Adenda ao Manual. Versão 3.96

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1 Adenda ao Manual Versão 3.96

2 Aviso: A adenda ao manual da versão 3.96 do RESTUS Touchscreen não pode ser reproduzida e distribuída sem autorização da itbase SA itbase SA Todos os direitos reservados URL: suporte@itbase.pt

3 ÍNDICE INTRODUÇÃO... 1 MÓDULO BASE... 2 FICHEIRO... 2 Empregados...2 Zonas de serviço...3 Centros de preparação...7 UTILITÁRIOS... 8 Ficheiro SAF-T PT...8 AJUDA... 9 Alterar registo MÓDULO FRONT-OFFICE CONFIGURAÇÃO Alterar tipo de serviço VENDAS Artigos que foram objecto de conta INTERFACE RESTUS/INOVGUEST PMS Sync Impressão de documentos Limite de crédito Anulação de documentos COMANDOS DE RÁDIO PDA X itbase SA

4 ÍNDICE de Figuras Figura 1 Aviso de comportamento irregular do empregado...2 Figura 2 Aviso para introdução da password do supervisor...2 Figura 3 Exibição da opção no Front-Office, quando seleccionada no Back-Office...3 Figura 4 Janela para inserção do texto de substituição...3 Figura 5 Documento VD com opção Permitir facturação agrupada Pelo total e talão de controlo com os artigos que foram consumidos....4 Figura 6 Exemplo de split na mesa Figura 7 Talões dos centros de preparação com casas decimais definidas...6 Figura 8 Aviso de chave inválida...9 Figura 9 Tipo de serviço Discoteca a exibir o número do cartão com conta pedida Figura 10 Documento CT com desconto efectuado Figura 11 Visualização de um artigo que foi objecto de conta Figura 12 Tipo de pagamento configurado para interface com aplicação de hotelaria InovGuest Figura 13 Lista de hóspedes da aplicação de hotelaria InovGuest Figura 14 Documento Comprovativo (CO) Figura 15 Aviso emitido se o limite de crédito tiver sido ultrapassado Figura 16 Janela de movimentos efectuados a exibir os estados A e L dos movimentos Figura 17 - Janela de movimentos efectuados a exibir o estado P dos movimentos Figura 18 Aviso de impossibilidade de cancelar comprovativo já facturado na aplicação de hotelaria itbase SA

5 Introdução Esta adenda é referente a alterações incorporadas na versão 3.96 da aplicação Restus Touschscreen. itbase SA 1

6 Módulo Base Ficheiro Empregados Categorias No ficheiro de Categorias de empregados, o separador controlo de ponto, exibe três estados que têm como função caracterizar a assiduidade dos empregados, sendo estes: Não informar; Informar; Necessita de autorização. Quando a opção Necessita de autorização se encontra seleccionada, é necessário que o supervisor insira a sua password para desbloquear o empregado para continuar a trabalhar. A situação do comportamento irregular pode acontecer porque o empregado efectua o logout durante o seu horário de trabalho, ou chega atrasado, entre outras situações. Sendo que ao entrar de serviço, é-lhe emitido o aviso da figura nº1 e apenas o supervisor pode permitir um novo login. Figura 1 Aviso de comportamento irregular do empregado Depois de se confirmar o comportamento irregular do empregado, aparece a informação exibida na figura nº2 e nessa altura o supervisor insere a sua password. Para inserir a password, terá que inserir o código do empregado seguido do seu código de acesso. Exemplo: Supondo que o código do empregado é 4 e o código de acesso é 989, teria que ser inserida a seguinte password: 4,989. Estes números não iriam ser visíveis, sendo apresentados asteriscos ( * ) para o empregado ou quem estivesse presente não tomar conhecimento da password. Figura 2 Aviso para introdução da password do supervisor itbase SA 2

7 Zonas de serviço Permitir facturação agrupada A opção de permitir facturação agrupada é composta por três opções, sendo elas as seguintes: Não; Pelo total; Dividindo o total. A que vai ser abordada é a opção de permitir facturação agrupada Pelo total. Quando esta opção se encontra seleccionada, no Front-Office é exibida uma caixa de verificação com a respectiva opção (figura nº3). Figura 3 Exibição da opção no Front-Office, quando seleccionada no Back-Office Quando é efectuado o pagamento de uma conta, os artigos consumidos são substituídos no documento pelo texto introduzido no campo Texto de substituição. Caso o texto de substituição não se encontre definido na zona de serviço, quando efectua o pagamento e selecciona a opção, é apresentada a janela para inserir o texto de substituição (figura nº 4). Figura 4 Janela para inserção do texto de substituição itbase SA 3

