Entrega de Folhas de Férias

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1 Entrega de Folhas de Férias Questões mais frequentes FAQs Maio/2012 Versão 2.0 DDO

2 É obrigatório adoptar o novo formato para envio da informação de Folhas de Férias estabelecido na legislação em vigor recentemente emitida? A Portaria n.º 256/11, de 05/07, que aprova a nova apólice uniforme do seguro obrigatório de acidentes de trabalho, define que o Tomador do Seguro deve obrigatoriamente remeter à sua Seguradora a "cópia das declarações de remunerações do seu pessoal remetidas à segurança social, recorrendo, para este efeito, a meio informático que deverá ser em suporte digital ou correio electrónico. Reconhecendo as vantagens quer para a Seguradora, quer para os seus Clientes, a maioria das empresas de seguros existentes na actividade Seguradora adoptou os seus sistemas informáticos a este novo modelo, estando a aconselhar a sua utilização. Quais as vantagens da adopção deste novo modelo de entrega de Folhas de Férias nas Seguradoras? O novo modelo tem como objectivo a simplificação e uniformização da recolha das declarações de remunerações e, também, de outros valores a segurar. A informação remetida através do novo formato possibilita, existindo sinistro na apólice, agilizar todo o processo de sinistro, resultando num processamento das indemnizações e reembolso de despesas mais rápido, com as naturais vantagens tanto para a empresa, como para o sinistrado de acidentes de trabalho. Permitirá, igualmente, apontar a identificação correcta dos vários valores a segurar, mitigando, dessa forma, quaisquer problemas que possam ocorrer com verbas não transferidas. Como poderá a minha empresa ter acesso a este novo formato de entrega de Folhas de Férias? A Açoreana desenvolveu no seu site institucional - - uma funcionalidade específica para a inserção/consulta das Folhas de Férias dos seus Clientes. No espaço destinado ao Envio de Folhas de Férias encontrará ainda um ficheiro excel designado Características Técnicas, que contém todas as especificações técnicas necessárias para a adaptação da informação. Este novo formato obriga a ter um programa informático especial e a adquirir um novo software? O formato de envio de Folhas de Férias às Seguradoras tem uma arquitectura muito semelhante àquele que é actualmente utilizado pelas empresas para remeterem, via Internet, as declarações de remunerações dos seus colaboradores aos serviços da Segurança Social. DDO Entrega de Folhas de Férias - Guia do Utilizador Maio/2012 2

3 O que deve a minha empresa fazer para se adaptar ao novo modelo de entrega das Folhas de Férias na Açoreana? As empresas devem contactar com os seus serviços e/ou os seus prestadores/consultores regulares para a área do software, que conhecem bem este novo modelo e poderão aconselhá-las quanto ao formato e formulário normalizado para entrega das Folhas de Férias. A empresa pode remeter para a Seguradora o ficheiro remetido à Segurança Social? Não. O formato adoptado pelas Seguradoras contém novos campos que se destinam à informação relativa ao número da apólice, ao código da Seguradora, ao código de profissão do trabalhador e ao código de subsídio de refeição, pelo que o ficheiro remetido à Segurança Social não pode ser utilizado. O nome do ficheiro obedece a alguma estrutura própria? O nome do ficheiro a remeter à Seguradora deve observar composição seguinte: Código Açoreana + Número de Apólice (Ramo e Número) + Data da FF (MMAA) +.EUR Este nome deve respeitar um número de caracteres específicos, não podendo conter caracteres especiais tais como: \ / : *.? < >: - 4 algarismos para o código da Seguradora; - 20 algarismos para o número de apólice (formato com os zeros à esquerda); - 4 algarismos para o mês e dia; - 3 posições para a extensão.eur Exemplo: EUR A que se referem com o código da Seguradora a incluir no ficheiro? Cada Seguradora tem um código oficial único atribuído pelo Instituto de Seguros de Portugal (ISP), o qual deve ser associado a todas as apólices por ela geridas. Este código é composto por 4 dígitos e integra a posição inicial do nome dado ao ficheiro de folha de férias. No caso da Açoreana este código é o número DDO Entrega de Folhas de Férias - Guia do Utilizador Maio/2012 3

