Manual XML-Validador-Conversor Registar recursos humanos

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1 Manual XML-Validador-Conversor Registar recursos humanos Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE-RH) XML março de 2012

2 Introdução De acordo com o previsto na Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro, os serviços integrados, serviços e fundos autónomos, Regiões Autónomas, autarquias locais e outras entidades que integrem o universo das administrações públicas em contas nacionais, bem como todas as entidades que já tenham carregado dados no SIOE, devem disponibilizar, trimestralmente, os seguintes dados: a) Número de trabalhadores em exercício efetivo de funções nas entidades públicas, tendo em conta: i) O tipo de relação jurídica de emprego; ii) O tipo de cargo, carreira ou grupo; iii) O género; iv) O nível de escolaridade (*); v) O escalão etário (*); b) Dados sobre fluxos de entradas e saídas no trimestre de referência; c) Dados sobre remunerações, suplementos, subsídios, benefícios, gratificações e outros abonos em numerário ou espécie no primeiro mês do trimestre de referência; d) Número de trabalhadores com deficiência ou doença crónica (*); e) Número de prestadores de serviço, distribuído por modalidade contratual e por género e respetivo encargo (*). (*) Informação prestada apenas com periodicidade semestral, durante os carregamentos de janeiro e julho. Para facilitar o preenchimento dos dados, a DGAEP procedeu à elaboração deste manual, que indica passo a passo como validar os ficheiros Excel, previamente preenchidos com os dados das entidades, como convertê-los em XML e proceder à sua submissão no site SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 2 de 18

3 Formas de carregamento A Direção-Geral da Administração e Emprego Público, detentora do Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE), disponibiliza às entidades as seguintes formas de carregamento de dados de recursos humanos e financeiros: A) Carregamento utilizando ficheiros XML A.1.) utilizando o software adicional - SIOE-Conversor-RH que permite a criação dos ficheiros XML a submeter, a partir de Quadros Excel previamente formatados e disponibilizados na área da documentação do site do SIOE. A.2.) criando os ficheiros de acordo com as especificações técnicas publicadas no site do SIOE após autenticação e que se encontram expressas no Manual XML aí publicado. Neste documento é explicado o funcionamento da aplicação e a forma de proceder à submissão dos ficheiros XML criados. B) Carregamento on-line(por favor consultar Manual RH-online ) Cada entidade poderá decidir qual a forma que mais se adequa à sua situação. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 3 de 18

4 I-Criação/validação dos ficheiros XML O software disponibilizado é uma aplicação local, de validação e carregamento de dados que possibilita uma forma mais amigável de efetuar o carregamento e permite ainda a possibilidade de reaproveitamento da informação contida nos quadros, em posteriores carregamentos, efetuando apenas as alterações entretanto ocorridas. 1º Passo - Pré-requisitos São necessários os seguintes pré-requisitos, no microcomputador onde será instalada a aplicação, para a execução da aplicação: a) Software Sistema operativo Windows XP ou superior; Framework.NET 4.0 (client profile) b) Hardware Processador 1Ghz; 2 Gb de memória RAM 5 Gb de espaço livre no disco rígido. c) Acesso à internet e o browser Internet Explorer com versão 7 ou superior Aquando da instalação da aplicação se o equipamento não tiver os requisitos exigidos a nível de software o utilizador será informado através de mensagens padrão do Sistema Operativo e das bibliotecas.net. 2º Passo - Instalação da aplicação A aplicação está disponível para download no site do SIOE (na zona acessível apenas para utilizadores autenticados) no seguinte endereço SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 4 de 18

5 Crie uma pasta com a designação ValidadorConversor onde deve colocar o ficheiro. Clique sobre o ficheiro e dê inicio ao processo de instalação. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 5 de 18

6 Clique sobre avançar e conclua a instalação. Depois da aplicação estar instalada, aparecerá um logotipo no ambiente de trabalho, onde irá clicar para aceder à aplicação. Para facilitar o trabalho dos utilizadores ao executar a aplicação pela primeira vez, será criada uma estrutura de pastas onde sugerimos sejam guardados os vários tipos de ficheiro a tratar pela aplicação. De notar que para que tal seja possível é pressuposto que o utilizador disponha de permissões de escrita no disco c:/. As pastas criadas e a utilização propostas são as seguintes: C:/SIOE_RH/Ficheiros_Excel localização de ficheiros excel preenchidos com os dados da entidade C:/SIOE_RH/Ficheiros_XML localização de ficheiros XML gerados de modo autónomo pela entidade SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 6 de 18

7 C:/SIOE_RH/Ficheiros_A_Enviar localização dos ficheiros XML gerados pela aplicação com base nos ficheiros excel. C:/SIOE_RH/Ficheiros_Log localização dos ficheiros de log gerados pela aplicação e que permitirão despistar problemas reportados à DGAEP. C:/SIOE_RH/Ficheiros_XSD localização dos ficheiros XSD utilizados na validação dos ficheiros XML. Sempre que validar os ficheiros XML a aplicação, de forma automática, efetua o download da última versão dos ficheiros XSD, disponível no site da DGAEP, para esta pasta. 3º Passo - Download dos ficheiros Excel disponibilizados Para utilizar esta aplicação deverá previamente proceder ao download dos ficheiros Excel disponibilizados na área da Documentação, após autenticação no site, preenchê-los e colocá-los na pasta c:/sioe_rh/ficheiros_excel 4º Passo - Interface com o utilizador Ao clicar sobre o icon da aplicação, instalada no seu microcomputador, visualizará o ecrã abaixo. Em cada carregamento deve selecionar o mês e o dia correspondente à data de carregamento e de seguida carregar no botão Ok (no exemplo foi selecionada a data de 31 de março de 2012). SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 7 de 18