8 Ao imprimir o documento, este vem com a seguinte estrutura de impressão: Figura 5 Documento VD com opção Permitir facturação agrupada Pelo total e talão de controlo com os artigos que foram consumidos. itbase SA 4

9 Separar contas No ficheiro Zonas de serviço, no separador Geral, a opção Separar contas permite indicar que uma mesa pode ter diversas contas. Existem situações em que determinadas pessoas de uma mesa pretendem dividir a conta, ou pagar apenas o que consumiram. As contas separadas são denominadas de split. Segue um pequeno da situação acima descrita. Exemplo: Com esta opção é possível tirarmos uma conta parcial de uma mesa. Para tal basta seguir os seguintes passos: 1. Abrir uma mesa; 2. Lançar vários artigos; 3. Enviar o pedido; 4. Abrir a mesa e seleccionar os artigos que pretende pedir a conta; 5. Quando volta a abrir a mesa, aparecem os vários splits criados Figura 6 Exemplo de split na mesa 8 Legendas da figura nº6: Total é exibido o total consumido pela mesa 8; Split 0 são exibidos os artigos que foram objecto de conta, excepto os do split 1; Split 1 são exibidos os artigos que foram objecto de conta; itbase SA 5

10 Nº de casas decimais das quantidades Na opção Nº de casas decimais das quantidades, quando esta se encontra configurada com o valor zero, quando o artigo é seleccionado no Front-Office e é pedida a quantidade, esta é apresentada em unidades, isto é, valores inteiros. Quando são incrementadas casas decimais nesse campo, ao seleccionarmos o artigo no Front-Office e ao pedir a quantidade, vão sendo exibidos os números de casas decimais que foram colocados no campo. Quando é enviado o pedido para o centro de preparação e é impresso o talão, este imprime as quantidades dos artigos consoante o número de casas decimais definidas. Seguem os exemplos para uma melhor visualização: Número de casas decimais das quantidades Zero (0) Uma (1) Duas (2) Três (3) Figura 7 Talões dos centros de preparação com casas decimais definidas itbase SA 6

11 Centros de preparação O ficheiro Centros de preparação sofreu alterações. Quando é seleccionado o Talão Predefinido alargado 2, ao abrir uma mesa e lançar artigos, quando se dá a ordem de envio do pedido para o centro de preparação, o número impresso no campo MESA refere-se à quantidade de pessoas que estão a consumir. A alteração efectuada foi no sentido em que o campo Limite máximo de pessoas (ficheiro zonas de serviço) estava limitado a 99 posições e agora passou para 999. itbase SA 7

12 Utilitários Ficheiro SAF-T PT Relativamente ao ficheiro SAF-T PT, foram efectuadas algumas alterações internas. Sendo que também, ao reimprimir um documento (2ª via), este vem com a definição mencionada no cabeçalho e a data impressa no documento é a data em que foi emitido e impresso o documento. itbase SA 8

13 Ajuda Alterar registo... Sendo a softkey a chave que valida a aplicação para o utilizador poder trabalhar, esta tem um prazo de validade. Quando a data de validade da softkey expira, ao efectuar o fecho do dia é exibida a mensagem de que é necessário efectuar o registo das aplicações (figura nº8). Figura 8 Aviso de chave inválida itbase SA 9

14 Módulo Front-Office Configuração Alterar tipo de serviço Discoteca Na zona de serviço discoteca, quando abrimos um cartão para efectuar lançamentos de artigos, ao pedirmos a conta é exibido o número do cartão no ecrã principal na mesa das colunas abertas e também o nome do empregado que efectuou o lançamento dos artigos. Segue um exemplo (figura nº9) para visualização da situação acima descrita. Ao seleccionar o número do cartão pretendido, são exibidos no mostrador os artigos consumidos pela pessoa que possui o cartão e os respectivo valor do consumo. Figura 9 Tipo de serviço Discoteca a exibir o número do cartão com conta pedida itbase SA 10

15 Vendas Quando o utilizador está a efectuar vendas, tem também a possibilidade de efectuar descontos (valor ou percentagem) no total da conta. Supondo que o empregado se tenha enganado a efectuar o desconto quando emite uma conta, este pode voltar à mesa e pedir a reimpressão da conta. Segue um exemplo para melhor visualização da situação: 1. Um empregado abre uma mesa e lança artigos; 2. Pede a conta e efectua 5% de desconto; 3. Ao imprimir a conta, verifica que se enganou e quer alterar o desconto para 7%; 4. Volta a abrir a mesa e reimprime a conta; 5. Altera o desconto para 7% e a conta é reimpressa com o desconto pretendido. É exibido o documento CT (conta) com o valor total consumido, a percentagem de desconto efectuada e respectivo valor, e o total que o cliente paga após o desconto (figura nº10). Figura 10 Documento CT com desconto efectuado itbase SA 11

