Manual de Utilizador Carregamento e Processamento de Ficheiros via Internet Banking. Português - V1

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1 Manual de Utilizador Carregamento e Processamento de Ficheiros via Internet Banking Português -

2 Índice Introdução... 2 Capitulo I Localização da funcionalidade Tipo de Ficheiros Criação de ficheiro no Internet Banking Ficheiro de Salário e Bónus Ficheiro de Fornecedores Transferências OIC Validação dos registos criados Gravação de ficheiros criados no Internet Banking... 7 Capítulo II Carregamento de ficheiro para o Internet Banking Validações a efectuar Conversão dos formatos do ficheiro Do formato Excel para o CSV Do CSV para o formato TXT Estruturas dos ficheiros Pagamentos Salários e Pagamento Bónus Pagamento de Fornecedores Transferências OIC Carregamento de Ficheiro Carregamento de Ficheiros de Grandes Dimensões Capítulo III Processamento de ficheiros Consulta de ficheiros

3 Introdução O presente documento constitui o Manual de Utilizador do Processamento de Processamento de Ficheiros relativos a Pagamento de Salário e Bónus, Pagamento de fornecedores e Transferências OIC (Outras Instituições de Crédito). Este manual, servirá de guia para os Utilizadores do Internet Banking Empresas na criação, carregamento e processamento de ficheiros via Internet Banking. Capítulo I Apresenta os procedimentos para criação de Ficheiros e validação de campos no Internet Banking. Capítulo II Apresenta os procedimentos para carregamento de Ficheiros para o Internet Banking. Capítulo III Apresenta o processamento dos ficheiros no Internet Banking e respectivo módulo de consulta. 2

4 Capitulo I 1.1 Localização da funcionalidade A funcionalidade de Ficheiros encontra-se localizada num campo específico do Internet Banking Empresas. Neste campo, o utilizador tem a possibilidade de efectuar processamentos de ficheiros (Ficheiro Novo) e consultar os ficheiros já processados (Histórico de Ficheiros» Consulta de ficheiros). 1.2 Tipo de Ficheiros O Internet Banking tem disponível o processamento de três tipos de ficheiros nomeadamente: Pagamento de Salário e Bónus; Pagamento de fornecedores; e Transferências OIC. Cada um destes ficheiros tem campos específicos e distintos, por isso o seu processamento deve ser feito isoladamente, isto é, por tipo de ficheiro. O utilizador tem duas maneiras de colocar a informação do ficheiro no Internet Banking, sendo através da criação de ficheiros no Internet Banking ou carregamento do ficheiro para Internet Banking. 3

5 1.3 Criação de ficheiro no Internet Banking Esta acção implica preencher todos os campos solicitados por cada registo e validá-los. Para além dos campos específicos dos ficheiros, o Cliente deve preencher alguns campos genéricos de caracter obrigatório, tais como: Montante total campo decimal com o montante total dos registos a crédito existentes. Este campo tem de ter um valor igual ou superior a zero. Número total de registos a débito campo numérico com o total de registos a débito existentes, com valor superior ou igual a 0. Número total de registos a crédito campo numérico com o total de registos a crédito existentes no ficheiro, com valor superior ou igual a Ficheiro de Salário e Bónus A criação deste ficheiro implica o preenchimento dos campos referentes aos registos a débito e crédito, devendo a conta de débito ser igual a conta origem seleccionada pelo utilizador no Internet Banking. Somatório de montantes à débito A conta de débito deve ser igual a conta origem seleccionada pelo utilizador 4

6 1.3.2 Ficheiro de Fornecedores A criação deste ficheiro implica o preenchimento dos campos referentes aos registos à débito e à crédito, devendo a conta de débito ser igual a conta origem seleccionada pelo utilizador no Internet Banking. Somatório de montantes à débito A conta de débito deve ser igual a conta origem seleccionada pelo utilizador Transferências OIC Implica somente o preenchimento dos campos referentes a contas de crédito, assumindo automaticamente a conta de débito seleccionada pelo utilizador no Internet Banking. 5

7 1.4 Validação dos registos criados A validação do ficheiro é feita registos por registo, a medida que o utilizador vai criando os registos, deve clicar no sinal verde (certo) indicado no ecrã abaixo para validar o registo. Após a validação do registo abre automaticamente outra janela para inserção de outro(s) registo(s). O Internet Banking permite também alterar e/ou eliminar registos já validados, para tal deverá usar os botões conforme a indicações abaixo. 6

8 1.5 Gravação de ficheiros criados no Internet Banking O Internet Banking permite ao utilizador fazer a gravação dos registos criados no Internet Banking para futura utilização ou reutilização. Os registos são gravados no seu aparelho electrónico (computador) no formato de um ficheiro txt. Para guardar o ficheiro, o utilizador tem disponível o botão de gravação conforme marcado no ecrã abaixo. O Internet Banking permite a gravação do ficheiro mediante o preenchimento dos campos obrigatórios (registos já validados e conta de débito). 7