8 Neste ecrã terá disponíveis duas opções: Validar ficheiro Excel ou Validar XML e por defeito apresenta a data selecionada no passo anterior. 4.a) Validação de ficheiro Excel Ao selecionar opção de Validar ficheiro excel será apresentado um ecrã que lhe permitirá selecionar o ficheiro Excel que pretende validar. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 8 de 18

9 Se o ficheiro Excel não obedecer às especificações, ao fazer a validação serão apresentadas as mensagens de erro como a seguir se exemplifica. Neste caso apenas será apresentada a opção de voltar ao ecrã inicial. Deverá proceder às correções dos erros reportados no validador e voltar a proceder à validação do ficheiro. Após a seleção do ficheiro o processo de validação inicia-se automaticamente e à medida que as validações forem sendo executadas o resultado será exibido no ecrã. Quando o processo terminar e se o resultado for o acima reportado será disponibilizado um botão Gerar ficheiro XML que permitirá a passagem para a fase de geração do XML. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 9 de 18

10 Selecione a pasta abaixo referida e o ficheiro será gerado automaticamente. No final do processo aparecerá a mensagem de Geração finalizada. Estes ficheiros serão salvaguardados na diretoria C:/SIOE_RH/Ficheiros_A_Enviar Repita esta operação tantas vezes quantos os quadros que preencheu. 4.b) Validação de ficheiro XML No caso de ter criado os ficheiros XML, seguindo as especificações técnicas constantes da área da Documentação no site do SIOE, poderá validar estes ficheiros utilizando os XSD disponibilizados ou utilizar a aplicação disponibilizada para proceder à sua validação. Cada ficheiro será referente a apenas um quadro, no entanto pode ter dados de várias entidades. Em alternativa poderá utilizar a aplicação SIOE-RH-Conversor para fazer essa validação. Guarde os ficheiros na pasta C:/SIOE_RH/Ficheiros_XML e proceda de acordo com o a seguir descrito. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 10 de 18

11 Selecione a opção Validar XML Por defeito estará selecionada a pasta C:/SIOE_RH/Ficheiros_XML. Selecione o ficheiro XML pretendido e automaticamente se desencadeará o processo de validação. Clique no botão Voltar ao ecrã inicial e valide todos os ficheiros que estiverem em fase de validação. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 11 de 18

12 II-Submissão dos ficheiros XML no site do SIOE 1º Passo Aceder à página da DGAEP e clicar com o cursor no logótipo do Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE). 2º Passo - Na página inicial do SIOE escrever o username e a password fornecidas pela DGAEP e selecionar entrar. Nos print screens seguintes foi utilizada a título meramente exemplificativo o username e a password atribuídos à entidade XPTO. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 12 de 18

13 3º Passo Nesta página estão disponíveis, para consulta, na área da documentação, todos os documentos de apoio, os manuais, os Quadros com respetivas instruções de preenchimento e um conjunto de FAQ s (perguntas mais frequentes), para apoio no registo de dados. Nesta página acede-se à página específica da entidade. Para aceder clique sobre a designação da entidade. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 13 de 18

14 4º Passo Verificar a caracterização geral da ou de cada entidade e verificar se os respetivos dados de caracterização estão corretos. Caso algum dos dados não esteja atualizado deverá comunicá-lo à DGAEP pelo De seguida no menu operações selecione carregar RH (XML) SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 14 de 18

15 5º Passo De seguida deve selecionar o ano, a data a que se refere o carregamento e o quadro que pretende carregar. Por defeito está disponível a informação referente ao carregamento que se encontra a decorrer e para o qual se pretende registar dados (consulte as FAQS 1 e 45). Na opção quadro a carregar, selecione o nome do quadro que pretende submeter. Nesta listagem apenas constarão os quadros necessários em cada carregamento. A imagem anterior corresponde ao carregamento cuja data de carregamento é e cujo período de carregamento decorreu de 1 a 15 de janeiro de Na imagem seguinte são apresentados, para seleção, os quadros que pode submeter na data de carregamento reportada a e que decorre de 1 a 15 de abril. A explicação prossegue utilizando as imagens referentes ao primeiro carregamento de SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 15 de 18

16 6º Passo - Para submeter os ficheiros, deve, clicar no botão procurar, procurar o ficheiro correspondente ao quadro selecionado e clicar em carregar. Valide a mensagem de alerta ou proceda à seleção do ficheiro correto. 7º Passo - Após submissão do ficheiro, é dada uma mensagem informativa de que, deverá consultar o sistema no prazo de 48 horas para verificação do estado de processamento dos ficheiros. Esta mensagem apenas significa que o carregamento foi efetuado, não que está de acordo com as especificações. Este procedimento deverá ser repetido para todos os quadros contendo a informação a carregar. 7º Passo Aceda ao sistema e na área informação adicional poderá confirmar o resultado da submissão dos ficheiros. Se existir um associado ao login que efetuou a submissão dos ficheiros será enviada para este endereço uma notificação contendo o resultado do processamento dos ficheiros. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 16 de 18

17 8º Passo Para proceder à correção de eventuais erros, aceda ao menu das operações, selecione a opção registar/consultar RH e proceda à correção online (ver manual carregamento online) ou repita o processo de carregamento XML. SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 17 de 18

18 Fim do Documento SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 18 de 18

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