4 O R1, onde está o n.º de apólice e o código da Seguradora, aparece tantas as vezes quanto os diferentes estabelecimentos e taxas constantes da apólice em questão. Podem existir colaboradores na mesma empresa com apólices diferentes? Sim. No entanto, uma vez que o ficheiro de Folhas de Férias refere uma única apólice os colaboradores em diferentes apólices não poderão ser enviados no mesmo ficheiros. Como devo configurar os elementos que vou incluir no ficheiro das Características Técnicas? Deve consultar as normas de preenchimento que fazem parte do ficheiro de Características Técnicas disponível no site institucional da Açoreana, espaço destinado à inserção/consulta de Folha de Férias. Como proceder se, após confirmar que a apólice está no estado "Activo", ao inserir o n.º da apólice e o n.º de cliente o aplicativo não permite avançar no processo? Deve verificar-se se os n.ºs de apólice (composto pelo Ramo e n.º Apólice) e o n.º de cliente introduzidos estão correctos. Se depois desta confirmação a mensagem persistir deve contactar-se os serviços da Açoreana. Qual a periodicidade do envio de Folhas de Férias à Seguradora? Conforme se encontra estabelecido nas Condições Gerais da apólice uniforme de acidentes de trabalho, a informação relativa ao mês anterior, deve ser remetida à Seguradora com uma periodicidade mensal e até ao dia 15 de cada mês. Não se registou, com a adoptação deste novo modelo de tratamento de Folhas de Férias, quaisquer alterações no que respeita aos seus prazos de envio. A minha empresa pode fazer a entrega de Folhas de Férias respeitante a meses anteriores? Sim. As empresas podem remeter em determinado mês as Folhas de Férias dos meses que não tenham sido ainda entregues, devendo no entanto, sempre que possível respeitar a entrega em tempo útil. DDO Entrega de Folhas de Férias - Guia do Utilizador Maio/2012 4

5 Poder-se-á correr o risco de duplicar a entrega de Folhas de Férias de um mesmo mês? Não. O modelo informático agora adoptado efectua uma validação à informação constante dos campos do ficheiro remetido, rejeitando de forma automática informação duplicada. Se se registar um lapso no preenchimento, como proceder para o corrigir? Nesta situação os serviços da Açoreana devem ser contactados de imediato, identificando qual o lapso. Existe limite para o número de ficheiros a inserir no aplicativo? Sim. Os ficheiros são limitados ao ficheiro correspondente à folha de férias de cada mês. Os colaboradores de uma mesma empresa têm de pertencer à mesma seguradora e à mesma apólice? É frequente as grandes empresas terem tantas apólices quanto as suas unidades de negócio, atendendo à função da actividade ou local onde estão estabelecidos. Logo terá de ser preparado um ficheiro para cada apólice. Onde pode ser obtido o código de profissão do trabalhador a incluir no ficheiro? O código de profissão do trabalhador pode ser obtido a partir de consulta à tabela de Classificação Portuguesa das Profissões (CPP) disponível no site - - do Instituto Nacional de Estatística. DDO Entrega de Folhas de Férias - Guia do Utilizador Maio/2012 5

6 Quais os tipos de Remuneração do colaborador da empresa que devem ser incluídos nos ficheiro de Folhas de Férias? CÓD A B C F M N O P R S T X SR DESIGNAÇÃO Ajudas de Custo Prémios, Bónus e outras prestações de carácter mensal Comissões Subsídios de férias Subsídio de carácter regular mensal Subsídio de Natal Prémios, Bónus e outras prestações de carácter mensal Remuneração base Subsídio de refeição Trabalho suplementar Trabalho nocturno Subsídios de carácter regular não mensal Subsídio de refeição não sujeito a Segurança Social A estrutura do ficheiro é validada? Os ficheiros de Folhas de Férias que se encontram normalizados são sujeitos a um processo de validação automática e cumprindo as características técnicas facultadas anteriormente serão aceites pela Açoreana. Como se confirma que o ficheiro foi validado? Após ter submetido o ficheiro de folha de férias as colunas Nome do Ficheiro ; Carregado em e Comprovativo da tabela de Ficheiros Entregues ficará preenchida. Quem devo contactar se tiver dúvidas? Para obter qualquer outro esclarecimento adicional pode contactar o Contact Center da Açoreana através do número , nos dias úteis, entre as 08h30m e as 18h00m. DDO Entrega de Folhas de Férias - Guia do Utilizador Maio/2012 6

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