Certificação de software para a emissão de Documentos de Transporte:

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1 Certificação de software para a emissão de Documentos de Transporte: A 1 de Julho de 2013 entraram em vigor as novas regras para os Documentos de Transporte. Passa a ser obrigatório a comunicação, de todos os documentos de transporte emitidos, à Autoridade Tributária. Esta comunicação deverá ser feita no dia anterior ou no próprio dia antes do início do transporte do material. Por Documentos de Transporte considere os seguintes documentos: - Guia de Transporte - Guia de Consignação - Guia de Remessa - Guia/Nota de Devolução: acompanha a Guia de Remessa quando houver lugar a Devolução da mercadoria que terá sido transacionada. Através do KeyInvoice, a comunicação da emissão dos Documentos de Transporte pode ser feita por uma das seguintes vias: 1. Ficheiro SAF-T (PT): após emitir o Documento de Transporte, exporte o Ficheiro SAF-T do seu KeyInvoice e submeta o ficheiro (sempre com a extensão.xml ) na aplicação de envio de dados disponibilizada no e-fatura ( ). 2. Em tempo real/automático: através do webservice disponibilizado pela AT Autoridade Tributária. De acordo com a comunicação automática da Faturação, terá que criar/configurar o seu utilizador no Portal da AT (ver Manual SAF-T API: Configuração) com permissões de envio de Documentos de Transporte. Nota: se optar pela opção de Telefone ou Ficheiro SAF-T terá sempre que concluir o processo de comunicação inserindo um código ou ficheiro enviado pelas Finanças no seu KeyInvoice. Mais à frente explicaremos... Outras formas de comunicação dos Documentos de Transporte que não são através do KeyInvoice: - Telefone: contate diretamente a Autoridade Tributária através do número Inserção Manual dos Documentos de Transporte: pode inserir, manualmente, os Documentos de Transporte no website do e-fatura

2 1. Comunicação dos Documentos de Transporte via Ficheiro SAF-T: A comunicação via SAF-T pressupõe vários passos importantes até fechar a comunicação do Documento de Transporte. Depois de criar o seu Utilizador para a emissão dos documentos de transporte no Portal das Finanças, os passos são os seguintes: 1. Local e Hora de Carga/Descarga: na emissão do documento de transporte, obrigatoriamente terá que inserir informação nos campos de Local e Hora de Carga. Atenção a este ponto, nunca poderá inserir uma Hora inferior ao da comunicação com a AT. Isto é, imagine que são 15h30 e que pretende emitir um documento de Transporte com a Hora de carga às 16h00. Quer dizer que tem 30 minutos para comunicar este documento à AT. Para inserir a informação da Hora da Carga clique no símbolo No fim, clique em Finalizar para gravar o seu Documento de Transporte

3 2. Emitir documento à AT: após Finalizar o seu documento clique no botão Emitir documento à AT. De seguida escolha a opção SAFT (imagem 1) e, selecione a opção Extrair SAFT (imagem 2). Para extrair o Ficheiro SAFT do seu KeyInvoice clique, de seguida, em Download do Ficheiro SAFT (imagem 3). (Imagem 1) (Imagem 2) (Imagem 3) - 3

4 Guarde o ficheiro (deverá estar no formato.xml) numa pasta do seu computador. O passo seguinte é comunicar este ficheiro no portal do e-fatura em: Entre no portal e-fatura com os seus dados de Login e comunique o ficheiro anterior. Se ainda não criou o seu utilizador para o e-fatura veja o Manual SAF-T API: Configuração. Após ter comunicado o Documento de Transporte irá receber das Finanças um Ficheiro de Resposta. Guarde o ficheiro numa pasta do seu computador (mais uma vez, em formato.xml). 3. Importar o Ficheiro de Resposta da AT: após a comunicação do documento à AT irá receber um Ficheiro de Resposta. De forma a fechar o processo de comunicação do Documento de Transporte, terá que importar este Ficheiro de Resposta para a aplicação do KeyInvoice. Aceda ao KeyInvoice e entre no Documento de Transporte em questão. Clique mais uma vez em Emitir documento à AT, escolha a opção SAFT e, desta vez, clique em Importar Ficheiro de Resposta (imagem 1). Selecione o ficheiro que recebeu da AT e clique em Importar (imagem 2). (Imagem 1) (Imagem 2) (Imagem 3) Aguarde e espere até o Código de Identificação estar visível (Imagem 3)