16 Outra situação referente aos descontos está relacionada com clientes passantes. Se o cliente não tiver uma ficha de cliente com os seus dados, quando é efectuado o pagamento, esta poderá ser preenchida antes do cliente efectuar o pagamento. Exemplo de um cliente passante: 1. Um empregado abre uma mesa e lança artigos; 2. Tira a conta com 50% de desconto; 3. No acto do pagamento, selecciona a opção e insere o nome do cliente porque este pretende uma factura. 4. Apesar de ter saído da janela de pagamento para inserir os dados do cliente, toda a informação que se encontrava na janela mantêm-se; itbase SA 12

17 Artigos que foram objecto de conta Relativamente aos artigos que foram objecto de conta, é importante salientar que sempre que esta situação acontece e depois os artigos são anulados, é sempre emitido um documento com os artigos lançados e o valor do documento é zero. O tipo de documento a emitir na anulação de pedidos com conta é definido em Ficheiros -> Modo de Funcionamento (separador Vendas). Exemplo de pedido de conta de um artigo e anulação dos restantes artigos: 1. Um empregado abre uma mesa, lança 3 (cerveja, salmão, farófias) artigos; 2. Envia o pedido para preparação; 3. Pede a conta somente de um artigo (salmão); 4. Volta à mesa e anula todos os artigos (inclusivé o artigo que foi objecto de conta); Quando este último passo é efectuado, é emitido um documento de anulação VD do artigo que foi objecto de conta com os valores a zero. Figura 11 Visualização de um artigo que foi objecto de conta itbase SA 13

18 Interface Restus/InovGuest PMS Sync O PMS Sync é um sincronizador que estabelece a sincronização entre a aplicação Restus F&B e a aplicação de hotelaria InovGuest. Para que esta sincronização seja efectuada, é necessário que o PMS Config se encontre correctamente configurado nos seguintes separadores: Relações de departamentos separador onde são configuradas as relações entre os departamentos, referente às famílias e aos tipos de pagamento; Configuração geral separador onde são efectuadas as configurações especiais, sendo elas: o o o o o Sub-departamentos especiais; Detalhes referentes à aplicação Restus (Número do empregado, terminal, tipo de pagamento a ser efectuado para o hotel, se utiliza cartões e se regista transacções de passantes 1 ); Modo de funcionamento; Sincronização da aplicação; Servidor InovGuest. Multi-resort é efectuada a configuração da instância do servidor SQL e da base de dados da aplicação de hotelaria. Com os três separadores (acima indicados) bem configurados, ao efectuar um duplo clique sobre o ícone PMS Sync, é exibida uma janela com informação das operações de sincronização. 1 Transacções de passantes - consumos efectuados e que não impliquem que seja efectuado o crédito à conta de um hóspede. itbase SA 14

19 Quando são efectuados lançamentos da aplicação Restus (Front-Office) para a aplicação de hotelaria InovGuest, ao efectuarmos o pagamento com o tipo de documento definido (C.Hotel - Comprovativo), é exibida uma lista dos hóspedes do hotel com os respectivos fólios 2, o nome do hóspede e o número do alojamento. Figura 12 Tipo de pagamento configurado para interface com aplicação de hotelaria InovGuest Figura 13 Lista de hóspedes da aplicação de hotelaria InovGuest 2 Número do registo atribuído ao hóspede. itbase SA 15

20 Impressão de documentos Quando a configuração do interface PMS se encontra a funcionar para poder interligar a aplicação Restus F&B e a aplicação de hotelaria InovGuest, ao efectuar um pagamento de um documento com o tipo de pagamento C.Hotel, na impressão do documento vem o nome do hóspede do hotel e no campo Contribuinte é impresso um número de contribuinte de Consumidor final (neste caso o número ). Figura 14 Documento Comprovativo (CO) itbase SA 16

