TEMA: Processo de pedidos Configurações, workflow e funcionalidades

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2 ÍNDICE 1. ENQUADRAMENTO PROCESSO DE PEDIDOS O QUE É? CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS Utilização Elementos de referência Documento Campos Livres Fluxo O PROCESSO Os estados Criação Gestor Não gestor Autorizações Reanalise /7

3 1. ENQUADRAMENTO Este documento descreve de forma resumida todas as funcionalidades inerentes á possibilidade de criar processos para troca de informação (Processo de Pedidos) entre os gestores da aplicação e os utilizadores com possibilidade de incluir circuitos de autorização. Adicionalmente à informação contida neste documento, existe documentação mais detalhada e sempre atualizada na extranet do produto, disponível em 2. PROCESSO DE PEDIDOS O QUE É? Por processo de pedido entende-se uma funcionalidade que possibilita estabelecer um canal de comunicação entre gestores da aplicação e os responsáveis das viaturas para por exemplo: 1. Enviar protocolo de utilização de viaturas e registar a sua concordância 2. Efetuar pedidos de 2ªs vias 3. Efetuar autos de recepção de viatura 3. CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS Para proceder às necessárias configurações iniciais de um processo de pedido, deverá aceder ao menu Configurações> Gerais> Processos> Pedidos e, uma vez no ecrã Tipo de pedidos de suporte, clicar no botão Criar. Surgir-lhe-á então uma pequena janela onde deverá dar um nome ao seu processo de pedido (o nome do processo de pedido a ser criado é de preenchimento obrigatório). No ecrã Alterar o tipo do pedido de suporte, deverá preencher os seguintes campos: 3.1 Utilização Neste separador, irá configurar todos os campos que surgirão no momento de criação de um processo de pedido, a saber: a. N.º máximo de processos em curso por utilizador Onde se indica quantos pedidos é possível um utilizador fazer de cada vez; b. Classe para a resposta Onde se identifica qual a classe a que quer associar a resposta do gestor da aplicação ao seu pedido. Por classe para a resposta entende-se aqui um conjunto de tipologias de pedidos; 3/7

4 c. Checklist Ao processo poderá juntar uma checklist que obrigará o utilizador a forneça ao gestor da aplicação mais informação sobre o pedido que está a criar, permitindo, assim, uma resposta mais eficiente; d. A descrição do pedido é obrigatória? Onde poderá, ou não, obrigar a uma descrição mais detalhada do pedido; e. Só pode ser iniciado por perfil de gestão Se optar por sim, apenas um utilizador com o perfil de gestor de frota poderá iniciar e um qualquer processo de pedido; se optar por não, qualquer utilizador poderá iniciar um pedido; f. Pode associar um ficheiro ao processo? No caso de selecionar sim, deverá escolher o Tipo de documento (este documento deverá ser colocado pelo utilizador que efectua ou a quem é destinado o pedido). 3.2 Elementos de referência Neste separador, poderá decidir sobre a obrigatoriedade ou não de associar ao processo de pedido, um veículo ou a um complemento que servirá de elemento de referência. 3.3 Documento Neste separador, poderá adicionar um qualquer ficheiro para download que deseje ver associado ao pedido. 3.4 Campos Livres Neste separador, poderá adicionar campos livres de modo a disponibilizar mais informação sobre o pedido em questão, permitindo ao gestor da aplicação uma resposta mais avisada a um pedido. 3.5 Fluxo Por fim, neste último separador poderá selecionar os perfis necessários, para obter as autorizações necessárias para que os processos sejam aceites. 4/7

5 4. O PROCESSO 4.1 Os estados 1) Criação do Pedido - Estado "Novo" 2) Autorização Responsável 3) Autorização Adicional 4) Análise 5) Resposta 6) Encerrado Notas: Os pontos 2) e 3) apenas existem mediante configuração prévia do pedido. No ponto 5) é possível pedir a reanálise da resposta regressando assim ao estado de "Análise". 5/7

6 4.2 Criação O Processos de Pedidos podem ser iniciados, por utilizadores de perfil gestor ou por qualquer utilizador da aplicação. Os processos estão ou não disponíveis, a perfis que não o de gestor, dependendo do que foi configurado a quando a criação do processo de pedido. Após ter sido criado pode acompanhar o processo através da homepage Gestor No caso de um utilizador com o perfil de gestor, o processo de pedido terá de ser iniciado através do menu Gestão> Pedidos> botão Criar. Aqui o gestor terá de selecionar para quem é o pedido, o tipo de pedido e no caso de existir o elemento de referência a que o pedido irá ser associado Não gestor No caso de um utilizador NÃO ter o perfil de gestor, o processo de pedido terá de ser iniciado através do menu Meus> Pedidos> botão Criar. Aqui apenas irão aparecer os pedidos que não necessitam de ser iniciados por um gestor. Ao iniciar um processo, o utilizador terá de preencher os campos necessários, de modo a que gestor obtenha a informação necessária para dar a melhor resposta possível ao pedido. Outra maneira de iniciar um processo de pedido é através do link rápido pedidos. 6/7

7 4.3 Autorizações De modo a autorizar os pedidos o Gestor deverá abrir o processo de pedido através do menu Gestão> Pedidos, no caso de não ser gestor e necessitar de autorizar algum tipo de processo de pedido deverá aceder ao processo através do menu Autorizações> Minhas. 4.4 Reanalise O utilizador ao obter uma resposta que não coincide com o pretendido pode sempre pedir a sua reanálise clicando no botão Reanalisar. Fim do documento 7/7

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