5 Neste momento, está autorizado pela Autoridade Tributária a transportar a carga acompanhada sempre pelo Código de Identificação. Embora só seja obrigatório o transporte a sua mercadoria acompanhado pelo Código de Identificação, recomendamos também que leve o documento de transporte impresso em papel. 1.1 Emissão Documentos de Transporte via Ficheiro SAF-T em massa: A comunicação via SAF-T dos Documentos de Transporte pode ser feita no KeyInvoice de 2 formas. A primeira vimos anteriormente; agora imagine que tem que criar vários Documentos de Transporte de seguida, em vez de comunicar à AT documento a documento, pode gerar um SAF-T de Documentos de Transporte selecionando um período e comunicar vários Documentos de Transporte de uma só vez. Neste caso, após finalizar/gravar um Documento de Transporte não clique em Emitir documento à AT como no passo anterior. Comece logo a criar todos os outros Documentos de Transporte e Finalize. Após ter criado todos os Documentos de Transporte terá então que extrair um SAF-T com todos os documentos. Dentro do KeyInvoice aceda ao Menu Utilitários -» Emissão do Ficheiro SAF-T (PT) (imagem 1). Na nova janela, no campo Tipo escolha a opção Documentos de Transportes e selecione o dia em que está a enviar a comunicação. Para enviar a comunicação à AT clique no botão Emitir e de seguida clique em Download do Ficheiro SAF-T (imagem 2). (imagem 1) (imagem 2) Extraia o Ficheiro SAF-T para uma pasta do seu computador e insira no Portal do e-fatura: faturas.portaldasfinancas.gov.pt/ - 5

6 Quando receber o Ficheiro de Resposta através do e-fatura copie-o para uma pasta do seu computador. No KeyInvoice (ainda na janela da imagem 2 ) clique agora em Ficheiro de Resposta para importar a informação recebida. Selecione o ficheiro recebido e clique em Importar (imagem 3). (imagem 3) Ao importar o Ficheiro de Resposta para o KeyInvoice serão gravados os vários Códigos de Identificação nos respetivos Documentos de Transporte. Agora sim, está autorizado a transportar a sua mercadoria. Lembre-se que a hora da comunicação à AT tem que ser inferior à Hora de Carga que insere no Documento de Transporte dentro do KeyInvoice. Voltamos a referir a nossa sugestão. Numa primeira fase, transporte a sua mercadoria acompanhado pelo Código de Identificação e pelo documento de transporte impresso em papel embora o Código de Identificação dispense a apresentação do documento impresso em papel

7 Comunicação dos Documentos de Transporte via Webservice (em tempo real): A comunicação via Webservice pressupõe que já tenha criado o seu Utilizador no Portal das Finanças e que já tenha configurado os seus dados para a API do SAFT. Este mecanismo permite-lhe comunicar os Documentos de Transporte à AT em tempo real. No momento em que Finaliza um Documento de Transporte está a comunicar, em tempo real, à AT. Para consultar informação sobre como configurar o Utilizador e como configurar a API no KeyInvoice consulte o Manual do Webservice. 1. Local e Hora de Carga/Descarga: na emissão do documento de transporte, obrigatoriamente terá que inserir informação nos campos de Local e Hora de Carga. Atenção a este ponto, nunca poderá inserir uma Hora inferior ao da comunicação com a AT. Isto é, imagine que são 15h30 e que pretende emitir um documento de Transporte com a Hora de carga às 16h00. Quer dizer que tem 30 minutos para comunicar este documento à AT. Para inserir a informação da Hora da Carga clique no símbolo No fim, clique em Finalizar para gravar o seu Documento de Transporte

8 2. Emitir documento à AT: após finalizar/gravar o seu documento clique no botão Emitir documento à AT. De seguida escolha opção Webservice e clique no botão Escolher. Aguarde até o serviço do Webservice comunicar com a AT, aparecerá uma mensagem de sucesso no cabeçalho. Automaticamente o Código de Identificação (AT) ficará gravado no Documento de Transporte (no rodapé). Está autorizado a transportar a sua mercadoria

9 Comunicação dos Documentos de Transporte anulados: A partir do momento em que um Documento de Transporte é comunicado não existe forma de alterar o seu estado no portal da própria AT. O que quer dizer que ao fazer a comunicação da anulação de um Documento de Transporte, o estado do mesmo será sempre o que foi atribuído aquando a primeira comunicação. Para anular um Documento de Transporte basta entrar no respetivo documento e clicar em Anular. O documento irá ficar registado como Anulado. Para verificar os documentos anulados tem que selecionar o filtro Ver Documento Anulados na Lista de Guias de Transporte. Depois de clicar em Anular terá que pressionar o botão Emitir documento à AT. Depois escolha a via de comunicação. De acordo com o que escolheu siga o processo normal de comunicação conforme explicamos nos pontos anteriores