21 Limite de crédito Quando no software de hotelaria InovGuest existe um hóspede que tenha definida na sua fica de reserva um limite de crédito, ao lançar artigos na aplicação Restus para determinado hóspede, é efectuada uma verificação da aplicação Restus na reserva do hóspede no sentido da existência ou não de um limite de crédito. Para que estas verificações surtam efeitos é necessário que na aplicação de hotelaria InovGuest se encontre configurada no Módulo Principal (Menu Configuração-> separador Contas ) a seguinte opção: Verificar limite de saldo: o o o Não verificar Mesmo que o hóspede tenha limite de crédito definido, são efectuados os lançamentos à mesma; B. Conta 1-4 Efectua a verificação do limite de crédito. Caso o crédito ainda não tenha sido ultrapassado, faz os lançamentos. Se se tiver ultrapassado, não lança o comprovativo para o fólio do hóspede; B. Conta Efectua a verificação do limite de crédito. Caso o crédito ainda não tenha sido ultrapassado, faz os lançamentos. Se se tiver ultrapassado, não lança o comprovativo para o fólio do hóspede. Nas duas últimas situações, se tiver sido ultrapassado o limite de crédito definido na reserva, quando é seleccionado um hóspede que se encontre nesta situação pagamento, não lança o comprovativo para o respectivo fólio do hóspede e imprime a mensagem de aviso da figura nº15. Figura 15 Aviso emitido se o limite de crédito tiver sido ultrapassado itbase SA 17

22 Anulação de documentos No ficheiro Modo de funcionamento do Back-Office, no separador Módulos, há uma opção que permite interligar a aplicação Restus F&B ao software de hotelaria InovGuest da itbase, SA. Ao seleccionarmos a opção Utilizar interface PMS, quando efectuamos vendas no módulo de Front-Office, estas são registadas no software de hotelaria. Isto é, ao efectuar vendas, estas são pagas através do tipo de pagamento C.Hotel (documento comprovativo com os artigos consumidos pelo cliente) e ao seleccionar esse tipo de pagamento, é apresentada uma lista com os hóspedes do hotel e todas as transacções efectuadas para determinado número de fólio, podendo ser consultado no software de hotelaria na respectiva reserva. Não sendo permitida a anulação de documentos pagos com transferência para o InovGuest e que já tenham sido pagos no hotel, esta interface respeita alguns procedimentos relacionados com os estados das operações, sendo eles os seguintes: Apenas permite apagar os comprovativos se os documentos pagos para o hotel forem do próprio dia; Ou então, só deve deixar apagar os documentos se os movimentos não tiverem os seguintes status: 1. A 2. L Primeiro exemplo: Foi efectuado um movimento para o fólio de determinado hóspede por engano. Na altura do check-out, determinado hóspede, após pagamento, consulta a sua factura e verifica que foi efectuado um movimento para a sua conta por engano. Ao consultar o recepcionista, este efectua a anulação do movimento estornando o valor que foi cobrado, neste caso os 12,53. Figura 16 Janela de movimentos efectuados a exibir os estados A e L dos movimentos Os status dos movimentos são A e L itbase SA 18

23 Segundo exemplo: Um cliente efectuou consumos no bar, pagou o seu consumo em dinheiro, ficando com o status P. Figura 17 - Janela de movimentos efectuados a exibir o estado P dos movimentos O status do movimento é P Relativamente ao primeiro exemplo apresentado (figura nº16), quando o status está definido como A, é possível no Front-Office, cancelar o comprovativo que deu origem àquele movimento na aplicação de hotelaria InovGuest. O aviso abaixo (figura nº17), apenas é exibido quando os lançamentos que foram efectuados para a aplicação de hotelaria InovGuest a partir do Front-Office têm o statuts P (figura nº18). Quando estamos no Front-Office e tentamos anular o documento comprovativo que já foi facturado, a aplicação exibe esta mensagem: Figura 18 Aviso de impossibilidade de cancelar comprovativo já facturado na aplicação de hotelaria Legenda dos status do InovGuest no inteface com a aplicação Restus: A Anulado (movimento anulado); L Anulação (Movimento de anulação -> estorno <- a movimento anterior); P Pago (movimento já pago -> facturado). itbase SA 19

24 Comandos de rádio PDA A relação do trabalho simultâneo com os PDA s e o módulo Front-Office encontra-se sincronizada, no sentido em que dois ou mais empregados poderão estar a atender a pedidos dos clientes e a enviá-los para os centros de preparação de forma rápida e eficaz. Em relação aos pedidos de artigo lançados no Front-Office, é possível efectuar a sua anulação (caso necessário) no PDA. A situação inversa também pode ser efectuada. Exemplo: Supondo que são 12 horas e os clientes começam a dirigir-se para o seu estabelecimento para almoçar. Imaginando que é um estabelecimento médio, com uma aplicação Front-Office e duas aplicações RestusIP, e sendo esta considerada uma altura com muito movimento, é possível serem efectuados três pedidos ao mesmo tempo. X64 A configuração do comando X64 também teve uma alteração interna, no sentido em que quando é colocado o número de mesas, este número deve ser o mesmo que se encontra definido na zona de serviço na aplicação Back-Office e não um número diferente. itbase SA 20