Criando cartas personalizadas. Marcos Rocha

Transcrição

1 Criando cartas personalizadas Marcos Rocha 2012

2 Neste guia prático vou mostrar como você pode utilizar apenas dois programas e fazer uma mala direta com tudo que tem direito para seus pacientes, como por exemplo, cartas, envelopes ou etiquetas. Neste manual falaremos somente sobre a criação de cartas personalizadas, mas utilizando os mesmos princípios você facilmente também conseguirá gerar etiquetas ou envelopes com endereços de seus pacientes. O Microsoft Office Word e Excel Foram os programas utilizados, mas os princípios podem ser seguidos basicamente em todos os programas de edição de texto e planilha de dados como os oferecidos no Open Office (que é grátis). O princípio básico de uma mala direta é o seguinte: 1. Você tem um Banco de dados (BD) com dados de seu paciente (nome, endereço, etc.) 2. Você utiliza esses dados para gerar cartas e etiquetas ou envelopes de forma automatizada para todos os pacientes de uma única vez. Simples não? Então vamos lá. 1º passo: Criar e alimentar um Banco de dados Crie uma tabela no Microsoft Office Excel com os dados pessoais de seu paciente que você serão utilizados em sua carta personalizada. (Fig.1) Sugiro que você utilize a planilha disponível para download neste link. Fig.1 Modelo de planilha de banco de dados criada no MS Excel Lembre-se de salvar sua planilha. Sugiro que você crie uma pasta em seu computador, que pode se chamar, por exemplo, Mala Direta onde você pode salvar todos os arquivos do Excel e do Word que você irá criar no decorrer deste manual. Após alimentar a planilha e salvá-la com os dados de seus pacientes podemos partir para o segundo passo.

3 2º passo: Criar a carta propriamente dita. Para criar a carta abra o seu editor de texto. No caso utilizamos o Microsoft Office Word Então vamos desde o começo: 1. Abra o Word - Vá em arquivo e clique em novo arquivo (fig. 2) Fig.2 Abrindo um novo documento no Word Você será levado para a próxima tela (Fig. 3). Clique em documento em Branco. Fig.3 Abrindo um novo documento em branco 2. No Documento em branco escreva a carta que quer enviar a seu paciente. Criei um modelo bem básico de carta que será disponibilizado junto com o BD do Excel para você fazer download - clique aqui.

4 3º passo: Criar campos personalizados. Depois que você já: Criou o seu Banco de dados e alimentou ele com os dados de seus pacientes, Criou uma carta que será enviada a seus pacientes Vamos inserir campos personalizados como o primeiro nome de cada um de seus pacientes no campo de saudação da sua carta. Como eu já expliquei no artigo Criando cartas personalizadas para seus pacientes é bem interessante quando você recebe uma correspondência com seu nome personalizado no corpo do texto, por isso você pode criar diversos modelos de cartas e além de usar o primeiro nome do seu paciente na saudação, com algo do tipo: Olá Fulano, você também pode pensar em cartas onde o nome também esteja distribuído estrategicamente e em negrito no corpo da carta. Isso cria um vinculo pessoal com o leitor e acaba levando-o a ler sua mensagem até o final, que é o seu objetivo, certo? No Word 2007, depois que você já escreveu a carta, siga os seguintes passos: 1. Vá ao menu superior até a aba Correspondência (Fig. 4)

5 2. Vamos agora inserir selecionar os nossos destinatários, no caso seus pacientes. Como já temos o arquivo do BD em Excel, vamos selecionar ele como fonte de dados. Clique no botão Selecionar destinatários e depois Usar Lista Existente (Fig. 5). Fig.5 Fig. 5 - Criando uma conexão com o BD Parte 1 3. Escolha o arquivo do BD em Excel criado anteriormente e clique em abrir (Fig. 6). Fig.6 Criando uma conexão com o BD Parte 2

6 4. Insira uma linha de saudação, clicando no botão mostrado na figura 7 Fig.7 inserindo uma linha de saudação 5. A sua saudação poderá ser a oferecida pelo Word ou você poderá alterá-la conforme a sua necessidade, como podemos observar na figura 8. Fig.8 Personalizando sua saudação

7 6. Como você está simplesmente saudando a pessoa, sugiro utilizar somente seu primeiro nome. Por isso em nosso modelo de BD do Excel, temos um campo NOME e outro SOBRENOME. Para mostrar somente o primeiro nome do paciente na saudação, clique no botão coincidir campos que você encontra na tela mostrada na Figura 8. Ao clicar nesse botão você será levado a seguinte tela mostrada na Figura 9: Fig.9 Campos da saudação Deixe somente a caixa nome com a correspondência do campo NOME no BD. As outras caixas devem conter (não correspondente). 7. Você pode inserir/ver o nome do paciente no corpo do seu texto, utilizando o botão Inserir campo de mesclagem, que está exatamente ao lado do botão que usamos no item anterior Linha de Saudação. Para fazer isso posicione o cursor exatamente no local onde você deseja inserir o nome do paciente dentro de seu texto e clique no botão Inserir campo de mesclagem e escolha nome.

8 8. Sua carta deverá ter mais ou menos esta aparência mostrada na figura 10. Campo de saudação Nome no corpo do texto Fig.10 Campos da saudação Observe que os campos de mesclagem aparecem entre aspas e sem mostrar ainda o nome de seu paciente. 9. Para você visualizar sua carta com o nome do seu paciente, que é como ela deverá ser impressa para ser enviada, clique no botão com uma lupa visualizar resultados, como mostrado no figura 11. Fig.11 Vendo os resultados dos campos de mesclagem

9 10. Finalmente você pode enviar todas as suas cartas para a impressora com todos os nomes mesclados. Para fazer isso utilize o botão Concluir e Mesclar Imprimir Documentos, conforme visto na figura 12. Fig.12 Finalizando sua mala direta e imprimindo Bem o modelo de carta que sugerimos é bastante simples e foi criado somente para lhe dar noção de como você pode gerar de forma prática centenas de cartas personalizadas para seus pacientes. Para baixar os arquivos do BD em Excel e da carta modelo em documento do Word clique aqui Sugiro que você faça uma carta mais elaborada, crie um cabeçalho com um logo de seu consultório ou clinica e utilize o rodapé para detalhar seu endereço e fones de contato por exemplo. Se houver um site ou também é importante constar nessas informações. Para fazer as etiquetas ou envelopes o Word também oferece ótimas ferramentas que podermos explicar em outra ocasião, mas se você seguir os princípios descritos neste pequeno manual, com certeza conseguirá criar etiquetas ou envelopes com facilidade. Boa sorte, Marcos Rocha