Manual de Operaça o XML-SPC

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1 Manual de Operaça o XML-SPC Versão 2.1 Sumário Envio de Documentos Emitidos... 2 Envio de Documentos Recebidos... 2 Acesso ao XML-SPC... 3 Visualização de Documentos... 4 Enviados e Recebidos... 5 Status da NFe ou CTe... 7 Danfe Recepção... 9 Anexo A Status Documentos Anexo B - Possíveis Problemas... 12

2 Envio de Documentos Emitidos Para que a empresa tenha as NF-es Notas Fiscais Eletrônicas e/ou CTEs Conhecimento de Transporte Eletrônico de sua emissão armazenadas no portal e com todas as pesquisas permitidas deve enviar os XMLs emitidos para o Os XMLs podem ser enviados individualmente, através de configuração de seu sistema de emissão de notas fiscais (ERP), ou todas ao mesmo tempo como anexo de um único. Para o caso de existir um grande volume, que inviabilize enviar individualmente, os XMLs podem ser enviados de uma vez para o com o titulo XMLs EMITIDOS ANTIGOS, que serão incluídos via sistema. Envio de Documentos Recebidos Para que a empresa tenha as NF-es e CTEs recebidos armazenados no portal e com todas as pesquisas permitidas, deve ser solicitado ao fornecedor que enviei os XMLs para o Este só pode ser enviado individualmente como anexo do . Para o caso de existir um grande volume, que inviabilize enviar individualmente, os XMLs podem ser enviados de uma vez para o com o titulo XMLs RECEBIDOS ANTIGOS, que serão incluídos via sistema. 2

3 IMPORTANTE É altamente recomendado que seja criado um específico para o recebimento de notas fiscais de seus fornecedores, caso ainda não o tenha. Acompanhar junto ao fornecedor as primeiras remessas, pois pode haver erros de ou mesmo não automatização por parte do fornecedor. Depois de um período, o processo se torna normal e somente o recebimento via portal XML-SPC deve se tornar rotina, pois a segurança será total. Acesso ao XML-SPC Ao entrar com seu usuário e senha, o seu acesso passa a ser restrito às notas de entrada e saída pertencentes ao CNPJ deste usuário. Proteja seu usuário e senha trocando periodicamente senha e fornecendo novamente aos usuários autorizados. Isto impede que ela se propague sem controle. 3

4 Visualização de Documentos A visualização dos documentos está divida da seguinte maneira: Enviados - Visualização dos documentos de NF-e e CT-e emitidos por sua empresa que foram enviados para o portal. Recebidos - Visualização dos documentos de NF-e e CT-e recebidos de fornecedores através do portal. Status da NFe/CTe Visualização geral dos status de todos as notas recebidas armazenadas no portal. Danfe Recepção Leitura e validação dos documentos DANFE recebidos 4

5 Enviados e Recebidos A visualização dos documentos emitidos e recebidos pode ser realizada através das abas Enviados e Recebidos. A busca de documentos deve sempre ser precedida de algumas configurações essenciais para a correta visualização dos documentos. Para visualizar os documentos deve-se sempre verificar os campos: Quant. Docs.: Data entre: Resultado da consulta de enviados e recebidos O retorno da busca dos documentos irá listar todos os documentos, que não estejam com o status * Arquivado, no período e quantidade desejados. 5

6 * após 3 meses da data de emissão todos os documentos passam automaticamente para o status arquivado, o que significa que somente serão visualizados se for utilizado o filtro correspondente, no caso arquivados Consultar um DANFE e XML Com qualquer dos status é possível consultar o XML ou o DANFE para analisar o problema ou simplesmente utilizar o documento. Clicando-se neste ícone, na linha do documento, será possível visualizar ou baixar o arquivo da NFe ( XML ). Clicando-se neste ícone, na linha do documento, será possível visualizar ou baixar o DANFE no modelo padrão do XML-SPC. Observação: somente os navegadores I.E. (Internet Explorer) e Firefox tem o visualizador para o DANFE. Clicando-se neste ícone na linha do documento será possível visualizar o histórico da NFe detalhadamente. Quando o documento foi enviado pelo fornecedor; Quando foi autorizado ou cancelado; Descrição de erros e ações ocorridas; Como exemplo, vemos o histórico de uma nota boa, inclusive a distribuição do documento para o Data Center do SPC/SC (às 13:06:09). 6

