Operações Documentárias no Portal de Empresas

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1 Operações Documentárias no Portal de Empresas Apresentação para Clientes MT Versão 2 Ref Texto escrito conforme o Acordo Ortográfico

2 Índice 1. Introdução/Enquadramento 2. Condições de Acesso ao Serviço 3. Custo Associado ao Serviço 4. Funcionalidades Disponíveis 5. Pedido de Abertura de Operações Documentárias 6. Pedido de Abertura CRIM Créditos Documentários de Importação 7. Pedido de Abertura RDEX - Remessas Documentárias de Exportação 8. Pedido de Abertura: Aspetos Comuns - CRIM e RDEX 9. Pedido de Alteração a Operações Documentárias 10. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Novas Funcionalidades e Melhorias Introduzidas em Jan

3 1. Introdução/Enquadramento Desde 6 de dezembro de 2010 é possível às Empresas registadas no portal efetuar um conjunto de operações relacionadas com Operações Documentárias. As funcionalidades disponibilizadas encontram-se descritas e exemplificadas neste documento. 3

4 2. Condições de Acesso ao Serviço Existem algumas condições para as Empresas poderem utilizar, no portal de empresas, as funcionalidades disponibilizadas: - Empresa deve estar registada no portal de empresas, com contrato ativo; - É condição suficiente a existência de Colaboradores registados no portal, com perfil de Operador (Consulta/Carregamento de Operações); - Face à tipologia das operações disponibilizadas, a Empresa não necessita de ter definido para o acesso a este serviço, ao nível do portal de empresas, colaboradores com perfil de autorizadores; - A realização dos pedidos de Abertura de Operações Documentárias no portal de empresas, necessita de um registo interno no Banco. Caso o portal de empresas retorne, no pedido de abertura, a mensagem: Deverá contactar o Millennium bcp através da Linha de Apoio ao Utilizador (1) e solicitar o respetivo registo. (1) Serviço de atendimento telefónico que se encontra ao seu dispor das 9 horas às 19 horas, todos os dias úteis, hora de Portugal Continental. 4

5 3. Custo Associado ao Serviço A utilização do serviço de Operações Documentárias no portal de empresas não tem custo adicional associado. 5

6 4. Funcionalidades Disponíveis No menu lateral Internacional encontra-se disponível a Opção Operações Documentárias, com 3 funcionalidades: i) Pedido de Abertura ii) Consulta a Operações e Documentos iii) Pedido de Alteração 6

7 5. Pedido de Abertura de Operações Documentárias A funcionalidade Pedido de Abertura permite às Empresas efetuar os pedidos de Abertura de Créditos Documentários de Importação (CRIM) e Remessas Documentárias de Exportação (RDEX), estas últimas na forma de Cobrança, Abono ou Desconto. Para tal, deverá selecionar a conta de Depósitos à Ordem pretendida. Esta conta será a DDA onde ficará encarteirada a operação e onde serão debitadas as comissões associadas ao produto. Número Descrição Saldo Disponível: Saldo Contab Moeda Conta à Ordem , ,00 EUR Conta à Ordem 3.456, ,00 EUR Conta à Ordem , ,00 EUR Conta à Ordem 456,00 456,00 EUR 7

8 6. Pedido de Abertura CRIM Créditos Documentários de Importação (1/4) O Pedido de Abertura de um Crédito Documentário de Importação disponibiliza ao Cliente um Formulário dividido em 4 passos. Com o preenchimento, pelo Cliente, é efetuando em simultâneo e online, um conjunto de validações. Notar que existe um conjunto de campos de preenchimento obrigatório que deverá ser cumprido. O não preenchimento impossibilita a passagem para o passo seguinte e, consequente, a conclusão do pedido. Passos do Formulário de Abertura de Crédito Documentários 8

9 6. Pedido de Abertura CRIM Créditos Documentários de Importação (2/4) O formulário tem disponível um conjunto de menus de ajuda ao preenchimento. É possível efetuar a gravação dos dados dos beneficiários para utilização futura. 9

10 6. Pedido de Abertura CRIM Créditos Documentários de Importação (3/4) Passos 2 e 3 do formulário. 10

11 6. Pedido de Abertura CRIM Créditos Documentários de Importação (4/4) Após o preenchimento do Formulário, é apresentado um ecrã resumo com os dados introduzidos, que deverá confirmar. Ver ponto 8. Pedido de Abertura: Aspetos Comuns - CRIM e RDEX 11

12 7. Pedido de Abertura RDEX - Remessas Documentárias de Exportação (1/3) No Pedido de Abertura de uma Remessa Documentárias de Exportação é disponibilizado ao Cliente um Formulário, dividido em 3 passos que permite o preenchimento, pelo Cliente, efetuando em simultâneo e online, um conjunto de validações. Tal como nos Créditos Documentários de Importação, o preenchimento do formulário obriga a um conjunto de campos obrigatórios. A Remessa pode ser aberta para COBRANÇA, DESCONTO ou ABONO EUR 12

