Catálogo Nacional de Compras Públicas. Manual de Fornecedores

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1 10 de Julho de 2009

2 Índice 1. Introdução Objectivo Fornecedor AQs/CPAs Contratos Grupos AQ/CPA Carregamento e Actualização do Catálogo Introdução Guia passo a passo Verificação dos dados (XML) contra o esquema (XSD) Submeter o XML Artigos do Contrato Página 2 de 23

3 1. Introdução 1.1. Objectivo Este documento tem por objectivo a descrição das funcionalidades da aplicação CNCP Catálogo Nacional de Compras Públicas específicas aos fornecedores, nomeadamente a criação de actualizações e o carregamento de ficheiros. Página 3 de 23

4 2. Fornecedor Após a autenticação do utilizador é visualizado um ecrã com uma lista de fornecimentos e uma lista de utilizadores ambas referentes à entidade fornecedora a que pertence. À esquerda, e no topo do ecrã, encontram-se opções que serão descritas nos pontos seguintes AQs/CPAs Estão disponíveis através do link AQs/CPAs do menu central, logo acima da barra lateral. Ao clicar no link o utilizador é enviado para o ecrã AQs/CPAs que contém uma lista com todos os AQs dispostos por páginas, podendo ser ordenados pelas colunas apresentadas (cor laranja) Visualizar Figura Listar AQs/CPAs Através do link existente na descrição do concurso ilustrado na figura anterior (cor vermelha), o utilizador entrará no respectivo ecrã desse Acordo Quadro. O utilizador pode consultar os dados do AQ, visualizar os seus contratos e dos seus concorrentes e grupos os associados Contratos A informação está disponível por contratos e distribuída pelos vários fornecedores constantes do AQ.. Esta informação está disposta por páginas e pode ser ordenada pelas colunas apresentadas, conforme ilustrado na figura seguinte (cor laranja). Cada linha/ contrato da lista tem três links em que os dois primeiros dizem respeito ao número do acordo (cor vermelha) e ao estado (cor amarela) do contrato. Estes links permitem a navegação para o ecrã de visualização. O terceiro link encontra-se no fornecedor (cor verde) e permite a navegação para o ecrã de visualização dessa entidade fornecedora. Página 4 de 23

5 Figura Listar Contratos A mensagem de sucesso Contrato apagado com sucesso. ser-lhe-á apresentada Criar Actualização ao AQ O AQ possibilita a actualização e a descontinuidades de artigos no contrato. A actualização do AQ pressupõe a actualização de artigos no contrato sem haver alteração do n.º de ordem. A descontinuidade do AQ pressupõe a descontinuidade de artigos, sem que haja recurso à inserção de novos artigos. Para actualizar os artigos presentes no contrato, o fornecedor deve clicar em Nr. Acordo, conforme se visualiza na figura anterior e, seguidamente cliclar em Criar Actualização. Após esta acção receberá uma mensagem de sucesso ou insucesso conforme ilustrado na figura seguinte (cor verde). Figura Seleccionar Criar Actualização 2.3. Grupos AQ/CPA No ecrã dos dados do contrato encontra-se uma lista dos grupos associados ao AQ. Esta informação está disposta por páginas e pode ser ordenada pelas colunas apresentadas, conforme ilustrado na figura seguinte (cor laranja). Figura 2-4 Listar Grupos Associados do AQ Página 5 de 23

6 Descarregar Esquema Através do link existente no esquema do grupo ilustrado na figura anterior, o utilizador pode descarregar o esquema do grupo para posterior importação de artigos a fim de proceder à actualização dos artigos no contrato. Página 6 de 23

7 3. Carregamento e Actualização do Catálogo 3.1. Introdução Seguindo as melhores práticas do mercado, as submissões iniciais de catálogos e respectivas actualizações são efectuadas através de formato XML. Um ficheiro XML é um ficheiro em formato texto que é estruturado segundo um conjunto de regras padrão. Sabendo que cada lote tem um conjunto específico de características próprias, torna-se necessário forçar o ficheiro XML a seguir uma certa estrutura de forma a este ser directamente mapeado para as definições do lote. Isso é conseguido através de um esquema XSD. Um esquema XSD não é mais que um ficheiro que não apenas define mas também permite validar a estrutura de um ficheiro XML. Existe um esquema XSD para cada lote existente no CNCP, estando estes disponíveis para descarregamento. Terão de ser gerados tantos ficheiros XML como quantos lotes se pretender carregar ou actualizar. O próximo capítulo exemplifica este processo utilizando a ferramenta Microsoft Excel Guia passo a passo Obter o Esquema XSD O utilizador navega até ao AQ que pretende e clica na ligação relativa ao lote sobre o qual deseja actualizar, tal como mostra a imagem seguinte: Figura 3-1 Obter Esquema O CNCP pedirá então para guardar um ficheiro XSD no computador do utilizador. Para efeitos de exemplo, esse ficheiro é guardado no Desktop ( Ambiente de Trabalho ) Configurar o Excel Antes de avançar, é necessário configurar o Excel para mostrar as opções de tratamento XML/XSD. Para isso, o utilizador abre as opções do Excel, acedendo ao Office Button ( Botão Office ) e depois em Excel Options ( Opções do Excel ). Página 7 de 23

