Manual de Gestão de Aprovação

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1 Manual de Gestão de Aprovação

2 Índice 1. Acesso à Plataforma Certificado de Autenticação Autenticação perante a Plataforma Aprovação Aprovação de Encomendas Catalogadas Aprovação de Procedimentos para Abertura Aprovação de Procedimento para Adjudicação Outorga de Contratos Outorga do Contrato no Formato XADES-X Outorga do Contrato diretamente em ficheiro do tipo PDF

3 1. Acesso à Plataforma 1.1. Certificado de Autenticação De forma a possibilitar a autenticação do utilizador perante o sistema, este deverá identificar um certificado digital de autenticação. De seguida é descrito o processo de instalação e configuração do certificado digital de autenticação emitido pela acingov. É de ressalvar que este processo de configuração e instalação deverá ser realizados apenas uma vez no computador usado para aceder à plataforma acingov. A acingov emite automaticamente um certificado digital de autenticação para cada um dos utilizadores registados. O certificado digital deverá ser descarregado para o computador do utilizador. Para iniciar a configuração, o utilizador deverá deve clicar com duplo clique sobre o certificado ou com o botão direito e selecionar Instalar PFX : 1. Clique em Seguinte. Figura 1 - Fase inicial da configuração do certificado digital. 3

4 2. O caminho para o ficheiro deverá aparecer por defeito na parte superior. Figura 2 - Seleção do certificado. 3. Deve introduzir a chave de instalação do certificado e clicar em Seguinte. Esta palavra passe foi comunicada na altura da criação do utilizador. Figura 3 - Inserção da chave de instalação do certificado. 4

5 4. Nesta fase a primeira opção deverá estar selecionada e clique em Seguinte. Figura 4 - Arquivos de certificados. 5. Clique em Concluir. Figura 5 - Fase final da instalação do certificado. 6. O certificado foi instalado com sucesso. 5

6 1.2. Autenticação perante a Plataforma O acesso a plataforma é efetuado através do site Figura 6 - Página inicial da plataforma. O utilizador deve introduzir o nome de utilizador e palavra-passe. Depois dos dois campos preenchidos deve clicar no botão Aceder para efetuar a autenticação. É necessária a seleção do certificado instalado anteriormente. Figura 7 - Escolha do certificado digital. 6

7 2. Aprovação Os responsáveis pela aprovação têm um ambiente simplificado de aprovação onde são reunidos as aprovações: abertura de procedimento, adjudicação e emissão de encomendas. Na listagem é apresentado a referência/ número do pedido, objeto do contrato, montante e estado. Figura 8 - Módulo de aprovação Aprovação de Encomendas Catalogadas Ao aceder aos detalhes de um pedido de aprovação relativo a uma encomenda, ao clicar na lupa de visualização na listagem, o utilizador terá acesso aos detalhes da encomenda, detalhes de entrega e dados da requisição, contrato, cabimento, entre outros. Figura 9 - Detalhes encomenda para aprovação. 7

8 O utilizador deverá analisar o pedido e efetuar a análise na parte superior da página. Nesta área é possível introduzir um despacho na caixa de texto (apresentada no canto superior direito), bem como, formalizar a decisão tomada através dos botões Aprovar ou Recusar. Caso o utilizador pretenda Recusar é obrigatório o preenchimento do despacho. O botão Fluxo de aprovação permite visualizar em que ponto está a aprovação da encomenda. Ao clicar no botão Consultar histórico é possível visualizar todo o processo desde a criação da requisição Aprovação de Procedimentos para Abertura Na visualização de um procedimento para abertura o utilizador tem acesso aos dados do procedimento bem como dos dados contabilísticos. Ainda é apresentado a proposta de aprovação submetida ao aprovador. Figura 10 - Aprovação procedimento para abertura. O utilizador deverá analisar o pedido e efetuar a análise na parte superior da página. Nesta área é possível introduzir um despacho na caixa de texto 8

9 (apresentada no canto superior direito), bem como, formalizar a decisão tomada através dos botões Aprovar ou Recusar. Caso o utilizador pretenda Recusar é obrigatório o preenchimento do despacho. O botão Fluxo de aprovação permite visualizar em que ponto está a aprovação da encomenda. Ao clicar no botão Consultar histórico é possível visualizar todo o processo desde a criação da requisição Aprovação de Procedimento para Adjudicação Na visualização de uma adjudicação para aprovação o utilizador tem acesso aos dados de adjudicação, dados do procedimento bem como dos dados contabilísticos. Ainda é apresentado a proposta de aprovação submetida ao aprovador. Figura 11 - Aprovação adjudicação. O utilizador deverá analisar o pedido e efetuar a análise na parte superior da página. Nesta área é possível introduzir um despacho na caixa de texto (apresentada no canto superior direito), bem como, formalizar a decisão tomada através dos botões Aprovar ou Recusar. Caso o utilizador pretenda 9

10 Recusar é obrigatório o preenchimento do despacho. O botão Fluxo de aprovação permite visualizar em que ponto está a aprovação da encomenda. Ao clicar no botão Consultar histórico é possível visualizar todo o processo desde a criação da requisição. 10

11 3. Outorga de Contratos Caso o utilizador responsável pela outorga do procedimento tenha associada a responsabilidade Outorga de contrato este terá acesso a um ambiente específico onde são apresentados os procedimentos que se encontram a aguardar a outorga eletrónica dos respetivos contratos. Figura 12 - Pesquisa de contratos por outorgar. Ao aceder ao procedimento o responsável pela outorga terá a opção de consultar: O contrato carregado; A outorga realizada pela entidade adjudicatária (caso já tenha sido realizada). Ser-lhe-á ainda apresentada a opção para realizar a outorga eletrónica do contrato carregado: 11

12 Figura 13 - Área de outorga eletrónica Outorga do Contrato no Formato XADES-X A outorga do contrato será realizada nos termos do disposto pelos artigos 27.º e 31.º da portaria 701- G/2008. Figura 14 - Outorga do contrato no formato XADES-X. Os detalhes da assinatura realizada não ficam diretamente acoplados ao contrato assinado digitalmente. No entanto, a plataforma acingov oferece 12

13 mecanismos para a consulta e exportação dos detalhes associados à assinatura digital realizada. Figura 15 - Detalhes da assinatura digital Outorga do Contrato diretamente em ficheiro do tipo PDF A outorga do contrato também poderá ser realizada diretamente no ficheiro do tipo PDF que corresponde ao contrato carregado para a plataforma eletrónica. A disponibilização desta funcionalidade deverá ser parametrizada pela entidade adjudicante. Neste caso, o processo de outorga passa a prever dois passos: A assinatura no formato XADES-X (obrigatória para todos os documentos carregados na plataforma); 13

14 A assinatura diretamente no ficheiro PDF. Figura 16 - Outorga do contrato diretamente em ficheiro do tipo PDF. 14