13 7. Pedido de Abertura RDEX - Remessas Documentárias de Exportação (2/3) Exemplo dos passos 2 e 3 do Formulário de Pedido de Remessa Documentária de Exportação. Encontram-se disponíveis ao longo do Formulário, botões de ajuda ao preenchimento. 13

14 7. Pedido de Abertura RDEX - Remessas Documentárias de Exportação (3/3) Após o preenchimento do Formulário, é apresentado um ecrã resumo com os dados introduzidos, que o Cliente deverá confirmar EUR 14

15 8. Pedido de Abertura Aspetos Comuns - CRIM e RDEX (1/3) Após a confirmação da operação é retornado ao Cliente o Nº da Operação Documentária EUR 15

16 8. Pedido de Abertura Aspetos Comuns - CRIM e RDEX (2/3) MUITO IMPORTANTE A validade do Pedido efetuado pelo Cliente através do portal fica condicionada à entrega da proposta, na Sucursal do Millennium bcp. Deverá, desta forma, confirmar na check-box, gravar o ficheiro e imprimir o documento. Posteriormente deverá ser carimbado, assinado pelos representantes da Empresa e entregue na Sucursal. 16

17 8. Pedido de Abertura Aspetos Comuns - CRIM e RDEX (3/3) IMPORTANTE No final, o documento deverá ser impresso, carimbado e assinado pelos representantes da empresa e entregue na Sucursal para que a operação possa ser analisada e despachada

18 9. Pedido de Alteração a Operações Documentárias A 2ª funcionalidade disponibilizada aos Clientes é a do Pedido de Alteração às Operações Documentárias. Existem dois tipos de pedidos: i) Alterações a Operações VIVAS ii) Alteração a Operações PENDENTES Número Descrição Saldo Disponível: Saldo Contab Moeda Conta à Ordem , ,00 EUR Conta à Ordem 3.456, ,00 EUR Conta à Ordem , ,00 EUR Conta à Ordem 456,00 456,00 EUR Critérios de Pesquisa 18

19 9. Pedido de Alteração a Operações Documentárias Operações Vivas (1/2) O Pedido de Alteração a Operações VIVAS é possível para as Operações que já se encontram aprovadas (released) pelo Millennium bcp (CRIM e RDEX). Esta funcionalidade permite efetuar o pedido de alteração a um Crédito Documentário de Importação ou a uma Remessa de Exportação, bastando, para tal, indicar a alteração pretendida e o motivo da mesma. O preenchimento deste pedido dá origem a um Documento, em formato pdf, que deverá ser impresso, carimbado, assinado e entregue na Sucursal do Millennium bcp, ficando a validade do pedido condicionada à análise a efetuar pelo Millennium bcp EUR As alterações só produzem efeitos depois de terem sido aceites por todos os intervenientes no processo (Bancos e Beneficiário/Sacado da operação). 19

20 9. Pedido de Alteração a Operações Documentárias Operações Vivas (2/2) Exemplares das Documentos, em formato pdf, gerados pelo preenchimento do formulário de Pedido de Alteração a Operações Vivas, que deverão ser assinados, carimbados e entregues no Millennium bcp. 20

21 9. Pedido de Alteração a Operações Documentárias Operações Pendentes O Pedido de Alteração a Operações PENDENTES é possível para as Operações que foram introduzidas no Portal de Empresas e que ainda não se encontram em análise pelo Millennium bcp. Esta funcionalidade permite aceder às operações anteriormente introduzidas naquele estado e efetuar as alterações no próprio formulário de abertura. O Pedido de alteração às Operações PENDENTES mantém o mesmo número de Operação. 21

22 10. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Critérios de Pesquisa A 3ª funcionalidade disponibilizada é a que permite a Consulta a Operações Documentárias e Documentos, associados às mesmas. A opção de consulta é disponibilizada para todas as Operações Créditos e Remessas Documentárias, de Importação e Exportação. São disponibilizados 4 critérios de pesquisa: Critérios de Pesquisa 22

23 10. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Critérios de Pesquisa Definidos os critérios de pesquisa, acedemos às diversas operações. No presente caso, selecionando o tipo de Operação CRIM Crédito Documentário de Importação, obtemos o seguinte resultado: Informação disponibilizada no ecrã resumo Beneficiário Nome Para aceder ao detalhe dos diversos passos e documentos existentes para cada uma das operações, clicamos no link. 23

24 10. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Detalhe da Operação Passos Através do link da operação, pode aceder aos diversos passos existentes para a operação. 24