8 Figura 3-2 Opções do Excel De seguida activa a opção Show Developer tab in the Ribbon ( Mostrar separador Programador no Friso ), como exemplificado na figura seguinte: Página 8 de 23

9 Figura 3-3 Activar separador Developer É então visível o separador Developer ( Programador ): Figura 3-4 Friso Developer Página 9 de 23

10 Ligar o Excel ao Esquema XSD O passo seguinte consiste em ligar o Excel ao Esquema XSD. Para isso o utilizador acede ao separador Developer ( Programador ) e depois ao botão Source ( Origem ). Isto mostra a barra lateral XML Source ( Origem XML ). Figura 3-5 Escolher Origem do XML De seguida escolhe o ficheiro XSD que corresponde ao lote que se deseja ligar. Isto é conseguido através dos botões XML Maps ( Mapas XML ) e depois Add ( Adicionar ): Página 10 de 23

11 Figura 3-6 Carregar Esquema do Documento É apresentada uma janela de escolha de ficheiro. O utilizador navega até ao Desktop ( Ambiente de Trabalho ) e escolhe XML Schema files (*.xsd) ( Ficheiros de esquema XML (*.xsd) ) nos tipos de ficheiro. A partir daí escolhe o ficheiro que guardou a partir do CNCP: Página 11 de 23

12 Figura 3-7 Carregar Esquema Após o ficheiro ter sido correctamente ligado, o Excel mostra a interpretação do mesmo, na barra lateral XML Source ( Origem XML ): Página 12 de 23

13 Figura 3-8 Carregar Esquema Note-se na figura anterior as divisões que qualquer lote tem: descontinuidades e actualizacoes. As actualizações de artigos e as descontinuacoes implica remoções. A forma mais simples consiste em mapear cada uma destas divisões numa folha ( sheet ) separada para cada tipologia de actualização. As tipologias actualizações e descontinuidades deverão ser efectuadas e mapeadas em ficheiros separados para serem submetidas e analisadas de uma forma autónoma. Para isso posiciona-se na célula A1 da Sheet 1 ( Folha 1 ), selecciona-se o elemento actualizações e utiliza-se o comando Map element ( Mapear elemento ). Página 13 de 23

14 Figura Mapeamento de Actualizações Página 14 de 23

15 Figura Mapeamento de Descontinuações Como o mapeamento da tipologia descontinuações se fará em separado, então esta efectuase sob o mesmo procedimento para a célula A1 da Sheet 1 ( Folha 1 ) e para o elemento descontinuações : Após mapear as divisões pretendidas, valida-se o mapa, através do comando Verify Map for Export ( Verificar mapa para exportação ): Página 15 de 23

16 Preenchimento do ficheiro Figura 3-11 Testar Formato Para preencher o ficheiro, aumenta-se o número de linhas que existem nas tabelas que o Excel construiu automaticamente em cada Sheet ( Folha ), com os artigos que se pretende actualizar ou remover. A tabela da Sheet ( Folha ) 1 corresponde às actualizações de artigos; as actualizações são efectuadas por número de ordem, sendo que o artigo deve ser completamente preenchido e devrá manter o mesmo do artigo a alterar(e não apenas as características que se pretende alterar). A tabela da Sheet ( Folha ) 2 corresponde às remoções de artigos; a remoção é efectuada por número de ordem. Página 16 de 23

17 Figura 3-12 Ficheiro Preenchido 3.3. Verificação dos dados (XML) contra o esquema (XSD) O Excel tem a capacidade de verificar se os dados introduzidos no XML estão de acordo com as especificações do XSD. Para isso activa-se uma opção do Excel, como se pode verificar na imagem seguinte: Página 17 de 23