7 Status da NFe ou CTe Esta é uma consulta importante para ser adotada pela empresa. Sempre analisar esta tela que mostrará a situação do XML e do DANFE em uma forma que é chamada de farol. Mostrando a situação em cores e suas quantidades. As notas fiscais (NFe) ou conhecimentos de frete (CTe) podem estar inválidos, cancelados ou com algum problema. Por esta razão é de extrema importância a verificação periódica dos documentos recebidos. Para visualizar os status de seus documentos, lembre-se de utilizar sempre os filtros de datas, neste caso os campos Data Emissão e Data Recebimento. 7

8 Após a busca da situação dos documentos um lista com a quantidade e status das notas irá aparecer como a imagem a seguir. Onde o resultado aparecerá em forma de farol, indicando em cores os status dos documentos. As respectivas cores indicam que: VERDE Situação do documento ou DANFE OK. AMARELO Documento ou DANFE esperando validação (falta de leitura de DANFE e/ou autorização de Nota Fiscal na SEFAZ) VERMELHO Documento com problema ou erro, deve ser verificado Como no exemplo acima, o resultado da pesquisa mostrou 23 documentos com situação da NFe (XML) VERDE e a Situação do DANFE AMARELA e 1 documento em situação VERMELHA. Portanto os documentos com Situação Danfe em AMARELO estão pendentes de leitura de seu DANFE, através da aba Danfe Recepção, indicando que para o sistema a mercadoria ainda não chegou. Contudo para o documento que está com a Situação NFe em VERMELHO deve ser verificado o seu erro e com isso tomar as providências que podem ser: 1. Requisitar novo documento para fornecedor; 2. Entrar em contato com suporte XML-SPC; Ao se clicar na quantidade (link), será mostrada a lista dos documentos com este status e os mesmos poderão ser analisados individualmente, 8

9 podendo ainda ser gerada uma planilha em Excel para que sejam tomadas as devidas providências. (menu exportar) Danfe Recepção Ao chegar a mercadoria na empresa, o usuário deve verificar se o DANFE está autorizado no site da SEFAZ. Para isto no portal XML-SPC basta o receptor ler o código de barras existente no DANFE com o menu Danfe Recepção aberto e o sistema checará imediatamente na SEFAZ. Caso o recebedor não possua um leitor de código de barras, basta digitar o código numérico (que fica logo abaixo do código de barras no DANFE) no campo indicado como Chave de Acesso. Se o campo status não for Válido ET a mercadoria não deve ser recebida. 9

10 Anexo A Status Documentos Possíveis Status dos documentos: Autorizado ET o A NFe está autorizada pela Entidade Tributária; o A nota é valida; o Pode seguir seu fluxo normal na empresa. Distribuído eletronicamente o A NFe está autorizada e foi distribuída automaticamente (isto ocorre se existir uma regra de distribuição definida); o A nota é valida; o Pode seguir seu fluxo normal na empresa. Recebido o A NFe já foi recebida pelo portal e está aguardando para ser enviada para a SEFAZ em seguida; o A nota ainda não é válida; o Aguardar e conferir mais tarde a situação. Assinatura digital inválida o A assinatura digital (certificado digital) aplicada a NFe está com alguma irregularidade, podendo a mesma estar vencida e/ou diferente do CNPJ base; o A nota não é valida; o Deve ser solicitado ao fornecedor o XML correto. Cancelado o A NFe foi cancelada por seu emitente, devendo ser solicitada nova nota ou devolver a mercadoria; o A nota não é valida; o Deve ser solicitado ao fornecedor outro XML. Consultar ET o A NFe está aguardando fluxo para fazer consulta na SEFAZ de origem do emitente para validar se a NFe não foi cancelada ou se não existe algum problema com a nota no governo; o A NFe ainda não é valida; o Aguardar e consultar mais tarde. Por arquivar o A NFe está autorizada com tudo certo, aguardando agora o fluxo para ser arquivada no banco de dados definitivo. 10

11 o A nota é válida; o Pode seguir seu fluxo normal na empresa. Arquivado o Após três meses a nota ficará com este status; o A nota é valida; o Pode seguir seu fluxo normal na empresa; 11

12 Anexo B - Possíveis Problemas 1. Ao tentar acessar o portal XML-SPC com seu usuário e senha, nenhuma mensagem é mostrada, mas mesmo assim não é possível entrar no portal. Este problema pode estar sendo causado devido a uma configuração de seu navegador. Para resolver o problema, utilizando o navegador Internet Explorer, realize a seguinte configuração. a. Clique no ícone folha quebrada no canto superior direito b. Após clicar o botão irá ficar destacado e uma mensagem irá aparecer, como segue abaixo. 12

13 c. Após a mensagem abaixo aparecer você poderá efetuar o login de seu usuário novamente e verificar se já é possível acessar o portal XML-SPC. 13

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