25 10. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Detalhe da Operação - Documentos Em cada um dos Passos da Operação, acedemos aos diversos documentos disponibilizados, pelo Millennium bcp, para o Cliente: Clicar no símbolo para aceder ao documento Os documentos, em formato pdf, podem ser gravados pelo Cliente no seu próprio computador, utilizando para tal a opção Save e visualizados. 25

26 10. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Detalhe da Operação - Documentos São disponibilizados os seguintes documentos: CRIM CREX RDIM RDEX Emissão de CDI Aviso CDE Aviso de Remessa Aviso Débito/Crédito Aviso Emissão/Alterção CDI Aviso Alterção CDE Aviso Débito/Crédito Aviso de Vencimento Aviso Débito/Crédito Aviso Débito/Crédito Alteração de Montante Aviso diversos Alteração CDI Acuso de Documentos Pedido de Aceite de Alteração Aviso Documentos Aviso de Vencimento Aviso de aceite da Remessa Aviso Divergências Aviso de Situação Tracer Não Aceitação Documentos Despesas Correspondente Despesas de Envio Aviso diversos Aviso 2ª Mala Recusa de Documentos Aviso diversos Aviso diversos 26

27 10. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Estados da Operação As operações podem assumir 4 estados: Pendente Operações introduzidas pelo Cliente, no Portal de Empresas, que ainda não foram analisadas pelo Millennium bcp. Em análise Operações que se encontram a ser analisadas pelo Millennium bcp. Viva Operações que se encontram no estado released, logo ativas. Encerrada Operações às quais tenha sido feito o book-off. 27

28 10. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Histórico de Operações A consulta aos pedidos efetuados no portal Pedidos de Abertura e Alterações pode ser efetuada, igualmente, acedendo à opção Autorizações Histórico Operações. Esta funcionalidade permite visualizar os detalhes da Operação e aceder aos documentos de Pedido de Abertura/Alteração efetuados, em pdf. 28

29 11. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Melhorias e Novas Facilidades Implementadas APRESENTAMOS, AS MELHORIAS E NOVAS FUNCIONALIDADES, QUE INCIDEM SOBRE OS PEDIDOS DE ABERTURA OU ALTERAÇÃO DE CRÉDITOS DOCUMENTÁRIOS DE IMPORTAÇÃO E DE REMESSAS DOCUMENTÁRIAS DE EXPORTAÇÃO Começamos o ano de 2012 com novidades 29

30 11. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Melhorias e Novas Facilidades Implementadas CRIM e RDEX Quando as Empresas efetuam Pedidos de Abertura ou Pedidos de Alteração (*) de Créditos Documentários de Importação (CRIM) ou de Remessas Documentárias de Exportação (RDEX), são facultados dois formulários de preenchimento, com um conjunto de ajudas e validações imediatas. (*) Alteração de operações pendentes 30

31 11. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Melhorias e Novas Facilidades Implementadas - CRIM As novas funcionalidades e melhorias agora disponibilizadas permitem, nas Aberturas de Créditos Documentários de Importação (CRIM), a criação de uma lista própria de Bancos Notificadores, gravar a informação dos dados da sua Empresa através da Lista de Ordenadores e construir uma Lista de Beneficiários. Esta informação fica, disponível, para ser utilizada na próxima abertura de CRIM s, evitando novo carregamento de dados. 31

32 11. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Melhorias e Novas Facilidades Implementadas - RDEX Na Abertura de Remessas Documentárias de Exportação (RDEX), as empresas podem criar listas próprias de Bancos onde são apresentados os documentos e construir uma Lista de Sacados. Esta informação fica, disponível, para ser utilizada na próxima abertura de remessa, não necessitando de novo carregamento. NOTAS: i) as diversas listas ficam disponíveis unicamente para o utilizador, não podendo ser partilhadas entre os diferentes utilizadores da Empresa; ii) não é possível eliminar das listas os registos anteriormente adicionados e gravados, pelo que se sugere o maior cuidado na criação dos registos. 32

33 11. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Melhorias e Novas Facilidades Implementadas Foram, igualmente, introduzidas um conjunto de melhorias nos campos de preenchimento do formulário dos Créditos Documentários de Importação e nas Remessas Documentárias de Exportação, passando a disponibilizar: i) Campos com maior espaço, permitindo a introdução de um maior nº de caracteres; ii) Contadores de caracteres nos campos de texto aberto, com contagem decrescente, permitindo à empresa uma melhor gestão da informação a introduzir. 33

34 11. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Melhorias e Novas Facilidades Implementadas 34

35 11. Consulta a Operações Documentárias e Documentos Melhorias e Novas Facilidades Implementadas FIM DA APRESENTAÇÃO 35