18 Figura 3-13 Activar Verificação de Esquema Após isto, procede-se à exportação dos dados: Página 18 de 23

19 Figura 3-14 Exportação dos dados A exportação dos dados cria o ficheiro XML. Se algo não estiver de acordo com as especificações então veremos o aviso seguinte. Figura 3-15 XML Inválido Note-se que o ficheiro é sempre guardado, mesmo que esteja inválido Submeter o XML Após seleccionar a opção Importar o utilizador entrará no ecrã Importar artigos onde terá que seleccionar o ficheiro XML que foi guardado no passo anterior, carregando para isso, no Browser e seleccionar o ficheiro a importar. Depois de inserido o caminho para o ficheiro o utilizador terá que clicar no link Importar, conforme ilustrado na imagem seguinte (cor verde). Página 19 de 23

20 Figura 3-16 Submeter XML A página entrará num modo de actualização automática, efectuada a cada 5 segundos. Dependendo inteiramente do número de artigos, este processo poderá demorar vários minutos. O processo é atómico, ou seja, apenas é bem sucedido caso não aconteça qualquer erro. Se acontecer algum erro, nenhum artigo é carregado e a importação é cancelada. No caso de acontecer algum erro, a aplicação exibe até um máximo de 10 erros Submeter Através do link existente na descrição do contrato ilustrado na figura Figura 3-18 (cor vermelha), o utilizador entrará no ecrã Editar desse contrato. É também possível fazê-lo através dos links existentes na criação (coluna Criação) e estado (coluna Estado) do contrato, presente no histórico do contrato do ecrã visualizar. Em qualquer caso é necessário que o contrato se encontre com o tipo Acordo de Quadro ou Actualização e estado seja Por Submeter. O utilizador terá que premir o link Submeter para que seja enviado para o ecrã Submeter contrato conforme ilustrado na figura seguinte Artigos do Contrato Figura 3-17 Submeter Actualização Estão disponíveis a partir do ecrã editar/visualizar (para editar os artigos do contrato é necessário que este não se encontre submetido ou em actualização) contrato do concurso através do link Artigos, conforme ilustrado na figura seguinte (cor verde). Página 20 de 23

21 Figura 3-18 Seleccionar Artigos Ao clicar no link o utilizador é enviado para uma página que contém os grupos associados ao concurso. Cada um dos grupos tem uma lista com todos os artigos dispostos por páginas podendo ser ordenados pelas colunas apresentadas, conforme ilustrado na figura seguinte (cor laranja) Remover Todos Figura 3-19 Listar Artigos do Fornecimento Após seleccionar a opção Remover todos ilustrada na figura anterior (cor amarela ), o utilizador entrará no ecrã remover artigos onde lhe será apresentado o número de artigos a remover. Em seguida o utilizador terá que premir o link Apagar conforme ilustrado na figura seguinte (cor verde). Figura Apagar Artigos A mensagem de sucesso Foram apagados <NÚMERO DE ARTIGOS> artigos. ser-lhe-á apresentada. Caso o utilizador não queira apagar os artigos terá que premir o link Cancelar (cor azul) voltando ao ecrã de visualização de artigos. Página 21 de 23

22 Importar Após seleccionar a opção Importar ilustrada na Figura 3-19 ( cor azul ), o utilizador entrará no ecrã Importar artigos onde terá que preencher o caminho para o ficheiro XML que contém os artigos. O ficheiro XML a importar terá que respeitar o esquema do grupo que pode ser descarregado premindo o link Descarregar esquema (XSD) (cor azul). Depois de inserido o caminho para o ficheiro o utilizador terá que premir o link Importar, conforme ilustrado na imagem seguinte (cor verde). Figura Importar Artigos Se o caminho para o ficheiro estiver correcto ser-lhe-á mostrada a mensagem de sucesso A importação de <NÚMERO DE LINHAS> linhas para o grupo <NOME DO GRUPO> foi bem sucedida, demorando menos de <NÚMERO DE SEGUNDOS> segundo(s)).. Para mais informações sobre a importação de artigos o fornecedor deverá consultar o capítulo Manipulação de Ficheiros XSD com Excel Visualizar Através do link existente no número de ordem do artigo ilustrado na Figura 3-19 (cor vermelha), o utilizador entrará no ecrã visualizar desse artigo onde poderá consultar os dados do mesmo. Figura 3-22 Submeter XML A página entrará num modo de actualização automática, efectuada a cada 5 segundos. Dependendo inteiramente do número de artigos, este processo poderá demorar vários minutos. O processo é atómico, ou seja, apenas é bem sucedido caso não aconteça qualquer erro. Se acontecer algum erro, nenhum artigo é carregado e a importação é cancelada. No caso de acontecer algum erro, a aplicação exibe até um máximo de 10 erros. Página 22 de 23

23 Após a submissão da actualização ou descontinuidade dos artigos do Contrato, deverá imprimir, substituindo o cabeçalho do esquema (folha de submissão) para o cabeçalho do Formulário de Actualização. Página 23 de 23

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