Manual de Gestão de Entregas

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1 Manual de Gestão de Entregas

2 Índice 1. Acesso à Plataforma Certificado de Autenticação Autenticação perante a Plataforma Responsáveis pela Entrega Estado de Encomendas Encomendas a Aguardar Entrega Registo de Entrega Artigos Recusados Artigos recebidos Parcialmente Avaliação da Entrega Anexos à Entrega Formalizar Registo de Entrega

3 1. Acesso à Plataforma 1.1. Certificado de Autenticação De forma a possibilitar a autenticação do utilizador perante o sistema, este deverá identificar um certificado digital de autenticação. De seguida é descrito o processo de instalação e configuração do certificado digital de autenticação emitido pela acingov. É de ressalvar que este processo de configuração e instalação deverá ser realizados apenas uma vez no computador usado para aceder à plataforma acingov. A acingov emite automaticamente um certificado digital de autenticação para cada um dos utilizadores registados. O certificado digital deverá ser descarregado para o computador do utilizador. Para iniciar a configuração, o utilizador deverá deve clicar com duplo clique sobre o certificado ou com o botão direito e selecionar Instalar PFX : 1. Clique em Seguinte. Figura 1 - Fase inicial da configuração do certificado digital. 3

4 2. O caminho para o ficheiro deverá aparecer por defeito na parte superior. Figura 2- Seleção do certificado. 3. Deve introduzir a chave de instalação do certificado e clicar em Seguinte. Esta palavra passe foi comunicada na altura da criação do utilizador. Figura 3 - Inserção da chave de instalação do certificado. 4

5 4. Nesta fase a primeira opção deverá estar selecionada e clique em Seguinte. 5. Clique em Concluir. Figura 4- Arquivos de certificados. Figura 5 - Fase final da instalação do certificado. 6. O certificado foi instalado com sucesso. 5

6 1.2. Autenticação perante a Plataforma O acesso a plataforma é efetuado através do site Figura 6 - Página inicial da plataforma. O utilizador deve introduzir o nome de utilizador e palavra-passe. Depois dos dois campos preenchidos deve clicar no botão Aceder para efetuar a autenticação. É necessária a seleção do certificado instalado anteriormente. Figura 7 - Escolha do certificado digital. 6

7 2. Responsáveis pela Entrega O utilizador responsável pelo registo de entrega poderá aceder às encomendas existentes para o registo de receção de entregas, selecionando o separador Encomendas. Figura 8 - Estado de encomendas. Nesta área poderá visualizar, o estado de encomendas, número de encomendas e a respetiva listagem no estado selecionado, ou todas as encomendas caso nenhuma opção da barra de estado esteja selecionada. 7

8 3. Estado de Encomendas As encomendas podem estar nos seguintes estados: Aguarda Entrega - Encomendas que aguardam entrega pelos responsáveis pelo registo de entrega associados ao serviço. Aguarda Compromisso - Encomendas que aguardam validação dos serviços contabilísticos Em aprovação - Encomendas que aguardam aprovação dos serviços responsáveis. Entregue Parcialmente - Houve aceitação de artigos, mas não na totalidade. Cancelado - Encomendas que foram canceladas Entregue - A encomenda foi entregue na totalidade. 8

9 4. Encomendas a Aguardar Entrega Este separador disponibiliza as encomendas a aguardar entrega. O utilizador deverá selecionar a encomenda pretendida e aceder aos detalhes clicando na lupa. Figura 9 - Listagem de encomendas. O separador Entrega será apresentado como predefinição até que o estado da encomenda seja alterado, sendo depois o separador Detalhes apresentado por predefinição. Neste separador será apresentada uma listagem com o registo de receção realizados até a data, acesso à nota de encomenda e um botão para o registo de entrega. Figura 10 - Separador entrega de encomenda. 9

10 5. Registo de Entrega O Responsável pelo registo de entregas deverá clicar no botão Registar Entrega. Figura 11 - Registo de entrega. Será apresentado uma listagem de artigos encomendados, ou caso já exista entregas para a respetiva encomenda, os artigos e quantidades em falta. Caso a data de receção seja superior à data inicialmente especificada, é necessário fundamentar Artigos Recusados Para recusar um artigo, o utilizador tem de desseleccionar a primeira opção na listagem de artigos, Aceite, como tal, é necessário: Fundamentar a recusa do artigo para cada artigo recusado. Especificar se os restantes itens serão entregues. Indicar data prevista para a próxima entrega, caso os restantes itens sejam entregues. 10

11 Figura 12 - Registo de entrega com não-aceitação de artigos. 11

12 5.2. Artigos recebidos Parcialmente Ao preencher a quantidade entregue de um determinado artigo, caso a quantidade seja inferior a quantidade por receber, é necessário: Indicar a fundamentação. Especificar se os restantes itens serão entregues. Indicar data prevista para a próxima entrega, caso os restantes itens sejam entregues Avaliação da Entrega Para cada registo de receção é necessário avaliar de acordo com os parâmetros disponíveis (Mau, Deficiente, Suficiente, Bom, Excelente). Caso a avaliação global (calculada com base na avaliações anteriores), seja Mau ou Deficiente, é obrigatório fundamentar. Figura 13 - Avaliação da Entrega Anexos à Entrega O utilizador pode adicionar documento (s) à entrega, para tal terá de clicar no botão Associar documento. Figura 14 - Anexo de documento (s). 12

13 5.5. Formalizar Registo de Entrega O utilizador deverá clicar no botão formalizar, sendo apresentado uma janela com os detalhes do registo de entrega. Figura 15 - Detalhes de entrega. 13