Manual Gespos Recovery

Transcrição

1 Manual Gespos Recovery

2 Introdução...3 Edição de dados Edicão directa de dados...4 Eliminar todos os dados excluindo tabelas e configurações...6 Estrutura Verificar valores Null das tabelas...6 Recriar Indices da base de dados...6 Recriar campos do tipo counter/contadores.7 Stock Relançar todos os documentos em stock...7 Recalcular stock baseado nos movimentos de stock...7 Eliminar Movimento de stock de produtos que não movimentem stock...7 Conta Correntes Relançar documentos de venda Tipo credito/debito em c/correntes...8 Relançar recibos em c/c de cobranças...8 Corrigir detalhes dos recibos 8 Verificar contas correntes de clientes...8 Tabelas Relançar nos movimentos as famílias dos produtos...9 Colocar data da última venda na ficha de clientes...9 Retirar as mudanças de linha da descrição dos produtos...9 Apagar atribuição de cor/tamanhos no produtos 10 Outras Arredondamento de detalhes de venda c/iva incluído..10 Gesfiliais- Verificar importação de detalhes dos recibos...10 Gesfiliais- Corrigir terminal de registo pela série de registo...10 Gesfiliais- Apagar importação da série X.10 Página 2

3 Introdução O Recovery foi concebido para se efectuarem rotinas de intervenção técnica a nível das bases de dados. Só um técnico especializado (Parceiro Escripóvoa com formação recovery ) deverá utilizar este aplicativo). Para ter acesso ao Recovery, deverá executar o download deste executável em: são: (só com login de acesso ao site de parceiros escripovoa) - Este ficheiro encontra-se compactado com password password essa que é 88gespos88 (password de descompactação). Após a sua descompactação, deverá copia-lo para a pasta onde se encontra o programa Gespos. Ao executar este ficheiro, será solicitada uma primeira password, sendo esta a do utilizador administrador do Gespos. Após a leitura e aceitação do texto informativo, será solicitada nova password ( Partner.log) (1). Esta password terá que ser gerada pelo parceiro Escripóvoa com o executável REVLOG.exe que se encontra também no site de parceiros no link Também este ficheiro se encontra compactado com password : 88gespos88 Fig 1 Após a sua descompactação irá então executar o REVLOG. Nas primeiras linhas deste aplicativo (fig1), o parceiro Escripovoa poderá colocar os seus dados. Estes irão constar do menu do Gespos com o nome à cerca do Gespos. No item Password Técnica, deverá então indicar a palavra passe que o parceiro irá colocar para aceder ao Recovery. No local Data Demo, poderá indicar uma data para finalizar o aplicativo. Para situações de testes ou consignação do aplicativo a algum utilizador. Após clicar em Gravar e depois Sair, será gerado ( na pasta onde se encontra o REVLOG), um ficheiro com o nome PARTNER.LOG que deverá então ser copiado para a pasta onde o Gespos está instalado. Voltamos então ao primeiro ponto (1) onde se indicava, ao aceder ao Recovery, a password técnica do Partner.log. Página 3

4 Fig.2 Após ter digitado a password técnica acima referida irá visualizar as várias opções disponíveis que passo a descrever. Opções do Recovery Fig.3» Edição de dados\ Edição directa de Dados Editor de base de dados para executar comandos SQL ou para editar determinada tabela da base de dados, útil para quem não tem o Access instalado na máquina e deseja efectuar alterações directamente na base de dados. Aconselhamos a máxima prudência uma vez que estará a alterar directamente a base de dados. Página 4