9 Capitulo II 2. Carregamento de ficheiro para o Internet Banking Implica criar um ficheiro (em Excel) obedecendo os campos solicitados no Internet Banking, gravá-lo no formato CSV ou TXT e efectuar o seu carregamento para o Internet Banking. 2.1 Validações a efectuar Antes de efectuar a conversão do ficheiro para os formatos CSV e TXT, o Cliente deve efectuar as seguintes validações ao formato padrão (Excel) de ficheiros comumente usado: 1. O ficheiro não deve conter nenhuma linha, coluna ou célula em branco; 2. O montante deve apresentar (2) duas casas decimais e sem separador de milhares, caso contrário o Internet Banking considerará os últimos dois algarismos do montante como casas decimais. Ex: 100 MT serão lidos 1,00 Mt; 3. O ficheiro só pode ter um registo a débito. E a conta associada ao registo a débito deve corresponder a conta seleccionada na lista de contas no Internet Banking; 4. O campo moeda deve conter abreviaturas reconhecidas das moedas, ex: MZN, USD, ZAR, etc, conforme o caso, devendo ser a mesma moeda que a conta de débito; 5. O ficheiro não deve conter cabeçalho. 2.2 Conversão dos formatos do ficheiro Do formato Excel para o CSV Após o preenchimento e validação do ficheiro, o Cliente deve salvar/guardar o ficheiro clicando no menu File ou Ficheiro e em seguida Save as ou Guardar Como. 8

10 No campo File name insere-se o nome do ficheiro e em seguida selecciona-se o tipo de ficheiro CSV separado por virgulas (CSV comma delimited), no campo Save as type, como a demonstração abaixo: Do CSV para o formato TXT A gravação do ficheiro no formato TXT passa pelo uso do ficheiro já gravado no formato CSV separado por vírgulas, da seguinte forma: 1. O utilizador converte o ficheiro CSV clicando sob ele com o botão direito do mouse, seleccionando a opção Mudar o nome e alterar extensão para TXT. 9

11 2. Pode também, abrir o ficheiro CSV e clicar no menu Ficheiro e em seguida Save as ou Guardar Como. No campo Nome de ficheiro insere-se o nome do ficheiro, sucedido pela extensão txt. O nome e a extensão devem estar entre as aspas. O nome e a extensão devem estar entre aspas. Ex: pagamento.txt 3. Estruturas dos ficheiros Pagamentos Salários e Pagamento Bónus Estrutura do Ficheiro CSV 10

12 Coluna Tipo Descrição A Geral Nº de Conta B Geral Nome do Titular C Numérico Montante D Geral Nº de Documento E Geral Descritivo para Extracto F Geral Código de Transacção (D débito e C - Crédito) G Geral Moeda Estrutura do Ficheiro TXT Pagamento de Fornecedores Estrutura do Ficheiro CSV Coluna Tipo Descrição A Geral Nº de Conta B Geral Nome do Titular C Numérico Montante D Geral Nº de Documento E Geral Descritivo para Extracto F Geral Continuação do descritivo na coluna E G Geral Código de Transacção (D débito e C - Crédito) H Geral Moeda 11

13 Estrutura do Ficheiro TXT Transferências OIC Estrutura do Ficheiro CSV Coluna Tipo Descrição A Numérico Nº de Conta à débito B Geral Nome do Titular C Numérico Montante D Geral Nº de Documento E Geral Descritivo para Extracto F Geral Código de Transacção (T) G Geral Moeda H Geral Nome do Beneficiário I Geral Endereço J Texto Código do banco beneficiário K Texto Nº da Conta Beneficiaria L Texto NIB do beneficiário 12

14 Estrutura do Ficheiro TXT Validações Específicas A coluna do código de transacção deve ser preenchida somente pela letra T ; O valor do Campo Nº de Conta à débito é igual para todos os registos e tem que estar em sessão e ter sido a seleccionada no Internet Banking. 4. Carregamento de Ficheiro Para o carregamento de ficheiros (Salários, Fornecedores e Transferências OIC) o utilizador deve clicar no botão Procurar conforme a sequência de ecrãs abaixo. A partir do primeiro ecrã, o utilizador, poderá buscar o ficheiro gravado no seu dispositivo electrónico e para concluir deverá clicar no botão Carregar. 13

15 Após o carregamento do ficheiro, o utilizador visualiza o ecrã abaixo. Aqui o utilizador tem a possibilidade de alterar ou eliminar o (s) registo (s). 14

16 2.4.1 Carregamento de Ficheiros de Grandes Dimensões No caso de carregamento de ficheiros com muitos registos, o utilizador antes de efectuar o carregamento do ficheiro deverá seleccionar o campo marcado abaixo para inibir a edição dos registos. 15

17 Capítulo III 3.1 Processamento de ficheiros O processamento do ficheiro é o procedimento que sucede o carregamento ou criação de registos. Após os utilizador validar a informação dos registos, deverá preencher todos os campos necessários e dar andamento a transacção através do botão Continuar. Exemplo: Processamento de um ficheiro de salário de um (1) registo a débito. Ecrã de inserção/ carregamento dos dados 16

18 Confirmação dos dados Processo de autorização da transação: 17

19 Ecrã de confirmação da transacção Nota: Assim como acontece em outras transacções, caso a empresa se obrigue com mais de uma assinatura no Internet Banking, o ficheiro fica pendente até que o processo de assinaturas temine, sendo guardada a transacção no centro de transacções no campo Transacções Inacabadas. Após o termino, ficará visível no campo Consulta de ficheiros. 3.2 Consulta de ficheiros Os ficheios processados no Internet Banking ficam disponíveis para consulta no campo Histórico de ficheiros» Consulta de Ficheiros. No ecrã abaixo o utilizador selecciona o tipo de ficheiro e o período de pesquisa, através do botão Lista obtem os ficheiros existentes, localizado o ficheiro procurado, o utilizador clica sobre o número de lote que aparece na cor azul, dando-lhe acesso aos detalhes do ficheiro em causa. 18

20 No ecrã de detalhes do ficheiro, o utilizador poderá obter a partir do botão Download Lista Erros a listagem de registos não processados e os respectivos motivos. Lista de registos não processados 19