 21

21 9. Estado dos Inventários Após criar o ficheiro XML de inventário este aparecerá com o estado de Fechado = Sim, o que já não o poderá alterar. Caso pretenda alterar terá de o reabrir, e para o efeito terá de se posicionar em cima do mesmo e selecionar a opção Re-Abre Manual do utilizador

22 O inventário já entrou no seu estado inicial de edição pelo qual poderá proceder as alterações necessárias. Após efetuar nova criação do ficheiro Saft XML o estado irá ficar Fechado = Sim 10. Configuração da Rotina Localização do Ficheiro XML Localização para onde será criado o ficheiro XML a enviar para a AT. Ativa teclado virtual Quando ativo aparece um teclado virtual em todos os campos que necessite de digitar. Código da empresa com 3 caracteres Quando ativa este campo não pode voltar a ter 2 dígitos. Esta opção altera o tamanho do campo da empresa de 2 para 3 dígitos. 11. Hardware O GMI-Inventários permite trabalhar com o leitor de código barras Symbol da Motorola, e este ecrã permite a configuração do mesmo. Manual do utilizador 23

23 COM Port A porta serie onde o aparelho está instalado. Ao ligar o aparelho pela porta USB o sistema operativo instala o equipamento e atribui uma porta. Caso seja instalado diretamente na porta RS232, não é necessário instalar software. State Campo informativo para indicar se o equipamento está conectado. Online Quanto ativado, sempre que entre no GMI-Inventários o software conecta-se ao Hardware. Limpa códigos de barras depois da leitura Quanto ativado o leitor de códigos barras limpa os código armazenados depois da leitura, Manual do utilizador