5 Existem duas opções neste menu : Query SQL e Edição directa na base de dados. Com a opção edição directa.. Poderá alterar dados directamente e de forma manual, na base de dados. Poderá, por exemplo, chamar uma tabela de CLIE e alterar alguns dados na tabela de Clientes. Na opção Query SQL poderá executar comandos SQL, que, de uma forma automática efectuam alterações várias às bases de dados. Para executar comandos SQL no Gespos Windows, deverá escolher a opção "Edição directa de base de dados", mudar o tab para "Query de SQL", digitar o Query SQL e pressionar no botão "Executar". Importante: Visto que os comandos SQL acedem directamente á base de dados, faça uma cópia de segurança rápida, por exemplo, faça copy da basedados.mdb e coloque-a noutra pasta. Poderá, com comandos SQL, por exemplo, efectuar promoções em super mercados, em que, para tal, bastará executar o comando SQL necessário para a alteração do preço. Nas seguintes linhas de texto descrevo algumas das operações que poderá executar, como por exemplo, aumentar os preços 20% num determinado período. NOTA: se desejar efectuar alguma alteração com comandos SQL e não tiver a certeza dos comandos a efectuar, envie um para suporte@escripovoa.pt e ser-lhe-há enviado o respectivo comando. Iremos de seguida simular algumas operações. Operação 1 -> Promoção - Diminuir os preços com IVA em 20% que sejam da família 8 por um período de tempo. 1) Vamos então guardar o preço actual, para isso, guardaremos esse valor no campo de nome "NOME4" que é usado no Gespos para campo extra 3, como é um campo alfanumérico teremos também que converter o numero em alfanumérico, o comando que executa essa função é: UPDATE ARTI SET NOME4 =STR(PVPI ) WHERE FAMI=8 2) Diminuir o preço de venda com iva em 20% que sejam da família 8 UPDATE ARTI SET PVPI =PVPI - (0.20*PVPI) WHERE FAMI=8 3) Se queremos arredondar a duas casas decimais o PVP com iva digitamos o seguinte comando UPDATE ARTI SET PVPI =ROUND(PVPI,2) WHERE FAMI=8 4) Agora temos o preço de venda com Iva actualizado, mas o preço sem iva não corresponde ao correcto, para isso temos que fazer: UPDATE ARTI SET PVP = PVPI / (1+(TAXA/100)) 5) Os preços estão neste momento na promoção como deseja, para cancelar a promoção bastará digitar o seguinte comando: UPDATE ARTI SET PVPI = VAL(NOME4) WHERE FAMI=8 UPDATE ARTI SET PVP = PVPI / (1+(TAXA/100)) Operação 2 -> Calcular o preço de venda sem IVA baseado em 80% sobre o custo que sejam da família 10 1) Calcular o preço de venda com 80% sobre o preço de custo ultimo Página 5

6 UPDATE ARTI SET PVP =PVP+(0.80*PCULTIM) WHERE FAMI=10 2) Visto termos o preço de custo sem iva é necessário actualizar o preço com iva. UPDATE ARTI SET PVPI = (1+(TAXA/100)) * PVP WHERE FAMI= A opção Gravar ou Abrir Query serve para abrir um comando SQL que tenha, por exemplo, no bloco de notas, etc. Ou gravar o comando que acabou de executar para um ficheiro de texto ou RTF» Edição de dados\ Eliminar todos os dados (excluindo tabelas e configurações) Elimina todos os registos que dizem respeito a movimentos, mantendo os registos das tabelas e configurações já criadas. Nota: Útil para eliminação de documentos que tenham sido feitos pelo cliente como experiência, formação, testes...aproveitando os artigos e clientes reais já criados. Caso pretenda eliminar tudo, incluindo as tabelas e configurações, bastará eliminar o ficheiro basedados.mdb que ao aceder ao aplicativo (back-office) será criada uma nova base de dados. Fig.4» Estrutura\ Verificar valores Null das tabelas Esta rotina verifica quais os campos da base de dados que não apresentam registo, (ou seja os campos Null), e aplica um valor obrigatório, por exemplo, o zero (0). Esta situação acontece vulgarmente em conversões de dados quando não são preenchidos alguns campos considerados obrigatórios e que deveriam apresentar valores ainda que seja 0. Deverá ser executada também após se efectuar um upgrade da versão DOS do Gespos, para a versão em Windows.» Estrutura\ Recriar índices da base de dados Analisar índices das tabelas da base de dados e recria-los. Ex.: A rotina Recriar índices das base de dados não deverá ser executada a menos que seja indicada pelos serviços técnicos da Escripóvoa. Foi implementada para ser somente utilizada em casos extremos onde uma base de dados ficou corrompida e foi recuperada com utilitários de reparação Página 6

7 » Estrutura\ Recriar Campos do tipo Counter/ Contadores Sempre que é acrescentado um movimento de Stock, é atribuido um número, automaticamente, pela própria base de dados. No entanto houve uma versão do JET da Microsoft que tinha uma anomalia, em que eram atribuidos números repetidos Esta opção irá verificar essa rotina e retirar números repetidos. Fig.5» Stock\Relançar todos os documentos em stock Analisa todos os documentos já emitidos e faz o respectivo registo na base de dados de stock. Ex. Esta rotina é útil quando emitiram documentos sem que estes estivessem devidamente configurados a abaterem stock e por tal, não terem sido registados como deveriam em stock. Então para corrigir essa situação terá que executar esta operação.» Stock \Recalcular stock baseado nos movimentos de stock Recalcular stock de produtos com base nos registos que se encontram em movimentos de stock. Esta rotina só deverá ser executada quando é feito o relançamento de documentos em stock.(após a primeira opção de stock). No entanto os nossos serviços técnicos poderão dar informar, em casos excepcionais, se esta rotina pode ser executada ser a primeira opção.» Stock\ Eliminar Movimento Stock produtos que não movimentem stock Eliminar registos na base de dados de stock relativamente a produtos configurados para não movimentar stock. Ex. Por lapso alguns produtos foram configurados como processando stocks, como não há compras o stock está a negativo. Para poder anular esses registos em stock, defina na ficha do artigo, que não processa stock e de seguida execute a rotina "Eliminar movimento de stock de produtos que não movimentem stock" Página 7

8 Fig.6» C/correntes \ Relançar documentos de venda do tipo credito / debito em c/correntes Analisa os documentos configurados para registar em c/c a débito e a crédito e efectua os registos nas respectivas contas correntes. Por exemplo, imagine que lançou determinados documentos que não estavam configurados para registarem em contas correntes e agora necessita que estes sejam lançados nas contas correntes. Deverá então configurar os documentos para registarem em contas correntes e executar esta rotina.» C/correntes\ Relançar recibos em c/c de cobranças Registar recibos na base de dados de cobranças. Caso se esqueça de activar o sistema de cobranças tendo já sido emitidos recibos, poderá sempre lançá-los para futura cobrança. Não terá que gravar de novo todos os recibos para isso execute a rotina "Relançar recibos em c/c de cobranças". Serão registados todos os recibos já emitidos como pendentes de cobrança. NOTA: se activar o sistema de cobranças, e utilizar apenas o recibo para actualização de contas correntes, não deverá retirar leituras efectivas dos extractos de contas correntes para obtenção de pendentes de dívidas, visto que os recibos estão na mesma a liquidar a conta corrente ( não deverá nunca desactivar nas configurações de documentos, o visto das contas correntes, do documento Recibo).» C/correntes \ Corrigir detalhes dos recibos Esta rotina só deverá ser efectuada com previa indicação de elementos técnicos da Escripóvoa. Vai colocar na tabela de recibos ( REC e _REC) o nº do cliente baseado nos pagamentos efectuados. Arredonda também o campo do valor pago pelo documento.por último, elimina detalhes de recibos que liquidem documentos já pagos.» C/correntes \ Verificar contas correntes de clientes Esta rotina só deverá ser efectuada com previa indicação de elementos técnicos da Escripóvoa. Aqui poderá escolher se deseja efectuar esta rotina para um cliente em específico ou para todos os clientes. Esta rotina tem 6 implicações : 1 Verifica todos os documentos que não estão configurados para serem lançados em contas correntes e que são do tipo AMBOS e que foram lançados a crédito. Página 8

9 2 Verifica se todos os documentos configurados para lançamento conta corrente a débito, estão bem lançados 3 Verifica se todos os documentos configurados para lançamento a débito estão bem lançados 4 Verifica todos os documentos que não estão configurados para serem lançados em contas correntes e apaga-os das contas correntes 5 Cruza os detalhes dos recibos com os documentos do tipo AMBOS terminados a crédito 6 Cruza os detalhes dos documentos config. a crédito e os configurados a débito. Fig.7» Tabelas\ Relançar nos movimentos as famílias dos produtos Esta rotina é utilizada quando a ramificação da família é alterada, isto é vai actualizar a tabela de movimentos por documento o novo caminho da família. Ex.:Imagine que tinha artigos pertencentes a uma ramificação de família por exemplo: Higiene\Perfumes. No entanto actualizou todos (ou alguns) destes artigos para uma nova ramificação de família: Higiene\Perfumes\Mulher. Esta função actualizará os movimentos realizados com estes artigos para o novo caminho, sendo que poderá já obter relatórios de vendas de famílias baseados nestas novas alteração.» Tabelas\ Colocar data da última venda na ficha de clientes Verifica qual o último documento de venda de cada cliente e efectua o seu registo na ficha. Imagine que necessita de anular um documento de venda, a data da última venda na ficha de clientes não é novamente calculada, isto é continua registada na ficha de cliente. Visto esta situação a data da ultima venda não corresponde á realidade e de modo a que fique correcto terá que correr a rotina Colocar data da ultima venda na ficha de clientes.» Tabelas\ Retirar as mudanças de linha da descrição dos produtos Eliminação de "enter" no campo de descrição dos artigos para que na impressão de documentos a informação seja apresentada correctamente Ex.: Quando no Nome do produto tem mais que uma linha, por vezes no documento impresso este campo aparecia desconfigurado.. Página 9

10 » Tabelas\ Apagar atribuição de cor/tamanhos nos produtos Apaga a cor e/ou o tamanho que não tenham tido qualquer movimento em determinado artigo. Poderá efectuar um filtro por referencia para pesquisa desses artigos. Fig.8» OUTRAS\Arredondamentos de detalhes de vendas c/ iva incluído Recalculo de valores relativamente à taxa de IVA nos detalhes de documentos de forma a que os valores sejam apresentados nos mapas de resultados. Esta rotina foi elaborada de modo a corrigir situações que aconteciam em versões anteriores nos Mapas de Família. Ex.Um documento com valores totais de linha de 2 e 6 com IVA a uma taxa de 12%.Tomando estes valores como exemplo teremos: 2 / 1.12 = / 1.12 = Total = 7.15 Se por outro lado somarmos os valores de linha e só depois retirarmos o IVA dará: = / 1.12 = 7.14 Este é apenas o exemplo, onde se verifica a diferença de 1 cêntimo, os diferenciais verificados no final de um dia de vendas poderá ascender a 1 ou até mais, dependendo das vendas! No entanto, se pretende que os valores sejam arredondados, a rotina "Arredondamentos de Detalhes de Vendas com IVA incluído" irá repartir o arredondamento final pelos detalhes das vendas.» OUTRAS \Gesfiliais - Verificar importação de detalhes dos recibos - Esta opção já não é necessária a partir das versões 2.38L4 e sairá do menu nas próximas versões.»outras\gesfiliais corrigir terminal de registo pela série de registo - Mediante a configuração da série actual, verifica todos os registos dessa série se estão conforme configuração indicada nos parâmetros das configurações. Deverá falar com um elemento técnico da Escripóvoa antes de executar esta operação.» OUTRAS \Gesfiliais apagar importação da série X Apaga determinada série de documentos (vendas, compras e doc s de stock) relacionada com a série aqui inidcada. O Stock não é alterado. Deverá falara com um elemento técnico da Escripóvoa antes de executar esta operação. Página 10